4. Winvision
Microsoft Gold Partner met 10 competenties
Meer dan 50 medewerkers
Centraal staat het denken vanuit de oplossing en het hiervoor zo optimaal
mogelijk benutten het hele Microsoft platform
Projecten in de Uppermidmarket (250 – 3500 werkplekken)
Business Inteligence, CRM, Portals, Websites, EPM
Virtualisatie, Identity Management, Exchange Mail archivering, Beveiliging,
Infrastructuur standaardisatie
Sterke propositie voor het hoger onderwijs
Hiervoor ook eigen producten ontwikkeld
6. Digitale informatie en organisaties
Hoe ontstaat informatie en
waar wordt deze bewaard?
File shares
E-mail
Wordt deze informatie
beheerd (en weggegooid)?
Lijdt u organisatie
‘geheugen’ verlies?
7. “Te veel plaatsen om te zoeken / te beheeren”
Projects Staff
EMail
Mail
Archives
(Hard-copy)
CAD Drawings
Electronic
Documents
Contacts
8. Informatie uitdaging
Werknemers krijgen 50%-75% van hun
relevante informatie direct van collega’s.
Collega’s zijn de toegang tot de kennis die je
nodig hebt. Wat als zij het bedrijf
verlaten…..?
Werknemers zijn veel tijd kwijt met zoeken
naar documenten!
Meer dan 80% van deze informatie staat op
individuele hard disks en in persoonlijke
mappen op het netwerk.
9. Uitdaging
Opslaan en archiveren
Opslag
Doel is snel terugvinden
Ordening vaak naar eigen
inzicht en met weinig meta
gegevens
Als deze gedeeld wordt, dan
wordt kennisdeling mogelijk
Archief
Doel is dat de organisatie
verantwoording kan
afleggen
Organisatiebrede afspraken,
wet- en regelgeving
11. Microsoft’s aanpak
Discipline
Toegangkelijkheid
SharePoint Portal Server 2001
SharePoint Portal Server 2001
SharePoint Team Services
SharePoint Team Services “
“v1
v1”
”
Content Management
Content Management
Server 2002
Server 2002
SharePoint Portal Server 2003
SharePoint Portal Server 2003
Windows SharePoint Services
Windows SharePoint Services “
“v2
v2”
”
Windows SharePoint Services
Windows SharePoint Services “
“v3
v3”
”
Office SharePoint Server 2007
Office SharePoint Server 2007
Portal, Web Content Management, and More
Portal, Web Content Management, and More
12. Eén platform voor Intranet-, Extranet- en
Internet-oplossingen
Makkelijk en intuïtief
informatie en kennis delen
Risicoverlagend content
beheren en herbruiken
Sneller en beter
doordachte beslissingen
kunnen nemen
SAP, Siebel, MS Dynamics etc.
SAP, Siebel, MS Dynamics etc.
13. SharePoint 2007 Functionaliteit
Documenten / taken / kalenders ,
blogs, wikis, e-mail integratie,
lijsten, Outlook Integratie
Collaboration
Business
Intelligence
Portal
Enterprise Portal
sjabloon, Site
Directory, mijn site,
social networking,
privacy control
Enterprise schaalbaar,
contextuele relevantie,
zoeken naar mensen en business data
Rijke
webformulieren
Server-gebaseerde Excel
spreadsheets en data
visualisatie, Report Center
Document management,
records management,
en Web content
management
Business
Forms
Search
Content
Management
Windows
SharePoint
Services
Gesamenlijk workspace
fundament
14. Web Portaal
Vertrouwde brouwser als user interface
Structuur van de inhoud d.m.v. Sites
Sjablonen voor consistente vormgeving
Pagina opgebouwd uit herbruikbare webonderdelen (Web
Parts)
Duidelijke navigatie, bijvoorbeeld door een kruimelpad
Personalisatie naar doelgroepen
15. Samenwerking (Collaboration)
Bibliotheken voor documenten, formulieren, slides, etc.
