På årets mässa för M3/Movex- användare; WTC (MAF), gick ett Swedwise seminarium med Benders. Vi fick lära oss om deras professionella budskap på M3- dokumenten med hjälp av OpenText Interactive Correspondence (StreamServe CCE). Mathias Olsson från Benders presenterade hur dynamiska affärsdokument med mottagarunika texter minskat ledtider och förbättrat kundkommunikationen.

1. KOPPLA
RELATERADE
DOKUMENT, BILDER
OCH TEXTER TILL
DINA
AFFÄRSDOKUMENT
FRÅN M3

2. MATHIAS OLSSON
OPERATIV CHEF
BENDERS
Industriell ekonom med specialisering mot
logistik. Anställdes på Benders 2007- initialt
som logistikansvarig.
Har idag övergripande ansvar för logistik,
kundtjänst samt IT.
Tidigare bakgrund inom fordonsindustrin
med fokus på internlogistik - utleverans och
lagerverksamhet.

3. BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE
OM BENDERS
Benders är ett helägt familjeföretag, grundat 1960 av familjen Bender. Benders är idag en av
de ledande producenterna på den nordiska marknaden av byggnadsmaterial ämnat för
främst utomhus-, trädgård- samt offentliga miljöer. Sortimentet består av produkter inom
tak, mark, natursten, isolering samt infrastruktur. Ytterligare affärsområden finns såsom
Byggsystem (prefab/montage) samt fastighetsförvaltning.

4. BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE
BENDERS SNABBA FAKTA
✓Huvudkontor Edsvära/Kvänum
✓20 tal produktionsorter i Norden, Tyskland samt
Grekland
✓Säljbolag/lagerverksamheter även i Baltikum
✓Ca 30 lagerställen
✓Ca 750 anställda
✓Omsättning: ca 1,8 miljarder kronor

5. BENDERS M3 UPPGRADERING
BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE

6. ALLMÄNT KRING M3
PÅ BENDERS
Kör M3 sedan 1996
Ca 210 st användare i 4 länder
Körs på ett 30 tal sajter
Jobbar relativt brett inom M3s moduler
Exempel på integrationer mot andra system:
Collector (dokumentarkiv)
EdiCom (TA-system)
Qlikview (BI)
C4 (PIM-system)

7. PROJEKTET
Ver 5.2 (12.4 Java) => 13.2
Löpte mellan Maj 2014 => Mar 2015
Go-Live 16 Februari 2015
Bytte teknisk plattform från IBM iSeries till
Windows SQL
Gick från Ca 120 modifieringar till 20

8. Ålderstiget system och hårdvara
Brist på funktionalitet och enkelhet till
integrationer
Orationellt användargränssnitt
VARFÖR GJORDE VI
UPPGRADERINGEN?
Etablera en affärssystemlösning som
företagets medarbetare upplever som
rationell, stimulerande att arbeta i och
som ger rätt förutsättningar för att lösa
de uppgifter varje person ställs inför
dagligen.
BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE

9. Affärsmässig smidighet
Operationell effektivitet & produktivitet
Lönsamhet
SYFTE &
ÖVERGRIPANDE
MÅL
Genom att uppgradera M3 skall vi etablera ett
starkt systemmässigt fundament för framtidens
Benders med fokus på att växa med bibehållen
styrka.
BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE

10. Skapade vår IT-Styrgrupp samt team/användargrupper runt M3 och kringliggande applikationer.
Ökat processtänk - hur samverkar tex olika applikationer för ett optimalt slutresultat/slutprodukt,
var och i vilken applikation hanteras vilken typ av data bäst etc.
IDENTIFIERA BEHOV AV NYA
ARBETSSÄTT
BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE

