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Legal requirements for document management in europe

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Legal requirements for document management in europe

  1. 1. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 1 of 61 Legal Requirements for Document Management in Europe March 2010 Coordination: Jürgen Biffar (DocuWare) Stefan Groß (Peters, Schönberger & Partner) Austria: Markus Andréewitch (Andreéwitch & Simon), Herbert F. Maier France: Philippe Martin (Bureau von Dijk) et. al. Germany: Stefan Groß, Dr. Nils Hallermann (Peters, Schönberger & Partner) Italy: Andrea Lisi (Studio Legale Lisi) Spain: Alberto Olivares Antolín (Ernst & Young) Switzerland: Bernhard Blum (Ernst & Young) United Kingdom: Alan Shipman (Group 5 Training) Copyright © 2010 VOI e.V. – All Rights Reserved. VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Heilsbachstr. 25, 53123 Bonn, Germany www.voi.deSponsors:
  2. 2. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 2 of 61ScopeThe competence center for “Steuern und Recht” (tax and law) of the German trade association fordocument management industry (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. - voiceof information – VOI) has initiated this publication setting out the main legal aspects for documentmanagement in European countries.The publication is designed to offer simple and short descriptions of the legal requirements which haveto be observed in major European countries when documents are stored electronically for long termarchiving purposes. It aims to provide support and offer valuable information to software vendors,consultants and end users acting on a Europe-wide basis.March 2010Table of Content Austria ................................................................................. 3 France ............................................................................... 10 Germany ........................................................................... 23 Italy ................................................................................... 29 Spain ................................................................................. 39 Switzerland ....................................................................... 50 United Kingdom ................................................................ 56 Sponsors ........................................................................... 61DisclaimerThe information provided in this publication is without engagement and is intended solely to provideyou with a general overview of the problems without any pretension to completeness or accuracy ofdetail. This publication is not designed to clarify the details of individual legal regulations or all aspectsof the subjects addressed and does not replace legal and tax advice in individual cases. Beforemaking any business decisions you should consult your tax adviser, auditor or attorney. The legalregulations may have changed since this text was published.
  3. 3. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 3 of 61AustriaAuthors:Dkfm. Herbert F. Maier Dr. Markus AndréewitchWirtschaftsprüfer und Steuerberater/certified Rechtsanwalt/attorney-at-lawaccountant and tax advisor 1010 Wien, Stallburggasse 41010 Wien, Walfischgasse 5-7 www.andsim.atwww.hfmaier.at office@andsim.atoffice@hfmaier.at1. Unternehmensrechtliche Aspekte 1. Corporate law aspects1.1. Rechtsgrundlagen 1.1. Legal foundations§ 212 UGB regelt die unternehmensrechtliche § 212 of the Commercial Code specifiesAufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist; safekeeping obligations and safekeepingnach § 190 Abs 5 UGB kann der Unternehmer periods for enterprises; according to § 190 Sec.zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur 5 of the Commercial Code, an enterprise mayAufbewahrung seiner Geschäftsbriefe use data carriers for orderly bookkeeping andDatenträger benützen; die Vorlage von documentation of business correspondence;Unterlagen auf Datenträgern ist in § 216 UGB submission of documents on data carriers isgeregelt. governed by § 216 of the Commercial Code.1.2. Aufbewahrungspflichtige 1.2. Parties responsible for safekeepingDer Aufbewahrungspflicht unterliegen nach § According to § 212 Sec. 1 of the Commercial212 Abs 1 UGB Unternehmer, d. s.: Code, enterprises obliged to safekeeping are:• Kapitalgesellschaften und unternehmerisch • Corporations and entrepreneurial tätige Personengesellschaften, bei denen partnerships none of whose partners with kein unbeschränkt haftender Gesellschafter unlimited liability is a natural person. eine natürliche Person ist; • All other enterprises with a turnover of more• alle anderen Unternehmen mit einem than EUR 400,000.00. Accounting Umsatz von mehr als EUR 400.000,00. Die obligations apply irrespective of the entry in Rechnungslegungspflicht ist unabhängig the commercial register. von der Eintragung in das Firmenbuch. Exempt from accounting obligations accordingAusgenommen von der to § 189 Sec. 4 of the Commercial Code are theRechnungslegungspflicht sind gemäß § 189 liberal professions, agriculture and forestry, asAbs 4 UGB Angehörige der freien Berufe, Land- well as enterprises whose earnings in the senseund Forstwirte sowie Unternehmer, deren of income tax laws consist of revenues inEinkünfte iSd EStG aus dem Überschuss der excess of professional expenses.Einnahmen über die Werbungskosten bestehen. 1.3. Scope of safekeeping1.3. Aufbewahrungsumfang According to § 212 of the Commercial Code,Nach § 212 UGB hat der Unternehmer folgende entrepreneurs must consign the followingUnterlagen aufzubewahren: documents to safekeeping:• Inventare • Inventories• Eröffnungsbilanzen • Opening balance sheets• Jahresabschlüsse samt den Lageberichten • Annual financial statements and reports• Konzernabschlüsse samt den • Consolidated financial statements and Konzernlageberichten reports
  4. 4. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 4 of 61• empfangene Geschäftsbriefe • Business letters received• Abschriften der abgesendeten • Copies of business letters sent Geschäftsbriefe und • Records (accounting receipts) for postings• Belege für Buchungen in den von ihm made in the books to be kept by the gemäß UGB zu führenden Büchern entrepreneur as per the Commercial Code (Buchungsbelege)1.4. Umfang der Vorlagepflicht von 1.4. Scope of obligations as concerns Unterlagen auf Datenträgern submission of records on data carriersWer Eintragungen oder Aufbewahrungen in To the extent an entrepreneur is committed toelektronischer Form vorgenommen hat, muss, disclosing electronic entries and recordssoweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, according to § 216 of the Commercial Code, thegemäß § 216 UGB auf seine Kosten innerhalb entrepreneur must, at his/her own expense andangemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur within a reasonably short period of time, provideVerfügung stellen, die notwendig sind, um die the aids necessary for reading the records asUnterlagen lesbar zu machen, und, soweit well as the required, lasting reproductions whicherforderlich, die benötigte Anzahl ohne Hilfs- can be read without aids.mittel lesbarer, dauernder Wiedergabenbeibringen. 1.5. Safekeeping technique1.5. Aufbewahrungsart According to § 212 of the Commercial Code, safekeeping must be separate and organized.§ 212 UGB bestimmt, dass eine gesonderteAufbewahrung geordnet zu erfolgen hat. The entrepreneur may use data carriers for orderly bookkeeping and maintenance ofDer Unternehmer kann zur ordnungsgemäßen records. In this connection, it is necessary toBuchführung und zur Aufbewahrung seiner ensure that the stored data can at all times beUnterlagen Datenträger benützen. Hierbei muss reproduced consistently in terms of content,die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, fully, in an organized manner and - as concernshinsichtlich der in § 212 Abs 1 UGB genannten documents mentioned in § 212 Sec. 1 of theSchriftstücke auch die urschriftgetreue Commercial Code - true to the originalWiedergabe der gespeicherten Daten bis zum documents until expiry of the statutoryAblauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen safekeeping deadlines.jederzeit gewährleistet sein. 1.6. Safekeeping sites1.6. Aufbewahrungsort Safekeeping sites have not been prescribed. AtEin bestimmter Ort der Aufbewahrung ist nicht any rate, it must be possible to presentvorgeschrieben. Die Unterlagen müssen je- documents within a reasonably short period ofdenfalls innerhalb angemessener Zeit vorgelegt time. Provided that this condition is fulfilled,werden können. Unter dieser Voraussetzung commercial law also permits safekeeping siteskann der Aufbewahrungsort nach to be located abroad.Unternehmensrecht auch im Ausland liegen. 