THE US FEDERAL GOVERNMENT: A VIABLE CUSTOMER FOR BELGIAN COMPANIES. US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS, COVERED BY JENNIFER SCHAUS

1. THE US FEDERAL GOVERNMENT
A VIABLE CUSTOMER FOR BELGIAN COMPANIES
US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS
Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC
http://www.JenniferSchaus.com
JSchaus@JenniferSchaus.com
LINKEDIN: https://www.Linkedin.com/in/jenniferschaus
+ 1 – 2 0 2 – 3 6 5 – 0 5 9 8
REVISED: July 2015

2. De Verenigde Staten federale regering is de grootste afnemer van goederen en diensten in
de wereld, meer dan $ 450 miljard per jaar. De federale overheid koopt zowel de
producten en diensten. De producten variëren van tandpasta tot kantoorartikelen en
artillerie. Ze moeten ook de diensten van verschillende beroepsgroepen, variërend van
architecten, verpleegkundigen, priesters, kappers, consultants en informatietechnologie
cyber security professionals. Voor standaard "business-to-business" bedrijven, te
verkopen aan de Amerikaanse federale overheid is een manier om de klantenportefeuille
te diversifiëren en de risico's te beperken verwering van de schommelingen in de
economie, met name gezien het volatiele klimaat Europese Unie. Bovendien, als je
eenmaal een gevestigde Amerikaanse Federal aannemer en bevredigend uitgevoerd
binnen contract voorwaarden voldoen aan de regeringen van de verklaring van het werk
"- verhoogt uw kans voor een constante terugkerende klanten, met een verhoogde marges
(zij slank) in meerjarige contracten . Hoewel uw winstmarges niet de hoogste in deze
competitieve sector, de ietwat voorspelbare budgetten en koopgedrag kan zijn (als je
eenmaal "in") kan een motiverende factor zijn voor veel bedrijven aan de overheid
contracten vast te stellen. Een andere motiverende factor is te weten dat u gegarandeerd
de betaling van de overheid. Soms, maar er kan een hindernis op de tijdframes in te
verzamelen. Dit kan doorgaans worden omzeild door ervoor te zorgen dat u precies op de
voorwaarden en dat uw factuur komt exact overeen met de bestelling afgegeven door de
regering geleverd. Er zijn bepaalde nuances die moeten worden nageleefd.
De "wie" van de Amerikaanse overheid
De Amerikaanse regering bestaat uit meerdere agentschappen en duizenden kopers van
brede producten en diensten. De meeste Amerikaanse federale overheid zijn gevestigd in
de omgeving van Washington DC, maar hebben ook kantoren in het hele land en de
wereld waar aankopen ook worden gedaan. Bijvoorbeeld, het Amerikaanse leger heeft
bases in veel buitenlandse landen. Terwijl je naar vrijwel iedereen kan verkopen door
gebruik te maken van de technologie, is het nuttig om een fysieke aanwezigheid in de
Washington DC grootstedelijk gebied hebben want dit is waar de meerderheid van de
beslissers zich bevinden. Dit kan worden bewerkstelligd door toepassing van een full-
time verkopers, behouden adviseur, lobbyist, een partnerbedrijf of een combinatie
daarvan. Veel part-time office bedrijven hebben door de jaren heen gegroeid door het
aanbieden van een Washington DC adres, telefoonnummer, het beantwoorden van service
en een paar uur per maand naar een gedeelde conferentieruimte en een kast te gebruiken.
Dit helpt verlichten bezorgdheid uit het risicomijdend regering dat je geloofwaardig bent
en hebben een werkelijke aanwezigheid.
Er zijn grote overheidsinstellingen over het hele land en als je een dienst of product voor
een nichemarkt, zoals een militaire bases of een van de nationale laboratoria of andere
gespecialiseerde instelling, dan kunt u gemakkelijk situeren uw sales team dichter bij de
eind- gebruiker.
Wanneer de overheid KOOPT:
De Amerikaanse regering het fiscale jaar loopt op 1 oktober - 30 september cyclus, met
de pieken meestal optreedt bij het einde van het vierde kwartaal als gevolg van een 'use it
or lose it "systeem. Als er niet-toegewezen dollars als het jaar afsluit, is er een grote kans
dat de kopers, met inbegrip van zowel Program Managers en Contracting Officers uw

