korte workshop 45 minuten met duiding Handreiking Vervanging Archiefbescheiden van Archief 2020 in afwachting van herziening najaar 2015.

1. Handreiking vervanging
archiefbescheiden
DOOR: LEON VAN OOSTEROM
ELVEO B.V.
WWW.ELVEO.NL
OOSTEROM@ELVEO.NL

2. De handreiking vervanging archiefbescheiden
Door Archief 2020
• Versie 1.0 van 25 februari 2014
• In beheer bij het Nationaal Archief.
• Evaluatie uitgevoerd april - juni 2015
• Eindrapport review:
https://archief2020.nl/downloads/goed-goed-
genoeg-eindrapport-review-handreiking-vervanging-
archiefbescheiden
• Aangepaste handreiking najaar 2015

3. Doel van de handreiking
•handvat om het gehele proces van vervanging
op een verantwoorde manier te doorlopen,
waarbij zowel de juridische, technische, als
toetsingsaspecten zijn meegenomen.

4. Hoe we het bedenken
En hoe we er in de praktijk ermee omgaan

5. De titel van het eindrapport:
GOED IS GOED GENOEG
De conclusie
• De handreiking geeft een zeer volledig beeld van het totale proces
van vervanging!
• Maar: de handreiking schiet te kort als praktisch handvat!!
• Er is behoefte aan een compact hulpmiddel toegespitst op
“routinematige vervanging”!!!

6. Waar schiet de handreiking dan te kort
Eigenlijk nergens, tenminste als je hem goed leest.
• Echter vaak wordt ten onrechte gedacht dat de Richtlijnen
Preservation Imaging Metamorfoze in één van de drie varianten
toegepast moet worden.

7. To Metamorfoze or not
• De Metamorfoze richtlijnen zijn de hoogst denkbare richtlijnen
binnen het erfgoedconserveringsprogramma van de Nederlandse
overheid.
• Bedoeld voor kunstwerken, museale collecties, erfgoedmaterialen
enz. waarbij de detaillering en kleurreproductie die van het origineel
MOETEN benaderen.
• Deze normen zijn nooit bedoeld geweest om standaard
documentscanners of multifunctionals te controleren of te ijken!

8. Een proefje Metamorfoze
Uitlichtingstoleranties

9. Waar hebben we in de praktijk mee te maken
• Met low budget documentscanners (prijsrange € 5.000 tot € 8.000)
• Met multifunctionals (de copiers op de gang)
• Met wijkteams en het op locatie gebruiken van hun smartphone of
Ipad
• Met burgers die thuis ook een scanner van € 119,95 hebben staan
MET GÉÉNVAN DEZE APPARATEN KUN JEVOLDOEN
AAN DE EISENVAN DE METAMORFOZE NORMEN !

10. Betekent dat dan dat we niet over kunnen
gaan tot routinematig vervangen?
Zeker niet, dat kunnen we wel degelijk.
• Lees de handreiking digitale vervanging eens goed door en
gebruik vooral je gezond verstand!

11. Vraag: is kleur een bepalend element
• Is kleur een bepalend element? denk aan logo’s,
arceringen fontkleuren, afbeeldingen,
spreadsheets?
• Is er sprake van zwart-wit foto’s, fijnmazige
illustraties in zwart-wit, kleuren die geen bepalend
element zijn of van een gering contrast tussen
letter en achtergrond?
• Is er behoefte om op de gedigitaliseerde
bescheiden tekstherkenning door middel van
Optical Character Recognition toe te passen?
Is het antwoord op de bovenstaande vragen ‘nee’? Dan
volstaat bitonale (zwart/wit) scanning!

12. Wanneer toch naar Metamorfoze
• als de kleur van het brondocument meer
dan alleen herkenbaar moet zijn, zoals
het geval is bij erfgoedmateriaal, en het
origineel zo dicht mogelijk moet
benaderen, dan is het zaak de eventuele
kleurafwijking vast te stellen.
• Hiertoe moet minimaal de zogenaamde
kleurzweem worden gemeten. Dat kan
door het gebruik van de UTT
testkaart[20] en –software.