1.7. Safekeeping periods1.7. Aufbewahrungsfrist The Commercial Code prescribes a basicGrundsätzlich beträgt die Aufbewahrungsfrist safekeeping period of seven years. Thenach UGB sieben Jahre. Eine Verlängerung der safekeeping period is extended by the durationAufbewahrungsfrist tritt für die Dauer eines of any pending judicial or official proceedings inanhängigen gerichtlichen oder behördlichen which the entrepreneur is a party.Verfahrens ein, in dem der UnternehmerParteistellung hat. 1.8. Sanctions1.8. Sanktionen In principle, the Commercial Code does not impose a direct compulsion mechanism to fulfilDas UGB sieht einen direkten Zwang zur accounting requirements prescribed underErfüllung der öffentlich-rechtlichen public law. An indirect compulsion mechanism isBuchführungspflicht grundsätzlich nicht vor. imposed by commercial register court auditIndirekter Zwang geht von der Prüfungspflicht requirements, threat of penalty payments,des Firmenbuchgerichtes und der
  5. 5. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 5 of 61Zwangsstrafendrohung, von den corporate accounting regulations, liabilitygesellschaftsrechtlichen Rechnungsle- issues, bankruptcy laws, penalties under thegungsvorschriften und Haftungstatbeständen, penal code, and tax laws.ferner von Bestimmungen des Insolvenzrechtsund anderen Strafdrohungen desStrafgesetzbuches sowie von steuerrechtlichenVorschriften aus. 2. Tax law aspects2. Steuerrechtliche Aspekte 2.1. Legal foundations2.1. Rechtsgrundlagen The Federal Taxation Code is authoritative inFür den Bereich des Steuerrechts sind die terms of tax laws. According to § 132 Sec. 2 ofBestimmungen der BAO maßgeblich. Nach the Federal Taxation Code, related documents§ 132 Abs 2 BAO kann die Aufbewahrung can be stored on data carriers under certaindieser Unterlagen auf Datenträgern unter conditions.bestimmten Voraussetzungen erfolgen. 2.2. Parties responsible for safekeeping2.2. Aufbewahrungspflichtige According to § 132 of the Federal TaxationDie Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO trifft Code, responsibility for safekeeping applies toalle Personen (Unternehmer, Abgaben- all persons (entrepreneurs, persons liable to paypflichtige), die Buchführungspflichten zu erfüllen tax) obliged to comply with accountinghaben. Diese Pflicht trifft aber nicht nur die zur obligations. Apart from the persons obliged toBuchführung Verpflichteten, sondern auch die comply with accounting obligations, thisfreiwillig Bücher führenden Personen. Der Kreis responsibility also applies to persons whoder Aufbewahrungspflichtigen nach BAO ist voluntarily maintain accounts. Compared withgrößer als der Kreis der Aufbewahrungspflichti- the Commercial Code, the Federal Taxationgen nach UGB. Code defines a larger group of parties responsible for safekeeping.2.3. Umfang der Aufbewahrungspflichten 2.3. Scope of safekeeping commitmentsDie gesamten Daten der Buchführungunterliegen der Aufbewahrungspflicht. Mit der All accounting data are subject to a safekeepingErfüllung der abgabenrechtlichen obligation. Fulfillment of the safekeepingAufbewahrungspflichten sind die unternehmens- obligation prescribed by tax law at any raterechtlichen Aufbewahrungspflichten jedenfalls ensures fulfillment of the safekeeping obligationabgedeckt. prescribed by corporate law.2.4. Umfang der Vorlagepflicht von 2.4. Scope of obligations as concerns Unterlagen auf Datenträgern submission of records on data carriersGemäß § 132 Abs 2 BAO kann die According to § 132 Sec. of the Federal TaxationAufbewahrung der aufbewahrungspflichtigen Code, documents subject to safekeeping mayUnterlagen, auf Datenträgern geschehen, wenn be stored on data carriers if their content can bedie vollständige, geordnete und inhaltsgetreue reproduced completely, in a systematic manner,Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen and accurately at all times up to expiry of theAufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. statutory safekeeping deadline.2.5. Aufbewahrungsart 2.5. Safekeeping techniqueErfolgt die Aufbewahrung von If documents subject to safekeeping are storedaufbewahrungspflichtigen Unterlagen auf on data carriers, it must be possible toDatenträgern, muss die vollständige, geordnete, reproduce their content completely, in ainhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe systematic manner, accurately and true to thebis zum Ablauf der gesetzlichen original at all times up to expiry of the statutoryAufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein. safekeeping deadline.2.6. Ort der Aufbewahrung 2.6. Safekeeping site§ 131 Abs 1 BAO bestimmt unter anderem, According to § 131 1 Sec. of the Federaldass Bücher und Aufzeichnungen auf Taxation Code, books and records should beVerlangen der Abgabenbehörde innerhalb transferable to Austria within an appropriate
  6. 6. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 6 of 61angemessen festzusetzender Frist in das Inland deadline on request by tax authorities.zu bringen sind. The permission to maintain and store basicDie Erlaubnis, Grundaufzeichnungen im records abroad and the obligation to transferAusland zu führen und dort aufzubewahren, these records to Austria within an appropriatesowie die Pflicht, diese Unterlagen auf deadline on request apply to processesVerlangen innerhalb angemessener Frist ins associated with businesses, premises andInland zu bringen, gilt hinsichtlich jener properties located abroad.Vorgänge, die einem im Ausland gelegenen Though the remaining basic records may beBetrieb, einer im Ausland gelegenen maintained abroad, it must be possible toBetriebsstätte oder einem im Ausland transfer them to Austria within a reasonablegelegenen Grundbesitz zuzuordnen sind. period of time and maintain them there.Die übrigen Grundaufzeichnungen dürfen zwarim Ausland geführt werden, sind aber innerhalb 2.7. Safekeeping periodsangemessener Frist ins Inland zu bringen und § 132 Sec. 1 of the Federal Taxation Codedort aufzubewahren. prescribes a basic safekeeping period of seven years. Records and documents concerning2.7. Aufbewahrungsfrist properties are subject to an extendedDie Aufbewahrungsfrist beträgt gemäß § 132 safekeeping period of 12 years.Abs 1 BAO grundsätzlich sieben Jahre. Die Fristfür die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und 2.8. SanctionsUnterlagen, die Grundstücke betreffen, Intentional manipulations of books, records andverlängert sich auf 12 Jahre. associated receipts subject to safekeeping constitute breaches of financial law and are2.8. Sanktionen punishable.Als Finanzordnungswidrigkeit ist die(vorsätzliche) Verletzung der Bücher, 2.9. Sales tax and electronic invoicesAufzeichnungen und hiezu gehörige Belegeumfassenden Aufbewahrungspflicht ahndbar. An entrepreneur may submit invoices exclusively in electronic format if the following conditions are fulfilled:2.9. Umsatzsteuer und elektronisch übermittelte Rechnungen • The recipient accepts electronic invoices.Ein Unternehmer kann unter folgenden • The electronic invoices authenticity andVoraussetzungen seine Rechnungen integrity of its contents must be ensured.ausschließlich elektronisch übermitteln: • Value added tax regulations concerning• Der Rechnungsempfänger muss die invoice items have been observed. elektronische Rechnung akzeptieren. Authenticity and integrity of contents are• Die Echtheit der Herkunft und die ensured if the invoice is furnished with a Unversehrtheit des Inhaltes einer secure, digital signature and based on a elektronischen Rechnung müssen certificate issued by a certification institute gewährleistet sein. in compliance with signature laws. Invoices submitted via fax or e-mail are• Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes considered electronic invoices. hinsichtlich der Rechnungsbestandteile müssen eingehalten werden. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes sind gewährleistet, wenn die Rechnung mit einer (sog. “sicheren“) digitalen Signatur versehen ist und auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsanbie- ters im Sinne des Signaturgesetzes beruht.Telefax- oder E-Mail-Rechnungen sindelektronisch übermittelte Rechnungen.
