htttkt

1. 17/07/2023
1
Chương 2
KỸ THUẬT TÀI LIỆU
HÓA HỆ THỐNG
2
• Chuẩn bị và sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu để hiểu,
đánh giá, và lập tài liệu hệ thống thông tin
• Chuẩn bị và sử dụng lưu đồ để hiểu, đánh giá, và
lập tài liệu hệ thống thông tin
MỤC TIÊU

2. 17/07/2023
2
NỘI DUNG
3
01
02
03
Giới thiệu về tài liệu hệ thống (Documentation)
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)
Lưu đồ (Flowchart)
4
TÀI LIỆU HỆ THỐNG (DOCUMENTATION)
• Tài liệu hệ thống là tài liệu giải thích cách hệ thống hoạt động gồm: ai, cái gì, khi
nào, ở đâu, tại sao và cách nhập, xử lý, lưu trữ dữ liệu, tạo thông tin và kiểm soát
hệ thống.
• Tài liệu hệ thống gồm:
Mô tả chi tiết (Narrative description): mô tả theo trình tự bằng văn bản các
thành phần của hệ thống và cách chúng tương tác với nhau.
Các công cụ lập tài liệu hệ thống như:
Sơ đồ (data flow diagram)
Lưu đồ (flowchart): lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình

3. 17/07/2023
3
5
TÀI LIỆU HỆ THỐNG (DOCUMENTATION)
Các công cụ lập tài liệu hệ thống rất quan trọng vì giúp người đọc:
- Có khả năng đọc tài liệu để xác định hệ thống hoạt động như thế nào
- Có thể đánh giá tài liệu hệ thống để xác định điểm mạnh và điểm yếu của
kiểm soát nội bộ và đề xuất cải tiến cũng như để xác định xem một hệ
thống được đề xuất có đáp ứng nhu cầu của công ty
- Có kỹ năng để lập tài liệu hệ thống để trình bày cách thức của một hệ thống đang
hoạt động.
6
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả bằng hình ảnh dòng luân chuyển dữ liệu trong tổ chức
bao gồm bốn thành phần:
- Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and destinations)
- Dòng dữ liệu (Data flows)
- Các quá trình xử lý (Transformation processes)
- Lưu trữ dữ liệu (Data stores)

4. 17/07/2023
4
7
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Có 4 kí hiệu biểu diễn
Quá trình xử lý Dòng dữ liệu Nguồn (điểm đầu)
và điểm đến dữ liệu
(điểm cuối)
Lưu trữ dữ liệu
8
MỘT SỐ LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Data sources and destinations are marked in red.
• Can you tell which are sources and which are
destinations?
Customer
1.0
Process
Payment
2.0
Update
A/R
Credit
Manager
Bank
Accounts
Receivable
Customer
payment
Remittance
data
Receivables
Information
Deposit

5. 17/07/2023
5
9
MỘT SỐ LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Every process must have at least one data
inflow and at least one data outflow. Why?
• What do you notice about how the processes
are labeled?
Customer
1.0
Process
Payment
2.0
Update
A/R
Credit
Manager
Bank
Accounts
Receivable
Customer
payment
Remittance
data
Receivables
Information
Deposit
10
MỘT SỐ LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• The data store is shown in red.
• Notice that the inflows and outflows to the data
store are not labeled.
Customer
1.0
Process
Payment
2.0
Update
A/R
Credit
Manager
Bank
Accounts
Receivable
Customer
payment
Remittance
data
Receivables
Information
Deposit

6. 17/07/2023
6
11
MỘT SỐ LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Data flows should always be labeled.
• The exception is a data flow moving into or out of a
data store.
• What symbol is the data store?
Customer
1.0
Process
Payment
2.0
Update
A/R
Credit
Manager
Bank
Accounts
Receivable
Customer
payment
Remittance
data
Receivables
Information
Deposit
12
MỘT SỐ LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Data flows are shown in red.
• Does it appear that a data flow can be two-way?
• If so, how is it handled?
Customer
1.0
Process
Payment
2.0
Update
A/R
Credit
Manager
Bank
Accounts
Receivable
Customer
payment
Remittance
data
Receivables
Information
Deposit

7. 17/07/2023
7
13
PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
DFD được chia thành các cấp thấp hơn liên tiếp để cung cấp thông tin chi tiết hơn
bởi vì rất ít hệ thống có thể được thể hiện đầy đủ trên một tờ giấy. Ngoài ra, người
dùng có các nhu cầu khác nhau và nhiều mức độ có thể đáp ứng tốt hơn các yêu
cầu khác nhau.
Các cấp của DFD:
• DFD cấp khái quát (mô tả một hệ thống xử lý dữ liệu và các thực thể bên ngoài)
• DFD cấp 0
• DFD cấp 1
• DFD cấp 2
14
DFD CẤP KHÁI QUÁT
What information is produced by
this process, and where does it go?
What information comes into
this process, and from where?
Payroll
Processing
System
Departments
Human
Resources
Govt.
Agencies
Employees
Bank
Management
Employee checks

