SlideShare a Scribd company logo

PRT475PortfolioProject

•
•
T
Taylor Berry

River Ridge Golf Club is a semi-private golf club and event venue located in Raleigh, North Carolina. The agency hosts golf tournaments, golf outings, weddings, charity events, and membership events. The organizational structure includes an owner, general manager, management staff, and employees. As an intern, Taylor Berry and Miranda Day assisted the Sales and Events Director with planning and executing events. Their internship included creating an internship manual, analyzing membership events and marketing strategies, and weekly reflections.

1 of 103
Download to read offline
    Taylor Berry & Miranda Day 2016    
  Table of Contents    Agency Name & Contact Information  Pg #2  Agency Description  Pg #3  Application Information  Pg #4  Internship Overview & Work Plan  Pg #4  Internship Agency Analysis  Pg #5  Miranda & Taylor’s Project: Internship Manual   Pg #20  Miranda’s Special Project: Membership Events  Analysis  Pg #43  Taylor’s Special Project: Marketing & Social Media  Analysis  Pg #49  Internship Artifacts & Photographs   Pg #55  Miranda’s Weekly Posts  Pg #59  Taylor’s Weekly Posts  Pg #77  Miranda’s Evaluation & Feedback  Pg #91  Miranda’s Personal Evaluation & Internship Reflection  Pg #96  Taylor’s Evaluation & Feedback  Pg #98  Taylor’s Personal Evaluation & Internship Reflection    Pg #102  1 
  Agency Name & Contact Information    River Ridge Golf Club  3224 Auburn Knightdale Road  Raleigh, NC  27610  (919) 661­8374    www.golfriverridge.com    ○  Craig Hooks  General Manager  chooks@golfriverridge.com  John Partin  Head Golf Professional  jpartin@golfriverridge.com  Jamie Notarainni  Sales and Events Director  jnotarainni@golfriverridge.com  Sarah Ward  Business Manager  sbward@golfriverridge.com    2 
  Agency Description & Mission    Description   River Ridge Golf Club is nestled on over 100 acres in the heart of the triangle. The 5800  square foot outdoor pavilion overlooks our immaculate green landscape and Carolina blue skies  which provides the perfect setting for an outdoor event! We are only 15 minutes from downtown  Raleigh and Cary and easily accessible from 1­40, 1­540 and 1­440.   Guests will drive up to view our 10,000 square foot elegant estate clubhouse, a perfect  backdrop for an unforgettable event. Our outdoor pavilion was designed for hosting special  events and can accommodate up to 300 guests. For an indoor event we have a brand new event  space with a private balcony than can accommodate up to 100 guests.  The Championship golf course at River Ridge is our biggest asset; our members have  dependable golf course conditions year round. Sound, proven, dependable maintenance practices  have always kept River Ridge in great condition. Rodney Moss, our golf course superintendent  currently serves on the Board of Directors of the Triangle Turf Grass Association. This position  allows Rodney to interact with the best Golf Course Superintendents in the triangle, bringing up  to date management practices to River Ridge, assuring the golf course at River Ridge stays in  "private club condition.    Mission Statement  River Ridge’s mission is to provide a high quality of service and hospitality to members and the  daily fee guests paying to enjoy our golf course and clubhouse facilities. All services provided by  our staff must be accomplished as a coordinated team… in a professional manner… and provide  a sufficient operating profit to enhance and maintain the facilities and provide a reasonable  return to the ownership.         3 
  Application Information        Internship Overview & Work Plan    River Ridge Golf Club, an 18­hole Championship Golf Course and Event Venue, is currently  seeking a Sales and Events Intern who is interested in a career in the Events, Hospitality or Golf  Industry. The ideal candidate will possess a strong desire to learn and assist our  Sales and  Events Director in the planning and execution of events ranging from golf tournaments, golf  outings, weddings, charity events, fundraisers, membership event, etc. This intern would also be  assisting in club membership development and executing sales tactics to bring in future events,  outings, and memberships. If you are interested in this internship, email your resume to our Sales  and Events Director, Jamie Notarainni at jnotarainni@golfriverridge.com.      4 
  Agency Analysis  Community Description  Pg #5  Marketing Plan  Pg #5  Organizational Structure & Culture  Pg #7  Personnel Practices  Pg #8  Financial Management Strategy  Pg #9  Facilities & Areas  Pg #10  Programs & Events  Pg #11  Job Description  Pg #18    Community Description  River Ridge Golf Club is Raleigh’s only 4.5­star course. It is nestled into quiet hills surrounded  by a neighborhood in East Raleigh. The course is semi­private, therefore it has members, but is  also open to the public. None of the club’s revenue is earned through Homeowner's Association  fees. The course mainly attracts upper middle class white males who are over the age of 30. The  neighborhood surrounding the course is comprised of large family homes owned by upper  middle class North Carolinians. The golf course itself typically attracts males, whereas the pool  and tennis membership attracts women and families. We draw in recreators from all over the  Triangle and surrounding areas.     Marketing Plan  River Ridge Golf Club makes sure to market in any way they can. There is a use of all social  media outlets, the internet in terms of websites as well as email blast. This agency also uses the  radio which is also a great way to reach a large population. In terms of competition there are  many golf clubs surrounding the area, but none are competitive in terms of granting the public  the ability to use the facility for events without being a golf club member, which is something  that is typical for other clubs. In terms of the event side of things River Ridge targets future  brides in hopes for them to book their wedding ceremony and/or reception. River Ridge has the  5 
  opportunity to reach more individuals if there were to utilize their social media on a more  consistent basis. Social media is a free advertising tool that many people use for research so if  they were to keep that in mind, they could bring in more revenue. The biggest threat like other  businesses are their competitors in terms of golf courses and wedding venues.  Being around for  over 20 years there has been a lot of time for River Ridge to create long lasting relationships with  its members as well as with individuals who book events, tournaments, and other programs.  Shown below are the surrounding counties and information on the median salary as well as age  and gender. This information allows River Ridge to see there what their target market should be  as well as if they are doing what they can to reach everyone.   (Information collected from http://www.census.gov)    Raleigh, NC  Median Age: 32  Average Annual Income: $54,581  Marital Status 44.66%  # of Children < 18: 32.94%  Male: 48.3%  Female:51.7%    Garner, NC  Median Age: 38.2  Average Annual Income: $58,107  Marital Status: 59%  # of Children < 18: 65.35%  Male: 47.5% (35)  Female: 52.5% (40)    Knightdale, NC  Median Age: 30.8  Average Annual Income: $72,591  Marital Status: 53.0%  # of Children < 18: 68.5%  Male: 46.6% (34)  Female: 53.4% (33.6)      6 
  Clayton, NC  Median Age: 33.4  Average Annual Income: $56,941  Marital Status: 52.7%  # of Children < 18: 42.2%  Male: 47.8% (35.7)  Female: 52.2 % (37.40)    Organizational Structure & Culture  At River Ridge the organizational structure is small considering they are a semi­private golf  club. This structure has an Owner, General Manager, five members of the Management Staff,  general employees, and then interns. The General Manager is the person the Management Staff  goes to when there is an interest in a major purchase or an issue that needs to be addressed. As an  events interns, we worked mostly with and reported to our supervisor Jamie Notarainni whom is  apart of the Management Staff. In the grand scheme of things everyone works together to make  sure the agency runs smoothly and that all customers are satisfied when they leave.        7 
  Personnel Practices  River Ridge Golf Club recruits employees through NC State’s Professional Golf Management  program as well as NCSU’s Parks, Recreation, and Tourism Management program. River Ridge  also posts job openings on Monster.com, Craigslist, Indeed, and on the company website. The  manager of each department hires staff below him/her and runs the decision by the General  Manager before final verdict is sent out. River Ridge looks for staff members who display  professionalism and friendliness. We work very closely together so it’s important we all get  along well. In interviews, it is important to make steady eye contact, speak up, and have a firm  handshake. After being hired, orientation is specific to the department in which the new  employee will work. However, each new employee gets a tour, meets other staff, and has a  meeting about scheduling and responsibilities with his/her new supervisor.     Some personnel policies at River Ridge are as follows:  1. Dress code at River Ridge is extremely important and applies to both staff and  clients. However, dress code is also flexible depending on what staff are doing that  day. Clients at the club must be wearing proper golf clothes to be permitted to golf on  the course. Since the clients are held to this standard, it’s especially important for the  employees to be mindful of their outfits. The events staff wears professional women’s  clothing; for tournaments and admin work we can dress a bit more casually. Here’s  our one exception: the day of weddings we come dressed in appropriate­length shorts  and suitable shirts because before the ceremony we are doing manual labor to set up  the pavilion, cocktail hour ballroom, the ceremony chairs and arbor, etc. We always  change into traditional wedding professional wear before we cue the bridal party for  the ceremony.  2. Another event’s policy River Ridge has is that all caterers must be full­service. Full  service catering means that the caterers clean up after themselves, and they are there  during the event to refresh and serve the food. Other than that, River Ridge  encourages clients to select all vendors off the preferred list provided in the wedding  packet, however, we do allow full­service outside catering.  8 
  Ways River Ridge rewards employees:  A reward of working at River Ridge is that you can golf for free! It’s very motivating that  River Ridge wants to cultivate the passion for golf in its employees. The Pro and his assistant  even give free lessons to the employees. A bonus reward of working at the club is that we can get  any food and beverage from the grille for 50% off! It’s very effective and motivating that  employees can eat on­site and save money as well as the hassle of packing lunch.     Financial Management Strategy  River Ridge Golf Club gets most of its revenue from the golf sector. Memberships and public  golf fees account for the majority of the profits. Events, however, bring in large bursts of  revenue. The club also makes revenue from sales from the grille and pro shop inventory. Interns  do not know the ins and outs of the financials, however, we do bill for events and manage  statements and invoices and pricing within the IBS software system.     Economic Environment  River Ridge is the highest rated golf course in Raleigh. The table below shows the costs and  demographics of golfers and golf clubs in the area. The biggest external challenge and threat to  the course is surrounding competition.   Cost of Surrounding Golf Course Memberships (Annually)    9 