3. items / diensten gedurende deze laatste maanden juli, augustus en september zal kopen.
Er zijn andere factoren naast het 'einde van het jaar dollars' die een rol speelt in de
beslissing van de regering om een opdracht voor uw organisatie. Het opbouwen van
relaties, zoals in de reguliere business-to-business transacties en een aantal midden tot
hoge dollar consument-to-business transacties, is ook belangrijk en cruciaal onderdeel
van het verkoopproces.
Verkopen aan de overheid niet over een nacht ijs. Er is een grote tijdsinvestering van de
sales cycle, en zoals eerder gezegd, de overheid is een risicomijdende client. Deze
tijdspanne kan tussen 12 en 36 maanden - soms kortere of soms langer. U kunt 10 of
meer bellen voordat u de juiste contactpersoon overheid te bereiken. (Openbare gegevens
beschikbaar zijn voor marketing bellijst en de namen van de kopers die uw items te
kopen, samen met de gevestigde informatie en begrotingsvooruitzichten. Bewaking)
Zodra u de juiste contactpersoon te bereiken, kunt u veel vergaderingen hebt met je
potentiële klant voordat je het naar de echte beslisser die beslist of en wanneer uw
product / dienst nodig is en wanneer het zal worden gefinancierd.
Van deze vergaderingen, presentaties en demonstraties je kan nagaan of er behoefte is
aan uw product / dienst in dat bureau of afdeling of als u het creëren van die behoefte.
Sommige verkopers en vrouwen kunnen niet mee eens en menen dat de
vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het creëren van de noodzaak, maar soms bij
de interfacing met de overheid je kan in een reactieve modus en reageren op vragen -
formele of niet. Beide scenario's zal enige intelligentie van uw kansen voor de gunning en
de geschatte termijnen te verstrekken.
Als u reageert op een verzoek formeel heet een verzoek, is het belangrijk om te weten (of
vraag) waar de overheid is in het besluitvormingsproces. Als er een formeel verzoek om
informatie of een Bronnen Veelgevraagde (SS) of Request for Information (RFI) voor
producten / diensten die u aanbiedt, dan zal de overheid is bezig met een onderzoek om te
bepalen welke producten / diensten beschikbaar zijn die voldoen aan hun specifieke
behoefte . Zij kunnen ook geïnteresseerd in het bepalen of een bepaald type van het
bedrijfsleven de voorwaarden, kunnen vervullen, zoals een klein bedrijf, een gevestigd in
een historisch Underutilized Business area (HUBZone), eigendom zijn van minderheden,
kansarmen, veteraan in eigendom en / of vrouwen bezeten zaken. (Meer informatie over
wat in aanmerking komt als een klein bedrijf kan worden gevonden op de website van de
Amerikaanse Small Business Administration aan http://www.SBA.gov of
http://www.JenniferSchaus.com Daarom zijn deze bronnen Veelgevraagde of RFI zijn
grote kansen om informatie over uw gebied van expertise, markeert het verleden
behaalde resultaten met andere overheidsinstanties, te verstrekken informatie over prijzen
of ramingen, en helpen bij het helpen van de instantie van afgifte te bepalen is er behoefte
aan een contract met uw organisatie en demonstreren van alle onderdelen toegevoegde
waarde die je bezit. het krijgen in tijdens het begin fasen van het onderzoek overheid -
Bronnen Veelgevraagde of RFI - proces is zeer voordelig.
Als uw producten / diensten worden vermeld op de General Services Administration
(GSA) Schedule, is dit een duidelijk voordeel en moeten worden opgenomen in uw
reactie. De GSA Schedule is een "jachtvergunning" of "ticket aan de overheid dance" en