8. 17/07/2023
8
15
DFD CẤP 0
1.0
Update Empl.
Payroll File
2.0
Pay
Employees
5.0
Update
Gen. Ledger
4.0
Pay Taxes
3.0
Prepare Reports
Employee/
Payroll File
General
Ledger
Human
Resources
Departments Employees
Bank
Govt.
Agencies
Management
Payroll check
Payroll
disbursement data
Payroll tax
disb. voucher
Tax report & payment
Payroll
report
16
DFD CẤP KHÁI QUÁT VÀ CẤP 0
Điểm đầu
Hệ thống
Điểm cuối
A
B
Điểm đầu
1.0
2.0
3.0
Điểm cuối
A C
D
Lưu trữ
B
Cấp 0
Cấp khái quát

9. 17/07/2023
9
17
DFD CẤP 1
1.1
1.2
1.4
A
E
F
1.3
G
C
D
3.1
3.2
H I
B
D
Lưu trữ
3.1.1
3.1.2
I
J
H
D
Cấp 2
Cấp 1
Cấp 1
18
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Bước 1: Đọc lướt mô tả chi tiết, xác định tất cả các thực thể liên quan
Vật (máy tính, phần mềm…)
Người (NVBH, KT…)
Nơi diễn ra hđ (PKD, BPKT…)
Thực thể

10. 17/07/2023
10
19
 Bước 2: Đọc kỹ (scan) mô tả chi tiết để lập bảng mô tả thực thể và các hoạt
động của thực thể theo trình tự
Hoạt động
Thực thể
- Chuyển tiền mặt, séc và phiếu gửi tiền đến
cho thủ quỹ
KH
- …
…
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
20
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý, xác định thực thể bên trong và thực thể
bên ngoài hệ thống
Hoạt động xử lý
Hoạt động chuyển/ nhận thông tin
Hoạt động chức năng
Thực thể
Thực thể bên trong hệ thống: là thực thể CÓ hoạt động xử lý
Thực thể bên ngoài hệ thống: là thực thể KHÔNG CÓ hoạt động xử lý
Thực thể bên trong hệ thống: là thực thể CÓ hoạt động xử lý
Thực thể bên ngoài hệ thống: là thực thể KHÔNG CÓ hoạt động xử lý

11. 17/07/2023
11
21
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Bước 4: Vẽ DFD cấp khái quát
 Xác định thực thể đóng vai trò điểm đầu, điểm cuối của hệ thống
 Vẽ ký hiệu ☐ cho điểm đầu và điểm cuối
 Vẽ một ký hiệu O tượng trưng cho qui trình đang mô tả
 Xem lại bảng mô tả thực thể, bổ sung các dòng dữ liệu kết nối giữa điểm đầu và qui
trình, giữa qui trình và điểm cuối
 Đọc lướt (skim) hệ thống để xác định tên gọi cho qui trình
22
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Bước 5: Vẽ DFD cấp 0
 Xác định thực thể đóng vai trò điểm đầu, điểm cuối của hệ thống
 Vẽ ký hiệu ☐ cho điểm đầu và điểm cuối
 Nhóm các hoạt động xử lý theo 2 cách:
 Nhóm các HĐXL xảy ra cùng thời điểm, cùng thực thể
 Nhóm các HĐXL xảy ra cùng thời điểm, khác thực thể
 Vẽ ký hiệu O tượng trưng cho các nhóm
 Đặt tên cho nhóm theo 2 cách:
 Tên nhóm là tên của hoạt động con tiêu biểu trong nhóm
 Tên nhóm là nhóm động từ nêu bật được chức năng của nhóm
 Xem lai bảng mô tả thực thể, bổ sung các dòng dữ liệu để kết nối các nhóm hoạt
động với các thực thể bên ngoài
 Bổ sung nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý

12. 17/07/2023
12
23
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Bước 6: Kiểm tra sơ đồ
 Kiểm tra sơ đồ nhằm đảm bảo dòng dữ liệu xuyên suốt từ điểm đầu đến điểm kết thúc
của sơ đồ
 Bổ sung ký hiệu lưu trữ dữ liệu khi cần
 Kiểm tra lại toàn bộ sơ đồ để tránh sai sót
24
LƯU ĐỒ
 Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích bằng hình ảnh mô tả một số khía cạnh của
một hệ thống thông tin một cách rõ ràng, súc tích và hợp lý.
 Lưu đồ ghi nhận cách thức quy trình kinh doanh được thực hiện và cách thức
chứng từ luân chuyển.
 Sử dụng bộ các ký hiệu tiêu chuẩn để mô tả
 Bao gồm 3 loại:
– Lưu đồ chứng từ
– Lưu đồ hệ thống
– Lưu đồ chương trình

13. 17/07/2023
13
25
LƯU ĐỒ
26
LƯU ĐỒ

14. 17/07/2023
14
27
KÝ HIỆU LƯU ĐỒ
Có 4 nhóm ký hiệu lưu đồ
• Ký hiệu đầu vào/ đầu ra: Thể hiện đầu vào, đầu ra từ hệ thống
• Ký hiệu xử lý: Thể hiện xử lý dữ liệu bằng máy hoặc bằng tay
• Ký hiệu lưu trữ: Thể hiện dữ liệu được lưu trữ ở đâu
• Ký hiệu dòng dữ liệu và ký hiệu khác: Dòng dữ liệu, bắt đầu và kết thúc của lưu
đồ, điều kiện lựa chọn quyết định, ghi chú
28
KÝ HIỆU LƯU ĐỒ
Ký hiệu đầu vào/ đầu ra (input/output)
Nhập dữ liệu
Chứng từ giấy hoặc
điện tử hoặc báo cáo
Kết hợp hiển thị
và nhập liệu
Chứng từ nhiều liên
Hiển thị thông tin trên
thiết bị điện tử

15. 17/07/2023
15
29
KÝ HIỆU LƯU ĐỒ
Ký hiệu xử lý
Xử lý bằng máy tính
Xử lý thủ công
30
KÝ HIỆU LƯU ĐỒ
Ký hiệu lưu trữ
A =Alphabetically
D = By date
N = Numerically
Lưu trữ chứng từ giấy
Cơ sở dữ liệu
Sổ sách
Băng từ

16. 17/07/2023
16
31
KÝ HIỆU LƯU ĐỒ
Ký hiệu dòng lưu chuyển và ký hiệu khác
Kết nối sang trang
Dòng lưu chuyển
Điểm bắt đầu và kết thúc
Đối tượng bên ngoài
Liên kết truyền thông
Điều kiện lựa chọn quyết định
Kết nối trong một trang
Giải thích
32
CÁCH VẼ LƯU ĐỒ TRONG XỬ LÍ BẰNG MÁY

17. 17/07/2023
17
33
HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ
 Bước 1: Đọc lướt mô tả chi tiết, xác định tất cả các thực thể liên quan
Vật (máy tính, phần mềm…)
Người (NVBH, KT…)
Nơi diễn ra hđ (PKD, BPKT…)
Thực thể
34
HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ
 Bước 2: Đọc lướt có chọn lọc mô tả chi tiết, để xác định thực thể bên trong và
thực thể bên ngoài hệ thống
Hoạt động xử lý
Hoạt động chuyển/ nhận thông tin
Hoạt động chức năng
Thực thể
Thực thể bên trong hệ thống: là thực thể CÓ hoạt động xử lý
Thực thể bên ngoài hệ thống: là thực thể KHÔNG CÓ hoạt động xử lý
Thực thể bên trong hệ thống: là thực thể CÓ hoạt động xử lý
Thực thể bên ngoài hệ thống: là thực thể KHÔNG CÓ hoạt động xử lý

18. 17/07/2023
18
35
HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ
 Bước 3: Chia cột cho lưu đồ
• Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ, trừ thực thể vật.
• Đặt tên cột là tên thực thể bên trong.
• Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các thực thể bên trong
hệ thống sao cho dòng dữ liệu theo hướng từ trên xuống dưới và từ trái
sang phải.
36
HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ
 Bước 4: Hoàn thiện lưu đồ
• Đọc kỹ mô tả chi tiết, sử dụng các ký hiệu đầu vào, xử lý, đầu ra, và lưu
trữ để mô tả lần lượt các hoạt động trong qui trình.
• Lưu ý: Khi xuất hiện ký hiệu xử lý, thì các chứng từ đi vào ký hiệu xử lý sẽ
đi ra ký hiệu xử lý đó (nguyên tắc sandwich)

19. 17/07/2023
19
37
HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ
 Bước 5: Kiểm tra lưu đồ
• Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc.
• Sử dụng thêm ký hiệu giải thích để giải thích hay ghi chú
• Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót.