Verhuizen van documentaire collecties, 27 november 2015. Verzekeringen in het MIAT
•
0 likes•367 views
Om kennis en ervaringen over het verhuizen van documentaire collecties te delen, organiseerden de Vlaamse Erfgoedbibliotheek en FARO op vrijdag 27 november een derde bijeenkomst van de collegagroep 'Verhuizen van documentaire collecties' in het Fotomuseum in Antwerpen. Centrale thema was het verzekeren van de collectie in functie van een verhuisoperatie.
Recommended
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (10)
More from FARO
More from FARO (20)
Verhuizen van documentaire collecties, 27 november 2015. Verzekeringen in het MIAT
- 1. “Collegagroep” Verhuizen van documentaire collecties Verzekeringen in het MIAT Pieter Neirinckx 27 november 2015
- 4. Onderdelen: •Verzekeren in het MIAT? •Een link tussen de patrimoniale boekhouding en de verzekeringswaarde? •De verhuis van alle stedelijke collecties naar een centraal Erfgoeddepot en de verzekering?
- 5. Verzekeren in het MIAT?
- 6. Verzekeren in het MIAT? •Bruikleenverkeer •“Nagel tot Nagel”
- 7. Verzekeren in het MIAT? •Bruikleenverkeer •“Nagel tot Nagel” •Aanvraag offerte Vergelijk!
- 8. Verzekeren in het MIAT? •Bruikleenverkeer •“Nagel tot Nagel” •Aanvraag offerte Vergelijk! •“Alle risico’s” Uitsluitingen
- 9. Verzekeren in het MIAT? •Bruikleenverkeer •“Nagel tot Nagel” •Aanvraag offerte Vergelijk! •“Alle risico’s” Uitsluitingen •De waarde?
- 10. Een link tussen de patrimoniale boekhouding en de verzekeringswaarde? Gemeentedecreet dd 15/07/2005 Art. 171 : Onder leiding van de financieel beheerder en in overleg met het managementteam worden uiterlijk op 31 december van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen gedaan om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de gemeente van welke aard ook
- 11. Museumgoederen vallen onder de individuele inventarisatie => elk goed heeft een eigen nummer vast actief. Overeenstemming tussen de fysische en de boekhoudkundige inventaris Overeenstemming tussen de fysische inventaris en de realiteit
- 12. Kunstpatrimonium = 1 EUR dus Patrimoniale boekhouding ≠ verzekeringswaarde
- 13. De verhuis van de stedelijke collecties naar een centraal Erfgoeddepot - verzekering?
- 14. Verschillende Partners in het project • De Stad Gent met 250.000 collectiestukken • Farys • Opdrachtnemer voor inrichting depot • Aannemers (klimatisatie, logistiek…) • Transportfirma / art handling • Bewaking • …
- 15. Conditierapport? Stoel met twee poten van Benoît Malta
Editor's Notes
- Goeiemiddag en alvast dank voor de uitnodiging. Ik ben Pieter Neirinckx en werk op de dienst collectie en wetenschappelijk onderzoek van het MIAT, het Museum over Industrie Arbeid en Textiel.
- Voor de mensen die het MIAT niet kennen, heel kort: De collectie werd gestart in 1977 en telt momenteel meer dan 30.000 collectiestukken. Voor de opslag beschikt het museum over meerdere depots op vijf verschillende locaties. Er is ongeveer 1765 m² Netto depotruimte nodig om alles te bewaren. Dit is de oppervlakte zonder de circulatieruimte. Het materiaal is enorm gevarieerd: van textielmachines, (*) televisietoestellen over (**) brandweerwagens tot het (***) badpak van Ginger Rodgers.
- Voor de aanwezige perkament- en papierliefhebbers, geen nood! Ook dit hebben we in de collectie, zei het dan in beperkte hoeveelheid.(X) Zo bevat onze documentatie collectie oa de adelbrieven van textielbaron Joos Clemmen.