4. laat de overheid om hun aankoop te versnellen van je. Dit is een pre-doorgelicht
aannemer korte lijst van beide diensten (uurtarieven) en producten. Buitenlandse
bedrijven zijn in staat om te houden GSA schema's maar ze moeten ervoor zorgen dat
hun producten zijn TAA (Trade Agreement Act) compliant. Dit TAA List verandert van
tijd tot tijd op basis van de Amerikaanse buitenlandse betrekkingen. De federale overheid
(en een aantal provinciale en lokale overheden) kan gemakkelijk winkel als men zou op
Amazon op http://www.gsaAdvantage.gov voor doorgelicht bedrijven met pre-
onderhandeld over prijzen. Meer informatie over hoe u een GSA Schedule houder kan
worden gevonden op http://www.GSA.gov of http://www.JenniferSchaus.com
Formeel verzoek van de overheid kan ook komen als Request for Proposals (RFP),
Invitation to Bid (ITB) en Request for Quote (RFQ). Deze formele verzoeken (of RFP's
en RFQ's) voor de aankoop van $ 25.000 zijn vereist op www.FedBizOpps.gov worden
gepubliceerd Op deze website kunt u zoeken naar mogelijkheden door vele criteria,
waaronder agency en ook product / service. Veel van deze mogelijkheden zijn niet
gewoon "stak om te bieden", zonder dat een beoogde opdrachtnemer. Bedrijven die
voortdurend zijn netwerk, het bijwonen van beurzen en de presentatie van hun
mogelijkheden om de regering voor 6-24 + maanden, zijn het meest waarschijnlijk de
belangrijkste spelers in het creëren van de noodzaak van hun oplossing die bracht de
RFP. Deze RFP's meestal begon als een Bronnen Veelgevraagde aankondiging of een
RFI. De Statement of Work (SOW) in de RFP vele malen zijn geschreven met de taal op
maat gemaakt voor een specifiek bedrijf, een elite groep van aannemers of voor speciaal
aangewezen bedrijven, waaronder GSA Schedule houders, kleine bedrijven, of
braaklegging categorieën binnen de kleine ondernemingen gemeenschap (dwz. Veteran
Owned). Deze verzoeken zijn een makkelijke herinnering dat het opbouwen van relaties
is de belangrijkste component aan het winnen van de business.
Omdat de overheid geen geschenken kan accepteren of worden genomen om een lunch of
diner, basic verkoop vaardigheden en het kennen van uw product / dienst binnen en
buiten zijn absoluut relevant zijn voor uw succes in deze verticale markt. Het kennen van
de regels van de overheid aanbestedende spel gevonden in de FAR, Federal Acquisition
Regulation http://www.acquisition.gov is essentieel. Een goed opgeleide en vastberaden
sales force met een sterk management team is belangrijk. De sales force moet
meedogenloos en creatief te zijn in het doorbreken van de overheid muren en het vinden
van kampioenen voor hun oplossingen. Ze moeten goed worden aangesloten op
verschillende niveaus - boven, midden en bodem - en presenteren hun oplossing als een
manier om dingen te maken "makkelijker" voor de overheid, zonder daarbij hun
werkzekerheid.
Er zijn diverse bronnen voor de vertegenwoordiger om contacten te verkrijgen.
Netwerken 'binnen de ringweg' is belangrijk en er is een overvloed van locaties voor één
om bij te wonen, zoals sommigen industrie op basis. Daarnaast zal
http://www.FedBizOpps.gov informatie industrie Days publiceren. Dit zijn "open dagen"
voor kleine bedrijven georganiseerd door de bijzondere agentschap OSDBU, Office Van
Kleine en Benadeelde Business Unit. Deze OSDBU zijn de kleine bedrijven
voorstanders. Zoals eerder vermeld, zijn er commerciële bedrijven die de overheid