  Assets and Liabilities  River Ridge’s largest asset is the 100+ acre golf course. Additionally there is a plantation­style  clubhouse with attached pavilion. Other facilities include: pool and pool house, playground, and  tennis courts. Under the pavilion is where all the golf carts are stowed. We own approximately  70 standard golf carts.     Financial Accountability and Controls  Sarah B. Ward is River Ridge’s Business Manager. Sarah signs and distributes the paychecks  every two weeks. Craig Hooks, the General Manager, and Sarah make all the final financial  decisions at River Ridge. They choose how to allocate the budget, mainly: grille, golf,  administration, or events.     Facilities & Areas  At River Ridge, we have a large, plantation­style clubhouse that attaches to our pavilion, which  covers the cart barn. We have an 18­hole course that spans over one hundred and thirty acres in  peaceful East Raleigh. Other facilities include a pool and tennis court, available for use and  membership in the Summer seasons. The Events Interns are not involved in the maintenance of  the course or the swimming and tennis areas. Rodney Moss is the Course Superintendent who  hires out for help mowing the course, trimming the hedges, and maintaining the grounds with the  help of his assistant, Jeff. Danny Kemp is the janitorial person for the indoor facilities. He keeps  the floors mopped and vacuumed, dusts, and takes care of the restrooms. Our General Manager,  Craig Hooks attends the pH balance in the swimming pool.   The Events Staff does take care of some events­related maintenance projects. For example, we  recently stained the wooden ramp and stairs. We also scrub bird pool off the balconies and  sweep/mop/blow event areas.   River Ridge has a few maintenance projects on the horizon. We will be resurfacing and  repainting the pavilion as well as other cosmetic changes. Other than that, River Ridge has no  plans to renovate the facilities or make any major changes.   River Ridge makes huge sustainability efforts in water conservation. The course and grounds are  10 
  watered from nearby streams and the water that soaks into the ground eventually runs back off  into the rivers. This method helps save the environment and saves big bucks in the budget. That  being said, River Ridge’s events cause huge amounts of waste. We always have separate trash  and recycling receptacles, however, the clients and golfers rarely use the correct bin. We simply  don’t have time after a large wedding to sort through the waste and properly dispose of all waste.  I would recommend that we start enforcing the separation of trash and recycling through indirect  changes. Perhaps the addition of a sign near each bin will help communicate the proper place to  dispose of waste.     Programs & Events   River Ridge mainly does golf outings, tournaments and other special events, especially  weddings. Golf tournaments are usually held for employee appreciation, charity, or scholarship.  Special events at River Ridge (non­weddings) include: graduation parties, birthday parties,  anniversary parties, baby showers, quinceañeras, ladies’ luncheons, etc. River Ridge hosts 10­25  weddings per year, 60­80 tournaments, and several special events. During our internship we have  had on average 34 tournaments and a wedding almost every weekend. As an intern we focused  solely on events so we were very hands on with most tournaments and with all weddings. 11 
  Weddings About RR River Ridge Golf Club is nestled on over 100 acres in the heart of the triangle. The 5800  square foot outdoor pavilion overlooks our immaculate green landscape and Carolina blue skies  which provides the perfect setting for an outdoor event!  Your guests will drive up to view our 10,000 square foot elegant estate  clubhouse, a perfect backdrop for an unforgettable event. Our outdoor pavilion was designed for  hosting special events and can accommodate up to 300 guests. For an indoor event we have a  brand new event space with a private balcony than can accommodate up to 100 guests.  We are only 15 minutes from downtown Raleigh and Cary and easily accessible from  1­40, 1­540 and 1­440. And the best advantage...you can make your own choices...you can  choose the caterer/vendors that you want to use! We have recommended caterers to help get you  started!  12 
  ● ​Rental Fees: $3200.00 ~ Wedding Ceremony and Reception  $2800.00 ~ Wedding Reception Only  $1200.00 ~ Wedding Ceremony Only ● ​What is included in your rental fee? ○ Use of our outdoor pavilion and ballroom  ○ Use of our club house  ○ Tables and Chairs for reception (150)  ○ 10 hours maximum use of all of our amenities  ○ Personal wedding planner  ○ Meet with you to discuss your visions of your wedding day  ○ Create a timeline of ceremony and reception  ○ Available anytime to answer any River Ridge related questions  ○ Presence for your entire wedding day (from the time you arrive, throughout the  day to oversee the set­up, until you make your grand exit)  ○ Flexibility to decorate our neutral space to reflect your personal taste.  ○ Use of River Ridge Golf Club for your Bridal Portrait before your event. This  must be scheduled with Jamie.  Terms A 25% non­refundable deposit is required to reserve a date Remaining balance due 30 days prior  to the scheduled event. All alcoholic beverages must be purchased through RRGC Event must  13 
  end by 11:00 p.m. I will work with you to plan your perfect day by helping from the first detail  to the last. We will meet and discuss date, time, number of guests, vendors, and room setup. On  the day of your wedding, I will ensure all of the details we discussed are in order and just as we  planned. Our staff will do everything they can to make your event truly memorable. 14 
  Golf The Championship golf course at River Ridge is our biggest asset; our members have dependable  golf course conditions year round. Sound, proven, dependable maintenance practices have  always kept River Ridge in great condition. As a member, this is a huge benefit for you! We are  known for private club conditions at a semi­private course. Rodney Moss, our golf course  superintendent currently serves on the Board of Directors of the Triangle Turf Grass Association.  This position allows Rodney to interact with the best Golf Course Superintendents in the  triangle, bringing up to date management practices to River Ridge, assuring the golf course at  River Ridge stays in "private club condition."        River Ridge welcomes golfers of all handicaps. We are committed to growing the game and  welcome new and beginner golfers. The high handicapper can play a forward set of tees and  have a great game.  Membership at RR has its privileges!  15 
  ● Well run, informative member tournaments organized by staff are a staple of the club.  ● A limitless amount of range balls awaits you on the driving range – this is a huge benefit  that only the most private clubs offer.  ● The Men’s and Ladies’ Golf Associations plays every Saturday morning and invite you  to be a part of it.  At River Ridge everything is cheaper for members!  ● Discounts in the pro shop  ● Discounts in the grill  ● Discounts for your guests.  ● Discounts on venue rentals  ● Charging account with no minimums  ● Purchase clubs at cost plus 10%.    Additional Member benefits at River Ridge  ● Unlimited greens fees  ● Unlimited use of practice facilities and practice balls  ● Monthly member events  ● Use of 10,000 square foot club house and event pavilion  ● Men’s and Ladies Clinics  ● Full­time starters and rangers  ● Junior Golf League and Camps  ● Lessons given by our PGA Professionals  ● Optional and exclusive use of:  o Handicap program  o Club Storage          16 
  Pristine greens:          Gorgeous sunset:      17 
  Swim & Tennis   18 
  Job Description  Interns at River Ridge need to be willing to sweat and get their hands dirty. They need to have a  passion for events, good interpersonal skills, and high energy. Attention to detail, thoroughness,  time management, professionalism, punctuality, organization are also all important qualities to  be a successful intern here. An intern needs a basic grasp of how to drive a golf cart as well as  use the computer system. Positive outlook, dedication, and politeness go a long way in this  position.          19 
    Miranda & Taylor’s Project:  Internship Manual  As an intern there are a lot of different things that you have to learn in a short period of  time. Being an events intern at River Ridge, there is a focus on both tournaments and special  events, primarily weddings, that makes it necessary for interns to learn double. To help any  future interns, we decided to create a simple and easy to follow interns manual that breaks down  all the important things one would need to know so they are well prepared. In the manual we talk  about dress code, wedding lingo that one may not know, as well has how to input and event into  the system used at River Ridge.   We wanted the manual to be an aid to all future interns that may feel overwhelmed and or unable  to learn as quickly as others. It is something a new hire can take home to read and reread and  develop a stewardship and understanding of River Ridge, inside and out. Typically we hire  interns in the Spring and their first day of work is within the first two weeks of May. Since they  are university students, they’ve just completed final exams and now they are required to hit the  ground running with wedding season at the club. It’s a stressful and extremely busy time for the  intern. Our hope is that this manual eliminates some of that stress from unanswered questions  and lack of understanding of their new summer job.     NOTE: The Internship Manual Table of Contents is not accurate to the rest of the portfolio                  20 
    River Ridge Golf Club Internship Manual Tips and tricks to be the boss of this internship! 21 
  Created by Taylor Berry & Miranda Day, 2016 Table of Contents   Preface………………………………………………  Pg #2  Important contact information……………………………  Pg #2  Who’s who? Get to know management…………………  Pg #3  Expectations & Dress code……………………………  Pg #4-5  Day 1 of your internship………………………………  Pg #6  Where things are……………………………………  Pg #7 How to make an Event using IBS……………………… Booking with River Ridge 〜 “What we’ve got!”……………  Pg #8-14 Pg #15 General Event Checklist✓(personal and event-related!) …  Pg #16  Tournaments …………………………………………  Pg #17  Wedding Rehearsals (and lingo) ………………………  Pg #17-18  Weddings………………………………………………  Pg #19  Tips for success ……………………………………  Pg #20  Dealing with sticky situations …………………………  Pg #21  Closing statements ……………………………………  Pg #21      22 
  Preface River Ridge Golf Club, a 4 1⁄2 star 18-hole Championship Golf Course and Event Venue where anyone can host a tournament, special event, as well as a wedding. The purpose of this manual is to help anyone whom has received the Events Internship at River RIdge Golf Club. This manual includes some of the necessary information to help understand what is to be done as well as expected during this internship. River Ridge’s Mission Statement River Ridge’s mission is to provide a high quality of service and hospitality to members and the daily fee guests paying to enjoy our golf course and clubhouse facilities. All services provided by our staff must be accomplished as a coordinated team… in a professional manner… and provide a sufficient operating profit to enhance and maintain the facilities and provide a reasonable return to the ownership. Important Contact Information Jamie Notarainni’s mobile: (919) 413-8176 - you can call or text Jamie’s Office: (919) 661-8374 ext 4 River Ridge: (919) 661-8374 * If you ever feel unsafe, don’t hesitate to call 911 23 
  Who’s who? Get to know Management Listed below are the members of the staff you will see often during your internship at River Ridge. These people hold management positions and more often than not have staff who work under them. Those individuals aren't listed but are very important and should you see other employees you don’t know, politely introduce yourself. Management Staff Dr. Johnny Bagwell- Owner of River Ridge Craig Hooks- General Manager Sarah Ward- Business Manager Jamie Notarainni- Sales and Events Director Assistant- Miranda Day John Partin- Head Golf Professional Assistant Golf Pro- Brandon Molson Rodney Moss- Course Superintendent Carol- Grille Manager 24 
