這篇討論發展表單電子化系統時，業務單位的人不了解原來自動化系統對他們營運的重要性及他們應該扮演的角色及可以做的事、他們將獲得的好處。 page 4 的圖最早是規劃來作為證明 ISO 及 ISO/IEC 一些標準提出的管理系統其實並沒有重新發明輪子，是與組織活動密切合理相連的。這份文件應該要和我的 Foundation for goals - part3, Start from zero 一起出來，不過，還有得等就是了。 我把它運用在這議題應該是很合適的，因為管理系統的四階文件裡有 form 及 record 是很好的參考點，讓大家了解原來電子化光從表單角度切入是非常的可惜的觀點。

1. 表單電子化與流程整理
tyuan@gate.sinica.edu.tw
Version: 2015‐07‐15‐001‐draft‐006
Last Updated on 2015‐7‐16

2. 有的人認為…
有的人認為將工作電子化就是節省行政作業的人力，就是把平日作
業的表單照樣做成電子化的版本。
有的人認為表單都是經由固定給A給B給C給不同角色同意，不同意
就要停止，這樣叫做流程。
…

3. 如果組織要利用表單上的資料進行分析做
為未來營運決策參考資訊時…
• 假設一個單位 10 年表單沒變更過，背後可能有什麼故事？
• 如果沒有足夠的資訊，如何分析 10 年所有案例的關係呢？
• 做出有效的「as‐isto‐be」的 gap analysis，要如何達成呢？

4. 組織活動皆有動機、手段、目標
external /
internal
influencer
change /
risk /
compliance
vision /
mission
strategy
goal /
objective
policy process deliverable
policy (objective)
procedure
work Instruction
form & record
instance
工作流
影響
A
B
C
D
E

5. 「操作管理的四層文件是一體的」闡明
「目標、程序、操作、產出」的關係
A 驅動組織活動關係圖 影響組織活動因子，如影響者的在意處、變遷、風險、法規、契約、…
B 組織如何產出的流程圖 「動機規劃手段」營運調和 (business alignment)
C 組織的營運動機關係圖 描述動機到實現方式的規劃相關工作
D 操作管理關係圖 操作管理系統實現產出的操作過程，以文件形式呈現可靠的管理制度。
描述為達到目標的的產出的執行程序、工作細節、表單，工作記錄、資
料記錄。如此運作，容易檢視、檢討、改進、稽核等工作進行。也有利
於組織操作治理，使得組織操作管理工作及操作相關活動狀況的透明度
提升，有利於組織營運價值的提升。
1. 四層需以一整體呈現，不可分割
2. 前三層差別在 level of details
3. 第四層為整個操作活動的表單及活動記錄
E 使用案例圖 使用者活動案例，實現 D 的活動
參考資訊
A: ISO/IEC 27001:2013 – Business Context。C: Object Management Group, Business
motivation Model v1.2。D: ISO 9001:2008 – Quality Management System

6. 討論
• 表單
• 表單僅出現在 D 的第四層，而 D 因 A, B, C 而有，屬於實現營運目標的 操作層次
的描述。
• 流程
• 以本組織為例，工作的同意順序多是「承辦人科長處長」。只呈現授權關
係，並非實現目標的業務流程。
• 流程，是營運流程，流程和營運目標有關將成果順利產出的標準化手段。流程
的梳理要瞄準組織的核心營運動機。
• 以採購庶務物品為例，申購印表機碳粉匣和原子筆的營運目標、策略、政策很
可能不同，實現的手段不同，雖然使用同一張申請單，經過同樣的角色審核同
意，每個決策內容、使用法規、策略、政策可能完全不同。兩種商品對於預算
規劃、資源運用，甚至服務模式，商品獲得手段通通不同。

7. 結論
• 如果組織營運的利害關係人對於組織營運有進一步的期待並企圖
調整相關工作規劃、設計使得組織
• 活動朝向卓越的營運操作甚至卓越的企業全貌規劃
• 面對變遷做有效的規劃及有效率的執行
• 所以，以組織整體營運角度整理流程是必要的手段，將使組織展現具備
決策成熟度的營運能力。
• 電子化/e化/自動化的主要目標應讓組織使用資訊技術(扮演
business enabler)幫助組織營運，在繁複及複雜的系統變遷挑戰下，
仍然具備機敏反應能力做有效的規劃並有效率的執行，使得組織
能持續為利害關係人創造價值。亦即，組織應積極嘗試瞄準組織
營運動機以整體協調合作形式進行各種活動以創造營運價值。