1. 乐达(广州)香味剂有限公司
借助 Office 365 实施文档管理和优化
Office 365 服务是由美国微软公司提供。
概览
地区: 中国
行业: 食品添加剂
客户简介
乐达（广州）香味剂有限公司是西班牙乐达国
际（集团）公司（Lucta International S.A.)在华
的独资企业。位于跨国公司林立的广州经济技
术开发区。乐达国际（集团）公司，是一家著
名的日用香精、食用调味剂，饲料添加剂厂
家，同时是国内最大香料制造厂商之一。
业务状况
 员工外出工作时，查阅公司内部文档不方便
 需要快速便捷的协同工作方式和文档版本管
理
 需要提高核心文档的安全管理
 通过邮件提交业务报表，不便查看和分析对
比
解决方案
 业务文档存储在云端
 基于云的共享协作和文档版本管理
 易于掌控的文档和邮件安全管理
 智能报表发布
主要优势
 随时随地工作，灵活掌握第一手资料
 权责分明，高效协作
 专业的安全管理服务，保障核心文档不会泄
露
 快速发布报表，智能辅助决策
“文档管理是我们规划了很久的业务系统，基于企业的
需求，我们希望选择功能灵活的解决方案。Office 365 提
供多种文档管理的形式，如通过 SharePoint online 搭建
企业站点管理文档，可以帮助员工随时随地访问文档并
进行协作，极大地提高了企业内部文档的管理水平和使
用价值。”
——袁洪 乐达（广州）香味剂有限公司 IT 总监
乐达（广州）香味剂有限公司（以下简称“乐达”）成立于
1949 年，于 1998 年进入中国市场。乐达广州公司是 Lucta
International S.A.的全资子公司，总部设在西班牙巴塞罗那。公司
有 3 个业务部门——食品香精，日化香精和饲料添加剂的生产和
销售。
作为该行业中发展较快的企业，其文档管理优化建设一直受
到公司决策层的重视，“优化文档信息管理”已经成为公司管理
层的共识。随着业务范围不断扩大，传统的信息查阅、管理已经
影响了公司的发展，并不能满足市场的需求。在对 Office 365 进
行评估之后，乐达（广州）香味剂有限公司决定计划采用 Office
365 来优化文档管理系统，提升企业的信息应用能力。

2. Office 365 服务是由美国微软公司提供。
应用背景
乐达作为一家生产制造企业，核心财
产是产品生产研发过程中产生的技术文档，
各类文档的查阅、使用和协作也有了越来
越高的要求。现有的文档管理模式已经不
能满足企业发展的需要。此外，业务发展
中产生的大量生产、销售和财务数据，需
要快速汇总，为管理人员提供更专业的报
表。
员工外出工作时，查阅公司内部文档不方
便
乐达市场部门的人员外出办公时，需
要借鉴公司其他相关项目的文档和产品介
绍，但文档存放在公司内网服务器中，无
法随时随地从外部网络获取这些资料。另
外，大量文档分散存储在员工的电脑上，
即便在办公室也不便查询。员工迫切需要
一种灵活的工作方式，让他们不管在哪里，
都能方便地访问公司的内部文档，使业务
信息触手可及。
需要快速便捷的协同工作方式和文档版本
管理
乐达各个部门的员工之间经常需要协同工
作，每次一起修改文档都需要通过邮件、
MSN 等方式来回传递不同的修改版本，多
次修改和传递后，产生的多个版本容易混
淆。另外，由于邮件的时效性较差，一些
紧迫的文档修改往往不能及时完成，影响
协作效率。
需要提高核心文档的安全管理
乐达的业务遍布全国和世界各地，日
常业务中产生大量文档，许多业务文档是
企业的核心资产。随着人员的流动，这些
文档有可能造成流失。因此不仅需要对文
档进行集中管理，还需要加强安全措施，
保护公司知识产权。
通过邮件提交业务报表，不便查看和分析
对比
乐达在香味剂的生产和销售过程中，
每天都要形成大量生产数据、库存数据、
销售数据和财务数据，各个部门采用邮件
方式发送报表，不便于管理人员及时查看
和对比。希望能有更简洁的报表提交、查
看和对比方法。
解决方案
为了更好的满足员工与业务的需求，
乐达决定尝试利用微软 Office 365 构建文
档管理和协作平台，为员工提供更科学和
智能的应用环境。
业务文档存储在云端
乐达利用 Office 365 的云服务特性，
基于 SharePoint Online 搭建企业站点，员
工在 Office 中创建的文档，默认保存到
SharePoint 中。用户只需在有互联网的环
境通过任何设备（PC、手机、平板电脑）
