1. _de kracht van het meedenkenVoor meer informatie: www.brainforce.nl
Eenvoudige en papierloze
registratie
Centrale en visuele rapportage via
een BI-dashboard
Tijdsbesparing
Verlaging van de foutkans
Extra optie: foto’s toevoegen
Extra optie: locatiebepaling
Taakgericht werken
Mobiel werken
Integrale benadering
Herbruikbaarheid van werkwijzen en
componenten
Voordelen
Makkelijker registreren en rapporteren met een app.
Eens in de zoveel tijd duikt
het weer op in het nieuws:
zorgverleners die klagen over een
hoge registratiedruk. Ze zijn vaak
tot wel 30 procent van hun tijd
kwijt aan administratie. Ook in het
bedrijfsleven is dit geen onbekend
verschijnsel.
Een belangrijke reden: de vaak
omslachtige ICT-systemen waarin de
registraties moeten worden gedaan.
Als registreren integraal onderdeel
wordt van het werk, kost het veel
minder tijd. Dat kan met een app.
Ga registratiedruk en administratieve lasten te lijf
In vrijwel alle grote organisaties is het meest
bedrijfskritische systeem ook meteen een heel
complex systeem. Denk bijvoorbeeld aan ERP in
productiebedrijven of het Elektronisch Patiënten Dossier
(EPD) in zorgorganisaties. Wie veel in deze systemen
moet registreren is vaak meer tijd kwijt met inloggen
en doorklikken naar het juiste tabblad dan met de
registratie zelf.
Dit geldt helemaal voor medewerkers die op veel
verschillende locaties werken. Denk hierbij bijvoorbeeld
aan inspecteurs, vertegenwoordigers of dokters en
verpleegkundigen. Zij maken vaak eerst aantekeningen
op papier die ze later moeten overtypen in het
systeem. Dubbel werk en bovendien foutgevoelig.
BRAIN FORCE heeft daarom een framework ontwikkeld
voor een snelle ontwikkeling van taakgerichte apps, die
aan de achterkant worden gekoppeld aan een centrale
applicatie en aan de voorkant volledig zijn afgestemd
op het werk dat iemand moet doen.
De app vereenvoudigt registratie en automatiseert
het maken van rapportages. Daarmee kunnen
medewerkers veel tijd besparen en zich bovendien
beter focussen op hun primaire taak.
Aan de hand van de app“Hygiëne in Beeld”, een app
die BRAIN FORCE heeft ontwikkeld in samenwerking
met het Amphia Ziekenhuis, maken we duidelijk
op welke terreinen de voordelen liggen.
GEZONDHEIDSZORG
de kracht van het meedenken

2. _de kracht van het meedenkenVoor meer informatie: www.brainforce.nl
Voordelen Windows 8-app.
1. Eenvoudige en papierloze registratie
Hygiëne in Beeld is een Windows 8-app op een tablet en is ontwikkeld voor de afdeling Infectiepreventie. De deskundigen
Infectiepreventie onderwerpen alle afdelingen van het Amphia Ziekenhuis aan regelmatige audits op het gebied van
persoonlijke hygiëne. Hierbij worden de landelijke regels op het gebied van persoonlijke hygiëne gevolgd. Deze regels behelzen
onder meer dat medewerkers die direct contact hebben met een patiënt geen hand- of polssieraden mogen dragen, hun nagels
kort moeten houden, lange haren vastbinden, en dat hun uniform schoon moet zijn en dicht moet zitten.
De papieren checklists waarop deze en andere zaken werden geregistreerd zijn nu vervangen door een Windows 8-app op een
tablet. Deskundigen Infectiepreventie loggen in op de app met hun persoonlijke code. Uit de lijst die verschijnt kiezen ze de
afdeling die ze willen gaan controleren. Als ze de tablet draaien naar portrait mode kunnen ze bovenin aanvinken wat voor type
medewerker ze controleren: een arts, verpleegkundige of overige (fysiotherapeut, baliemedewerker etc.).
Er verschijnt een checklist waarin ze de bewuste functie aanklikken en waarin ze vervolgens eenvoudig alle afwijkingen kunnen
aanvinken, bijvoorbeeld een verpleegkundige met lange nagels of een dokter die zijn jas open heeft. Met andere woorden: de
informatie wordt op een gebruiksvriendelijke manier meteen digitaal vastgelegd in plaats van eerst op papier.