- Bart De Nil vroeg me om in mijn bijdrage kort aandacht te besteden aan de volgende punten: - 1) * Verzekeren in het MIAT, algemeen? -2) * De eventuele link tussen de patrimoniale boekhouding en een verzekeringswaarde? En ten derde: -3) * De verhuis van de stedelijke collecties naar een centraal Erfgoeddepot en de verzekering? Ik wil kort toch even vermelden dat ik hier eerder ervaringen of getuigenissen deel, dan expertise. Hoe meer je met dit onderwerp bezig bent, hoe meer vragen er opduiken. En gelukkig kan ik als Kunstwetenschapper – Archeoloog, indien nodig een beroep doen op de juridische dienst van de Stad.
- Verzekeren in het MIAT? De MIAT-collectie is eigendom van de Stad Gent. De stad neemt geen of slechts uitzonderlijk een verzekering voor haar eigen museumcollecties. Bij ons wordt dit altijd uitgedrukt met het zinnetje “ De stad verzekert zichtzelf”.
- Er wordt wel verzekerd bij (*) bruikleenverkeer. Voor alle stukken die het museum voor een bepaalde periode of gelegenheid als bruikleennemer van derden in bruikleen krijgt, wordt er een verzekering (*) “nagel tot nagel” afgesloten. Samengevat betekent dit dat de dekking van de verzekering aanvangt op de plaatst waar het kunstwerk of erfgoedstuk wordt weggenomen tot de terugkomst ervan op dezelfde of overeengekomen locatie (bij de bruikleengever).
- Soms wordt de verzekeringsmaatschappij opgelegd door de bruikleengever. Dit is dan terug te vinden in de bruikleenvoorwaarden. Maar in de meeste gevallen mag het museum de verzekeringsmaatschappij zelf kiezen. Als overheidsinstelling zijn wij verplicht om (3) offertes aan te vragen. De verzekeringsagent vraagt hiervoor minimaal de volgende informatie: het te verzekeren risico (de som van de waarde van alle te verzekeren stukken (onder de vorm van een gedetailleerde lijst) en de looptijd of duur van de bruikleen. Soms wordt er extra informatie over de aard van de te verzekeren stukken, de ruimte waar de tentoonstelling plaatsvindt of de manier van beveiliging gevraagd. Zijn er afgesloten vitrines, voor kleine stukken???? Als reactie krijgt u dan van de verzekeringsmaatschappij een raming van de te betalen premie en een brochure met de “Algemene voorwaarden”. Hiermee kan u dan aan de slag om de offertes te vergelijken en de juiste keuze te maken. Succes!
- De gemakkelijkste oplossing zou zijn om de laagste offerte te nemen. Maar bij het lezen van de “Algemene voorwaarden” van de verzekering, bij verschillende maatschappijen met vermelding, “verzekering ALLE RISICO’s”, in groot lettertype op de voorflap, blijkt er toch een rede te zijn waarom de ene verzekeringspremie beduidend lager ligt dan de andere. Vaak geeft de lijst met “uitgesloten risico’s, in het begin van de brochure, al een idee. U kan natuurlijk ook altijd bijverzekeren, mits een extra premie of franchise.
- Het wordt soms extra verwarrend, wanneer er wordt gekeken naar de omschrijving van de waarde. Een kleine greep uit de terminologie: reële waarde (of gebruikswaarde), vervangingswaarde, werkelijke waarde, aangenomen waarde of conventionele waarde, veilingwaarde of wedersamenstellingswaarde. Mijn advies: bouwen een goede verstandhouding op met uw verzekeraar! (Zo mail ik tijdens de opbouw van een tijdelijke tentoonstelling soms tot 2 of drie maal per dag naar Mevr. Annabelle. Haar maatschappij is hier vandaag ook vertegenwoordigd). Vraag verduidelijking en als u het geluk hebt om een juridische dienst ter beschikking te hebben, leg het voor.