11. 29
BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE
HRIS & ITEKONOMI
FÖRSÄLJNING
MARKNADS
KOMMUNICATION
PRODUKTLEDNING &
ARTIKELBEREDNING
SUPPLY CHAIN
& LAGER
PLANERINGPROGNOSTISERING
PRODUKTION
INKÖP &
MATERIALPLANERING
LEVERANS
TRANSPORT-
PLANERING
LEVERANS-
PLANERING
ORDERHANTERING
TEAM 1
Försäljning - Förstå och skapa
produktbehov
TEAM 2
Supply Chain - Försörjning av produkter
TEAM 3
Order & Leverans - Orderuppfyllelse
mot kund
TEAM 4, 5, 6
EKO, IS & IT, HR”- Affärs- & verksamhetsstöd
VÅR PROJEKT- & PROCESSORGANISATION

12. PROJEKTET I SIG VAR
EN SUCCÉ
Sammanhållning, rätt bemanning –
ett bra team = Nyckeln till framgång!

13. … med vårt delvis nya tänk kring ansvar- samt arbetsfördelning enligt ett mer
processorienterat synsätt insåg vi att vi ej nådde hela vägen.
Användare upplevde en tröghet och en frustration i att beställningar ”måste” gå via IT”.
Detta upplevdes särskilt i frågor som rörde olika M3 dokument.
Detta ledde till behov av nya verktyg: Benders skaffade nya licenser för det paket som
OpenText kallar för ”Interactive Correspondence”…
MEN…
BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE

14. M3 STREAMSERVE
VAD ÄR OPENTEXT
INTERACTIVE
CORRESPONDENCE?
Med Interactive Correspondence adderar man kund- eller
leverantörsspecifik information, marknadsmeddelanden
m.m. på befintliga dokument och använder redan
etablerade kommunikationskanaler.
BENDERS SWEDWISE

15. AFFÄRSNYTTA
M3 STREAMSERVE SWEDWISEBENDERS

16. AFFÄRSNYTTA
…Hur definierar vi det?
M3 STREAMSERVE SWEDWISEBENDERS
Allt som minimerar tid för icke värdeskapande aktiviteter samt
effektiviserar och maximerar vår personals totala ”output”.

17. AFFÄRSNYTTA
Hur uppnår Benders affärsnytta med Interactive Correspondence?
M3 STREAMSERVE SWEDWISEBENDERS
Med en enkel regelstyrning på metadata från M3 kan t.ex.
marknadsavdelningen administrera vilka texter och bilder som
ska nå en viss mottagare vid en given tidpunkt. Vi kan anpassa
budskap efter säsong och kund/leverantör.

18. SKAPA BÄTTRE RELATIONER MED
KUNDER OCH LEVERANTÖRER
Automatiskt addera relaterade dokument i våra leveranser
baserat på t.ex. produkt- eller målgrupp. Interactive
Correspondence möter kravet på professionell personlig
kommunikation, flexibilitet och enkelhet.
M3 STREAMSERVE BENDERS SWEDWISE

19. FLEXIBEL OCH ENKEL
KOMMUNIKATION
Administrationen av denna information hanteras helt
oberoende av IT-avdelningen, vilket leder till korta ledtider.
Från beslut om ett nytt kampanjbudskap till produktion
handlar det om minuter.
M3 STREAMSERVE BENDERS SWEDWISE

20. FÖRHANDSGRANSKA, GÖRA TILLÄGG
OCH ÄNDRINGAR
Med lösningen går det att regelstyra vissa dokument till Correspondence
Reviewer & Adhoc, där det ges möjlighet att förhandsgranska och göra
tillägg och ändringar innan dokumentet släpps vidare på vald kanal.
M3 STREAMSERVE SWEDWISEBENDERS

21. BENDERSM3 STREAMSERVE SWEDWISE
BENDERS DOKUMENT
Inköpsorder
Offert
Ordererkännande
Följesedel

22. Inköpsorder - rätt plats vid
rätt tidpunkt
Benders började med att förändra sina
inköpsorderdokument, då man vill vara mycket
tydlig gällande bl.a. leveransinformation, då
man tidigare haft problem med att leveranser
inte nått rätt plats vid rätt tidpunkt vid leverans
till byggarbetsplats.
Speciella instruktioner gavs tidigare muntligt,
via mail etc men aldrig tydligt i samlad form på
ett dokument.