  Expectations & Dress code Responsibilities of Internship Intern's tasks would consist of (but not limited to): o Assisting in events such as: -Weddings -Golf tournaments and outings -Club membership events -Special Events o Learn and assist in the development and execution of sales tactics (and marketing) to bring in: -Future events -Outings -Memberships o Event calendar management o Assist in maintenance of social media and marketing o Participate in normal day to day functions of the club Expectations Working in events ​punctuality, professionalism, and politeness ​are absolutely crucial. Punctuality o Show up to work 5 minutes early o Come prepared, have your day planner, clothes, computer, etc o Keep track of your work schedule in a day planner/agenda or in google calendar o If something comes up, communicate it to Jamie & the events team Professionalism o Follow the dress code (see section entitled “Dress Code” for more information) o Be respectful of all guests and staff o Don’t use your cell phone around clients o Avoid inappropriate language and behavior Politeness o This should go without saying; be nice to everyone at River Ridge 25 
  o Welcome everyone; introduce yourself! o Go out of your way to make guests feel at home o Lend a helping hand whenever possible o Keep a smile on your face! Dress Code Dress code at River Ridge is an important way to show your professionalism and keep the atmosphere classy. Dress code at River Ridge, is, however, flexible depending on what you’re doing that day. For example, Weddings: show up in appropriate-length shorts, and full-coverage tee shirt to set up. Bring a dress/skirt/slacks (or man’s equivalent) to change into for the reception. Beverage cart: (weather depending) appropriate length shorts and a polo (in general, more casual than events) Tournaments: khakis and a nice top with flats (women), khaki shorts and polo with boat shoes (men) These are just a few examples, but you have lots of options. Don’t be afraid to ​run outfit ideas by Jamie ahead of time​if you aren’t sure. * Invest in comfortable shoes that go with most outfits! 26 
  Day 1 of your internship​- yay! Thank you for being here 〜 we are ​so​happy to have you! It can be overwhelming at first, but we’re here to help. Ask questions, and don’t be afraid to speak up! You’ll learn the lay of the land in no time, so leave your anxieties at the door. On your first day, you will ​fill out and sign a tax form and employee information contract. Now you might be wondering, ​why am I filling out these forms for an unpaid internship? Because, there are opportunities to get paid!! Paid Opportunities o Beverage cart o Bartending o Gratuity from food service Then, tour the facilities and meet some of the staff! This is a great opportunity to learn where things are, and to make a great first impression! Tour o Take mental notes of where things are o The better you memorize locations of items, the smoother events will run o Know where grille, pro shop, bathrooms, & offices are so you can help guests find their way around (see section titled, “Where things are” pg.7) o ​Learn: ​How many chairs/tables/people we can host (see section titled “Booking with River Ridge - What we got!” pg.8) o ​Goal:​Be able to give tours to prospective clients! Meeting the staff o Get to know your co-workers o Greet everyone with a smile and warm handshake o ​Learn: ​Learn as many names/faces as possible! o ​Goal: ​Make a great first impression! 27 
  Where Things Are When interning here at River Ridge, it is important to learn where things are so that you are able to help in the most efficient way possible. On your tour during your first day, take mental notes of where these rooms are, and what they have in them. Catering Room - This room is located upstairs to the left of the stairs. This is where you will find the partitions used to close off the bridal suite.This room also has vases, silverware, and other normal kitchen items. Pavilion Storage - This room is located at the very back of the pavilion where you see two sets of double doors. This room has two sides that are connected in the inside. This room is vital to River Ridge because this is where you find all the tables, chairs, the bar, laundry room, linens, as well as beer normally used to stock for up and coming events. This storage area houses alcohol so there is a key you need to get inside that you can get from Jamie. Cart Barn - The cart barn is where the golf carts are stored and there are also storage closets. This is located outside across from the pro shop downstairs. Grille - This area will be used a lot for your own personal use for when you want drinks and snacks, as well as when you need to get ice to fill the coolers for beverages carts. The grille is located downstairs and to the right when you walk in the main entrance. Beer Barn - You will find the beer barn in the back of the cart barn. This is where all the excess beverages are stored. The keys for this barn are kept in the safe deposit closet inside the tray in the safe. Safety Deposit Closet - Where the Beer Barn key is and money in green envelope. This closet it located in the proshop in the corner to the left when you first walk in. 28 
  How to make an Event using system IBS through the console! Step 1: ● Locate IBS. ● Click Event Management. ● Click Accounts and Events. Step 2: ● Click add (+). 29 
  Step 3: ● To create an account number use a portion of the event name and the system will add numbers on it’s own. ● In the next blank space type out the full event name. Step 4: ● To attach and event associated, click the attach button. 30 
  Step 5: ● Select the event date. ● For event type click the search button and select fitting option. ● Once selected, image 3 will be your event interface. 31 
  Step 6: ● To add pricing, hit the pricing tab and then hit the attach button. Step 7: ● Under department, click the search button and choose the appropriate selection. 32 
  Step 8: ● For weddings or special events, adding venue pricing is under golf shop, then search for clubhouse rental. 33 
  Step 9: ● To add pricing for rental, highlight the whole pricing section and type in appropriate amount. ● After pricing has been created, the following image should look as such. 34 
  Step 10: ● To view how much money has been paid on the account or billed, click invoices to view. *Throughout this process, remember to hit save! 35 
  Booking with River Ridge ​〜​“What we’ve got!” It is important to know the following information because you will be giving tours to prospective clients soon. This information is what helps us close the deal and book the event! When clients book at River Ridge, they are booking knowing the following: -The Pavilion holds over 200 people -The Indoor ballroom holds on Average 100-150 (100 seated) -They’re also booking the events team to help them execute their event What amenities come with booking at River Ridge: O Day-of Coordinators: clients get Jamie, her assistant, and an intern (you!) for an hour-long rehearsal, and for ​10​hours the day of the wedding O 150 White Resin Chairs O 15 72” Rounds (seats 10) O 5 Cocktail Tables O 10 8ft longs O 2 6ft rectangle tables O 1 Sweetheart Table O 1 Cake Table 36 
  Event Checklists​​✓ Here are some things to keep in mind when planning and executing an event: Personal Checklist ✓ Appropriate clothes for the event ✓ Change of clothes (if necessary) ✓ Extra pair of socks? ✓ Comfortable shoes ✓ Deodorant ✓ Perfume/Cologne ✓ Grooming supplies (hair, makeup, scrunchies, etc) ✓ Computer & charger ✓ Phone & charger ✓ Day planner/agenda or access to personal calendar ✓ Snack & beverage (always stay hydrated​!​) Professional Event Checklist ✓ Set up all venue spaces in accordance to the layout ✓ Set out trash cans & liners ✓ Check event areas for trash ✓ Check bathrooms ✓ Make sure we have enough chairs ✓ Prepare drinks & plan for the food ✓ Ask Jamie and clients what you can do to help (always check Jamie’s “to-do” list) 37 
  Tournaments Tournaments happen throughout the week and are hosted by different members or companies. Some key words when working a tournament are shotgun and tee time. A shotgun is the start of a golf tournament where different groups of players tee off at the same time but at different holes along the course. (i.e group 1 starts at hole 1 group 9 at hole 9 et.c ). A tee time is a reservation at the golf course for when the golfer begins the course.In regards to a shotgun, the event staff arrives a few hours before to help set up and give help if necessary. We understand that this is an unpaid internship where a lot of hours are spent here at the club. During tournaments there are different opportunities to make money which include doing beverage cart, bartending, as well as doing clean up where you have the ability to make gratuity. If you have questions on how and when you can make money you can talk with Jamie about it in more detail. Wedding Rehearsals Wedding rehearsals are typically done the day/night before the wedding. They typically last one hour. The bridal party meets in the indoor ballroom and after everyone has arrived the rehearsal begins. Below is the typical outline for the wedding rehearsals here at River Ridge. Rehearsal How To ·​ ​Bridal Party Arrives ·​ ​Bring participants downstairs in front of staircase outside to do introductions, etc. ·​ ​Show participants aisle marker and standing cues on grass area where ceremony will be held. ·​ ​Distinguish any ushers and whom they would like to seat (ie.grandparents, parents, etc.) ·​  ​Line up bridal party: o​  ​ ​Line up Bridesmaids in proshop area (coming through doors, to center) 38 
  o​  ​ ​Line up Groomsmen in grille area (coming through doors, to center)  ​·​  ​Day of, our coordinators will open doors and help with cues. ·​ ​Bridal party separates (girls left, guys right) at front (near where Officiant stands) ·​ ​ ​Make sure bridal party meets at the end of staircase in the middle and walks down together at a slow pace (unless otherwise stated) ·​ ​Start the next set of pairs once the pair ahead meets at the grass (this will spread out the procession) o​   ​Make sure to provide enough space for all to fit ·​ ​If necessary, have Officiant run through ceremony outline with bride and group, etc. ·​ ​Have bridal party exit ·​ ​Practice as many times as needed ·​ ​Discuss introduction for reception, if similar to ceremony lineup, no need to practice, but can if you all would like ·​ ​Wrap up! Wedding Lingo (You’ll hear/see these A LOT) MOB (Mother of Bride) FOB (Father of Bride) MOG (Mother of Groom) FOG (Father of Groom) GM (Grandmother) SOB (Sister of Bride) BOG (Brother of Groom) MOH (Maid of Honor) *Note: Matron of Honor is married, Maid of Honor is unmarried Processional - walk down the aisle for ceremony Recessional - exit down the aisle, then guests go to cocktail hour 39 
  Introductions - introduce bridal party & walk into reception space Weddings!!​​{The main reason we’re here :) } Tasks on wedding day: ● Arrive 5 mins early ● Set up chairs for ceremony ● Help bridal party in any way necessary ● Begin to line up bridesmaids/groomsmen 10-15 mins before ceremony and cue them ● Help set up cocktail area while the ceremony takes place ● After ceremony, flip chairs from ceremony chairs to reception area (if necessary) ● Help with finishing touches for reception ● Once reception begins, help with any errands needed (i.e restocking the bar, getting ice etc.) ● Help with the clean up afterwards On wedding days, understand that if the bride is happy your day will go a lot smoother. 40 
