Elektronska dokumentacija u obrazovanju na primeru osnovnih škola

1. Слободанка Цветковић,
виши архивист-историчар
Историјски архив Пожаревац
slobodankasasa@gmail.com
Саша Цветковић, професор информатике
ОШ „Јован Цвијић“ Костолац
cvetkovic012@gmail.com
ЕЛЕКТРОНСКА ДОКУМЕНТАЦИЈА У
ОБРАЗОВАЊУ
НА ПРИМЕРУ ОСНОВНИХ ШКОЛА
Међународно архивистичко саветовање
“Архиви у електронском окружењу“,
Тара, 10-12. октобар 2018. године

2. ЕЛЕКТРОНСКО ПОСЛОВАЊЕ ЈЕ РЕАЛНОСТ!
• Закон о електронском потпису (2009), Закон о електронском документу
(2009), Уредба о електронском канцеларијском пословању органа државне
управе (2010).
• Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама
од поверења у електронском пословању (Службени гласник Републике Србије
бр. 94/2017)
• Закон о елекронској управи (Службени гласник Републике Србије, бр. 27/2018)
• Уредба о електронском канцеларијском пословању органа државне управе
(Службени гласник Републике Србије 42/2017)
ПРЕДНОСТИ ЕЛЕКТРОНСКОГ ПОСЛОВАЊА
• Ефикасније и брже пословање;
• Већа доступност докумената и транспарентност рада државних органа;
• Смањење материјалних трошкова.

3. ПрошлостБудућност

4. Колико знамо о електронском
документу, његовом настанку,
животном циклусу, чувању?
 Недовољна домаћа архивистичка литература - Нема је!
 Електронска документа - приручник за архивисте, превод студије
МАС-а, објавио Архив Војводине (2013).
 Модернизација канцеларијског и архивског пословања у
регистратурама, приредила Татјана Мишић, објавило Архивистичко
друштво Србије и Архив Србије (2010).
 Водич за регистратуре, приредила Татјана Мишић, Архивистичко
друштво Србије и Архив Србије (2010) и измењено и допуњено издање
под називом Приручник за архивско пословање у регистратурама
(2015).
 Архиви и архивска грађа, термини, описи, дефиниције, приредила
Светлана Аџић, објавило Архивистичко друштво Србије – Архив Србије
(2011).

5. ПРЕГЛЕД ПРИМЕНЕ ЕЛЕКТРОНСКИХ ЕВИДЕНЦИЈА И
ДОКУМЕНТАЦИЈЕ У УСТАНОВАМА ОСНОВНОГ
ОБРАЗОВАЊА
 ЦЕНУС – имплементиран 2004. године ради оптимизирања система
образовања. Садржао је опште и финансијске податке у
електронској форми из школа у Србији. Временом се одустало од
даљег вођења.
 ЕИС - ЕДУКАТИВНИ ИФНОРМАЦИОНИ СИСТЕМ, имплементиран 2005.
године. Развијен од немачке фирме, а адаптацију за наше потребе
радила фирма из БиХ. Први софтевер који је системски покушај
електронског вођења документације у просвети, о ученицима,
наставницима, објектима, финансијама... База је садржала податке
за преко 90% школа у Србији. Превише гломазан систем. Унети
подаци се нису користили, систем пао у заборав.

6. Закон о основама система
образовања и васпитања
(Службени гласник Републике Србије, 88/2017)
 Обухвата образовни циклус од предшколског до средњошколског
образовања.
 Установа образовања води прописану евиденцију у штампаном и /или
електронском облику и издаје јавне исправе (Чл. 15.)
 Евиденције у образовању су (глава IX Закона):
- Матична књига уписане деце, ученика и одраслих
- Евидениција о васпитно-образовном и образовно васпитном, односно
васпитном раду и о успеху и владању ученика и одраслих, која се може
водити и електронски – дневник рада
- Записник о положеним испитима
- Евиденција о издатим јавним исправама

7. Шта Закон каже о вођењу и чувању
документације у образовању?
 Обавеза ажурирања документације (чл. 183.) у року од 15 дана од настале промене
 Чл. 174. о роковима чувања података у евиденцијама:
- Матичне књиге уписане деце, ученика и одраслих и евиденције о издатим
јавним исправама, чувају се трајно;
- Евиденције о васпитно-образовном раду, успеху и владању уечника и одраслих
– дневник рада и записник о положеним испитима, чувају се 10 година;
- Подаци из регистра о установама чувају се трајно;
- Подаци из регистара деце, ученика и одраслих чувају се трајно, осим
података о социјалном задравстеном и функционалном статуусу детета, ученика и
одраслог који се чувају 5 година од престанка статуса;
- Подаци из регистра о запосленима, чувају се трајно;
 За чување и обезбеђење мера заштите од неовлашћеног приступа и коришћења
података одговорна је установа, а министарство одређује мере заштите од
неовлашћеног приступа и коришћења података у ЈИСП-у.
 Чл. 193. предвиђа казне за невођење или злоупотребу података у регистрима и
евиденцијама.
 У ЗАКОНУ НЕМА ОДРЕДБИ О ПРЕДАЈИ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ ПОСЛЕ
ЗАКОНСКОГ РОКА ОД 30 ГОДИНА, КАО НИ НАПОМЕНЕ О УНИШТЕЊУ БЕЗВРЕДНОГ
РЕГИСТРАТУРСКОГ МАТЕРИЈАЛА.