5. gegevens verzamelen en verkopen van lijsten - waaronder namen en contactgegevens
voor kopers binnen de overheid.
Er zijn verschillende niveaus van verkopers die een bedrijf kan nastreven. De ideale
kandidaat en kunnen een individu eerder in dienst van de overheid in een agentschap te
zijn waar er een grote behoefte aan uw diensten. Er zijn grenzen en wetten rond het
inhuren van mensen in deze hoedanigheid, die de contacten met uw organisatie helpen
kan hebben. Soms, afhankelijk van de grootte van uw organisatie, kunnen deze mensen
zitten op de raad van bestuur of zijn uw belangrijkste regering sales goeroe. Deze mensen
begrijpen doorgaans overheid, (hopelijk uw product of dienst aanbieden) en zij hebben de
klant geweest en de processen waarmee de overheid aankopen te begrijpen.
Nogmaals, afhankelijk van uw bedrijfsgrootte, budget en doelstellingen voor de
overheidsmarkt, kunt u een volledige sales team of gewoon wilt loopvlak licht in deze
arena. Er zijn vele smaken en graden van de verkoop vertegenwoordiging in Washington,
DC. Er zijn agenten die zal verkopen voor u, wees dan uw Amerikaanse aanwezigheid en
vraag om een hoog percentage provisie zonder een maandelijks voorschot. De meest
voorkomende structuur in de verkoop zou een contract te structureren met een
maandelijks voorschot en de Commissie op te nemen. Weer anderen kan slechts een
voorschot op te laden en worden beperkt tot bepaalde gebieden van hun expertise, zoals
het schrijven van voorstellen voor een aangewezen aantal uren per maand. Het merendeel
van de mensen zullen een bepaald gebied van expertise of verbindingen in specifieke
agentschappen.
Beurzen zijn er in overvloed zo goed en sommige zijn specifiek de overheid (The General
Services Administration Expo, Small Business Administration Conferenties), anderen
zijn de industrie specifiek (dwz. FOSE en GovSec en F-Ped). Deze zijn opportuun
locaties aan de overheid kopers te ontmoeten en tijd doorbrengen met hen, omdat ze
verboden om giften, lunch, diner / golf uitstapjes, etc. accepteren Ze kunnen een dure
onderneming, maar er zijn creatieve manieren om uw kosten te verlagen. Sommige van
de conferenties zijn op zoek naar de industrie en vakexperts als sprekers voor de breakout
sessies. Door steeds een van de sprekers, krijg je meer exposure, een live publiek, vrije
pers over de conferentie brochures en meer aandacht en grip op uw stand. Met meer
tractie, wordt dit fundamentele verkoop en is een spel van nummers.
Het is een gegeven dat in het verkoopproces wegversperringen wordt voldaan en het is de
taak van het sales team om deze hindernissen te overwinnen. Een effectieve business-to-
government (B2G) vertegenwoordiger zal de overheid binnen te dringen op verschillende
niveaus - de eindgebruiker, het programma manager (s) en de personen die aankoop of
invloedrijke autoriteit. Soms zijn er grotere problemen die zouden kunnen helpen of
hinderen van een product / dienst op de markt komen of misschien begeleiden het uit.
Lobbyist en public affairs professionals binnen de Washington DC gebied kan ook een
rol spelen in het helpen bij het genereren van financiering voor uw oplossing. Deze
professionals werken op de niveaus in de regering - in de eerste plaats op Capitol Hill,
waar ze kunnen helpen invloed rekeningen en de kredieten voor specifieke diensten en
producten. Hun kosten kunnen hoger zijn dan een doorgewinterde overheid sales rep,