  Tips for Success! Here at River Ridge, Jamie and the staff want you to get the most out of your experience. *Please speak up and let us know how we can accommodate your needs! We’re very flexible and want you to get ​experience in event management, marketing, customer service, and hone your skills with focus, attention to detail, and dedication. ​Let us know if there’s an area you want to focus on. o Don’t be afraid to get your hands dirty o The customer is ALWAYS right, no matter how petty/big/small/annoying - We are here to serve the clients and give them the best experience possible o Network with the members and guests - This is a great opportunity to make connections - Make business cards & keep them in your bag at all times o Be friendly and treat everyone with respect! - Smile! - Introduce yourself - Shake hands warmly 41 
  - Politeness goes a longggg way ☺ Dealing with sticky situations River Ridge is dedicated to creating and maintaining a safe space for all employees and guests. However, if something does arise, we will take it seriously. Never hesitate to come to Jamie with whatever issue you’re facing. It’s our job to make sure you’re having the best possible experience. Don’t be afraid to stand up for yourself. Of course, ​if there is an emergency, please call 911. In this internship, you may have to do things that get your hands dirty. Events aren’t all lace and bubbles, we’re the ones getting nitty gritty to pull this miracle off. You’ll move chairs and tables, get sweaty flipping the reception space, and sometimes you’ll scrub bird poop. As an event planner, this dedication to perfection will carry you far and teach you a lot about hard work! Closing statements Again, we are so happy you’ve joined the events team at River Ridge! We pride ourselves on making our customers happy while also keeping the work environment as professional and fun as possible. It’s easy to get flustered and frustrated so remember to breathe and ask for help when needed. Always remember that creativity is welcomed and that this experience is what you make of it, and we suggest you make the most of it. * If you follow the dress code, arrive on time, and treat everyone with respect, this will be a positive experience for all. -Tell us how we can best serve your needs and fill your interest niche. We all work together really closely, so you are now part of our River Ridge family​         42 
          Miranda’s Special Project:  Membership Events Analysis            43 
  I worked on two smaller projects in order to complete the requirement for the special project.  1. Membership Events Analysis  2. Internship Manual    Membership Event Analysis & Renovations to Stimulate ROI in Events Sector    The purpose of this project is to create three events that would serve as member  appreciation and lead to the public signing up for memberships. Member appreciation is very  important because it makes members feel honored, increases stewardship for the club, and gets  members up­to­date on what’s happening. I will also outline my recommended renovations River  Ridge could make to stimulate return on investment in the events sector.     Trick­or­Treat on the Green with Haunted Clubhouse  What: Halloween­style event for adults and families  Where: Greens and in the facility  When: Late October after dark  Who: Event open to members and the public  Logistics:  ­ Halloween decorations  ­ Staff/student volunteers  ­ Debrief staff on their roles  ­ Candy  ­ Stocked bar  ­ Punch  ­ Finger food (themed food, hors d'oeuvre­style)  ­ Set up pavilion  Trick­or­Treating for the kids: cart staff come in costume and drive children to nearby holes to  trick­or­treat. Golf carts are decorated creepily. Some one at each hole is dressed as a monster  and hands out candy.   44 
  To do:  ­ Decorate golf carts  ­ Hire staff to drive & hand out candy  ­ Decorate the greens  ­ Put “cobwebs” and eyeball lights on the bushes  ­ Need: variety of pre­packaged candy  Inside: Adults are greeted and handed their choice of beverage from a creepy bar and bartender.  Fog machines and special lighting set the ambience of the entryway. Guests are ushered up the  stairs into the indoor ballroom for a social.  To do:  ­ Set up bar with beer and wine  ­ Serve seasonal specialty drink  ­ Fog machine  ­ Up lighting  ­ Music  ­ Themed: “Finger” food, eyeball hors d'oeuvres, etc  ­ Family­friendly punch   Haunted Pavilion: When the kids return from trick­or­treating, kids and adults will venture onto  the “haunted” pavilion. Creepy decorations and different stations will be set up. Entertainment  provided as well.   To do:  ­ Partition different stations onto the pavilion  ­ Set up ghost decorations  ­ Set up privacy screens to create maze­like feeling (hay bales also an option)  ­ Strobe lights  ­ Fog machine  ­ Coffins  ­ Cart staff can volunteer to act like zombies/vampires/monsters in the corners    45 
  “Dive­In” Movie Night at the Pool  What: Movie night in the pool  Where: Pool at River Ridge  When: Memorial weekend when the pool opens (or anytime during the season)  Who: Members and Public  Logistics:  ­ Rent screen & projector  ­ Screen from Deejay's Event Rentals: $80/day  ­ Plan snacks and drinks  ­ Ice­cold soda, popcorn, and squeeze popsicles  ­ Beer available for purchase?  ­ Setup screen and projector  ­ Rent a movie  Splash off the season with a dive­in movie night at the pool at River Ridge (this could be done  multiple times during pool season. However, if we do it at the beginning, we will get more pool  memberships). Open to members and families in the nearby neighborhoods.  Movie night:  Hold the movie night at 8pm so it’s dark enough but kids can still come. Show a family­friendly  flick like “Finding Nemo”, since it’s pool­themed.  We could even have movie night for adults after the family­friendly flick, like “Jaws”.   Staff will serve cold soda and beer.  Popcorn will be available as well as push­up popsicles.  Need:  ­ Popcorn  ­ Soda & beer  ­ Popsicles   ­ Scissors (to cut the popsicles)  ­ Trash can  ­ Two staff members  46 
    Wine, Nine, & Design   What: Golf nine holes then join us for wine and design in the indoor ballroom  Where: Front or back nine, indoor ballroom  When: 4pm­10pm  Who: Members and public  Logistics:  ­ Send invitations  ­ Pick front or back nine  ­ Prepare wine  ­ Cool white wine, aerate the red wine (let it breathe)  ­ Hire someone to lead a design class  ­ Materials for design:  ­ Canvasses  ­ Paint  ­ Paintbrushes  ­ Paintbrush waters  ­ Chairs  ­ Easels   Invite members and interested public to play nine holes then join us indoors for wine and a  design class lead by a local professional. It’s a good way for members to join together and play a  sport they love. It’s also a great way to showcase the course to interested members of the public.  Many golfers would bring their wives as well for the wine and design part of the evening.  Everyone can bond over a dry or fruity beverage while they dip into their creativity and make a  piece to take home with them. We could ask the instructor of the design class to please lead the  class in painting a landscape from River Ridge. This would increase stewardship of the club and  people would think of River Ridge when they see their piece hanging up at home.       47 
  Recommendations to Stimulate ROI on Events at River Ridge  ● Install full­service catering kitchen  ○ Golfers must use for tournaments  ○ Weddings and special events will use grille to cater pre­event food  ○ Wedding rehearsal dinners  ● Pavilion  ○ Fix pillars  ○ Resurface and repaint  ○ Renovate back rooms  ○ Install fans  ○ Install sink in back storage  ○ Cosmetic fixes increase curb appeal for booking events  ● Sales and Events Director’s Office  ○ Repaint better color  ○ Replace computer   ○ Replace chair  ● Indoor ballroom  ○ Repaint  ○ Update fixtures  ○ Replace chandelier                 48 
    Taylor’s Special Project  Marketing Research and Social  Media Analysis                                          49 
  For my special project I decided to do a compilation of small projects:  1. Social Media Upkeep  2. Marketing Analysis of surrounding golf courses and wedding venues  3. Internship Manual    Social Media:  In today’s society, social media is vital to be up to date with anything, whether it be  family, friends and even businesses. With that, I decided to focus on River Ridges social media  with an emphasis on events. At the beginning of my internship I began posting on their  instagram account, which as you can see below was mostly focusing on the golf course more so  than events. The post they made were at random and were sporadic. When I talked to my  supervisor Jamie, she said she wanted the events to be showcased so that the instagram could  give future brides a better visual to what River Ridge is capable of.   In comparison to local event competitors such as, The Stockroom or The Carolina Inn,  their accounts have over 2000+ followers with each photo averaging over 20+ likes. River Ridge  had 191 followers averaging about 4­8 likes per photo. When it comes to social media, it’s all  about the likes. The more likes you have the more popular the post becomes, and the more  popular the post, the more exposure there is. After I began posting consistently on instagram,  their account now has 213 followers with each photo averaging 16 likes per photo. If River  Ridge keeps up with the instagram posts on a consistent basis, I know they will grow to well  over a thousand follower like other competitive venues. Having that extra exposure to everyone  in surrounding areas will only be helpful to future brides looking for a wedding venue.  This portion of my special project gave me a lot of insight as in how important social  media is to a business that aren’t major corporations with major publicity. Social Media is a  source of free advertising and when used the right way it can bring in unforeseen customers that  would have never known about River Ridge before.    50 
       ​Before       ​After  51 
    Market Research:  I decided to focus on the statistics of surrounding golf courses as well as event venues.  This portion of the project I did to help River Ridge analyze their near by competitors in terms of  price. I worked on finding this information for both golf clubs and wedding venues, which are  two of the main areas in which River Ridge makes their revenue. Most golf clubs had their prices  for golf memberships on their websites, while for the venues, I had to be a secret shopper and get  the pricing information from the venue’s events coordinator. This information, as you can see in  the charts below, allows us to see the price differences between River Ridge and the other venues  and courses.  Look at the at the graph below labeled cost of wedding venues, you can see that River  Ridge is on the lower end of the spectrum in terms of venue pricing. The price is lower for a few  different factors, one being due to River Ridge only providing the space and key items such as  tables and chairs. For other items such as linens, silverware, catering, flowers etc., the customer  must use outside vendors. River Ridge pricing is similar to Stockroom 320, which is only $100  cheaper. A venue that is on the higher end of the pricing is the Carolina Country Club. The cost  to rent this venue is $20,000 but this is because they are an all inclusive venue, meaning they  have in house catering, provide all necessary silverware and linens, as well as setting the table  etc. Having this knowledge allows for River Ridge to know what other venues offers and for  what price so they can make sure they stay competitive with all the surrounding businesses.    After completing the information on venue costs, I completed the same research for River  Ridge but for the cost of annual golf memberships for all surrounding golf clubs. When it comes  to golf memberships, they can vary due to the number of people under the membership as well as  if  the course is private or public. If you look at the costs in the second graph you can see that  River Ridge is the second highest in cost right after Lonnie Poole. Lonnie Poole is a prestige golf  club that was designed by Arnold Palmer which is a factor that makes the cost of the  membership higher than most. As a second part of this research, I compiled information on  surrounding cities near River Ridge the includes the median age, average income, number of  52 