  7. 7. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 7 of 613. Zivilrechtliche Aspekte 3. Civil law aspects3.1. Beweismittelkraft elektronischer 3.1. Comparison of the validity of electronic Dokumente im Vergleich documents as evidenceDer zentrale Grundsatz in österreichischen Zivil- A central concept of Austrian civil and criminalund Strafverfahren ist jener der freien Be- proceedings is that of free assessment ofweiswürdigung. Danach hat das Gericht unter evidence. Accordingly, a court must at its ownsorgfältiger Berücksichtigung der Ergebnisse discretion carefully consider the results ofder gesamten Verhandlung und Beweisführung proceedings and evidence in their entirety innach freier Überzeugung zu beurteilen, ob eine order to ascertain the veracity of submittedtatsächliche Angabe für wahr zu halten sei oder details. When providing reasons for itsnicht. In seiner Urteilsbegründung muss das judgement, the court must declare whichGericht aber offenlegen, aufgrund welcher professional experiences it has used as a basisErfahrungssätze es zur Auffassung gelangt ist, for establishing the veracity of thedie festgestellten Tatsachen seien für wahr zu circumstances under consideration.halten. In civil proceedings, this basic concept appliesDieser fundamentale Grundsatz gilt im to all items of evidence, i.e. not just witnessesZivilprozess für alle Beweismittel, also nicht nur statements but also, in particular, documentsfür Zeugenaussagen, sondern insbesondere submitted to the court, regardless of whetherauch für die dem Gericht vorgelegten they are in written or electronic form (includingDokumente, unabhängig davon, ob diese in printouts of e-mails and facsimiles, scannedschriftlicher oder elektronischer Form abgefasst documents etc.).sind (also insbesondere für E-Mail-Ausdrucke, Civil proceedings differentiate between publicFaxausdrucke, gescannte Dokumente, etc.). and private documents. Public documents areIm Zivilverfahren wird zwischen öffentlichen those issued by a public Austrian authority, aUrkunden und Privaturkunden unterschieden. publicly certified notary, or a public foreignÖffentliche Urkunden sind die von einer authority. All other documents are private.österreichischen öffentlichen Behörde, einer mit Public documents are assumed as beingöffentlichen Glauben versehenen authentic, i.e. as originating from the declaredUrkundsperson oder von einer ausländischen source. This assumption of authenticity is notöffentlichen Behörde ausgestellten Urkunden. made in the case of private documents. If aAlle anderen Urkunden sind Privaturkunden. Für private document has been undersigned,öffentliche Urkunden gilt die Vermutung der however, it is full proof that the statementsEchtheit, dass sie also von dem in ihr therein originate from the person who affixedangegebenen Aussteller stammen. Bei his/her signature.Privaturkunden gibt es diese In concurrence, the Austrian signature law (§ 4Echtheitsvermutung nicht. Ist allerdings die Sec. 3) stipulates that the assumption ofPrivaturkunde unterfertigt, begründet dies den authenticity of an undersigned documentsvollen Beweis dafür, dass die darin enthaltenen contents also applies to electronic documentsErklärungen vom Namensträger der Unterschrift furnished with a secure, electronic signature.stammen. Furthermore, public documents fullyIn Übereinstimmung dazu legt das substantiate the official decrees, statements andösterreichische Signaturgesetz (§ 4 Abs. 3) fest, attestations contained therein. This does notdass die Bestimmungen der Vermutung der apply to private documents. The correctness ofEchtheit des Inhalts einer unterschriebenen any private documents contents is subject toPrivaturkunde auch auf elektronische assessment of evidence by a court at its ownDokumente anzuwenden sind, die mit einer discretion.sicheren elektronischen Signatur versehen sind. These rules concerning the authenticity of publicWeiters begründen öffentliche Urkunden vollen and private documents do not apply in the caseBeweis dessen, was darin von der Behörde of criminal proceedings. In this case, the judgeamtlich verfügt, erklärt oder bezeugt wird. Dies makes his/her decision not on the basis ofgilt für Privaturkunden nicht. Die inhaltliche statutory rules concerning validity of evidence,Richtigkeit von Privaturkunden unterliegt stets but on the basis of their own, independentder freien richterlichen Beweiswürdigung. conviction arising from a conscientiousDie dargestellten Regelungen zu dem examination of all items of evidence, pro as wellUrkundenbeweis bezüglich öffentlicher as contra. In case of doubt, judgment should
  8. 8. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 8 of 61Urkunden und Privaturkunden gelten für das always be passed in favour of the accused (inStrafverfahren nicht. Dort entscheidet der dubio pro reo).Richter nicht nach gesetzlichen Beweisregeln,sondern nur nach seiner freien, aus dergewissenhaften Prüfung aller für und wider In the case of documentary evidence as part ofvorgebrachten Beweismittel gewonnenen administrative proceedings, reference is madeÜberzeugung. Im Zweifel ist dabei stets to the rules of the General Administrativezugunsten des Angeklagten zu entscheiden (in Proceedings Act (§ 47 AVG). These rules aredubio pro reo). accordingly also applied to administrative proceedings.Im Verwaltungsverfahren wird hinsichtlich desUrkundenbeweises auf die Bestimmungen derZivilprozessordnung verwiesen (§ 47 AVG).Diese kommen daher auch im Verwaltungsver-fahren zur Anwendung.3.2. Besonderheiten E-Mail 3.2. Special aspects regarding e-mailIn der österreichischen Gerichtspraxis werden In Austrian court practice, e-mails are alwaysE-Mails grundsätzlich in ausgedruckter und presented in printed form, i.e. on paper. Thesomit in Papierform vorgelegt. Für diese relevant principles set forth under item 2.1 applyausgedruckten E-Mails gelten – ebenso wie für to such e-mail printouts as to all e-mails inallenfalls in elektronischer Form vorgelegte – electronic form.die zu Punkt 2.1 dargelegten Grundsätze. 3.3. Burden of proof regarding receipt3.3. Beweislast des Zuganges If a participant in a proceeding denies havingWird von einer Partei im Verfahren bestritten, received an e-mail, this is a problem of receiptein E-Mail erhalten zu haben, so handelt es sich long familiar from postal deliveries as well asum ein Zugangsproblem, das bei postalischer facsimile communications. The principlesPostbeförderung aber auch per Übermittlung concerning burden of proof here also apply toeines Telefaxes schon lange bekannt ist. Die receiving e-mails.diesbezüglichen Grundsätze werden auchbezüglich der Beweislast des Zuganges einer E- In a recent ruling issued by the AustrianMail angewendet. supreme court (OGH 29.11.2007, 2 Ob 108/07g), dispatch of an e-mail does notDer österreichische Oberste Gerichtshof hat constitute prima facie evidence that thehiezu erst unlängst festgehalten (OGH addressee actually received the e-mail.29.11.2007, 2 Ob 108/07g), dass die Consequently, submission of an e-mailAbsendung eines E-Mails keinen transmission log does not constitute prima facieAnscheinsbeweis dahingehend begründet, dass evidence of receipt of the e-mail. As regardsder Empfänger dieses E-Mail auch erhalten hat. proof of receipt of e-mails, the supreme courtEs kann daher mittels eines E-Mail- explained that the sender of an e-mail is able toSendeprotokolls der Anscheinsbeweis des obtain confirmation of mail receipt via a secureZugangs eines E-Mails nicht erbracht werden. communication channel, e-mail response by theErläuternd führte das Höchstgericht zum Beweis addressee announcing receipt of the sent mail,des Zugangs eines E-Mails aus, dass es dem telephone enquiry, etc.Absender eines E-Mails möglich ist, sich denEmpfang desselben auf einem sicherenKommunikationsweg bestätigen zu lassen,durch ein den Empfang des E-Mails bestä-tigendes Antwortmail des Empfängers oderdurch telefonische Rückfrage und anderesmehr. 3.4. Avoidance of liability3.4. Haftung vermeiden Breach of bookkeeping and/or safekeepingDie Verletzung der Buchführung- und/oder obligations has numerous potential legalAufbewahrungspflichten kann zahlreiche rechtli- repercussions which cannot even be roughlyche Konsequenzen nach sich ziehen, die im outlined in this report. Listed here purely asRahmen dieser Stellungnahme auch nicht annä-
