3. Ознаки
• 1) офіційність - строгість викладу; слова
вживаються звичайно у своїх прямих
значеннях; образність, як правило, відсутня,
тропи використовуються дуже рідко;
• 2) точність (однозначність) - зміст, що
виражається офіційно-діловим стилем, з
огляду на його величезну важливість,
повинний виключати всяку двозначність,
усякі різночитання;
• 3) ясність (доступність),
4. Ознаки
• 4) лаконічність,
• 5) конкретність,
• 6) чіткість,
• 7) змістова повнота й об'єктивність
викладу,
5. Ознаки
• 8) стандартизація, наприклад, у розмові
можна сказати: "Із сьогоднішнього дня я у
відпустці". У заяві ж потрібно написати:
"Прошу вважати мене таким, що перебуває
у відпустці з такого числа".
• 9) безособовістю (офіційно-ділова мова
уникає конкретного й особистого).
6. Норми
• 1. Відсутність слів і фразеологізмів
просторічно-розмовного й емоційно-
експресивного забарвлення.
• 2. Використання термінів відповідно до
тематики і змісту службових документів.
• 3. Нетермінологічні канцеляризми, що
вживаються переважно в адміністративно-
канцелярській мові (належний,
вищевказаний, підписаний нижче,
перепроваджується, дійсний (цей)
7. Норми
• 4. Імена іменники - назви людей за
ознакою, обумовленою якою-небудь дією
або відношенням (квартиронаймач,
свідок, наймач, позивач, відповідач).
• 5. Іменники, що позначають посади і
звання, вживаються в діловій мові тільки у
формі чоловічого роду (свідок Федорова,
працівник міліції Савельєва, професор
Ємельянова).
8. Норми
• 6. Віддієслівні іменники. Серед них
особливе місце займають іменники з
префіксом НЕ (невиконання,
неперебування, невиконання,
недотримання, невизнання і т.п.).
• 7. Стійкі словосполучення атрибутивно-
іменникового типу із забарвленням
офіційно-ділового стилю (одноразова
допомога, вищі органи, установлений
порядок, попередній розгляд).
9. Норми
• 8. "Розщеплені" присудки (зробити
реконструкцію, провести розслідування)
на відміну від рівнозначних їм дієслівних
форм (допомогти, реконструювати,
розслідувати і т.п.).
• 9. Ствердження через заперечення, у яких
адресат санкціонує адміністративні дії.
Ініціатива цих дій виходить не від адресата
(Міністерство не заперечує, Колегія не
відхиляє , Учена рада не відкидає).
10. Документ /у перекладі з
латинської – "повчальний
приклад", "спосіб доказу"/
• Це матеріальні носії фіксованої інформації.
• Наукова обґрунтованість і
цілеспрямованість.
• Відповідність чинному законодавству
/законність/.
• Врахування документів органів виконавчої
влади вищого рівня, наступність і
погодженість з основними положеннями
попередніх власних документів і рішень.
11. Вимоги
• Компетентність (лише у межах
повноважень, компетенції відповідного
органу).
• Достовірність, об'єктивність оцінки явищ,
фактів, процесів.
• Своєчасність і справжня необхідність
документа, відповідність його
призначенню.
• Повнота змісту, переконливість,
конкретність, точність, стислість
12. Автобіографія
• документ, в якому людина описує своє
життя і діяльність.
• Подається при вступі до навчального
закладу чи на роботу.
• Цей документ пишеться довільно.
13. Автобіографія
• Заголовок може складатися з одного слова
„автобіографія”, яке розміщається посеред
рядка.
• Кожне нове повідомлення повинно
починатися з абзацу.
• Зліва під текстом ставиться дата написання,
справа – підпис автора.
14. Автобіографія
• 1) прізвище, ім’я по батькові;
• 2)дата і місце народження, освіта, відомості
про навчання, трудову діяльність, нагороди
(заохочення);
• 3) короткі відомості про склад сім’ї;
• 4) домашня адреса;
• 5) дата, підпис.
15. Автобіографія
• Тип мовлення в автобіографії – розповідь
від першої особи. При цьому не слід
зловживати займенником я.
• Основну увагу треба приділяти фактам, не
вдаючись до міркувань.