Wiki’s, blogs, e-mail, discussie forums
Notificatie via Waarschuwingen of RSS
Gemakkelijk opzetten van team sites en “Mijn site”
Grotendeels informeel
16. Zoeken
Doorbreken van informatie silos
Fileshares, (html-) websites, SharePoint sites, Exchange Public folders
backend business systemen
Impliciete kennis
Vinden van de juiste persoon binnen de organisatie en in contact
treden middels een sociaal netwerk
Belangrijke technologieën
Relevantie – zinvol resultaat
Hit highlighting
Waarschuwingen – de data vind U
17. Business Intelligence en Formulieren
Voor consumptie is slechts een browser vereist
Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie
Rijke Web formulieren gebaseerd op XML
Structuur n.a.v. bestaand datamodel/xml-schema
Integratie d.m.v. Web Services
18. Content Management
Document Management
Policy and Compliance
Workflow
Web Content Management
18
Content
Management
Buiten beschouwing
gelaten voor deze
presentatie
19. Web Content Management
Voor Intra- en Internet toepassingen
WYSIWYG in context editing
Publicatie – met goedkeuring en op een bepaald tijdstip
Meerdere talen/brands
22. Basisfunctionaliteit
Check In/Check Out
Major/Minor versies
Prullenmand – met dubbele bodem
Integratie met Microsoft Office en Windows Explorer
Beveiliging tot op individueel niveau
Workflow ter goedkeuring
23. Document Opslag
Groot aantal
Groot aantal
documenten
documenten
Check
Check-
-in, Check
in, Check-
-out
out
en Versie
en Versie’
’s
s
Rijke meta data voor
Rijke meta data voor
zoeken
zoeken
Dublin Core out
Dublin Core out-
-of
of-
-
the
the-
-box
box
Mappen in boom
Mappen in boom-
-
structuur
structuur
24. Check In / Check Out en Versie’s
Huidige Auteur
Huidige Auteur
2.0
Publicatie
Lezers
Lezers Auteurs
Auteurs
(werk kopij)
Check Out
1.0
Check In
1.1
Goedkeuring
Goedkeuring
Zichtbaar bij zoeken,
Zichtbaar bij zoeken,
waarschuwingen
waarschuwingen
Beoordelaars
Beoordelaars
25. Invoer van Metadata vanuit Office 2007
Aanpasbaar Document
Aanpasbaar Document
Information panel
Information panel
(InfoPath technology)
(InfoPath technology)
Verzamelen van meta
Verzamelen van meta
data als onderdeel
data als onderdeel
van het schrijven
van het schrijven
Centraal
Centraal
gedefineerde meta
gedefineerde meta
data velden
data velden
26. Metadata
Kolom sjablonen
Gecentraliseerd Management van Velden
Voorbeeld: “Urgentie” veld heeft 3 mogelijke waardes; 1, 2, 3
Inhoudstypen (Content Types)
Herbruikbare definitie van een lijst schema
Staat los van het bestandstype
Hiërarchisch
Gedrag is hieraan geassocieerd
Spelregels
Document Sjablonen
Workflow
27. Zoeken van Informatie
Zoeken via
Zoeken via
intranet portal
intranet portal
File Shares
File Shares
ERP Systems
ERP Systems
SharePoint
SharePoint
Content
Content
Repositories
Repositories
People
People
Zoekmachine met
Zoekmachine met
relevantie
relevantie
Zoeken door verschillende
Zoeken door verschillende
bronnen van gestructureerde
bronnen van gestructureerde
en ongestructureerde data
en ongestructureerde data
Vind de
Vind de
dichstbijzijnde
dichstbijzijnde
expert
expert
Meta gegevens
Meta gegevens
scoren hoger in
scoren hoger in
de relevantie
de relevantie
28. Document Opslag
Document Opslag
Sales
Sales HR
HR
Beveiliging van Informatie
Contracten
Contracten
Prullenmand
Prullenmand
Rolen gebaserde
Rolen gebaserde
beveiliging op
beveiliging op
individuele
individuele
documenten
documenten
Server
Server
side IRM
side IRM
Regio Noord
Regio Noord
Records Management
30. Workflow out-of-the-box
Op documenten, lijsten, pagina’s etc
Serieel and parallel
Document review en goedkeuring
Verzameling van handtekeningen
Makkelijk te gebruiken voor eindgebruiker
Initiëren en deelnemen vanuit je favoriete applicatie
31. Document Review Workflow
Workflow historie
Workflow historie
Workflow taken toe
Workflow taken toe-
-
gekend aan
gekend aan
gebruikers
gebruikers
32. Outlook integratie – documenten nu offline
Email verzenden naar SharePoint
Email discussie, meetings and documents
SharePoint informatie in Outlook
Bibliotheken worden mappen in Outlook
Gedeelde calender voor groepen
Outlook als SharePoint offline interface
34. Business Benefits
Ondersteuning van gestructureerde en
Ondersteuning van gestructureerde en
gezamenlijke creatie van documenten
gezamenlijke creatie van documenten
Ge
Geï
ïntegreerde processen
ntegreerde processen
Hergebruik en veilig stellen van kennis
Hergebruik en veilig stellen van kennis
36. Wat mist nog…
Auditing en tracking
Bewaartermijnen en vernietiging
Labels, barcodes en andere eigenschappen
Kluis - veilige, alleen gecontroleerd toegankelijke opslag
37. Regels en opslag
Regels worden centraal vastgelegd
Auditing Tracking
Labeling Barcodes
…
Aanvullend gedrag kan in Microsoft Information Rights
Management Services vastgelegd worden
Controle over gedrag van documenten (open, kopie, print e.d.)