  children etc. Having these statistics allows River Ridge to know where and who they should  market to  when it comes to bring customers to the golf course.    The events and memberships are the top two ways River Ridge brings in their revenue  and making sure their prices are where they should be is very important. Having this knowledge  allows the staff to be able to see where their prices stand among the others so they can increase  or decrease their prices accordingly.   (information for census gathered from ​http://www.census.gov/​)         Cost of Surrounding Golf Course Memberships (Annually)      53 
  Census for surrounding Cities     Raleigh,NC  Median Age: 32  Average Annual Income: $54,581  Marital Status 44.66%  # of Children < 18: 32.94%  Male: 48.3%  Female:51.7%    Garner, NC  Median Age: 38.2   Average Annual Income: $58,107  Marital Status: 59%  # of Children < 18: 65.35%  Male: 47.5% (35)  Female: 52.5% (40)      Knightdale,NC  Median Age: 30.8   Average Annual Income: $72,591  Marital Status: 53.0%  # of Children < 18: 68.5%  Male: 46.6% (34)  Female: 53.4% (33.6)      Clayton, NC  Median Age: 33.4   Average Annual Income: $56,941  Marital Status: 52.7%  # of Children < 18: 42.2%  Male: 47.8% (35.7)  Female: 52.2 % (37.40)        54 
  Internship Artifacts & Photographs    Internship Artifacts  Internship artifacts are inserted in the back flap of this binder. It includes our supervisor  Jamie’s business card, an informational pamphlet from a rental company, Party Reflections, a  handout we used to promote River Ridge at the Bridal Expo, a wedding’s clipboard information  for day­of coordination, and the employee policy packet and contract.     Jamie’s Card  We included Jamie’s card because it’s a good example of a business card used to promote  one’s self as well as a specific business. Jamie’s card is striped with the colors of River Ridge  and has River Ridge’s emblem on it. It is unique; not just a generic business card. It also has her  name and contact information. These cards are on display and available to grab in the restrooms  and on Jamie’s desk at work. It helps her network for herself and the club.    Party Reflections Pamphlet  Pamphlets like these were taken from a meeting between River Ridge’s event staff and  the staff at Party Reflections. This was a great opportunity to network and create a partnership  with another rental company. Now we can offer two different rental companies on our preferred  vendors list. This gives our clients assurances that their rental items will come on time and be of  quality. In addition, our clients get 10% off their rental order if they rent from Party Reflections  or Classic Party Rentals through River Ridge’s preferred vendors list.     Bridal Expo  Every year River Ridge rents a booth at the annual Bridal Expo that takes place on the  NC State Fairgrounds. We had these cards printed to hand out at the January 2016 Expo.  Because of our efforts at that event, many brides booked with River Ridge for late 2016 and the  2017 wedding season.     55 
  Clipboard for Day­of Coordination  For every wedding we sit down with the bride and her closest and most trusted advisors  and plan out everything for the big day. We type out all the details including the layout for all the  spaces and all the vendor contact information. This helps us keep organized and on top of things.  We wanted to provide the information from this wedding because a lot of detail went into it. It’s  the intern’s jobs to cue the bridal party for the ceremony as well as setup all the different spaces  for the event. We need these clipboards to help us do our jobs efficiently as well as answer any  and all questions guests may have for us. It helps us be professional and look the part. It’s nice to  have artifacts like these to look back and reminisce or look back for inspiration.    Employee Policy, Information, and Contract Packet  We included this because it is what all interns look through on their first days at River  Ridge. It gives them the mission statement and other crucial information about the club. It lays  out the expectations River Ridge has for its employees and opens the door for paid opportunities.                                 56 
  Photographs                           57 
                        58 
  Miranda’s Weekly Posts    Intro  Hello everyone! Hope you're enjoying the first few days of freedom    My name is Miranda Esperanza Day and I am a Senior in Parks, Recreation, and Tourism  Management with a concentration in Tourism and Commercial Recreation. I really like giraffes  and otters (all animals really), I am about 1 cat away from being a full­blown crazy cat lady.   I am doing my internship at River Ridge Golf Club in East Raleigh. I have worked here for a  year already so I am familiar with this site. I am the Sales and Events Assistant here. We mostly  do weddings, golf tournaments, and other special events. Last Summer we had a Quinceañera!   This year I am most nervous and excited about the same thing­­ having 23 weddings. It's tiring  and exhilarating and such hard work, but amazing experience for my résumé. I just hope I do a  good job without my feet falling off!!  Through this experience I want to determine if wedding planning is the correct career path for  me. And if so, would I like to work for a venue or be separately contracted, etc. I really look  forward to having completed 30 weddings by the time I graduate in December so that I really  know all the ins and outs of the entire wedding process.   I want my site supervisor to work with me and let me take the reins on some things so I get  leadership experience. I am working on my ability to work with clients without being a  pushover. I have a tendency to be overly accommodating with clients and I need to learn to  politely say no sometimes.  As for you, Dr. Bocarro, I want you to freely give constructive criticism so that I can become a  better candidate for the job market.   Thanks!    59 
    Week 1  River Ridge Golf Club is located in East Raleigh at 3224 Auburn Knightdale Rd, Raleigh. It is a  semi­private club, meaning that the course accepts and encourages memberships (River Ridge  has over 200) but is also open to the public. The course is an 18­hole championship, 6740 yards,  par 72. Since the club is considered upscale and formal, golfers and staff are required to be in  compliance with a dress code. The main population is what you would stereotypically expect:  old, rich, white men. These men, in general, live in the fancy neighborhood surrounding the  course or commute from other places in Raleigh and Knightdale.   My first week as an intern was actually a little over a year ago. For my orientation I was given a  tour of all the facilities and shown which closets hold what stuff. I was given a rundown on dress  code and a typical "day in the life" of an employee. I was introduced to so many other staff my  head was spinning.     During my first week as an intern (late April 2015) I was surprised how different being an event  planner for a venue is than being a separately contracted event planner. I had become a Certified  Wedding Planner (CWP) in February 2015 and had very different expectations. That course  focused more on the pre planning and day­of coordination whereas at River Ridge we do less  preplanning and more hands­on getting dirty day­of. Here, we are in charge of setting up all the  chairs for the ceremony, then flipping that space during cocktail hour by wheeling all the chairs  up to the pavilion and setting them up at the tables for the reception. We would have set all the  tables up ahead of time, arranged the trashcans, sweated outside to make sure the ceremony area  was pristine, etc. I was expecting to have an event staff that helped with these hands­on tasks and  not two interns running around in formal dresses trying to get everything prepped.   However, during the first week of my PRT 475 internship, I was surprised that management had  not completed our off­season goals. We had hoped to get the pavilion resurfaced and repainted,  which did not happen because of the weather, which is understandable. In addition, we were  supposed to get 150 new white resin chairs so we would have one set for the reception and one  60 
  set for the ceremony and not have to deal with the stressful “flip” during cocktail hour.  Unfortunately, we still have not gotten the chairs.     During the next two weeks I expect to continue to work multiple tournaments and several  weddings. I anticipate sitting in on a few more meetings with brides and their helpers to  determine the final details of their weddings. I always like these meetings since it’s a great way  to get to know the bridal party and make a connection that helps them feel more comfortable on  their special day. Planning is also a spark of mine, so these meetings help fulfill my need to be  clued in on all prevalent information. I also love when the bride/groom ask for advice on certain  aspects of the wedding. I like that I can pull from my previous experience here at River Ridge  and from my CWP class to give them tips and tricks for a successful day.    Instead of having an orientation this year, I instead lead the orientation for the new intern. It let  my supervisor, Jamie, focus on other things and was a way to enrich my leadership skills. I think  it also let the intern, Taylor, feel a bit more at ease since we’ve had a few classes together at  NCSU before. I could easily communicate the intern experience to her since I went through it  last Summer. We did hit the ground running (her first week we had two huge tournaments and a  rehearsal/wedding) so she really got thrown into the mix. But together we adapted and got to  know each other through long hours of hard work.     Week 2  The biggest issue that arose was two weeks ago at the Scott wedding. The three event  staff (Jamie, Taylor, and I) were keeping the bartender Kim company and helping her with the  rush during the reception. One man, Cousin Josh (an usher in the wedding party), had kept  coming up to the bar throughout the night. He had been complimenting us (ex: “How’d I get so  lucky to have four gorgeous women serving me booze??”) and bragging that he’s a military man  so he knows how to treat women. Note: His wife and two children (age ~3 and ~5) were  somewhere under the pavilion.   61 
  This crowd in general was a crowd of drinkers. So what we’d been doing was asking the  drunk people to please drink a glass of water or to eat a roll (we provided them) before we served  them another alcoholic beverage. Everyone was totally willing to comply and thanked us for  looking out for them. Since we do work for a venue, it’s imperative that we control the alcohol  consumption since we are liable for all injuries/death that occur from intoxicated guests. The  only person who had an issue with this was Cousin Josh. He argued with us and got very hostile  when we asked him to have some water before we serve him. He accused us of being controlling  and prudish. He left the bar area for a few minutes. When he returned, he was even more irate.  He came behind the bar (literally bumping into Kim, Taylor, and me) and grabbed a handle of  whiskey and bolted. We were all yelling at him and he ran away anyway. He came back less than  five minutes later and tried to muscle his way back behind the bar. This time we were ready. We  all were telling him he needed to leave our space and telling him he needed to go. It took all  three of us to stop him from taking two bottles of wine. Jamie showed up and threatened to call  the police if he could not behave. That’s when he started to cuss us out and said, “Y’all are  totally unf*ckable. You’re bottomfeeders who will never make money in this career. You will  never find love because y’all are already nagging, controlling housewives.” I honestly believe he  was about to get violent with us except that his brother tackled him and dragged him away.  This experience really shook me. For the rest of the night I was scared for the three event  staff and for Kim. It really triggered me because I grew up with a violent, alcoholic father, so  those horrible memories came flooding back as well as all my fears and overwhelming empathy  and concern for his wife and children. For the rest of the night and the cleanup process I was  shaking and breathing shallowly. We usually divide and conquer all the cleaning tasks and I was  legitimately concerned for any of us women to be alone with this man on the property. Luckily,  he didn’t show back up and therefore did not cause more problems.  I want to emphasize that this is a rare happenstance. I think it was my 13th or 14th  wedding here at River Ridge, and nothing like this has ever occurred in the past, nor has it  occurred since. We are lucky here at River Ridge because we have a connection with Major Chip  Holly, who lives in the surrounding neighborhood. We even held the baby shower for his  62 