13. Dus hoe gaan we om met de techniek
Het voorgaande betekent niet dat we dus maar wat aan
kunnen rommelen, vervanging is immers een onomkeerbaar
proces!
• Er zijn wel degelijk richtlijnen aan te geven die ook in de
dagelijkse praktijk toegepast kunnen worden en die ons
helpen bij het duurzaam routinematig vervangen en het
risico op verlies van informatie tot het minimum beperkt.

14. Keuzes bij het starten van digitaal werken
UITBESTEDEN
• Cultuur historische
materialen
• Grote gestructureerde
archiefcollecties
ZELF DOEN
• Routinematige vervanging
• On demand
Waar laat ik het papier?

15. Technische keuzes
IMAGING ASPECTEN
• Beeldkwaliteit
• Resolutie (scherpte)
• Kleurbehoud
• Compressie
• Metadata
• Foutmarges
• Bestandsformaten
APPARATUUR
• Soorten scanners
• Flatbed
• Multifunctionals
• Doorvoerscanners
• Groot formaat scanners
• Digitale achterwanden
• Boekscanners

16. Resolutie
BITDIEPTE EN RESOLUTIE

17. Vaststellen van de resolutie, volgens handreiking
vervanging Archief 2020
• 1 mm zespunts letter ‘e’ als uitgangspunt
Met voldoende reproductie wordt bedoeld
• Letter loopt niet dicht
• Alle lijnen en details van de letter zijn te onderscheiden
• De lijnen van de letter zijn duidelijk van de achtergrond
gescheiden
• De letter is niet rafelig

18. Van 100 naar 1600 ppi
100 PPI
200 PPI
300 PPI
400 PPI
600 PPI
1600 PPI

19. Vaststellen van de resolutie, veilige keuzes
1. Zwart wit scannen documenten; 300DPI
2. Kleur scannen documenten; 200DPI
3. Scannen t.b.v. OCR; 300DPI óók bij kleur
4. Zwart wit scannen tekeningen; 200DPI
5. Historische documenten; grijs of kleur 300 DPI
6. Zwakke documenten; grijs of kleur 300 DPI

20. Een bitje meer of minder
20
het menselijk oog kan van elk van de drie basiskleuren 256
helderheidgradaties onderscheiden, wat overeen komt met 16,7
miljoen kleuren.
Niet elke kleur geeft ook werkelijk nieuwe informatie door. Sommige
kleuren kunnen samengevoegd worden, zonder dat dit echt opvalt. In
de praktijk blijkt dat het menselijk oog maar ongeveer 16
helderheidsgradaties kan waarnemen.
Kleuren die op elkaar lijken krijgen dezelfde kleurwaarde en men
spreekt in dit geval van redundante (lees onnodige) kleuren.
Redundante kleuren spelen in de compressietechnieken uiteraard een
belangrijke rol.

21. Iets over kleur
• De drie primaire kleuren rood, groen en blauw
• Wit is het aanwezig zijn van alle kleuren in gelijke mate
• Zwart is het ontbreken van alle kleuren

22. Zwart/wit of kleur en de archiefregeling
HandreikingVervanging van Programma Archief 2020,
Ministerie van OCW samen met gemeenten, waterschappen en
provincies.
• De grote afweging: Informatiefunctie en/of erfgoedbelang
• Risicoafwegingen
1. zijn er risico’s van toepassing?
2. hoe vaak komen deze voor?
3. wat is de impact bij verwaarlozing hiervan?
4. welke interne normen worden hierbij gehanteerd?

23. De compressiemogelijkheden bij de meeste
scanners
JPEG (Joint Photographic Editor Group)
Quality (Kwaliteit)
wanneer u JPEG-compressie kiest, selecteert u een van de kwaliteitsopties:
• Concept: een maximale compressie waarbij het kleinste beeldformaat wordt geproduceerd.
Niet geschikt voor vervangingseisen
• Goed: een redelijke hoeveelheid compressie, maar toch met een acceptabele beeldkwaliteit.
Niet geschikt voor vervangingseisen
• Beter: enige compressie met een behoorlijke beeldkwaliteit. Geschikt voor vervanging van
de veel bedrijfsmatige documenten
• Best: een minimale compressie met een zeer goede beeldkwaliteit. Geschikt voor
vervanging van de meeste bedrijfsmatige documenten en afbeeldingen
• Superieur: de minste hoeveelheid compressie waarbij het grootste beeldformaat wordt
geproduceerd. Geschikt voor vervanging van de meeste bedrijfsmatige documenten en
afbeeldingen

24. Professionele productiescanners
• Bij de high end productiescanners kan veel meer ingeregeld
worden, zeker zaken als kleurcalibratie, witbalans en over het
algemeen ook de compressiefactor bij JPEG export.
• Bij een schaal van 0 – 100% is de veilige grens vaak 70%,
afhankelijk van de kwaliteit van de bronmaterialen.