• Усі відомості подаються в хронологічному
порядку, щоб уявити життєвий шлях
людини, ділову кваліфікацію, і громадську
активність
16. Автобіографія
• Художній стиль відрізняється своєю
невимушеністю, розкутістю, відсутністю
чіткої хронологічної та довідкової
послідовності. Може містити розважальні
нотки, детальний опис окремих моментів і
відсутність цілих періодів з життя.
• Використовується в художній
літературі і не використовується в
діловодстві.
17. Доповідна записка
• документ, адресований керівникові
структурного підрозділу, установи, вищої
організації, у якому викладається
інформація про факти, події, ситуацію, що
склалася,
• виконану роботу тощо,
• наводяться свої висновки й пропозиції.
18. Реквізити доповідної записки
• 1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується
доповідна записка.
• 2. Найменування структурного підрозділу.
• 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.
• 4. Найменування документа.
• 5. Заголовок до тексту.
• 6. Текст.
• 7. Перелік додатків,
• 8. Дата та місце укладання доповідної записки.
• 9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.
19. Пропозиції в доповідній записці не мають
носити директивного характеру
• Усталені формулювання, як-от: “На думку
комісії…”; “Бажано…”; “Доцільно…”;
“Заслуговує на увагу…”; “Вимагають
невідкладного вирішення питання…”;
“Потребують втручання керівництва
виробничого об’єднання…”; “Досвід
вирішення аналогічних питань в інших
підрозділах підприємства (чи установи)
переконує в …”
20. Пояснювальна записка
• це документ, в якому особа викладає
причини якихось подій, фактів, допущених
нею порушень (укладається з власної
ініціативи або ж на вимогу керівника
структурного підрозділу чи установи);
• міститься додаток чи доповнення до
основного документа, в якому пояснюється
зміст окремих його положень (мета,
актуальність, структура, зміст призначення
та ін. плану, звіту, проекту тощо).
22. Текст пояснювальної записки
• має бути переконливим, правдивим і містити
незаперечні докази чи самокритичну оцінку
вчинків, дій, їх мотиви.
• Керівник оцінює не лише саму ситуацію, але й
щирість автора, його ставлення до того, що
сталося чи до власного вчинку, його громадянську
мужність, готовність визнати провину і взяти
відповідальність на себе; здатність (або
нездатність) до брехні тощо, а, значить, і
можливість подальшого використання цього
працівника на службі (роботі).
23. Характеристика
• Це документ, у якому дається оцінка
ділових і моральних якостей працівника
(особи) і який складається на його вимогу
або за письмовим запитом іншої установи,
підприємства, організації.
• Оформлена відповідним чином,
характеристика вважається офіційним
документом.
24. Реквізити характеристики
• Назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА).
• 2. Текст. Умовно можна виділити такі основні частини:
• · Анкетна частина (друкується на відстані 2-3 інтервалів
нижче від слова “Характеристика”, з відступом на 3-4
пробіли від 4-го положення табулятора). Спочатку
заголовними літерами зазначають прізвище, ім’я та по
батькові в родовому відмінку, потім – звичайними
літерами – рік або повну дату народження, освіту,
науковий ступінь, вчене звання (за наявності), посаду,
місце проживання (в разі необхідності). Анкетна частина
може бути розташована й по центру, нижче слова
“Характеристика”).
25. Реквізити характеристики
• Відомості про трудову діяльність (час
роботи в колективі, на даній посаді;
просування по службі; рівень професійної
майстерності, трудові досягнення).
26. Реквізити характеристики
• Оцінка ділових і моральних якостей працівника,
його ставлення до праці, підвищення
професійного рівня, участі в громадському житті
колективу (міста, району), стосунків з іншими
членами колективу, особистісних якостей.
Наводяться дані про урядові нагороди,
заохочення (або стягнення).
• Висновки (загальна оцінка), призначення
характеристики (за необхідності).
27. Характеристика
• Якщо характеристика складається на
працівника, що звільнився, або на
випускника навчального закладу, текст
викладається у минулому часі; якщо на
працюючого чи того, що вчиться, - в
теперішньому часі.
28. Головна вимога до тексту, змісту
характеристики – об’єктивність оцінки
• неприпустимий суб’єктивізм (оцінка за
принципом “особисто відданий і
улюблений” або “особисто не
подобається”).
• не повинно бути вибачально-
виправдовуючих серйозні недоліки і
негативні риси формулювань (типу:
“грубіян, але веселий”, “хам, але вміє бути
уважним тощо”).