访问企业站点，即可从中获取所需文档，
也可以从在线邮箱中获取资料。本地无需
安装任何客户端，即时使用公用电脑也可
以轻松完成工作。
基于云的共享协作和文档版本管理
通过 Office 365 提供的 Office Web
Apps 功能，乐达的员工可以直接在浏览
器中打开项目文档或生产数据，多人在同
一个文档上 同时编 辑协作 。SharePoint
Online 的版本管理特性，可以确保文档的
版本不会混乱，在呈现最新版本的同时，
以前的任何修改都会自动保留，可以查阅
所有的版本记录。
易于掌控的文档和邮件安全管理
Office 365 的服务具有高度安全性，
通过数据防泄漏工具、文档安全策略、信
息权限管理等多种手段，为乐达的信息传
“不需要扩大 IT 部门，我们
就可以利用 Office 365 新的
管理平台，进行安全管理和
授权，将公司文档资料整合
在一起，便于统一管理，减
少了 IT 的工作量，并避免了
由于工作人员流失，造成的
文档信息泄露隐患。”
Tommy Liu 信息技术部 IT 主管
乐达（广州）香味剂有限公司

3. Office 365 服务是由美国微软公司提供。
递、文档管理和协作提供安全保障。企业
的敏感邮件和文档，无法转发到公司之外，
未经授权无法打开，甚至无法打印。乐达
的 IT 部门在业务扩大的同时，并未显著增
加人手，不需要具备复杂的安全管理设施
和技术，通过 Office 365 新的管理门户中
的统一 Web 控制台，就能简便、有序地
管理控制多个用户和安全策略。
智能报表发布
乐达在订阅 Office 365 时，不仅获得
了 Exchange Online 、 Lync Online 、
SharePoint Online 等专业的云服务，还获
得了最新版本的 Office 软件，利用最新
的 Excel 中的推荐图表、推荐数据透视表
等特性，可让员工转瞬之间设计出专业
的报表。在 Excel 中，可以直接将报表发
布到 SharePoint Online 上，这样，管理
人员可以通过浏览器调阅各种报表联机
查看和对比，并且可以像在 Excel 中一样
进行交互式分析。
优势与收益
乐达借助微软 Office 365 成熟的云服
务平台，在生产制造、库存管理、销售、
财务等各个环节发挥作用，为员工提供安
全快捷的协作和有序的管理，同时，移动
办公的能力也大大增强，极大地发挥了 IT
平台的价值。
随时随地工作，灵活掌握第一手资料
通过 Office 365 的 SharePoint Online，
使乐达的员工提高了移动工作效率，即使
出差或者在厂房视察也不耽误工作，因此，
他们可以比以前更加灵活地制定出差和厂
房的访问计划。在生产车间，一边讨论一
边快速调阅相关技术资料；在出差途中，
用手机查看产品最新更新。这种灵活的工
作方式，让乐达的员工随时随地掌握第一
手资料，及时应对生产和业务的变化。
权责分明，高效协作
基于 Office 365 展开协作，乐达员工
可以更清晰地划分权责，追溯以往的历史
记录。在 SharePoint Online 上，多人共同
编辑文档时，每个人都可以全力以赴，不
必担心内容被覆盖，使得团队协作更高效。
专业的安全管理服务，保障核心文档不会
泄露
乐达利用 Office 365 建立符合自己生
产、销售和安全需要的文档管理策略，企
业核心资料得到完善的保护。不仅如此，
还能获得来自微软全球技术支持中心的
24x7 多渠道专业服务保障，当遇到紧急和
难点技术故障时，可享受到微软专业技术
服务人员的直接服务。乐达可以在不增加
额外负担和基础设施投入的前提下，更专
注于主要业务的拓展。
快速发布报表，智能辅助决策
乐达各部门的员工采用新一代 Office，
能够快速准确地在 SharePoint Online 上建
立和发布报表。管理人员在电脑、智能手
机或平板电脑上，用浏览器在报表中心查
看各类报表，更加敏捷地进行决策。
“新的 Excel 有各种简单好
用的分析手段，提供了推荐
的图表或透视表，对业务状
况以及趋势有了一个清晰的
展示，让我们比较初级的
Excel 使用者也能做出专业的
报表，并且可以发布到内部
网站。”
Tommy Liu 信息技术部 IT 主管
乐达（广州）香味剂有限公司
解决方案提供方
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