Email e tech-etiquette in workplace Regras a observar no uso do email profissional.

1. Email e Tech-etiquette
Lisboa, 2015
Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com 1

2. Email
É uma forma de comunicação útil mas
não tem os benefícios de um contacto
direto.
A sua escolha face a outro suporte de
comunicação deverá considerar os
propósitos e a relação entre o emissor
e o recetor.
Diariamente trocam-se inúmeros
emails. A sua acumulação na inbox por
ler, por dar seguimento e por arquivar
contribui para uma má gestão de
tempo e do dia de trabalho.
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3. Email
A gestão apressada
origina mal
entendidos e
respostas
descontextualizadas.
Tal acontece porque se subscrevem
demasiadas newsletters e se faz, por vezes,
um uso excessivo desta ferramenta.
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4. Responder a emails
A resposta é devida, num prazo útil, o que para muitos
profissionais acarreta horas de trabalho. A sua ausência é
penalizadora, levando o emissor a interpretações diversas:
não envolvimento, falta de interesse e desmotivação.
E, gera também, uma efetiva perda de tempo no controlo e
no acompanhamento de temas.
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5. Responder a emails
Responder a emails exige
disciplina. Um profissional
que receba por dia um
número avultado de
mensagens, deve
encontrar uma técnica de
leitura que, não
descurando as normas
profissionais, seja
igualmente eficaz.
A massificação do
uso de gadgets
tornou o processo
de resposta mais
simples.
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6. Contudo
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Responder sem ter lido
integralmente o texto.
Responder emotivamente.
Responder a um dos
temas quando o email
tinha três.
Responder sem refletir
sobre as consequências
que essa resposta terá
para o recetor.
Responder copiando quem
nada têm a ver com o
assunto de que se fala…

7. Ou, ainda, responder sem reler…
Pode ter
consequências
menos boas e
até originar
discussões com
outras pessoas.
Reflita e
implemente
novos
procedimentos.
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8. Formatação
Contas de email: o email da empresa é reservado a temas
profissionais e não a assuntos pessoais. Para esse fim deve
criar-se uma outra conta;
Escrita: deve ser clara;
Mensagem: se for extensa, será necessário organizar a
informação por pontos; ao responder usar-se-á o mesmo
esquema, pois o contrário gera dúvidas e novas mensagens;
os textos longos, para facilitar a leitura, devem ter parágrafos;
Assunto: este campo deve referir-se ao tema;
Saudação: no início e outra no final, além da assinatura;
Recibos de leitura e de receção: não se adequam a todas as
circunstâncias profissionais, em especial, na comunicação
entre um fornecedor e um cliente ou, entre um subordinado e
a sua chefia.
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9. 7 Sugestões para gerir a conta de
email
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Certificar-se que compreendeu a mensagem ou solicitar mais informação.
Evitar responder precipitadamente.
Implementar prazos de resposta.
Responder a todos os pontos apresentados; quando não se dispõe de informação, diga isso mesmo ou
apresente uma alternativa.
Dar atenção aos reencaminhamentos e a quem se põe em cópia (desaconselha-se reencaminhamentos sem
conhecimento do emissor e copias para quem não está integrado na conversa inicial). Se tal for necessário, deve
escrever-se isso mesmo.
Reler antes de enviar e aproveitar para verificar se é objetivo na mensagem. Corrigir erros, espaços a mais entre
palavras e cuidar da apresentação global.
Acreditar que é possível fazer melhor e bem feito.

10. One of the biggests moments anyone
can experience is self acceptance,
development and evolution!
10Susana de Salazar Casanova | susana@salazarcasanova.com