23. Möjlighet till specialinstruktioner vid
leverans till byggarbetsplats.
Möjlighet för vår ekonomiavdelning att
enkelt administrera faktureringsinformation.
Verksamheten kan enkelt administrera och
informera om t.ex. öppettider utan IT-avdelningens
inblandning.
INKÖPSORDER
SWEDWISEM3 STREAMSERVE BENDERS

24. INKÖPSORDER
LEVERANSPRECISION
Vår leveransprecision har ökat vid
direktleverans från leverantör - detta
tack vare att leverantören numer alltid
har rätt kontaktinformation till
respektive leveransställe.

25. Offert - personliga budskap
och information om
kampanjer
Offerten är ett exempel på dokument där vi
planerar tillägg av personliga budskap,
information om kampanjer m.m.
Med detta vill vi åstadkomma en tydligare och
förbättrad affärsrelation med våra kunder.
Benders ser offerten som ett strategiskt mycket
viktigt dokument när EDI börjar tåga in i
Byggbranschen på allvar.

26. OFFERT
MERFÖRSÄLJNING
Genom Interactive Correspondence ser
vi att vi återigen får en möjlighet att
marknadsföra och prata om relaterade
produkter och tillbehör.
Viktigt när trenden är att den muntliga
kontakten ersätts av elektronisk
kommunikation.

27. Ordererkännande - Ändra i
M3-dokument, utan hjälp
av IT
Ordererkännandet är ett annat exempel på
dokument där vi utvecklar och möjliggör tillägg
av personliga budskap samt ev påminnelser om
kampanjer, budskap om mässdeltagande etc.
Ordererkännandet inkluderar specialinstruktioner
kring leveranser samt löpande information om
våra egna lagers öppettider etc som kontinuerligt
uppdateras beroende på säsong.

28. ORDERERKÄNNANDE
ENKELHET &
KONTROLL
Användarna har möjlighet att
förhandsgranska dokumentändringar
innan produktionssättning. Det skapar full
kontroll över leveransinformationen till
våra kunder.

29. Följesedel- säkerställa
information med kunden
Är ett dokument där Benders främst tittar på
möjligheten till att automatiskt generera
tillhörande dokument till en leverans.
Detta kan vara monteringsanvisningar och
manualer men även säkerhetsdatablad (SDB) för
att på ett enkelt och automatiserat sätt uppfylla
rent juridiska krav på en leverans.

30. FÖLJESEDEL
BÄTTRE KVALITET,
MINDRE ADMIN
Interactive Correspondence ersätter idag
fysiska/printade instruktioner som skall
plockas på Benders lager. Digitalisering
innebär därmed även en förenkling i
administration och versionshantering.

31. SUMMERING - AFFÄRSNYTTA
Interactive Correspondence som verktyg möjliggör och stödjer på allvar de organisatoriska ansvars- och
processuppdelningar som vi satte upp som mål redan under vårt M3 projekt.
Vi förverkligar idag visionen och bygger en hantering kring våra affärsdokument som organisatoriskt
innebär att varje medarbetare i större grad tar kontroll över sitt data och sina dokument.
I grund och botten handlar detta om att strukturera data och dokument som ofta redan finns idag, tex på
bolagets webb, och presentera det på ett samlat, enkelt och säljande sätt via olika M3/affärsdokument.
SWEDWISEM3 STREAMSERVE BENDERS

32. SNABB IMPLEMENTATION
M3 STREAMSERVE SWEDWISEBENDERS
Normal datavana
Inga konstigheter
1 dags utbildning

33. OM SWEDWISE
One size
fits noneVår ledande expertis inom OpenText StreamServe
för M3 reducerar manuell hantering och förvandlar
affärsdokument till verktyg för era
marknadsbudskap samt automatiserar era
dokument-processer.
Koppla relaterade dokument,
bilder och texter till dina
affärsdokument från M3.

34. K O M
O C H
M Ö T
O S S