  granddaughter last year! We have his direct line and he’s always willing to come help us if we  feel unsafe/need him.   I do not have a photo of Cousin Josh harassing us, but I do have a photo of how we set up  the chairs that day (and the gorgeous sunset!):      I have experienced getting to know our new intern, Taylor, over the past two weeks. My  situation is different than most other interns’ maybe because I have been working here for over a  year now. Not much new has happened. I have gotten to work lots of tournaments and several  weddings and seen a lot of beautiful sunsets. I’m looking forward to seeing what improvements  will be made to the facility now that wedding season is kicking off. We’re planning on having  the pavilion resurfaced, stairs fixed, and ordering 150 more white resin chairs.  There’s never a dull moment!            63 
  Week 3  There are two notable organizational policies at River Ridge, one that affects the  golf­side of the business and one that affects the events­side of things. The policy affecting  golfers is that everyone is required to wear golf clothes to be allowed to use of facilities and  greens. It makes sense to have a dress code at a semi­private golf club, but was definitely never  something I had thought about before. The policy for events is that if a client wants beer or wine,  they must purchase it through the club. If the client wants liquor, they are responsible for buying  it and obtaining a 24­hour liquor license and must pay a $3 corking fee for all guests over the age  of 21 at their event.  A valuable thing I’ve been working on is my “poker face”. I’m a very expressive person  and I have trouble hiding my face sometimes when clients make requests that catch me off  guard. It’s important that my face reflects that “the customer is always right”. It’s my job to  make sure all our clients are given the best treatment and I do everything in my power to make  their day special.  At River Ridge, there is a General Manager, Craig Hooks, who oversees everyone and  there is an Accountant who just kind of works separately from everyone else. Then each  department has it’s own manager and assistant. For example, the Golf Pro, John Partin, is a  manager, and he has an Assistant Golf Pro, Brandon. They also have cart staff and front desk  staff under them. Carol is the Grille Manager, and Sherri is her assistant. Mark runs maintenance  and Amanda is his assistant. Jamie Notarainni is the Sales and Events Manager, and I have been  her assistant since September 2015. All the departments work together, but in a managerial  sense, they are separate.  A week ago we had a wedding that was my favorite wedding so far. The family was so  grateful and shared their thanks with us. It was extremely rewarding since being an event  coordinator is a thankless job. It was nice to know that our efforts were noticed and appreciated.  We also had our annual Member­Guest Tournament over the weekend. It was a great way  to get to know our members and to network a little bit with them. We designed a small putt putt  course on our putting green and tried it out! It was a great way for the event staff to get some  hands­on experience with the golf­side of our business.   64 
        Week 4      65 
  Picture  This picture was taken this week at our annual “Hit it Far for Kirby” tournament.  River Ridge has hosted this tournament for over a decade, which I think speaks volumes to our  customer relation/retention and overall quality of service. The child featured on the poster is  Kirby, a young boy who has autism. His parents run this tournament to raise money and  awareness for autism and autism treatment. The money they raise goes to special education  programs in public schools in Wake County to better serve special kids like Kirby.   Taylor (the other intern featured) and I arrived to work before 7am to help get things up and  running. A lot of work goes into day­of tournament coordination.   Update  This week we did not have a wedding so we were able to focus on tournaments and  administrative work. For our administrative work, Taylor and I created an “Internship Manual”  for River Ridge’s future interns. It includes a comprehensive table of contents outlining the  following 15 pages and covers everything from who’s who and what’s what to wedding/special  event/rehearsal/tournament/what to bring checklists and helpful tips and tricks for success. The  manual was not for either of our special projects, it was just an extra project we did to help River  Ridge be even more prepared to give an intern an outstanding experience.  Special Project  For my special project, I decided to do membership events analyses. Basically I will  create approximately three events River Ridge could host to honor current members and recruit  new members. However, there’s a twist: these events will be contingent on River Ridge  upgrading/purchasing/renovating some aspect of the facility. My hope is that when management  sees some of my ideas, they’ll realize how much of a monetary impact they could make to the  club. Then they’ll ideally implement the change that allows the event to be possible, ultimately  upgrading the facility. My analyses will come with comprehensive checklists and descriptions so  that someone who is not an event planner could successfully execute the event just by following  along to the notes I left.   PRT Advice  66 
  The best advice I’ve received has come from my PRT and business classes and my  mother. It’s so simple and makes a huge impact: Smile. Just always smile. Not only does smiling  trick your brain into being happier, but it also makes people like you more. They feel more  comfortable and welcomed, as well as they usually smile back, which makes them happier, then  more people smile….and so on. It’s contagious and it’s good for business.   Personnel Policies  1. Dress code at River Ridge is extremely important, however, it is also flexible depending  on what we are doing that day. Dress code is, of course, important for all the reasons we  learned from PRT 359 and 375 but at River Ridge, dress code is important for everyone,  even the clients. Clients at the club must be wearing proper golf clothes to be permitted to  golf on the course. Since the clients are held to this standard, it’s especially important for  the employees to be mindful of their outfits. The events staff wears professional women’s  clothing; for tournaments and admin work we can dress a bit more casually. Here’s our  one exception: the day of weddings we come dressed in appropriate­length shorts and  suitable shirts because before the ceremony, we are doing manual labor to set up the  pavilion, cocktail hour ballroom, the ceremony chairs and arbor, etc. We always change  into our traditional professional wear right before we cue the bridal party for the  ceremony.   2. Another policy we have is that all caterers must be full­service. Full service catering  means that the caterers clean up after themselves, and they are there during the event to  refresh and serve the food. Other than that, we encourage clients to select all vendors off  our preferred list we provide in the wedding packet, however, we do allow full­service  outside catering.   Rewards  A reward of working at River Ridge is that you can golf for free! I personally have never  golfed, but many employees exercise this gift and really enjoy it. Even though I don’t golf, I  really like that the club does this for its employees. It’s very motivating that River Ridge wants  to cultivate the passion for golf in its employees. The Pro and his assistant even give free lessons  to the employees. A bonus reward of working at the club that I reap the benefits from is that we  67 
  can get any food and beverage from the grille for 50% off! It’s very effective and motivating for  me that I can eat on­site (saves the hassle of packing lunch and is cost­effective).  Questions and Concerns?  I don’t have any questions right now, but I’ll email you when they come up (and knowing  me, they probably will!)    Week 5  Evaluation  I recently got evaluated by my supervisor, which was a midterm evaluation for this class,  but also a one year evaluation since I’ve been working at River Ridge since May 2015. The  evaluation felt a little rushed because we were having a busy day. Some of the things my  supervisor told me were areas of improvement felt a little harsh, or felt completely like opinions  unique to her, but there is always room to improve and it’s important to meet her personal  standards. I wish that interns could assess their supervisors as well so that there was a more 360  approach to the evaluation process.  Professional growth  I need to improve in standing up for myself. I often feel steamrolled in this position and it  discourages me from speaking up about my creative ideas or solutions to problems. The better I  articulate my thoughts and deliver them with confidence, perhaps my voice will be better  received. That skill will improve my leadership abilities as well, which will carry me farther in  my career.   Meaningful interactions  A few weeks ago we had a bride and her family that were so grateful for all the work we  had done for them. They kept reiterating their thankfulness and gratitude, which meant a lot to  me because in general, this is a thankless job. It was nice to know that our efforts are appreciated  and noticed by some. As usual, it was my job to cue the groom, officiant, groomsmen, and then  the father of the bride. The father of the bride and I got some time to talk while he was waiting  for me to signal his cue, and he shared how emotional he was feeling and how I was helping to  68 
  keep him calm and happy. Knowing that I’m effectively executing my job and making an impact  on clients motivates me to work harder and keep pushing through tough situations.   Revenue and expenditures  Golf and golf tournaments is the main way we make money. Since this is a semi­private  course, we get money from members and the public, however, the neighborhood on the course  does ​not​ provide money to the club via HOA fees. Expenditures come from course upkeep, and  maintenance including golf cart maintenance and facility maintenance. We are the only 4.5 star  course in Raleigh, so we have standards to keep. Therefore tons of money gets funnelled into the  golf­side of this industry, leaving the events­side to fend for itself.   Sentence completion and reflection   1. I enjoy interacting with the clients/customers/consumers because it increases their  stewardship for River Ridge. I can feel that once I’ve made a connection with them,  they’re more likely to book with us. In fact, we’ve had many clients say that after the tour  and getting to know the team, that they are much more likely to book because they feel  comfortable with us and they’re confident that we’d make their day special.   2. I enjoy interacting with the event staff because we become like a family. I love spending  time with Taylor doing beverage cart for tournaments because we can talk about our  experiences as interns. We’ve also bonded, so it’s great to spend time with friends while  at work. I like spending time with Jamie because we talk about our pets and our  relationships. It’s great because we all get work done, but we also have a fun time while  doing it. The conversations help time pass smoothly and quickly.   3. As far as self­care during the internship, I am not doing a good job with my cognitive  help. As I mentioned earlier, I often bite my tongue, which feeds into my self­doubt.  Other than that, if I’m feeling uncertainty, I always ask. In events, there isn’t room for  uncertainty. We all need to be on the same page for what is happening, otherwise, things  can go very wrong.   69 