6. maar zal ook in staat zijn te leveren voor u op een ander (meer politiek) niveau. Deze
personen kunnen eerder hebben gewerkt voor of met senatoren, vertegenwoordigers en /
of andere gekozen functionarissen. De meeste succesvolle bedrijven zullen verbindingen
aan beide zijden van het politieke landschap, die ze sterk op momenten houdt wanneer er
een verandering aan de macht op elk niveau binnen de overheid. Hoewel deze bedrijven
kan een krachtig bronnen om gebruik te maken, zijn ze niet een zilveren kogel. Al deze
instrumenten lobbyist, sales team, consultants, agenten en het voorstel van schrijvers,
moet gezamenlijk worden gebruikt om het meeste uit uw 'jachtpartij' te krijgen.
De 80/20 regel geldt in overheidscontracten ook. Tachtig procent van de contracten
worden toegekend aan de top 20 aannemers. Deze hoofdaannemers zijn grote bedrijven
en zijn goed bekend zijn, zoals Lockheed Martin, Northrop Grumman, Raytheon, SAIC,
BAE, enz. Deze organisaties meestal onderhouden van een klein bedrijf
verbindingsbureau. Het kan gunstig zijn om te voldoen aan deze kantoren, registreren in
hun kleine bedrijven vendor database en bieden een overzicht van uw producten /
diensten. Vele malen, wanneer de overheid is bezig om hun kleine zakelijke braaklegging
aanbestedende doelen te bereiken (24%) deze organisaties zullen worden gedwongen om
ook aan kleine zakelijke doelstellingen (36%). Resultaten Door de makelaar over hoe ze
elkaar ontmoetten deze doelen is te vinden op de SBA Scorecard op de SBA website of
op http://www.JenniferSchaus.com Deze informatie moet ook een rol spelen in uw
strategie bij het richten agentschappen.
U kunt middelen aanwenden om te bepalen of er een markt in de Amerikaanse regering
voor uw product / dienst. Commerciële bedrijven kunnen worden gehuurd om dit te doen
voor u en zoekopdrachten kunnen worden uitgevoerd om te bepalen hoeveel van uw
product / dienst is gekocht dan het fiscale jaar, die kan worden gesegmenteerd per
kwartaal en bedrijfsnaam. Het is ook nuttig om te zoeken naar concurrenten en begrijpen
hun positie op de markt om uw potentiële aandeel te bepalen. overheidsbegrotingen zijn
niet geheim en deze informatie relevant is (en beschikbaar) bij het scherpstellen op uw
doelgroep klant.
Met deze informatie, kunt u bepalen dat bepaalde instanties beter geschikt en uitgerust
om uw oplossingen zijn dan anderen te kopen kan zijn. Door het verkleinen van uw
doelgroep client naar de top 3 agentschappen beste afgestemd voor uw product / dienst op
basis van hun budget, uw budget en uw contacten binnen het agentschap, kunt u
strategisch uzelf positioneren voor succes. Het creëren van een verklaring mogelijkheden
en ondersteunende literatuur gericht op de overheid, zal de koper helpen bij het begrijpen
hoe uw oplossing hen zal helpen.
Elke toediening, Republikein of Democraat heeft specifieke doelen en
aandachtsgebieden. Sommige van deze worden bepaald door de gebeurtenissen in de
wereld (oorlogen en economische crisis, etc.) en anderen zijn gewoon gebieden die zij
belangrijk achten (bijv. Groen en milieu-producten). Door de hoogte van deze problemen,
het lezen van vakbladen en de overheid bepaalde publicaties, kunt u een beter begrip van
de mentaliteit en de uitdagingen van uw klanten te krijgen, waardoor ze zo beter in staat

7. om een oplossing te bieden. Door lid te verenigingen in Washington DC met betrekking
tot uw branche profiteert u van een lokaal gevestigde advocate, een ingebouwde relaties
tussen de overheid team (meestal een bepaald in verenigingen) werken aan uw naam en
mogelijke samenwerking met andere bedrijven in uw branche. Ook de toetreding tot een
internationale kamer, Belgisch-Amerikaanse Kamer van Koophandel kunt u ook
profiteren van het opbouwen van relaties met de Verenigde Staten gevestigde partners die
in de federale regering aanbestedende ruimte. Er zijn ook verenigingen die uitsluitend
gewijd aan de Amerikaanse federale overheid aanbestedende waaruit bedrijven kunnen
profiteren van beloningen, relaties en vind teaming partners voor overheidscontracten.
Voor buitenlandse bedrijven, de oprichting van een aanwezigheid in de VS is niet
absoluut noodzakelijk, maar kan nuttig zijn. De meeste Amerikaanse overheid contracten
zijn gegund aan Amerikaanse bedrijven die zich fysiek binnen het DC grootstedelijk
gebied. (Een deel van dit is te wijten aan de Buy American Act, BAA). Basis verkoop
vaardigheden vertellen ons dat het bedrijfsleven wordt verdiend en toegekend aan het
bedrijf / individu waar sprake is van een relatie. Om die relaties, de vertegenwoordiger en
/ of de adviseur voor uw bedrijf op te bouwen moet zich dicht bij de beslisser en waar het
werk plaatsvindt, soms twee verschillende plaatsen. Moderne technologie heeft ons in
staat gesteld om video-conferentie, e-mail en communiceren op een manier waar we
hoeven niet fysiek aanwezig te zijn. Bij de behandeling van een risico-negatieve client,
het is een best practice om daar fysiek. Bovendien, buitenlandse bedrijven kunnen ook
overwegen een Amerikaanse dochteronderneming aan een rechtspersoon en sterkere
aanwezigheid in de VS hebben.
Overheidsaankopen kunnen - en zijn ook gebaseerd op diverse factoren, waaronder prijs
en kwaliteit. De huidige omgeving (2016) overheid schakelaars bevinden zich in LPta,
laagste prijs technisch aanvaardbaar. Dit betekent dat contracten worden toegekend op
basis van de laagste prijs, ongeacht de firma het verleden behaalde resultaten of ervaring.
Dit maakt het mogelijk nieuwe spelers in de sector die geen ervaring hebben in de
regering aanbestedende dan ook. Typisch kwaliteit wordt opgeofferd, soms contracten
worden geannuleerd als gevolg van slechte prestaties of het bedrijf gaan van het
bedrijfsleven als gevolg van het niet kunnen om hun business model van "kopen van
contracten 'in stand te houden op of onder marge.
Buitenlandse bedrijven moeten een DUNS (Data Universal Numbering System) van Dun
& Bradstreet Corporation veilig bij http://www.DnB.com Van daaruit moeten ze in het
systeem voor de Award Beheer registreren op http://www.SAM.gov die vergt inzet van
basisinformatie onderneming, met inbegrip van uw branche NAICS codes (Noord-
Amerikaanse industry Classification System) en in de meeste gevallen een Tax ID
Number (TIN). Buitenlandse bedrijven kunnen werken met een geregistreerde agent in de
VS heeft, een Amerikaanse dochteronderneming of verken andere alternatieven voor het
verkrijgen van een TIN.
Buitenlandse bedrijven zullen hebben om veel aandacht te besteden aan de Trade
Agreement Act en de Buy American Act. De TAA richt zich meer op het land van
herkomst met betrekking tot de productie en producten - hoe en waar het eindproduct is