2. Centrale en visuele rapportage via een BI-dashboard
De app is gekoppeld aan een achterliggende databaseserver. Resultaten die de deskundigen Infectiepreventie invoeren, worden
automatisch verwerkt in tabellen op de databaseserver. In SharePoint is een website aangemaakt voor Infectiepreventie, die alle
resultaten op een grafische manier toont.
De deskundigen Infectiepreventie kunnen in de grafische schil die om SharePoint heen ligt eenvoudig aanklikken wat ze willen
zien. Zo zijn de resultaten zichtbaar van een afdeling, of alle situaties ziekenhuisbreed waarin iemand zijn jas niet dicht had. Op
basis van deze gegevens kunnen grafieken en rapporten maken.
De rapportages zijn toegankelijk via SharePoint, maar ook rechtstreeks via de app. Zodra de deskundige Infectiepreventie de
tablet draait naar landscape, ziet hij een aantal basisrapportages. Draait de medewerker de tablet terug naar portrait, dan kan hij
verder gaan met het invoeren van nieuwe resultaten. De rapportage wordt real-time aangepast als er nieuwe invoer is.
Er is naast de grafische rapportagemogelijkheid in SharePoint ook een koppeling met Excel, zodat medewerkers die nog meer
willen dan de standaardrapportages de vrijheid hebben om de data te verwerken op de manier waarop zij dat willen.
3. Tijdbesparing
Per te controleren afdeling bespaart een deskundige Infectiepreventie 1,5 uur tijd. Vroeger moesten zij de resultaten eerst
overtypen in Excel en vervolgens handmatig een rapport maken. Nu worden de resultaten meteen digitaal verwerkt en
teruggekoppeld. Dit betekent dat de deskundigen Infectiepreventie de resultaten meteen kunnen bespreken met de
leidinggevende van de gecontroleerde afdeling.
De terugkoppeling is nu veel directer en de impact veel groter. Er onstaat een stuk bewustwording bij de medewerkers.
Bovendien kunnen de hoogopgeleide medewerkers nu een veel groter deel van hun tijd besteden aan hun werk, waardoor ze
afdelingen veel vaker dan voorheen kunnen controleren. Ook wordt hun werk hierdoor een stuk leuker.
de kracht van het meedenken

3. _de kracht van het meedenkenVoor meer informatie: www.brainforce.nl
4. Verlaging van de foutkans
De registratie van gegevens wordt visueel ondersteund. Als een deskundige Infectiepreventie aanklikt dat een uniform niet dicht
zit, dan licht op een poppetje de jas op. Hierdoor is het haast onmogelijk om fouten te maken tijdens de invoer van gegevens.
Dat valt meteen op. Daarnaast wordt de foutkans verlaagd omdat er geen informatie meer hoeft te worden overgetypt van een
papieren checklist.
5. Extra optie: foto’s toevoegen
Een handige extra optie die een app op een tablet biedt ten opzichte van een papieren checklist is dat er foto’s kunnen worden
gemaakt en automatisch aan de rapportage kunnen worden toegevoegd. Soms zegt één beeld meer dan duizend woorden. Dit
geldt in het geval van audits en inspecties, maar ook in situaties als klantbezoeken of storingsmeldingen kan het handig zijn om
via een foto informatie over de situatie ter plekke te delen met collega’s op een andere locatie.
6. Extra optie: locatiebepaling
In een buitenomgeving kan voor locatiebepaling gebruik worden gemaakt van het GPS-signaal. Inpandig verraden wifi access
points de locatie van de medewerker. Het Amphia Ziekenhuis maakt met Hygiëne in Beeld geen gebruik van locatiebepaling,
maar deze optie kan in situaties waar het zinvol is eenvoudig aan een app worden toegevoegd.
7. Taakgericht werken
Veel werk wordt makkelijker als medewerkers niet langer rechtstreeks in het EPD, ERP of ander omslachtig systeem hoeven
te werken, maar gebruik kunnen maken van simpele, kleine applicaties die volledig zijn toegespitst op hun taak. Want het
gebruiksgemak voor medewerkers lijdt in de regel onder de complexiteit van de zware applicaties waar de meeste organisaties
mee werken. Een app lost dat probleem op.