  9. 9. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 9 of 61hernd dargestellt werden können. Lediglich zur illustration, however, are some statutory criminalIllustration seien jedoch einige angeführt, dass offences which can be constituted by a breachdie Verletzung derartiger Pflichten gerichtliche of such obligations, e.g. § 292 of the CriminalStraftatbestände erfüllen kann, etwa § 292 Code (suppression of documents), § 122 (lawsStGB (Urkundenunterdrückung) oder § 122 concerning limited liability companies) and §(GmbHG) bzw. § 255 AktG (unrichtige Wieder- 255 of Corporation Laws (incorrect rendering,gabe, Verschleierung oder Verschweigung der disguising or concealment of actual companytatsächlichen Verhältnisse oder Umstände relationships or circumstances).seiner Gesellschaft). By breaching such obligations, moreover,Weiters können Geschäftsführer oder managing directors of companies can becomeVorstände von Gesellschaften bei Verletzung liable to compensate the company for incurredderartiger Pflichten gegenüber der Gesellschaft damage.schadenersatzpflichtig werden. If a participant in civil proceedings fails to submitKommt eine Partei in einem Zivilverfahren an ordered document, the court at its owneinem Auftrag zur Vorlage einer Urkunde nicht discretion assesses the available evidence tonach, unterliegt es der freien Beweiswürdigung decide whether the opposing partys statementsdes Gerichtes, ob die Angaben der Gegenpartei concerning the documents contents are valid.über den Urkundeninhalt als erwiesenanzusehen sind.
  10. 10. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 10 of 61FranceAuthors:Philippe Martin Laurent PrévelAssocié Laurent Prével Conseils E-Mail: lprevel.conseil@wanadoo.frBureau van Dijk33 rue de Naples Gérard Weisz75008 Paris - France Sirius System E-Mail: gerard.weisz@sirius-system.comPhone: +43 1 45 24 25 23 Olivier IteanuMobile: +43 6 12 34 74 92 AvocatE-Mail: phm@bvdic.com E-Mail: oiteanu@iteanu.comwww.bvdic.comPrésentation PresentationL’exposé de la situation française est organisé This overview of the French situation isen trois parties : organized into three parts:• Présentation générale du statut des • A general introduction to the status of digital documents numériques dans le contexte documents within the general context of général du droit français French law• Précisions sur le contexte fiscal • Details concerning the fiscal context• Précisions sur le statut et les contraintes • Details concerning the status and liées à la gestion des messages restrictions connected with the management électroniques of electronic messages1. Le contexte général du droit 1. Overall French law context français French law is governed by laws which areLe droit français est régi par des lois regroupées grouped under codes specific to the subjects ofdans des codes spécifiques aux thèmes de the legal action. These law codes are regularlyl’action juridique. Ces codes de lois sont supplemented and clarified by various types ofrégulièrement complétés et précisés par des texts: decrees, orders, circulaires (a decreedifférents types de textes : décrets, arrêtés, specifying how a law should be enforced) andcirculaires, instructions. directives.Quatre codes sont particulièrement importants Four codes are especially important forpour les questions relatives à la gestion des questions relating to business management:affaires : • The Code Général des Impôts (CGI –• Le code général des impôts (CGI) dont le General Tax Code), whose content and contenu et la portée seront traités dans la scope will be dealt with in part 2; partie 2 ; • The Code Civil (Common Law);• Le code civil ; • The Code Pénal (Penal Code);• Le code pénal ; • The Code de Commerce (French Company• Le code de commerce. Law).Le statut juridique du document numérique dans The legal status of the digital document inle droit français est posé par la loi du 13 mars French law is laid down by the law of March 13,2000 qui transpose la directive européenne N° 2000 which transposes the European Directive93 de 1999 en modifiant le code civil. No 93 of 1999 by modifying the code civil (common law).
  11. 11. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 11 of 61Ces modifications définissent la notion d’écrit These modifications define the notion of theélectronique et le rôle de la signature electronic document and the role of theélectronique. Le code civil modifié distingue electronic signature. The modified Code Civill’écrit (nativement) numérique et l’écrit sur (common law) makes a distinction between asupport papier converti par numérisation (natively) digital document and a document onproduisant une copie numérique paper medium converted by digitization to produce a digital copy.Les changements du code civil portent sur lespoints suivants. The changes in the Code civil (Common Law) concern the following points.Le document numérique comme preuve The digital document as evidence• « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur • “The document in electronic form is support papier, sous réserve que puisse admissible as evidence in the same way as être dûment identifiée la personne dont il documents on paper medium, provided that émane et qu’il soit établi et conservé dans the person who issued it is duly identified des conditions de nature à garantir and that it has been drawn up and stored l’intégrité. » (art. 1316-1 Code civil) under such conditions as to guarantee its integrity.” (article 1315-1, Code civil –• « L’écrit sur support électronique a la même Common Law) force probante que l’écrit sur support papier. » (art. 1316-3 Code civil) • “Documents in electronic media have the same probative force as documents onEn cas de conflit de preuve paper media” (article 1316-3, Code civil –• « Le juge apprécie la preuve la plus Common Law) vraisemblable sauf en cas de convention de Where there is a dispute over evidence preuve (réseau fermé) » (art. 1316-2 Code civil) • “The judge assesses the most plausible evidence, except where there is anSignature électronique Agreement on evidence (closed network)”La signature électronique identifie l’auteur du (Article 1316-2, Code civil – Common Law)document et garantie l’intégrité du document. Electronic signatureElle est définie dans le code civil modifié : The electronic signature identifies the author of• « Lorsquelle est électronique, elle (la the document and guarantees the integrity of signature) consiste en lusage dun procédé the document. It is defined in the modified code fiable didentification garantissant son lien civil: avec lacte auquel elle sattache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusquà • “When it is electronic, it (the signature) preuve contraire, lorsque la signature consists of the use of a reliable identification électronique est créée, lidentité du procedure that guarantees its link with the signataire assurée et lintégrité de lacte document to which it is attached. It is garantie, dans des conditions fixées par presumed that this process is reliable, until décret en Conseil dÉtat. » (art. 1316-4 there is evidence to the contrary. At the time alinéa 2 Code civil) of creating the electronic signature, that the identity of the signatory is guaranteed andDeux types de signature sont distingués par le the integrity of the document is guaranteed,décret du Conseil d’État du 30 mars 2001. under conditions set by decree of the• Signature simple : « une donnée qui résulte Conseil dÉtat (Council of State).” (Article de lusage dun procédé répondant aux 1316-4, paragraph 2, Code civil - Common conditions définies à la première phrase du Law) second alinéa de larticle 1316-4 du Code A distinction is made between two types of civil » (Décret art. 1.1) signature by the Council of States decree dated• Signature sécurisée : « une signature March 30, 2001. électronique qui satisfait, en outre, aux • Simple signature: “a data item which results exigences suivantes (Décret art. 1.2): from the use of a process meeting the o Être propre au signataire conditions defined in the first sentence of the second paragraph of article 1316-4 of o Être créée par des moyens que le the Code civil” (Decree Article 1.1) signataire puisse garder sous son