8. samengesteld. De BAA geeft vooral de voorkeur aan Amerikaanse bedrijven meer dan
buitenlandse eenheden over de contracten. Bepaalde uitzonderingen van toepassing zijn,
waaronder een aantal bouwmaterialen, prijsstelling en unieke oplossingen. Andere BAA
uitzonderingen hebben betrekking op de Amerikaanse overheid de aanschaf van niet-
Amerikaanse goederen die niet commercieel redelijkerwijs beschikbaar zijn in de
Verenigde Staten. * Raadpleeg Section 25 van de Federal Acquisition Regulation en ook
de General Services Administration website voor actuele informatie en de taal over de
Buy American Act and Trade Agreement Act voor buitenlandse bedrijven, deze
regelingen ondergaan veranderingen op het moment van deze publicatie.
http://acquisition.gov/far/
Tot slot, De Amerikaanse regering is 's werelds grootste afnemer van goederen en
diensten. Het is een uitgebreide en concurrerende markt, maar het is niet onmogelijk
succesvol zijn. Vaststelling van uw bedrijf als een leverancier de overheid en het winnen
van het bedrijfsleven concurrerend is en complex nog niet mogelijk en zeer winstgevend
voor velen. Het kennen van deze regels en het identificeren van de overheid savvy
deskundigen om u te begeleiden door de overheid puzzel - kan het verschil in wezen een
andere leverancier de overheid en het zijn de succesvolle en bij voorkeur overheid
solution provider te zijn.

9. The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services
in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys
both products and services. The products range from toothpaste to office supplies
and artillery. They also need the services of various professional ranging from
architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology
cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling
to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and
mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the
volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US
Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and
conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your
likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-
year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this
competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you
are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government
contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment
from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time
frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you
delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly
matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular
nuances that must be adhered to.
The “WHO” of the US Government
The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of
wide ranging products and services. Most US federal government agencies are
headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country
and the world where purchases are also made. For example, the US military has
bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing
technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC
metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.
This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,
lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office
firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone
number, answering service and a few hours per month to use a shared conference
room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government
that you are credible and have a real presence.
There are large government offices all over the country and if you have a service or
product for a niche market such as a military bases or one of the national
laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales
team closer to the end-user.
WHEN THE GOVERNMENT BUYS:
The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the
peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”
system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high
probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting
Officers will purchase your items/services during these final months of July, August
and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a
role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship
building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar
consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales
process.