29. Враховувати, що в житті нема людей без
недоліків, окремих негативних рис
характеру
• Якщо вони у певного працівника помітні,
виявляються яскраво, заради об’єктивності
на них слід вказати в характеристиці: виявляє
лінощі; не завжди щирий; припускався фактів обману й
приписок; схильний до сутяжництва в колективі;
схильний до лестощів і загравання з керівництвом;
слабко працює (чи не працює) над підвищенням
професійного рівня; несамокритичний, ігнорує
зауваження колег; виявляє зверхність щодо товаришів
по праці тощо
30. Реквізити характеристики
• Підпис (як правило, підписують характеристику керівник
підприємства, установи чи організації, керівник
структурного підрозділу; за необхідності – керівник
профспілкової організації. В обов’язковому порядку
зазначається посада особи, яка підписала
характеристику).
• Дата складання (ставиться нижче підпису, на відстані 2-3
інтервалів, від нульового положення табулятора).
• Відтиск гербовой печатки (або круглої, яка
прирівнюється до гербової).
31. Характеристика оформлюється
• на загальному бланку або на аркуші
паперу формату А4 у двох примірниках:
перший направляється за призначенням
(запитом) або видається на руки
працівникові,
• другий (копію) підшивають в особову
справу.
32. Розписка
• це документ, який підтверджує передачу й
одержання грошей, матеріальних
цінностей, документів тощо від установи чи
приватної особи. Відноситься до офіційно-
особистих документів.
34. Текст приватної розписки має містити
такі відомості:
• Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того,
хто дає розписку й підтверджує отримання
(за необхідності вказується назва
документа, що підтверджує особу
отримувача, та його вихідні дані).
• Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того,
кому дається розписка (за необхідності
вказується назва документа, що
підтверджує його особу, та його вихідні
дані).
35. Текст приватної розписки має містити такі
відомості:
• Чому конкретно дано розписку (вказуються
точні найменування матеріальних
цінностей, їх кількість і вартість – словами і
цифрами);
• Засвідчення підпису особи, яка дає
розписку, за необхідності засвідчується
посадовою особою установи, де вона
працює, за місцем проживання чи
нотаріальною конторою.
36. У тексті службової розписки
вказуються
• посади осіб,
• повні назви установ, які вони
представляють,
• на підставі якого розпорядчого документа
передано й отримано матеріальні чи
грошові цінності
37. У розписці забороняється
• Робити будь-які виправлення чи стирання.
• Усі вільні місця під текстом та підписом
підкреслюють.
• Складають розписку в одному примірнику і
зберігають нарівні з грошовими та цінними
документами.
39. Орфографічні
• Частини слів переносяться за складами
• Не можна розривати дж і дз, які позначають
один звук
• Апостроф, м'який знак не відокремлюються
від попередньої літери
• Одна літера не залишається в
попередньому рядку
40. Орфографічні
• У переносі складних слів не можна
відривати початкову літеру другої основи,
якщо вона не становить складу
• Не можна розривати ініціальні абревіатури,
а також комбіновані, до складу яких
входять цифри
41. Технічні
• Не можна відривати від прізвища ініціали
або інші скорочення, що до нього належать
• Не можна відривати скорочені позначення
мір від цифр, до яких вони належать
• Не можна відривати граматичні закінчення,
з'єднані з цифрами через дефіс (10-ти)
42. Технічні
• Не можна розривати графічні скорочення
типу т-во (товариство), вид-во
• Не можна переносити в наступний рядок
розділові знаки, а також залишати в
попередньому рядку відкриту дужку або
лапки
43. Запис чисел
• Здебільшого вживаються арабські числа
• Прості кількісні числівники, що позначають
однозначне число, за якого відсутні
одиниці виміру, пишуться словом
• Однозначні чилівники на позначення
часових меж, складні та сладені числівники
на початку речення пишуться словом
44. Запис чисел
• Багатоцифрові числа розбиваються на
класи за допомогою пропусків
• Порядкові числівники записуються цифрою,
а через дефіс – дві кінцеві літери
• Коли перераховуються кілька порядкових
числівників, то букви ставляться після
останнього (4, 5, 6-ий)
45. Запис чисел
• Складні слова, першою частиною яких є
числівник, можуть записуватися так:
числівник – цифрою, а друга частина –
через риску словом (друга частина також
може скорочуватися): 5-поверховий