  12. 12. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 12 of 61 contrôle exclusif • Secure signature: “an electronic signature o Garantir avec l’acte auquel elle which satisfies, furthermore, the following s’attache un lien tel que toute requirements (Decree Article 1.2): modification ultérieure de l’acte soit détectable. » o It must belong to the signatory La signature sécurisée (« signature o It must be created by means which avancée définie par la directive européenne the signatory can keep under his or de 1999) bénéficie d’une présomption de her exclusive control fiabilité. o It must guarantee a link with the Cette signature est utilisée par les officiers document to which it is attached, ministériels (notaires et huissiers). Sa mise such that any subsequent en œuvre est complexe et couteuse). modification of the documents canLes actes authentiques créés par les notaires et be detected.”les huissiers sont régis par des décrets publiés The secure signature (advanced signatureen 2005. as defined by the European Directive ofLa norme française NF Z 42-013 définit les 1999) benefits from a presumption ofprincipes à respecter pour la conception et reliability.l’exploitation des systèmes informatiques This type of signature is used by memberscapables de conserver les documents of the legal profession (notaries andnumériques dans le respect des exigences bailiffs). Its implementation is complex andlégales résumées ci-dessus. costly. Authentic deeds created by notaries and bailiffs are governed by decrees published in 2005. The French standard NF-Z 42-013 defines theArchivage principles to be respected for the design and use of computer systems capable of storingLa loi du 15 juillet 2008 rappelle que l’archivage digital documents in accordance with the legalest une obligation légale. Elle définit ce qui doit requirements summarized above.être archivé, mais ne définit pas les durées deconservation sauf dans certains cas particuliers.Le code civil définit des durées de prescription Archivingqui constituent, de fait, des durées deconservation minimales des archives. The law of July 15, 2008 mentions that archiving is a legal obligation. It defines what must beLes principes de gestion et d’archivage des stored, but does not define the retentiondonnées relatives aux personnes sont définis et periods, except in certain special cases.contrôlés par la Commission Informatique etLiberté (Loi du 6 janvier 1978) The Code civil (Common Law) defines the prescription periods which constitute, de facto, the minimum file retention periods. The principles for managing and storing data relating to individuals are defined and controlled by the French Data Protection Agency (CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) (Law of January 6, 1978)En résumé, les points importants To sum up the important points:• Les documents nativement numériques (= écrits électroniques natifs) ont le même • Documents which are natively digital (= pouvoir de preuve que les documents sur native electronic documents) have the same support papier à condition de garantir : evidential power as documents on paper media, provided that they guarantee: o L’identification de leur auteur au moyen d’une signature électronique o Identification of their author using an electronic signature o L’intégrité des documents. o Integrity of the documents.
  13. 13. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 13 of 61• La numérisation des documents créés ou • Digitization of documents created or reçus sur support papier produit une copie received on paper media produces a digital numérique qui ne se substitue pas en tant copy which does not substitute the paper que preuve à l’original sur papier. original as evidence.• De même, l’impression sur papier d’un • In the same way, the printing on paper of a document nativement numérique produit document which is natively digital produces une copie qui n’a pas la valeur de preuve de a copy which does not have the evidential l’original numérique. value of the digital original.• Les préconisations de la norme NF Z 42- • The recommendations of the French 013 visent à construire des systèmes standard NF Z 42-013 aim at designing d’archivage électronique répondant aux electronic storage systems which meet exigences du droit français en matière de French law requirements in terms of preuve. La valeur de ce référentiel sera evidence. The value of this reference prochainement renforcée par la mise en document will shortly be strengthened by place d’une procédure de certification. the establishment of a certification procedure.MAIS, BUT,• dans la situation actuelle du droit français, aucun texte n’autorise la destruction des • in the current French law situation, there is documents originaux créés ou reçus sur no text which authorizes the destruction of support papier. original documents created or received on paper media.DONC, de jure, THEREFORE, de jure,• les juges conservent un pouvoir final d’appréciation de la valeur de preuve des • judges have the final power to assess the documents numériques. evidential value of digital documents.2. Précisions sur le contexte fiscal 2. Details concerning the fiscalDans le paysage réglementaire et législatif contextfrançais évoqué ci-dessus, l’aspect fiscal est Fiscal matters are a dominating aspect in theassez prépondérant. Le droit fiscal français French regulatory and legislative contextrepose sur de nombreux textes, principalement mentioned above. French fiscal law is based onconstitués autour de ceux-ci : numerous texts, mainly constituted around the• Le code général des impôts (CGI) ; following:• Le livre de procédures fiscales (LPF) ; • The code général des impôts (CGI – General Tax Code);• Des instructions de la Direction Générale des Impôts (DGI) à travers la publication du • The livre de procédures fiscales (LPF- Book Bulletin Officiel des Impôts (BOI). of Fiscal Procedure);En matière de gestion et de conservation de • Directives from the DGI (Direction Généraledocuments, les exigences fiscales sont assez des Impôts - French National Tax Office)strictes, sur des durées relativement courtes (3 through the publication of the BOI (Bulletinà 6 ans), inférieures à celles d’usage en droit Officiel des Impôts - Official Tax Bulletin).commercial (10 ans), mais il est fréquent qu’un The fiscal requirements are quite strictmême document relève à la fois du droit fiscal regarding the management and retention ofet du droit commercial. documents, for relatively short periods (3 to 6Cette réglementation est présentée ici à propos years), which are less than those in use inde deux cas concrets. commercial law (10 years), but it is often the case that the same document falls within the scope of the fiscal law and the commercial law. An introduction to these regulations is given here, with regards to two real cases.
