3. 3
Γεγονότα
• Οι εταιρείες ξοδεύουν 20$ σε εργασία για να υποβάλουν ένα έγγραφο, 120$ για να βρουν ένα
χαμένο έγγραφο και 220$ για την αναπαραγωγή ενός χαμένου εγγράφου.
• Το 7,5% όλων των εγγράφων χάνονται εντελώς. Το 3% του υπολοίπου αρχειοθετείται λανθασμένα.
• Οι επαγγελματίες δαπανούν το 5 - 15% του χρόνου τους για να διαβάζουν πληροφορίες, ενώ το 50%
του χρόνου τους αναζητούν πληροφορίες.
Έρευνα της εταιρείας AIIM, 2010
ΗηλεκτρονικήδιακίνησηεγγράφωνμεταξύτωνφορέωντουΔημοσίουθαμπορούσεναοδηγήσεισεεξοικονόμηση250
εκατ.ευρώτοχρόνοαπότονκρατικόπροϋπολογισμό.
Η προώθηση των ψηφιακών υπογραφών στη δημόσια διοίκηση μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση έως και 380 εκ
ευρώ,ετησίως.
Δαπανώνταιπερίπου400εκ.ευρώετησίωςμετοκόστοςπαραγωγήςκάθεεγγράφουνααγγίζειπερίπουτα0,80λεπτά…
…τα έγγραφα που χάνονται μέχρι να ξαναβρεθούν ή να παραχθούν ξανά από την αρχή κοστίζουν περίπου 120 εκ. ευρώ
ετησίως.
«Η Υιοθέτηση των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) και η Ψηφιακή Ανάπτυξη στην Ελλάδα», IOBE, Δεκ. 2014
4. Το Πρόβλημα
Μεγάλος όγκος εγγράφων και μεγάλη διασπορά στην φυσική αποθήκευσή τους.
Χρόνος και δυσκολία διακίνησης των εγγράφων.
Δυσκολία παρακολούθησης της κατάστασης του εγγράφου και των σχετικών ενεργειών.
Πολλαπλά (και διαφορετικά) αντίγραφα του ίδιου εγγράφου.
Ελλιπής γνώση της διοίκησης για την εξέλιξη θεμάτων και υποθέσεων.
Σπατάλη πόρων
Σπατάλη χρόνου
Αργή ανάδραση
Γραφειοκρατία
4
5. Paperless Γραφείο
Ένα περιβάλλον εργασίας στο οποίο η χρήση χαρτιού εξαλείφεται ή
μειώνεται σημαντικά.
Επιτυγχάνεται με την μετατροπή των εγγράφων σε ψηφιακή μορφή.
5
6. Ωφέλειες
Εξοικονόμηση χρημάτων
Εξοικονόμηση χώρων
Αύξηση παραγωγικότητας
Διευκόλυνση τεκμηρίωσης και ανταλλαγής πληροφοριών
Διατήρηση ασφάλειας προσωπικών και ευαίσθητων πληροφοριών
Προστασία περιβάλλοντος!
6
Δεν είναι ένα φαινόμενο μόδας
αλλά μια βιώσιμη και λογική λύση
κάθε οργανισμό!
7. Νομικό Πλαίσιο
Νόμος 4440/2016 - ΦΕΚ 224/Α/2-12-2016
Προεδρικό Διάταγμα 25/2014 (ΦΕΚ 44Α/25-02-2014) «Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων».
Νόμος 3979/2011 (ΦΕΚ 138/Α/2011) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις».
Νόμος 3861/2010 (ΦΕΚ 3861/A/2010) «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και
πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια»
και άλλες διατάξεις».
Νόμος 3528/2007 (ΦΕΚ 26/Α/2007) «Κύρωση του Κώδικα κατάστασης Δημόσιων Πολιτικών Υπαλλήλων και
Υπαλλήλων ΝΠΔΔ».
Νόμος 2472/2007 (ΦΕΚ 50/Α/1997) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού
χαρακτήρα».
Νόμος 2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α/1999) «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας».
Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» του Υφυπουργού Διοικητικής
Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 (ΦΕΚ 1301/Β΄/12-04-2012).
Απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης,
«Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ 1317/Β/2012).
Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (Ιανουάριος 2003).
7
8. Ενέργειες Υλοποίησης
Δημιουργία Paperless Ομάδας
Προσδιορισμός των ωφελειών
Συγκεντρώστε πληροφορίες αναφοράς και στατιστικά
Ορίστε στόχους
Προωθήστε του στόχους αυτούς
Ελέγξτε/καταγράψτε την χρήση του χαρτιού
Εφαρμογή των λύσεων
Εκπαίδευση
Διατηρήστε το Momentum (την ορμή του ξεκινήματος)!
8
9. Προώθηση Paperless Γραφείου
Λογισμικό
Βασικό λογισμικό διακίνησης εγγράφων
Ψηφιακές υπογραφές
Ηλεκτρονικές πλατφόρμες συνεργασίας
Ηλεκτρονικοί πίνακες ανακοινώσεων
Πρότυπα έγγραφα και διαδικασίες (καταγραφή, αναμόρφωση κτλ.)
Κατάλληλο υλικό (υπολογιστές, σαρωτές κτλ.)
Επικοινωνία με εμπλεκόμενους εντός και εκτός οργανισμού για συντονισμό στην
μείωση χαρτιού
Εκπαίδευση, ενημέρωση, ευαισθητοποίηση
9
10. Πλεονεκτήματα
Παροχή εύκολης, άμεσης και διαβαθμισμένης πρόσβασης
Διαφάνεια και αξιοπιστία
Εύκολη Αναζήτηση
Αποδοτικότητα και μείωση κόστους
Διατήρηση πόρων
10
11. Προκλήσεις 11
Δυσκολίες στην υιοθέτηση του συστήματος:
• Σημαντικό το ποσοστό επικοινωνίας με το εξωτερικό περιβάλλον.
• Η επικοινωνία απαιτεί τόσο από τον αποστολέα όσο και από τον παραλήπτη εύκολη
πρόσβαση στο κατάλληλο λογισμικό και υλικό.
• Δαπάνες για ειδικό λογισμικό και υλικό.
• Προσωρινή απώλεια παραγωγικότητας κατά την μετάβαση σε «γραφείο χωρίς χαρτιά».
• Οι κανονισμοί του δημοσίου τομέα και η πολιτικές του φορέα ενδέχεται να επιβραδύνουν
την αλλαγή.
• Τεχνολογικές δυσκολίες, ασυμβατότητες, ασφάλεια και διατήρηση ψηφιακών εγγράφων.
• Οι εμπλεκόμενοι που δεν διαθέτουν τις κατάλληλες τεχνολογικές δεξιότητες.
Ορισμένες χρήσεις του χαρτιού θα παραμείνουν!