8. ЈИСП - ЈЕДИНСТВЕНИ ИНФОРМАЦИОНИ
СИСТЕМ ПРОСВЕТЕ - ДОСИТЕЈ
https://dositej.mpn.gov.rs/
 ЈИСП - успоставља и води министарство просвете у електронској
форми. У њега се уносе и ажурирају подаци из евиденција у
електронском облику у форми регистра.
 Регистар установа, деце, ученика и одраслих и запослених у
установама.
 Сваком евидентираном лицу се додељује јединствени образовни
број – ЈОБ.
 Садржи више модула за унос података: модул о установама, модул о
запосленима, модул о одељењима, модул о групама - изборни
предмети. Опционо се могу уносити и подаци о набавци бесплатних
књига и др. пројекти министарства
 Избегнута гломазност система (за разлику од ЕИС-а), цео систем је
због ефикасности подељен на више сегмената.

9. есДневник
https://esdnevnik.rs/
 Од септембра 2017. године пилот програм у 60 школа
 Од септембра 2018. године у употреби у скоро свим школама
 Јединствено и централно решење министарства – замењује све досадашње
начине вођења евиденција о ученицима и образовно-васпитном раду у
основним и средњим школама, досадашњи дневник у елктронској форми
 Веб аликација, приступ путем интернета, али уз ограничење адресног
опсега ИП адресе са територије Републике Србије
 Подржан од стране свих уређаја, оперативних система и интернет
претраживача
 Различити нивои приступа подацима (директор, координатор, стручне
службе, одељенски старешина, наставник, родитељ)
 Омогућава добијање извештаја на класификационимм периодима
 Омогућава штампање исправа - сведочанства ученика
 У припреми су и додаци за родитеље и ученике
 Заштита података у домену Академске мреже Србије www.amres.ac.rs чије
услуге користи министарство. Сви сервери и ИКТ опрема чувају се у
заштићеном рачунарском центру.

10. Проблеми у пракси са електронским
пословањем и електронским документом
 Недовољна едукованост кадрова у архивима за електронско пословање и
уопште у погледу информационих технологија.
 Недовољно познавање стваралаца архивске грађе и њиховог процеса
рада.
 Прописи о архивској грађи и документарном материјалу настају мимо
архивске струке, архивисти се стављају пред свршен чин када је заштита
архивске грађе у питању.
 Недостатак ИКТ инфраструктуре у архивима, недостатак кадрова,
недостајући ИС на нивоу архивске мреже Србије
 Недовољно стандардизовани процеси рада и протоколи на нивоу архивске
мреже Србије - неуједначеност у раду.

11. Архиви и архивисти морају ...
 Бити стручно оспособљени за укључивање у процес доношења законских
и подзаконских аката који регулишу област електронског канцеларијског
и архивског пословања;
 Бити стручно оспособљени и довољно кадровски обезбеђени да едукују
запослене у регистратурама у погледу правилног канцеларијског и
архивског пословања - заштита у настајању;
 Бити инфраструктурно и кадровски опремљени за преузимање и даљу
заштиту и руковање са електоронском архивском грађом и
регистратурским материјалом коме није истекао рок чувања ;
 Стандардизовати све аспекате рада, процеса и протокола у архивима!
 Упознати ствараоце архивске грађе и њихово пословање због што
комплетније и свеобухватније валоризације архивске грађе и
регистратурског материјала.
 Предузети све мере у праћењу настанка и заштити архивске грађе која
настаје њиховим радом – било у електронском, било у класичном облику.

12. ЗАКЉУЧАК
Будућност је стигла!
 Дигитализација живота и рада се не може зауставити
 Добре и лоше стране класичног и електронског документа
(трајност папира, брже е-пословање, мањи трошкови, лакша
доступност и рад)
 Непознаница за архивисте, излучивање, одабирање, заштита,
чување... Морамо да учимо како настаје е-документ, какав му је
животни циклус, како га чувати...
 Избор није папир или електронски документ.
Реалност је папир и електронски документ!

13. ХВАЛА НА ПАЖЊИ!