1. Verwerkingsproces
van duizenden VIA-
machtigingsbrieven
automatiseren
VIA-machtigingsbrieven snel digitaal verwerken
Alle accountantsorganisaties hebben er vanaf 2014 mee te maken:
de Vooraf Ingevulde Aangifte (VIA). De klanten ontvangen van
de Belastingdienst een brief waarmee zij de accountant kunnen
machtigen om de VIA bij de Belastingdienst te downloaden.
Voor toestemming moeten de klanten de machtigingsbrief naar
hun accountantskantoor sturen. Mazars maakt voor een snelle
verwerking van de VIA-machtigingsbrieven gebruik van een slimme
scanoplossing.
Rob Vergeer, Business & Proces Analist van Mazars Accountants
en Belastingadviseurs: “Wij ontvingen dit jaar duizenden VIA-
machtigingsbrieven. Het sorteren, overnemen van gegevens en
opslaan in het klantdossier kost veel tijd. Omdat wij voortdurend
streven naar procesoptimalisatie zochten we een efficiënt systeem
om de ontvangen machtigingsbrieven snel geautomatiseerd te
verwerken. Van ontvangst van de brief tot en met opslag in het
AFAS-systeem. Het liefst met één druk op de knop. Ricoh bracht
uitkomst. Met een slimme scanoplossing.”
Oplossing
• Scanoplossing voor
VIA-machtigingsbrieven
• Herkenning formulier/klant via
QR-code
• Scanning en opslag in één
handeling vanuit Ricoh MFP
• Aanpassing AFAS-connector op
Ricoh-systeem
Uitdaging
• Automatisering van het
verwerkingsproces van
VIA-machtigingsbrieven
• Koppeling met AFAS-systeem
voor automatische opslag in het
klantdossier en een snelle start
van vervolgprocessen
Case: Mazars Accountants en
Belastingadviseurs

2. Snel scannen en opslaan via QR-code
“De Ricoh MFP en scansoftware die wij al in gebruik hadden voor
andere processen is door Ricoh zodanig uitgebreid dat wij hiermee ook
de VIA-machtigingsbrieven volledig automatisch kunnen scannen en
opslaan. In één handeling. Het werkproces start met de VIA-brief die de
Belastingdienst op ons verzoek naar al onze klanten stuurt. Wij hebben
de klanten verzocht deze brief vervolgens aan ons te retourneren met
behulp van een antwoordenvelop. Elk brief bevat een unieke QR-code,
met klant- en kantoorgegevens. Deze scannen we op de MFP. Dat kan
zelfs in stapeltjes van 100 formulieren. De scansoftware herkent de VIA-
machtiging en klantgegevens en de op de achtergrond draaiende
software leidt deze direct naar het klantdossier in ons AFAS-systeem.
Zonder tussenstappen. Er komen geen handjes meer aan te pas. De VIA
wordt daarnaast tegelijkertijd automatisch geactiveerd en de
behandelend aangiftemedewerker kan direct starten met het
controleren en aanvullen van de aangifte.”
Snelle en foutloze verwerking
“Zonder deze scanoplossing zouden we de gegevens van elke VIA-
machtigingsbrief apart moeten invoeren in AFAS en moeten opslaan
in het klantdossier. Dat kost ons zo’n 4 minuten per brief. Nu neemt
het scannen, invoeren en opslaan slechts enkele seconden tijd in
beslag. Kunnen de gegevens niet ingelezen worden, bijvoorbeeld door
een onleesbare QR-code, dan wordt via de scansoftware automatisch
een e-mail naar onze helpdesk gestuurd en kunnen wij de VIA
handmatig verwerken.
Deze uitval komt gelukkig nauwelijks voor. Stuurt de klant per
ongeluk andere formulieren mee, dan herkent Ricoh’s software direct
welke de juiste is en hoeft het scannen van de stapel formulieren niet
onderbroken te worden. De gegevensovername verloopt snel en
foutloos. Deze oplossing is ideaal. Voor elk accountantskantoor.”
“Nu kunnen we de machtigingsbrieven met één druk op de knop
scannen en in het juiste dossier opslaan. In enkele seconden. Dit
scheelt ons bij duizenden formulieren zo’n 400 werkuren.”
Rob Vergeer, Business & Proces Analist, Mazars Accountants en
Belastingadviseurs
Tijd besparen met een slimme scanoplossing
www.ricoh.nl
De feiten en cijfers in dit document zijn gerelateerd aan deze specifieke klantcase. Individuele omstandigheden kunnen andere resultaten laten zien. Alle merk- en/of productnamen zijn
handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.
Copyright © 2015 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze klantcase, de inhoud en/of layout ervan mag niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden
gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.
Resultaat
• Volledig digitale verwerking
• Snel en foutloos
• Korte ROI: < 1 maand
• Tijdbesparing 400 uur per jaar
• Implementatie in één dag
• Onderhoudsvrij systeem