Opslag in SharePoint ‘Recordscentrum’
38. Regels voor Informatie Management
Track audit and
Track audit and
expiratie van inhoud
expiratie van inhoud
Configureerbare
Configureerbare
bewaartermijn
bewaartermijn
39. Mogelijkheden voor Informatie Regels
Overall beschikbaar, niet alleen voor het recordscentrum
Out of the box
Expiratie
Auditing
Labels/Barcodes
Uitbreidbaar met bijvoorbeeld
De-duplicatie
Op digitale handtekeningen gebaseerde document integriteit
Conversie naar een Fixed Formaat
40. Records Manager
Records Manager
Records Opslag
Records Opslag
Contracten
Contracten Financiale
Financiale
Planning
Planning
Vastleggen van Records
Configuratie via
Configuratie via
archief plan
archief plan
Andere gegevens
Record
Record
Verzameling
Verzameling
Interface
Interface
Record
Record-
-
centrum
centrum
sjabloon
sjabloon
Inclusief
Inclusief
overdracht van
overdracht van
document context
document context
Regio Noord
Regio Noord
Sharepoint
Sharepoint
Sites
Sites
41. Records Archief
Officieel Record
Officieel Record
Opslag
Opslag
Bewaar
Bewaar
Lijsten
Lijsten
Record Routering
Record Routering
op basis van
op basis van
Inhoudstypes
Inhoudstypes
42. E-mail as Records
Managed E
Managed E-
-mail
mail
Folders
Folders
Folder Policy
Folder Policy
Statement
Statement
43. Records Manager
Records Manager
Bewaartermijnen
Records Opslag
Records Opslag
Contracten
Contracten
Expiratie aktie
Expiratie aktie
Bewaartermijnen
Bewaartermijnen
gedefineerd door
gedefineerd door
wetgeving of
wetgeving of
bedrijfsregels
bedrijfsregels
Velopen
Velopen
Verlopen
Verlopen
Archief
Archief
Vernieteging
Vernieteging
Financiale
Financiale
Planning
Planning
Regio Noord
Regio Noord
47. Certificering
DoD 5015.2 (Amerikaans ministerie van Defensie)
Door een Amerikaanse partner
Add-on kit komt beschikbaar van Microsoft
Nog geen initiatief voor certificering op basis van Europese
specificaties
DOMEA (Duitsland), MoReq (Europeese Unie), ReMANO 2004
(Nederland)
Overlap met DoD 5015.2 aspecten
49. Business Benefits
Kostenbesparing informatie
Kostenbesparing informatie
verzameling om juridische redenen
verzameling om juridische redenen
Vermindering risiko voor non
Vermindering risiko voor non-
-
compliance en aanspraakelijkheid
compliance en aanspraakelijkheid
Beschikbaarheid van essentiele
Beschikbaarheid van essentiele
bedrijfsgegevens
bedrijfsgegevens
53. Document Records Mgmt Functionaliteit
Organizatie van gegevens
Metadata voor inhoudtypes
Lijsten en mappen – met eigen “spelregels”
Mogelijkheid om historie te bewaren
Workflow
Flexibel aan bedrijfsprocessen aan te passen
Historie beschikbaar
Regelgeving
Ondersteuning voor Auditing, Labeling
Records opslag is een veilige kluis
54. 1 plek waar informatie
worden opgeslagen
Documenten
Lijsten
Contacten
Ondersteuning van de
volledige life-cycle
Veel out-of-the-box en nog
meer is aanpasbaar
Onderdeel van de
Microsoft ‘Infrastructuur’
Success van SharePoint