  14. 14. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 14 of 612.1. Les factures 2.1. InvoicesEn droit français, trois formes de factures sont In French law, three forms of invoices arereconnues : recognized:• La facture sous forme papier ; • An invoice on paper media;• La facture sous la forme « EDI » (échange • An invoice in "EDI" (échange de données de données informatisées), en respectant informatisées – exchange of computerized les spécifications de la norme internationale data) format, meeting the specifications of EDIFACT ; the international EDIFACT standard;• La facture « dématérialisée », au sens • The “dematerialized” invoice or “e-invoice”, fiscal, en respectant les spécifications in the fiscal sense, meeting specifications mentionnées dans les textes définissant mentioned in texts defining this form of cette forme de facture (décrets n°2003-632 invoice (Decrees nos. 2003-632 of July 7, du 7 juillet 2003 & n°2002-659 du 18 juillet 2003 & 2002-659 of July 18, 2003, and BOI 2003, et BOI n°136 du 7 août 2003). no. 136 of August 7, 2003).Pour la conservation des factures papier, une For the retention of paper invoices, a differencedifférence de traitement existe selon le flux, et in processing exists according to their flow, andrepose sur la distinction, fondamentale en droit is based on the distinction, fundamental infrançais, entre un original et une copie : French law, between an original and a copy:• La facture client : les entreprises adressent • Customer invoice: Companies send these ces factures à leurs clients, elles leur invoices to their customers: they therefore transmettent donc l’original, et sont ainsi send them the original, and so are amenés à conserver des copies, qui compelled to retain copies, which could peuvent être aussi bien sous forme papier either be on paper media or electronic qu’au format électronique ; ceci est énoncé format; this is set out in BOI no. 4 of dans le BOI n°4 du janvier 2007 dans le January 2007 within the scope of an "easing cadre d’une « mesure d’assouplissement of the restrictions relating to client invoices", relatif aux factures clients », qui confirme which confirms that companies sending que les entreprises qui transmettent des invoices on paper media may keep an factures sur support papier peuvent en "electronic copy"; conserver un « double électronique » ; • The supplier invoice: Companies receive• La facture fournisseur : les entreprises these invoices from their suppliers: they are reçoivent ces factures de leurs fournisseurs therefore the recipients of paper originals, ; elles sont donc destinataires d’originaux and so must retain these invoices on paper papier, et doivent ainsi conserver ces media to be able to justify deduction of VAT. factures sous forme papier pour pouvoir Only electronic storage is acceptable for the justifier de la déduction de la TVA. retention of "e-invoices", a priori, in accordancePour la conservation des factures with best practice - that is, in compliance with« dématérialisées », seul un archivage French Standard Z 42-013.électronique est admis, a priori, dans le respect Furthermore, the requirements are lessde l’état de l’art, cest-à-dire en conformité avec stringent when the clients are private individualsla Norme Française Z42-013. (and not companies), because in this case VATPar ailleurs, les exigences sont moins fortes deduction is not an issue.lorsque les clients sont des particuliers (et non In general, the six-year period is applied. If thisdes entreprises), car, dans ce cas, la question is not met, the right to deduct VAT can bede la déduction de la TVA ne se pose pas. refused, a fine of €1,500 per document can beD’une manière générale, la durée de six ans est applied, and there can be a ruling on a taxappliquée. En cas de non respect, le droit à adjustment.déduction de la TVA peut être refusé, uneamende de 1500 € par pièce peut êtreappliquée, et un redressement fiscal peut êtreprononcé.
  15. 15. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 15 of 612.2. La comptabilité 2.2. AccountingAccompagnant la diffusion des technologies de Along with the distribution of information andl’information et de la communication (TIC), le communication technologies (ICT), thetraitement des documents comptables fait l’objet processing of accounting documents is thede textes de référence : subject of the following reference texts:• Le BOI 13 L-1-06 du 24 janvier 2006, dit • BOI 13 L-1-06 of January 24, 2006, known « instruction pour le contrôle des as the "directive for the control of comptabilités informatisées » ; computerized accounting";• Le livre de procédures fiscales (LPF) qui • The LPF (Livre de procedures fiscales - explicite l’instruction nommée ci-dessus. Book of Fiscal Procedure) which clarifies the directive mentioned above.Les dispositions de ces textes comportentparfois des exigences contradictoires, qu’il The provisions of these texts sometimes includeconvient d’interpréter au cas par cas. contradictory requirements, and it is advisableL’approche globale consiste à : to interpret these on a case-by-case basis. The overall approach consists of:• Adapter les exigences fiscales aux supports informatiques, en intégrant le fait que, • Adapting fiscal requirements to computer désormais, tout document comptable est media, by integrating the fact that, généralement créé soit sous forme henceforth, all accounting documents are électronique de façon native, soit à partir de generally created either in native electronic données informatiques ; format, or from computer data;• Exiger la présentation d’une documentation, • The requirement to produce complete and complète, à jour, relative à l’ensemble des up-to-date documentation relating to all the processus informatiques concernés, de computer processes concerned, in a sorte que la chaîne comptable soit manner that the accounting trail is fully accessible en toute transparence et disclosed and accessible and is easily auditable aisément ; audited;• Recommander, dans le cas d’une • The recommendation, in the case of comptabilité informatisée, une conservation computerized accounting, of retention in the dans le format d’origine (sauf mention original format (unless explicitly stated contraire explicite) ; cet archivage doit être otherwise); this storage must be ensured for assuré pendant une durée de trois années a period of three years using an "online" dans un mode « on-line », puis pendant method, then for three additional years in trois années supplémentaires sur tout any media; support ; • The recommendation for the use of reliable• Préconiser l’utilisation d’un horodatage time and date stamping, in order to maintain fiable, afin de maintenir les règles de chronology rules as far as accounting is chronologie en matière comptable, et d’offrir concerned, and to give traceability of la traçabilité des informations. information. En synthèse, les règles fiscales françaises To sum up, French fiscal rules are restricting.sont contraignantes. La « dématérialisation » a "Paperless commerce" has a tendency totendance à simplifier les procédures et assouplir simplify procedures and relax the requirementsles exigences du droit français. Cependant, il of French law. However, it is advisable to checkconvient de s’assurer, pour chaque type de if special clauses exist for each type ofdocument visé, si des dispositions particulières document specified.existent.
  16. 16. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 16 of 61 Exemples de durées de conservation obligatoire des Examples of mandatory retention periods for documents comptables accounting documents Documents à Modalités de Source officielle Documents to Retention Official source conserver conservation be retained methods Livres, registres Durée totale : 6 Livre des Books, registers Total period: 6 Livre des ou pièces ans : procédures or receipts years: procedures justificatives 3 ans sur fiscales article established in 3 years in fiscales (Book of établis sous support L102 B electronic format computer media Fiscal forme informatique +3 years in the Procedure), informatique article L102 B + 3 ans sur company’s support au choix choice of media de l’entreprise Documentation 3 ans Documentation 3 years relative à relating to the l’analyse, la analysis, programmation programming et à l’exécution and execution of des traitements computer informatiques processing3. Précisions sur les contraintes et 3. Details of the restrictions and les enjeux liés à la gestion des issues connected with managing messages électroniques (e-mail) electronic messages (e-mail)Le succès de l’e-mail a provoqué de The success of e-mail has given rise to manynombreuses dérives avec, parmi les abuses, whose consequences include theconséquences, le constat que l’adresse acknowledgement that an electronic addressélectronique a désormais une valeur marchande now has a greater market value than a postalplus importante que l’adresse postale. Plus address. Fast and easily routed, e-mail is nowrapide et facilement routable, l’e-mail est seriously used for commercial ends.désormais fortement exploité à des finscommerciales. 