25. Compressiesoorten
• ITU Groep 3 en 4 (alleen bitonaal) zwart/wit compressie
• JBIG, opvolger van groep 3 en 4 (Joint Bi-Level Image Expert Group)
• LZW, compressie verliesloos vooral zwart/wit en grijs of bij
kleurvlakken en lijnen, niet geschikt voor fotomateriaal.
• JEG, lossy compressie (ISO standaard)
• JPEG2000, lossy en lossless (ISO standaard)
• MRC-Compressie, combinatie van verschillende
compressietechnieken, uitgevoerd in lagen (alleen in PDF en PDF/A)

26. Image Jpeg versus Jpeg 2000 1/2
Bron: Digitalisering ontrafeld, stadsarchief Amsterdam
PSD20
4,21Mb
Jpeg2000
PSD 10
4,62 Mb
Jpeg
PSD10
2,13 Mb
Jpeg2000
PSD8
2,57 Mb
Jpeg
20,5 Mb
Raw scan

27. Image Jpeg versus Jpeg 2000 2/2
Tiff 25,7 Mb
JPG2000 6,1 Mb
JPG 12 4,6 Mb
JPF 70 1,0 Mb
JPG 8 644 Kb
JPF 20 313 Kb

28. Hoe controleren we de standaard scankwaliteit
dan wel
• Optisch
• Leesbaarheid
• Integriteit
• 4 ogen principe
• Gezond verstand
Optisch
Leesbaar
Integer
4 ogen
verstand

29. Juistheid
• Is het document geheel gescand?
• Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld
door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?
• Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of
verticaal op de pagina (juiste bladspiegel)?
• Is het document overeenkomstig het origineel portrait of
landscape gescand?
• Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met
lijntjes die niet op het origineel staan?
• Komen de afmetingen overeen met het origineel?

30. Volledigheid
• Zijn alle documenten gescand?
• Is van iedere pagina de voor en achterkant gescand?
• Zijn alle bijlagen gescand?
• Worden alle kleuren overgenomen?
• Treedt geen kleurverlies op?
• Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken,
mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden
gecropt of incompleet) ?
• Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv.
dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

31. Hoe bepaal ik dan de beste
scankwaliteit visueel
• Kleinste detail nog leesbaar
• Is scherpte gelijk aan het origineel. Geen halo’s of witte omrandingen
bij tekst
• Voldoende contrast (barcodes!!!!!!!!)
• Alle scanlijnen aanwezig, zowel horizontaal als verticaal
• Zijn er scansporen aanwezig, vervuiling, transportrollers e.d.
• Is er vervuiling zichtbaar, door b.v. lijmresten op de lenzen
• Zijn er spiegelingen, vervormingen of andere onbedoelde effecten
zichtbaar

32. Leesbaarheid
• Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten be-
tekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op scan en print
vergelijkbaar zichtbaar is.
• Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv.
decimaalpunten of –komma’s)?
• Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp,
onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?
• Als Optical Character Recognition gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend?
• Is er voldoende contrast?Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de
tekst en de achtergrond.Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel.
Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan (barcodes!).
• Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?
• Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek
op elke scan op dezelfde plek).

33. Aanwezigheid van artefacten
Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen
worden vastgesteld, zoals onder meer:
• horizontale of verticale strepen;
• pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;
• weerspiegelingen;
• andere vervormingen en effecten.

34. Tijd voor de laatste vragen
DANK VOOR UW AANDACHT EN GRAAG TOT ZIENS
LEON VAN OOSTEROM
WWW.ELVEO.NL
OOSTEROM@ELVEO.NL
GERAADPLEEGDE, GEBRUIKTE BRONNEN:
HANDREIKING DIGITALE VERVANGING VERSIE 1.0
HANDBOEK DIGITALISEREN VAN DOCUMENTEN FARO
STADSARCHIEF AMSTERDAM
DEN KENNISCENTRUM DIGITAAL ERFGOED