Los e-mails son, junto con el teléfono y la conversación cara a cara, una de las formas predominantes de comunicación en el ámbito empresario.

1. E-mails efectivos, comunicaciones efectivas
MIÉRCOLES, 03 DE OCTUBRE DE 2012 08:18
¡Redactemos como profesionales!
Los e-mails son, junto con el teléfono y la conversación cara a cara, una de las formas
predominantes de comunicación en el ámbito empresario.
Las personas pueden exceder largamente el tiempo necesario en una conversación
telefónica o en un encuentro personal, alternando el tema que motiva el contacto con
cuestiones de índole más personal, o incluso con asuntos completamente ajenos, ya sea de
política, deportes o espectáculos. Pero cuando se trata de enviar o responder un e-mail, la
prisa y la urgencia son el denominador común, y la principal motivación es pasar lo más
pronto posible a otra cosa.
Como resultado, existe una cantidad de situaciones que entran en el catálogo de las
deficiencias comunicacionales, que conllevan malos entendidos, inefectividades en la
ejecución de las tareas involucradas y, por supuesto, errores que, en el mejor de los casos,
tienen efectos aislados, pero en muchos otros desencadenan problemas en cascada, con
consecuencias de dimensiones imprevisibles. Y por supuesto, todo con sus costos
económicos resultantes, además de malestares y pérdidas en términos de calidad y
credibilidad.
Mejorar la performance en esta área no es tan difícil, aun para aquellas personas que nunca
se destacarán por sus habilidades literarias o para quienes se las ven difíciles con las reglas
gramaticales.
Les dejamos algunos tips para mejorar la efectividad de sus comunicaciones online:
1. Relea con atención antes de enviar
Antes de hace click en "Enviar", vuelva a leer lo que acaba de escribir. Lea con atención, no
haga una lectura ‘a vuelo de pájaro’. Tenga en cuenta que nuestro cerebro tiene trucos que
resultan engañosos, y con frecuencia nos hace creer que el texto dice algo que realmente no
dice, sobre todo cuando nosotros mismos somos los autores.
Es muy importante que se tome el tiempo, y sobre todo póngase en el lugar de su
interlocutor. No dé por hecho que la persona del otro lado entenderá lo mismo que usted
quiso decir. Pregúntese si su interlocutor conoce o está al tanto de todos los antecedentes
que usted está presuponiendo, o si algún punto puede requerir detalles adicionales para él o
ella.

2. Y también vuelva a leer lo que acaba de escribir prestando atención al sentido lógico de su
texto. Más allá de la corrección gramatical, demasiado a menudo enviamos y recibimos
mails con frases que resultan casi incomprensibles, o que requieren un gran esfuerzo (y
tiempo) para intentar descifrar lo que el autor quiso decir.
Recuerde: una relectura del mail antes de enviarlo puede ahorrar muchos malos entendidos,
tiempo y errores, con costos en términos económicos y de relaciones humanas saludables y
cordiales.
2. Haga un esfuerzo por escribir bien
Aunque usted no sea una persona dotada en las artes literarias, y aun cuando no sea un
devoto de la corrección gramatical, un pequeño esfuerzo por escribir bien jugará a su favor
en términos de imagen. Es cierto que a muchas personas no les importa si usted escribe bien,
regular o mal. Tan cierto como que a muchas otras personas sí les importa. Y al menos para
este importante conjunto de personas –consciente o inconscientemente– que usted escriba
correctamente tendrá un impacto directo en la evaluación que hagan de usted como
profesional. Y no menos importante, personas de otras empresas o del público general –
clientes, proveedores, partners– evaluarán la excelencia profesional de la empresa que usted
representa a través de la manera en que usted escribe sus correos electrónicos.
Por las mismas razones, es importante que desde las esferas directivas de las empresas se
tome conciencia del valor de encarar políticas y acciones destinadas a mejorar la calidad de
los mails de los miembros de la organización, tanto en función de la calidad de las
comunicaciones internas como de la imagen externa de la compañía.
3. Lea con atención el mail que está respondiendo
Cuando esté respondiendo un mail a una persona que requiere algún tipo de respuesta, lea
ese mail con atención y asegúrese de dar respuesta a todas y cada una de las preguntas,
consultas o requerimientos. Genera mucho malestar cuando enviamos un mail con varias
consultas o preguntas y recibimos una respuesta en términos vagos y genéricos, o que deja
sin responder uno o más puntos, motivando que debamos enviar otro mail requiriendo
respuesta a las consultas desatendidas en el mail precedente.
Como resultado, un mail respondido solo parcialmente, además de generar malestar,
provoca pérdidas de tiempo para todas las partes involucradas, no solo porque nos obliga a
repetir acciones que ya realizamos, sino porque, adicionalmente, nos impide avanzar con
las tareas que tenemos por delante y que dependen de esas respuestas.
4. Ponga atención al ‘asunto’ de los mails
Un aspecto al que pocas personas prestan suficiente atención es a definir claramente el
"asunto" del mail. El "asunto" tiene una función estratégica en varios sentidos: a) permite al

3. destinatario identificar rápidamente el motivo o tema del mail, ayudándole a evaluar la
importancia y urgencia que puede tener, de manera que, en función de su agenda pueda
decidir el grado de prioridad que le dará; b) si por alguna razón debemos buscar ese mismo
mail un tiempo más adelante, un "asunto" bien definido nos ayudará a encontrarlo con
mayor facilidad.
Con demasiada frecuencia recibimos o enviamos mails con ‘asuntos’ sumamente ambiguos
o imprecisos, como “Te mando esto para que lo veas”, o “Importante”. Incluso, una
práctica habitual es incluir en un mismo mail cuestiones que no tienen ninguna relación
entre sí. Simplemente por aprovechar que estamos enviando un mail por un tema
específico, incluimos allí mismo otros asuntos que queremos informar o consultar. Una
práctica más eficiente es enviar un mail por cada tema, evitando que las "conversaciones" se
vuelvan engorrosas y facilitando búsquedas posteriores de mails específicos.
En la misma línea, otra práctica habitual que deberíamos evitar es ‘colgarnos’ de un mail
que tenía un tema puntual para escribirle a la otra persona sobre otro tema completamente
diferente. Hay personas que recurren a esta práctica simplemente porque no recuerdan la
dirección de e-mail de la otra persona, y les resulta más cómodo ubicar un mail de esa
persona y ejecutar un "Responder", cuando no se trata realmente de una ‘respuesta’, sino de
un tema nuevo. Esta práctica genera gran confusión e inefectividad en la gestión de los
mails.
"Mejores prácticas" para lograr comunicaciones más efectivas
Podríamos escribir un manual de ‘mejores prácticas’ en el uso del correo electrónico, pero
estos cuatro consejos ‘de fácil y rápida implementación’ ayudarán a lograr una importante
mejora en sus comunicaciones, con resultados beneficiosos en términos de tiempo,
practicidad y efectividad.
Todo lo dicho podría resumirse, seguramente, en un único consejo: cuando vaya a abrir sus
mails, ponga su atención en esa actividad y hágalo con esmero y sentido de
responsabilidad, teniendo como premisa el logro de la mayor efectividad posible. Una
buena práctica es apartar dos momentos al día, uno a la mañana y otro a la tarde, para
responder mails. De esa manera logrará dos beneficios: a) no se estará distrayendo
permanentemente con esta actividad; b) cuando sea la hora de los mails, podrá sacar su
cabeza con mayor facilidad de otras cosas y dedicarse específicamente a esa tarea,
haciéndolo con mayor eficiencia y efectividad.
Fuente: por Esteban Owen, desde sht.com.ar