3.1. Legal context The development of the use of messaging3.1. Contexte juridique systems in companies has given rise toLe développement de l’utilisation de la numerous difficulties. This is the case with themessagerie dans les entreprises soulève de use, by a staff member, of their office e-mailnombreuses difficultés. Il en est ainsi de system. Computer system which is at thel’utilisation, par l’employé, de l’e-mail depuis la disposal of the staff member is considered to bemessagerie professionnelle. Le matériel a work tool, and for this reason the employerinformatique mis à disposition de l’employé est can exercise a right to inspect e-mail sent andconsidéré comme un outil de travail et de ce fait received at the workplace, all the more sol’employeur peut exercer un droit de regard sur because this is now also a factor in the increaseles e-mails émis et reçus sur le lieu de travail of companies’ exposure to legal risks.d’autant que celui-ci est également aujourd’huiun facteur d’augmentation d’exposition des 3.1.1. Use of e-mail systems in a workentreprises à des risques juridiques. context In French law, employers are automatically3.1.1. Utilisation des messageries dans un responsible for the work activities of their contexte professionnel employees. In the case of e-mail, this meansEn droit français, lemployeur est de plein droit that employers are responsible for informationresponsable de lactivité de ses employés. Dans conveyed internally or externally from theirle cas de l’e-mail, cela signifie que l’employeur companies. The work e-mail address is aest responsable des informations véhiculées functional address and is not personal, whichdans ou vers l’extérieur de son entreprise. means that once a message is received, theL’adresse mail professionnelle est une adresse employee is not personally the recipient - thefonctionnelle et non personnelle ce qui signifie real recipient is the company. When a memberque dès la réception d’un message, l’employé of staff sends or receives an e-mail, then’en est pas personnellement le destinataire, le recipient or the sender is in fact the company. Inréel destinataire est l’entreprise. Lorsqu’un this case, it would appear legitimate that the
  17. 17. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 17 of 61employé émet ou reçoit un e-mail, le employer should be aware of the contents ofdestinataire ou l’émetteur est en réalité messages sent or received by the workplace e-l’entreprise. Dans ce cas, il paraît légitime que mail system, since these are only supposed tol’employeur puisse prendre connaissance du contain information relating to the companyscontenu des messages, émis ou reçus depuis la business activity. Therefore, the employer ismessagerie professionnelle, puisque ceux-ci held responsible, whatever the content of thesont censés ne contenir que des informations message, for information which is binding on therelatives à l’activité de l’entreprise. Ainsi, company, abuse, viruses or dissemination ofl’employeur est tenu pour responsable et ce, confidential information.quel que soit le contenu du message : This is why the employer can be forced to checkinformations qui engagent l’entreprise, injures, messages when volumes are too high, for legalvirus ou encore diffusion d’information reasons or to ensure that no information thatconfidentielle. would implicate the companys security or that isC’est pourquoi l’employeur peut être amené à damaging to the reputation and/or the image ofcontrôler des messages lorsque les volumes the companys brand is disclosed. Whatever thesont trop importants, pour des raisons légales meaning of the message conveyed in each e-ou encore pour s’assurer qu’il n’y a pas de mail, its contents always represent the companydivulgation d’informations mettant en cause la who issued it.sécurité de l’entreprise ou portant atteinte à la Drawing up rules or good practices for the useréputation et/ou à l’image de marque de of the e-mail system in the workplace allowsl’entreprise. Quel que soit le sens du message employees to be kept aware of the risksvéhiculé dans chaque e-mail, son contenu incurred by the simple sending of an e-mail andreprésente toujours l’entreprise émettrice. to reduce the potential legal consequences forL’élaboration de règles ou bonnes pratiques de the company. These provisions may takel’utilisation de la messagerie dans various forms: clauses in employee contracts,l’environnement professionnel permet de tenir an e-mail charter or internal policy andau courant les employés des risques encourus procedure articles. The aim of these articles ispar le simple envoi d’un e-mail et d’atténuer les to set out the rules to be followed regarding theéventuelles conséquences juridiques pour processing of workplace and also personal e-l’entreprise. Ces dispositions peuvent prendre mails.diverses formes : clauses dans les contrats desemployés, charte e-mail ou articles durèglement intérieur. Elles ont pour objectifd’exposer les règles à suivre en matière detraitement des e-mails professionnels maisaussi personnels.3.1.2. Secret de la correspondance 3.1.2. Secrecy of correspondenceRien n’interdit pas l’usage de la messagerie There is nothing which prohibits the use of theprofessionnelle à des fins personnelles. En workplace e-mail system for personal purposes.théorie, l’employé ne devrait en avoir qu’un In theory, staff members should only use it forusage professionnel, mais rien ne l’empêche work matters, but nothing prevents employeesd’en avoir un usage privé. from using it for private purpose.Un des problèmes principaux de l’e-mail est sa One of the main issues of e-mail is its legalnature juridique dans la mesure où aucun texte nature, considering that there is no law whichne le vise directement. On peut donc deals with it directly. The application of secrecylégitimement s’interroger sur l’application du of correspondence by e-mail exchanged usingsecret des correspondances aux e-mails workplace e-mail systems might thereforeéchangés à partir des messageries legitimately be questioned. If employers haveprofessionnelles. Si l’employeur est en droit de the right to access their employees e-mails,disposer d’un accès aux e-mails de ses given the risks ensuing for the company, it iscollaborateurs étant donnés les risques qui completely different within law texts. Beingpèsent sur l’entreprise, dans les textes il en est aware of the contents of an e-mail is a means oftout autrement. La prise de connaissance du controlling the employee, and this control cancontenu d’un e-mail sert à contrôler l’employé et only be carried out according to the employmentce contrôle ne peut se faire que selon les règles law regulations.du droit du travail
  18. 18. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 18 of 61Ainsi, l’e-mail est assujetti, de la même manière Therefore the e-mail is subject, in the same wayqu’un courrier papier, au secret des as a paper letter, to secrecy of correspondence.correspondances. Les correspondances privées Private correspondence is protected by law andsont protégées par la loi et de fait, l’employeur de facto the employer cannot exercise anyne peut opérer de contrôle sur celles-ci. Il n’a control over this. The employer does not havepas le droit de prendre connaissance du the right to know the contents of the messagescontenu des messages émis et reçus par sent and received by the employee, even whenl’employé et même lorsqu’il a interdit une personal use of the workplace e-mail system isutilisation personnelle de la messagerie prohibited by the employer.professionnelle. 3.1.3. The evidence value of e-mails3.1.3. La valeur probante des e-mails From a legal standpoint, a company, anDu point de vue juridique, une entreprise -une organization or any individual may be heldorganisation ou tout individu peut être tenue responsible for the content of an e-mail. An e-responsable du contenu d’un e-mail. Un e-mail mail can be used as proof in court when the lawpeut permettre de prouver en justice lorsque la accepts evidence by any means (in particular inloi admet la preuve par tout moyen (notamment Commercial law). In this way, the retention of e-en Droit commercial). Ainsi, la conservation des mails becomes imperative in so far as it hase-mails devient un impératif d’autant que celle-ci been recognized since the LCEN (Loi sur laest reconnue depuis la LCEN n°2004-575 du 21 Confiance dans lEconomie Numérique - Law onjuin 2004 loi pour la confiance dans l’économie the Confidence in The Digital Economy) nonumérique qui transpose la directive 2004-575 of June 21, 2004, which transposeseuropéenne 2000/31/CE. Le texte stipule que the European directive 2000/31/CE. The textles écrits exigés pour la validité d’un acte states that documents required for the validity ofjuridique peuvent être établis et conservés sous a deed can be drawn up and kept in electronicforme électronique ce qui signifie que la valeur format, which means that the value of and’un « original » sous forme électronique est "original" in electronic format is now recognized.désormais reconnue. As the electronic messaging system becomesLa messagerie électronique s’étant imposé the most used means of communication withincomme moyen de communication le plus utilisé companies, there is a resulting obligation for theau sein des entreprises, il en résulte l’obligation latter to manage and store e-mails in order topour celle-ci de gérer et d’archiver les e-mails keep data which is sensitive to the companyspour préserver des données sensibles de business activity.l’activité de l’entreprise. Electronic storage of e-mails within theL’archivage électronique des mails dans les companies must take into account the issue of aentreprises doit prendre en compte la significant volume of data which is difficult toproblématique d’une volumétrie importante et control, without forgetting that it is difficult todifficilement maîtrisable sans oublier qu’il est assess the value of an e-mail and itsdifficile de juger de la valeur d’un e-mail et de subsequent usefulness. Furthermore, subjectingson utilité postérieure. En outre, e-mails to correspondence secrecy, even withinl’assujettissement des e-mails au secret des the scope of the workplace, shows that there iscorrespondances, même dans le cadre a legal loophole concerning the recognition of e-professionnel, démontre un vide juridique mails of a strictly professional nature andconcernant la reconnaissance des e-mails à involves a certain number of social restrictions,caractère strictement professionnel et implique which do not facilitate the implementation of thisun certain nombre de contraintes sociales qui type of project.ne facilitent pas la mise en place de ce type deprojet. 3.1.4. Compliance with the European directive3.1.4. Conformité à la directive européenne In April 2008, the European Union decided toEn avril 2008, l’Union européenne a décidée adopt a directive, inspired by American lawd’adopter une directive, inspirée de la loi (Sarbannes-Oxley), called EuroSOX, which isaméricaine (Sarbannes-Oxley), appelée applicable since 2009.EuroSOX qui s’applique dès 2009. Following the US model, all companies quotedA l’image des Etats-Unis, toutes les entreprises on the European stock exchanges are affected.cotées aux marchés boursiers européens sont This new European regulation involves a new