- Zo kom ik aan het tweede deel van mijn bijdrage: is er een link tussen de patrimoniale boekhouding en de verzekeringswaarde? Het MIAT heeft lange tijd haar collectie niet moeten inschrijven in de patrimoniale boekhouding, in tegenstelling tot andere collega’s zoals Schone kunsten, het SMAK of het Designmuseum. Er werd gemotiveerd dat het te moeilijk was om een waarde te plakken op het industrieel erfgoed in de collectie. Meer dan 90% van de collectie is het gevolg van schenking. Dus er is vaak geen aankoopprijs. Wie kan de waarde van een ‘top stuk als de ‘mule jenny’ schatten? Bovendien: “ de stad verzekert zichtzelf.” Maar sinds enige tijd moet ook het MIAT voldoen aan de bepalingen van het Gemeentedecreet van 15 juni 2005.
- Door hun aard vallen de museumgoederen onder de individuele inventarisatie. Dit wil zeggen dat het betrokken goed een vast actiefnummer toegewezen krijgt in de boekhouding en dus ook individueel wordt opgevolgd in de boekhoudkundige inventaris. Voor deze goederen dient er een overeenstemming te zijn tussen de fysische en de boekhoudkundige inventaris en tussen de fysische inventaris en de realiteit. Bij elke wijziging in de fysische inventaris zoals verwerving, diefstal, verkopen, schenkingen, ... moet de boekhoudkundige inventaris worden aangepast. Daarnaast wordt minimaal één keer per jaar een overeenstemmingscontrole uitgevoerd tussen de boekhoudkundige en de fysische inventaris. De fysische inventaris wordt daarenboven ook gebruikt als beheersinstrument door de inventarisbeheerder.
- In het verleden werd ieder stuk kunstpatrimonium in de boekhouding ingeschreven tegen “een verzekeringswaarde” / ‘ gebruikswaarde’ of ‘reële waarde’. Deze werd vaak overschat of onderschat. Hierdoor was er in de boekhouding nooit een reel beeld van de waarde van het kunstpatrimonium. ( Geruchten deden zelfs de ronde, dat sommige musea of museummedewerkers in competitie gingen voor de meest waardevolle collectie). Voortaan worden zowel schenkingen als aankopen, op het einde van het boekjaar ingeschreven aan 1 euro. De waarde van de patrimoniale boekhouding wordt dus niet of niet meer gebruikt als verzekeringswaarde.
- Stad Gent werkt aan een centraal Erfgoeddepot in de Ghelamco arena. Het is de bedoeling om de meer dan 250.000 erfgoedstukken van alle Gentse musea hier in de juiste klimaatomstandigheden in onder te brengen. Het project is een samenwerking tussen de Stad Gent en de Intercommunale Farys. Zo wordt de inrichting en het onderhoud van het erfgoeddepot toevertrouwd aan de Divisie Aanvullende Diensten van Farys. Het project zit nog in de gunning, maar bij de opmaak van het dossier werd er toch al nagedacht over risico’s en verzekeringen.
- Al snel werd duidelijk dat het zinnetje “ De Stad verzekert zichzelf” in dit project moeilijk houdbaar is, gezien het groot aantal betrokken partijen. Er is de Stad, Farys, de opdrachtnemer voor de inrichting van het depot, de verschillende aannemers (klimatisatie, logisitiek…), een transportfirma al dan niet gecombineerd met art handling, bewaking,…. Noem maar op. Iedereen heeft zijn taak en kan de collectie dus blootstellen aan diverse risico’s. Een hele kluif voor onze juridische dienst. Moeten we nu de volledige collectie van de Stad verzekeren? “Wat gaat ons dat kosten?”
- De eerste vragen die bij mijn collega’s collectiebeheerders opdoken waren “ moet ik van AL mijn collectiestukken nu een ACTUEEL conditierapport opmaken?” wie zal bij transport, vóór en na, de conditie van deze 250.000 stukken vaststellen? Wordt zeker vervolgd!
- Tot slot een kleine aanrader en oproep.In 2002 werd door het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap “afdeling Beeldende Kunst en Musea” het onderzoeksproject “ musea, risicobeheer en verzekeringen “ voorgesteld. De publicatie is jammer genoeg al lang uitgeput. Maar mocht er ooit een vervolg komen op de dit project, ben ik zeker dat er vanuit Gent veel interesse zal zijn. Dank u.