10. Selling to the government does not happen overnight. There is a large time
investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-
adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter
or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the
appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call
list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information
and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many
meetings with your potential client before you make it to the true decision maker
who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.
From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a
need for your product/service in that agency or department or if you are creating
that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is
responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the
government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or
not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and
estimated time frames.
If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to
know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a
formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)
for products/services that you provide, then the government is conducting a search
to determine what products/services are available that meet their specific need.
They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill
the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically
Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran
owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a
small business can be found on the US Small Business Administration website at
http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources
Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of
expertise, highlight past performance with other government agencies, provide
pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine
there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-
added components you possess. Getting in during the beginning phases of the
government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.
If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)
Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The
GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows
the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted
contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies
are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA
(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on
US foreign relations. The federal government (and some state and local
governments) can easily shop as one would on Amazon at
http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More
information about becoming a GSA Schedule holder can be found at
http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com
Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),
Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or
RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on
www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many
criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

11. not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that
have been continually networking, attending trade shows & presenting their
capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in
creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s
typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)
in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an
elite group of contractors or for specially designated companies including GSA
Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small
businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple
reminder that relationship building is the key component to winning the business.
Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales
skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to
your success in this vertical market. Knowing the rules of the government
contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation
http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force
with a strong management team is important. The sales force must be relentless
and creative in breaking through the government walls and finding champions for
their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and
bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the
government, without threatening their job security.
There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking
‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to
attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will
publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses
hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business
Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,
there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –
including names and contact information for buyers within government.
There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal
candidate and may be an individual previously employed by the government in an
agency where there is a great need for your services. There are limits and laws
surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help
your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these
individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.
These folks typically understand government, (hopefully your product or service
offering) and they have been the customer and understand the processes by which
the government purchases.
Again, depending upon your company size, budget and objectives for the
government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into
this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in
Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and
ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most
common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer
and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain
areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours
per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or
connections in specific agencies.

12. Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General
Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others
are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues
to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited
to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive
undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the
conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the
breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live
audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at
your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.
It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales
team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales
representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,
the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential
authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a
product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and
public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in
assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the
levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills
and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than
a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a
different (more political) level. These individuals may have previously worked for or
with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms
will have connections on both sides of the political landscape which keeps them
strong at times when there is a change in power at any level within the government.
Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver
bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal
writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.
The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the
contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large
businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,
Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business
liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small
business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many
times, when the government is working to meet their small business set-aside
contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small
business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found
on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This
information should also play a part in your strategy when targeting agencies.
You can employ resources to determine if there is a market in the US government for
your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and
searches can be conducted to determine how much of your product/service has been
bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company
name. It is also useful to search for competitors and understand their position in
the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not
secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target
client.
With this information, you may determine that certain agencies may be better suited
and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

13. client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their
budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically
positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting
literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how
your solution will assist them.
Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.
Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and
others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental
products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and
government specific publications, you can gain a clearer understanding of your
clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By
joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a
locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in
associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in
your industry. Likewise, joining an international chamber, Belgian-American
Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US
based partners who are in the federal government contracting space. There are also
associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which
companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government
contracting.
For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but
can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US
companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this
is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned
and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to
build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company
should be located close to the decision maker and where the work is taking place,
sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-
conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be
present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be
there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US
subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.
Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including
price and quality. The current environment (2016) government contactors find
themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are
awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or
experience. This allows new players into the sector who have no experience in
government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes
contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business
due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or
below margin.
Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &
Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in
the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input
of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American
Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign
companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or
explore other alternatives for obtaining a TIN.

14. Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and
Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to
manufacturing and products – how and where the end product is composed. The
BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.
Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique
solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US
goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult
Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services
Administration website for current information and language regarding The Buy
America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations
are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/
In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and
services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be
successful. Establishing your business as a government vendor and winning
business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.
Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through
the government puzzle - can be the differential in being another government vendor
and being the successful and preferred government solution provider.
Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the
founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and
international clients who provide both services and products to the US Federal
Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal
Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via
proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at
government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting
Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP
(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense
Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and
more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,
The Washington Business Journal, Government Product News and more.
Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate
from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.
She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government
acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please
visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –
3 6 5 – 0 5 9 8.