  19. 19. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 19 of 61concernées. Cette nouvelle réglementation technical and organizational management ofeuropéenne implique une nouvelle gestion documents. To meet the requirements fortechnique et organisationnelle des documents. complying with this, each company will have toPour répondre aux exigences de conformité de implement devices such as e-mails archivingcelle-ci, chaque entreprise va être dans system, and therefore reduce their exposure tol’obligation de mettre en place des dispositifs risks.tels que l’archivage des e-mails et ainsi réduire Within a context of globalization, even if Frenchleurs risques d’exposition. regulations do not yet impose the archiving of e-Dans un contexte de globalisation, même si la mails, companies must conform to theréglementation française n’impose pas encore legislation of other countries where they arel’archivage des e-mails, les entreprises doivent carrying out a business activity or makingse conformer aux législations des autres pays investments. Furthermore, thedès lors qu’elles y exercent une activité ou y recommendations of the European Communityinvestissent. En outre, les préconisations de la concerning archiving of e-mails for companiescommunauté européenne concernant with more than 50 staff members and the recentl’archivage des e-mails des entreprises de plus adoption of EuroSOX will make a strongde 50 salariés et la récente adoption de contribution to reinforcing this obligation.l’EuroSOX vont fortement contribuer à renforcer Companies must now be prepared to be able tocette obligation. Les entreprises doivent restore all legal documents in a fast and reliabledésormais se préparer à être capables de way to meet legal requirements.restituer de façon fiable et rapide toutes lespièces légales pour répondre à des impératifs 3.1.5. The storage of personal datalégaux. The Commission nationale de l’informatique et des libertés (French National Data Protection3.1.5. Préserver les données à caractère Agency) in October 2005 also published a personnel decision dealing with electronic archiving ofLa Commission nationale de l’informatique et personal data within the private sector. Indes libertés a également publié une délibération particular, it recommended to adjust theen octobre 2005 portant adoption d’une retention periods according to the data beingrecommandation sur les modalités d’archivage processed and control of access to andélectronique, dans le secteur privé, de données distribution of this data, and the use ofà caractère personnel. Elle préconise procedures for masking sensitive information.notamment l’attribution de durées deconservation selon les données traitées et uncontrôle de l’accès et de la diffusion de cesdonnées, l’utilisation de procédésd’anonymisation. 3.2. Issues related to e-mails archiving3.2. Les enjeux liés à l’archivage des e-mails3.2.1. Gérer l’accroissement des volumes 3.2.1. Managing the growth in volumeLes e-mails émis par les entreprises E-mails sent by companies represent almost two thirds of the e-mails circulating daily in thereprésentent près des deux tiers des e-mails quicirculent chaque jour dans le monde. Ils sont la world. They are the main cause of the increasepremière cause de l’augmentation des espaces in storage space within a company. According to one study, the number of messages receivedde stockage en entreprise. Selon une étude, lenombre de messages reçus par jour par per day per employee is assessed at 133employé est évalué à 133 (Source Radicati (source: Radicati Group Dec. 2007) within companies and is estimated to be 166 in 2009Group Dec. 2007) dans les entreprises etestimés à 166 en 2009 nécessitant 21,3 Mo de requiring 21.3 Mb of storage daily. In fact,capacité de stockage quotidienne. De fait, les storage costs represent between 15 and 25% of IT budgets.coûts de stockage représentent entre 15 et 25%des budgets informatiques 3.2.2. Finding messages efficiently3.2.2. Retrouver efficacement les messages The storage of e-mails must be designed in aL’archivage des e-mails doit être conçu de centralized way without having to save the native messaging system files for each
  20. 20. Legal Requirements for Document Management in Europe Page 20 of 61façon centralisée sans avoir recours à la employee, in order to secure and protectsauvegarde des fichiers natifs de la messagerie documents from fairly frequent crashes on userde chaque employé afin de sécuriser et workstations.préserver les documents des pannes assez These provisions allow reducing the overall riskfréquentes sur les postes utilisateurs. for companies regarding loss of information byCes dispositions permettent de réduire le risque centralizing the storage of e-mail systemglobal pour les entreprises de perte content, including files.d’informations en centralisant le stockage du Centralization of e-mail storage in one or morecontenu des messageries y compris les fichiers. rapid-access container applications and a high-La centralisation du stockage des e-mails dans performance search tool favors informationun ou plusieurs conteneurs à accès rapide et un sharing, but also allows a piece of informationoutil de recherche performant permettent de buried in the mass to be found more easily andfavoriser le partage des informations mais allows rapid restoring of specific e-mails onsurtout de retrouver plus facilement une request in order to respond to the recentinformation noyée dans la masse et permet une obligations regarding restitution of evidence.récupération rapide de-mails spécifiques viades requêtes afin de répondre aux obligations 3.2.3. Give users a sense of responsibilityrécentes en matière de restitution de preuve. The need to give users a sense of responsibility stems from the fact that it is they who are the3.2.3. Responsabiliser les utilisateurs keepers of the e-mails and the informationLe besoin de responsabiliser les utilisateurs which they contain, in so far as each user is theprovient du fait que ce sont eux qui sont les one who manages his own e-mail.détenteurs des e-mails et des informations qu’ils The human factor in the management of e-mailscontiennent dans la mesure où c’est chaque is therefore essential.utilisateur qui gère sa messagerie. Implementation of a storage solution must allowLe facteur humain dans la gestion des e-mails users to facilitate the management of their e-est donc essentiel. mail whilst reducing the time they spend on thisLa mise en place d’une solution d’archivage doit task. However, management rules must bepermettre aux utilisateurs de faciliter la gestion defined whilst respecting colleagues usualde leurs messageries tout en réduisant le temps working practices, and that these must apply toqui leur est consacré. Cependant, des règles de make optimal usage of the storage process.gestion doivent être définies, en respectant les They must also respect their working methods.habitudes des collaborateurs, et que ceux-cidevront appliquer pour faire un usage optimal 3.2.4. Integrate the overall informationdu processus d’archivage. Elles doivent storage policyégalement respecter leurs méthodes de travail. E-mail must therefore be integrated into any considerations regarding the organization and3.2.4. Intégrer la politique globale de processing of information and more specifically conservation des informations of documents. Currently, while paper mail isL’e-mail doit donc être intégré dans la réflexion subject to a processing procedure (distribution,sur l’organisation et le traitement de opening, dissemination, processing andl’information et plus spécifiquement des storage), e-mails are in the majority of casesdocuments. Actuellement, alors que le courrier kept by the recipient(s) without necessarilypapier fait l’objet d’un processus de traitement being subject to a regulated classification and(distribution, ouverture, diffusion, traitement et filing system.conservation), les e-mails sont, dans le meilleur As for all documents containing sensitivedes cas, conservés par le ou les destinataires information, the filing of e-mails must besans nécessairement faire l’objet d’un considered because it becomes strategic whenclassement et d’un archivage réglementé. the company is induced to prove an e-mailComme pour tous les documents contenant des send-and-receipt trail, or to confirm a date orinformations sensibles, l’archivage des emails content.doit être envisagé car il devient stratégique dèslors que l’entreprise est amenée à prouver latrace d’un envoi ou la réception d’un e-mail, ouencore à attester une date ou un contenu.

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