  For my physical care, I’m going to the gym three times a week as usual. And since it’s  summer I get the added bonus of jumping in the pool after I exercise to swim and soak up  vitamin D.   For emotional care, I use venting to get my stress out in the open. I do my best thinking  out loud. So whether I call my mom and vent about a tough day or I go home and mutter  out loud on my couch, I always get my feelings into the open. It helps me not bottle it all  up inside and helps to figure out what to do about the situation at hand.     Week 6  Wedding Budgeting Story  The last wedding we had made interesting budgeting choices. Now, this is not uncommon  at all, I often am surprised by the ways couples choose to cut corners to save money. And there is  nothing wrong with having a wedding on a budget, but you absolutely get what you paid for, so  caution is necessary. The last wedding hired a DJ who works for himself. He doesn’t have his  own company or staff, he just sometimes DJs on the weekends. He brought his wife and they  made out with each other the entire wedding. His microphone didn’t work and instead of trying  to fix it, he just did all the introductions though  static and wailing speakers. He got two of the  groomsmen/bridesmaid couples swapped and didn’t correct his mistakes. He played all the  wrong songs for the introductions (if he even managed to turn the song on at all). It is the DJ’s  job to announce tables are dismissed for dinner. He announced the first two tables, then left his  post and joined them in line for food. The day­of coordinator had to go pull him out of line and  tell him he couldn’t leave to eat until he’d dismissed all the tables. Later that night, he tried to  buy wine from the cash bar. I had to politely tell him that we don’t allow vendors to buy alcohol  while they are working because it’s considered unprofessional. This is not the first time we’ve  worked with horrible vendors (DJs especially). So beware, if you spend ~$100 on a DJ, they  might announce your name wrong, play the wrong song for your first dance, or drink alcohol on  the job!  Two Programming Skills  70 
  ­I have gotten much better at speaking up while being firm and professional. I am a very  non­confrontational person, so I hate reprimanding people­­especially clients. But I practiced this  skill twice at the last wedding. I told the DJ we would not serve him alcohol, and I politely asked  a man to remove his TEN bags of ice off the floor where it was melting and causing a cold  puddle of slipping hazard and damaged flooring.   ­I have improved with my confidence speaking in groups of people I don’t know. I’m  very comfortable speaking in classrooms with peers or in groups of people I’ve met. But for  some reason, I get quiet in large groups of strangers, which isn’t practical for my job. I practiced  at my last wedding shouting out to the group of strangers about where to put their sparklers when  it fizzles out.  Pressure  My mom gave me the best advice for handling pressure. Close your eyes and take a deep  breath (or 5 deep breaths). It really re­centers me and helps me wring out some of the stress  before I jump back in the mix. It also helps to talk to the other events team members at River  Ridge. Whether it be venting, or asking for advice, these women have my back (and vise­versa).   Software  River Ridge uses a program called “IBS”. It is the worst, non­intuitive, non­user friendly  software. We use it to map out tee times, plan for tournaments, bill beverages and events, etc.  Taylor and I made an internship manual for future interns at River Ridge that has a section with  pictures to help interns learn the basics of IBS. Other than that, its basic function is stumping  everyone. Sometimes we have three people crammed around one monitor trying to figure out  how to do something with the program.   Sentence finishing  My preferences at work include doing beverage cart, taking potential clients on tours,  having meetings with clients, and the wedding highlights.  Two of my professional strengths include: punctuality and organization!  Two things I need to work on are: my poker face and speaking firmly and professionally  when necessary.     71 
  Week 7  It’s hard to think of a time where what I did did not help a client. As a wedding planner,  everything I’m doing during day­of coordination is for a customer. I do like when I directly help  the bride. One bride, Morgan, was really grateful to me for answering her questions, helping her  find things, and setting up the ceremony chairs exactly how she wanted them. She thanked the  events team over and over, which is unusual but greatly appreciated.   Taylor and I designed and executed an Internship Manual for River Ridge. This will help  future River Ridge interns learn the ropes, learn where things are, and be prepared for weddings,  rehearsals, tournaments, and our computer system. The manual is 22 pages and comes with a  comprehensive table of contents.   I have a lot of books and magazines with tips and tricks, resources, and check lists for  event planning. I really like thumbing through these sources to learn more about my field.  Wedding fact: 51% of marriages end in divorce, yet marriage rates continue rising (legalization  of same­sex marriage and rise in 2nd, 3rd, 4th weddings). I also have a lot of event knowledge  that is unique to outdoor venues. For example, replace doing a unity candle with doing unity  sand (the candle WILL blow out). Additionally, replace an aisle runner with petals or buy  additional stakes and a heavy material aisle runner (otherwise it WILL be wrinkled in ALL the  photos and someone WILL trip over it and guests WILL try to weigh down the edges with their  purses which looks terrible!)  My supervisor Jamie has been a role model to me. We have to do a lot of nasty, dirty  chores, but she always gets down and scrubs the bird poop off the balcony with us. Jamie helped  create change in me when she said, “This isn’t in my job description, but this greatly affects my  job.” It made me realize that no one is too big to get dirty perfecting the details. We are in the  service industry and we must be willing to do unpleasant chores for the client.     Week 8  For a wedding several weeks ago we had three cases of champagne stored in the catering room a  few days before the event. Come day of the wedding, one of the cases had been broken into and  three bottles of champagne had been stolen. The cases had been paid for by the client through  72 
  our distributor, therefore someone stole from the client on our property. Jamie (my supervisor)  had been out of the office while the cases were stored in the catering room, so she was unsure  what day it had been taken. For a while, the General Manager wanted Jamie to look through 72  hours of security footage to see who’d done the crime. Instead, Jamie discounted the client for  the three bottles and the club footed the bill for the stolen bottles. I think this was handled  properly. There were only three bottles taken and no one was injured so it seems overly tedious  and laborious to sift through three days of security footage for this crime. Also, it was the right  thing to do to have the club handle the bill for the stolen items. From then on, we keep alcohol  locked in a closet in the catering room, instead of out on the counter.  Interns at River Ridge need to be willing to sweat and get their hands dirty. They need to  have a passion for events, good interpersonal skills, and high energy. Attention to detail,  thoroughness, time management, professionalism, punctuality, organization are also all  important qualities to be a successful intern here. An intern needs a basic grasp of how to drive a  golf cart as well as use the computer system. Positive outlook, dedication, and politeness go a  long way in this position.   For my special project, I am doing membership/public event analyses. I want to be able  to design a comprehensive guide and layout for feasible events that could be held at River Ridge  to honor the members and recruit more golfers to our course. It would benefit the club by  promoting membership appreciation and ideally make more members of the public want to pay  for a membership therefore bringing money to the club. I wanted to do this project because I  have a love for programming and designing events. This is a fun avenue to be creative and help  the club at the same time.     Week 9  I would rate Jamie very highly. We have a unique situation and a friendship that  developed over the past year. I am very grateful for the opportunities she’s given me. When she  first interviewed me in April 2015, I was hesitant to tell her I’d be abroad for a month during the  Summer. I figured that would eliminate my chances of having a Summer internship. However, I  73 
  was really surprised when she hired me anyway and worked around my schedule. I appreciate all  the flexibility she’s given me and how respectful she is of my school schedule. Jamie and I have  worked long hours together, between a three­day Indian wedding, huge bridal expo, countless  tournaments, twenty weddings, and numerous special events, and horrific cleaning projects. You  always hope you feel comfortable with your boss/supervisor. I definitely got that wish granted  with Jamie. We carpool to events together and coordinate outfits before events over the phone ­­  it’s a lot of fun and a lot of work. On the flip side, sometimes I felt my contributions didn’t really  matter if Jamie had her mind made up, but most type A people can be that way (I certain am  also).   I give Jamie feedback a lot on what I enjoy and what I think could be improved. For the  most part, she definitely makes an effort to get the events team what we need. For example, the  worst part about this job for the assistant (me) and the intern (Taylor) is setting up the ceremony  chairs, then flipping the space from the green to reception area during cocktail hour. Jamie’s  been pushing for months to get the General Manager to order another 150 white resin chairs so  we can have separate ceremony and reception chairs. We finally got them this week! YAY! Yay  Jamie! I’m confident that during my year­end review for this class, Jamie will ask for feedback. I  will tell her more things during that time as well.   Morgan was a bride I liked a lot. She and her family made sure to thank us a lot for our  help and efforts. It made me feel really valued, especially since this job is usually very thankless.  It is my job to cue the gentlemen in the bridal party for the ceremony. Her dad was going to go  last to meet her at the bottom of the tall staircase she was going to process down. He was crying  to me and holding my arm thanking me for helping his daughter on the most beautiful day of her  life. The love he has for her was so apparent to me and it was incredibly moving. As he teared up  watching his beautiful daughter descend down the steps, I teared up watching him. I think this  particularly touched me/had an influence on me because I don’t have a relationship like that with  a father figure in my life. It makes me reflect on what my wedding might be like one day. In  some ways I feel like I might be missing something, but my mom will be brimming with enough  love to go around anyways.     74 
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject
PRT475PortfolioProject