8. Mobiel werken
Een app is met name handig in situaties waarin medewerkers op locatie registraties moeten doen, zoals in een ziekenhuis. Maar
denk ook aan inspecteurs, schade-experts of vertegenwoordigers. Hygiëne in Beeld werkt in het Amphia Ziekenhuis alleen via
wifi. Maar het is ook mogelijk om via het 3G of 4G netwerk van telecomproviders in te loggen op een app en contact te maken
met de achterliggende database.
9. Integrale benadering
Het succes van een app hangt af van heel veel aspecten: de visuele kant, het gebruiksgemak, de koppeling naar de
achterliggende database, de mate waarin componenten herbruikbaar zijn in andere apps en ga zo maar door. Daarom is een
integrale benadering belangrijk bij het ontwikkelen van taakgerichte apps.
Het belangrijkste is dat de app volledig aansluit bij de manier waarop medewerkers willen werken. BRAIN FORCE begint de
ontwikkeling van een app daarom altijd met het in kaart brengen van de gebruikersbehoeften. Die behoeften vormen de basis
voor andere keuzes, waaronder architectuur, design en aan te bieden functionaliteit.
Voordelen Windows 8-app.
de kracht van het meedenken

4. _de kracht van het meedenkenVoor meer informatie: www.brainforce.nl
10. Herbruikbaarheid van werkwijzen en componenten
Omdat de apps taakgericht zijn, zal vrijwel iedere organisatie meerdere apps willen ontwikkelen voor diverse toepassingen.
Het Amphia Ziekenhuis ziet bijvoorbeeld volop mogelijkheden voor verpleegkundigen, zoals het registreren van temperatuur,
bloeddruk, hartslag of pijnscore. Daarom is gedurende het gehele traject veel aandacht besteed aan de herbruikbaarheid van
werkwijzen en componenten.
Het doel van de afdeling Informatie en Medische Technologie (IMT) met de ontwikkeling van Hygiëne in Beeld was het opdoen
van ervaring met het ontwikkelen van een app en leren hoe je zo’n nieuwe tool optimaal kunt laten aansluiten bij de wensen
van gebruikers. Het Amphia Ziekenhuis vindt het bijvoorbeeld belangrijk dat gebruikers zelf makkelijk aanpassingen kunnen
doen, zonder hulp van de IMT-afdeling. Daarom is informatie die regelmatig verandert opgenomen in de tabellen die op de
databaseserver staan en niet geprogrammeerd in de app. Denk bijvoorbeeld aan de lijst met afdelingen.
Als twee afdelingen worden samengevoegd of gesplitst, kan een medewerker dat zelf in de database aanpassen. Met rollen en
rechten is vastgelegd wie wat mag doen. Op die manier houdt het Amphia Ziekenhuis het ook beheersbaar als ze straks meer
apps gaan ontwikkelen.
Conclusie
Organisaties kunnen veel tijd besparen, fouten voorkomen en de impact van hun werk verhogen door het gebruik van
taakgerichte apps. Met name het werk van medewerkers die geen vaste werkplek hebben kan hierdoor aanzienlijk
worden vereenvoudigd. Zij kunnen nu direct ter plekke hun waarnemingen vastleggen, en hoeven het niet eerst op papier
op te schrijven om later te kunnen invoeren in een systeem. Kwaliteitsverbetering en efficiencyverhoging gaan hiermee
hand in hand.
De toegevoegde waarde van BRAIN FORCE
BRAIN FORCE kan u begeleiden bij het gehele traject, van het eerste idee tot en met de uitvoering en zelfs het ontwerpen van
een herbruikbaar proces, zodat u bij de ontwikkeling van meerdere apps duidelijke synergievoordelen behaalt.
Wij ontwerpen voor u een framework voor de ontwikkeling van apps, dat aansluit bij de specifieke eisen en wensen van uw
organisatie. Tot onze werkzaamheden behoren onder meer projectmanagement, het ontwikkelen van een business case,
architectuur, softwareontwikkeling, design, testen en support.
Contact
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Pascal Schut, Sales Manager bij BRAIN FORCE.
Telefoon: +31 88 560 7000, e-mail: Pascal.Schut@brainforce.nl
Bezoekadres: Vendelier 69, 3905 PD Veenendaal.
Voordelen Windows 8-app.
de kracht van het meedenken