Recommended

Membership Application
Membership ApplicationMembership Application
Membership Application
Stacey Hopkins
 
Communications Portfolio
Communications Portfolio Communications Portfolio
Communications Portfolio
Jordan Carpenter
 
Chapter 1
Chapter 1Chapter 1
Chapter 1
Amy Hummel
 
Communications Portfolio
Communications PortfolioCommunications Portfolio
Communications Portfolio
Jordan Carpenter
 
Custom logo chocolate for christmas
Custom logo chocolate for christmasCustom logo chocolate for christmas
Custom logo chocolate for christmas
cacao and cardamom chocolatier
 
BB044 H3
BB044 H3BB044 H3
BB044 H3
Bernard Sng
 
Yoga is medicine for your soul syllabus
Yoga is medicine for your soul syllabusYoga is medicine for your soul syllabus
Yoga is medicine for your soul syllabus
Tina Samaniego, MSHEP
 
Jonathan
JonathanJonathan
Jonathan
jonhcox
 

Recommended

Membership Application
Membership ApplicationMembership Application
Membership Application
Stacey Hopkins
 
Communications Portfolio
Communications Portfolio Communications Portfolio
Communications Portfolio
Jordan Carpenter
 
Chapter 1
Chapter 1Chapter 1
Chapter 1
Amy Hummel
 
Communications Portfolio
Communications PortfolioCommunications Portfolio
Communications Portfolio
Jordan Carpenter
 
Custom logo chocolate for christmas
Custom logo chocolate for christmasCustom logo chocolate for christmas
Custom logo chocolate for christmas
cacao and cardamom chocolatier
 
BB044 H3
BB044 H3BB044 H3
BB044 H3
Bernard Sng
 
Yoga is medicine for your soul syllabus
Yoga is medicine for your soul syllabusYoga is medicine for your soul syllabus
Yoga is medicine for your soul syllabus
Tina Samaniego, MSHEP
 
Jonathan
JonathanJonathan
Jonathan
jonhcox
 
CV hmsnegi
CV hmsnegiCV hmsnegi
CV hmsnegi
Hitender Negi
 
Poverty Value Venture Group C3
Poverty Value Venture Group C3Poverty Value Venture Group C3
Poverty Value Venture Group C3
Bernard Sng
 
Lecture Notes
Lecture NotesLecture Notes
Lecture Notes
Kenneth Fogel
 
Pirineos
PirineosPirineos
Pirineos
carminadima
 
CV D. Maimbolwa
CV D. MaimbolwaCV D. Maimbolwa
CV D. Maimbolwa
Muhau Maimbolwa
 
Apareamiento sena
Apareamiento sena Apareamiento sena
Apareamiento sena
valeria gallo martinez
 
Investigaquimicacurriculo
InvestigaquimicacurriculoInvestigaquimicacurriculo
Investigaquimicacurriculo
Dalilasan123
 
Poverty - G1
Poverty - G1Poverty - G1
Poverty - G1
Bernard Sng
 
CV 1_Paul_Lloyd
CV 1_Paul_LloydCV 1_Paul_Lloyd
CV 1_Paul_Lloyd
Paul Lloyd
 
문화4팀 2to4
문화4팀 2to4문화4팀 2to4
문화4팀 2to4
Dongcheon Park
 

More Related Content

Viewers also liked

Investigaquimicacurriculo
InvestigaquimicacurriculoInvestigaquimicacurriculo
Investigaquimicacurriculo
Dalilasan123
 
CV 1_Paul_Lloyd
CV 1_Paul_LloydCV 1_Paul_Lloyd
CV 1_Paul_Lloyd
Paul Lloyd
 

Viewers also liked (10)

CV hmsnegi
CV hmsnegiCV hmsnegi
CV hmsnegi
 
Poverty Value Venture Group C3
Poverty Value Venture Group C3Poverty Value Venture Group C3
Poverty Value Venture Group C3
 
Lecture Notes
Lecture NotesLecture Notes
Lecture Notes
 
Pirineos
PirineosPirineos
Pirineos
 
CV D. Maimbolwa
CV D. MaimbolwaCV D. Maimbolwa
CV D. Maimbolwa
 
Apareamiento sena
Apareamiento sena Apareamiento sena
Apareamiento sena
 
Investigaquimicacurriculo
InvestigaquimicacurriculoInvestigaquimicacurriculo
Investigaquimicacurriculo
 
Poverty - G1
Poverty - G1Poverty - G1
Poverty - G1
 
CV 1_Paul_Lloyd
CV 1_Paul_LloydCV 1_Paul_Lloyd
CV 1_Paul_Lloyd
 
문화4팀 2to4
문화4팀 2to4문화4팀 2to4
문화4팀 2to4
 

PRT475PortfolioProject