Werkbeschrijving vernieuwde manier van inkopen

1. Dit is de voettekst
1
Slimmer Inkopen Amsterdam oktober 2012

2. Dit is de voettekst
Wat gaat er gebeuren?
• WVB/RKO doet aanvragen tot bestellen (ATB) via ACTO: functie
LPM200.
• Operationele Inkoop gaat bestellingen doen.
• Bestelbevoegdheden worden beperkt of beëindigd.
• Vaste bestelmomenten projecten Utiliteit en RKO op dinsdag en
donderdag tussen 13.00 en 14.00uur. (planbaar)
• Service blijft voorlopig hetzelfde, hoewel met beperkte
bevoegdheden.

3. Dit is de voettekst
Waarom deze verandering? Huidige en gewenste situatie:
• 880 (70) bestellers actief op 11 (1) inkopers. Moet worden: 35 bestellers (2/3)
• 30-35% C-Graad. 65-70% ‘spend unmanaged’! Moet worden: 80%
• Primaire proces onder druk door taken die niet tot kerntaken behoren.
• Processen niet ‘LEAN’, ‘veel’ verspilling van tijd.
• Veel bestellingen en facturen: 130.000 (7.000) en 204.000 (10.000)
• Veel kleine bestellingen. (80% < €1000,-)
• Match facturen ISP 55%. Moet zijn: 80%
• Veel leveranciers voor relatief beperkte behoefte. (4500/660)
• Externe Accountant op vinkentouw: Eist functiescheiding W&D!!
• 2% Netto rendement op omzet van €300Mio. Moet tenminste 5% zijn of meer!

4. Dit is de voettekst
Gewenste Gevolgen:
• Reductie aantal bestellingen & facturen (-30%)
• Reductie aantal nulbestellingen (-100%)
• Reductie aantal creditnota’s (-80%)
• Gemiddelde bestelwaarde omhoog
• Faalkosten omlaag & reductie vermijdbaar meerwerk
• Kostenbesparingen & inkoopvoordeel
• 10% Totale jaarlijkse inkoopuitgaven anders besteden
• Bron: Operationeel Plan Vestigingsinkoop 2012-JBr

5. Dit is de voettekst
5
Hoe werkt het?
Wvb1 Leverancier 1
Wvb6 Wvb1 Leverancier 1
Wvb6 Wvb2 Leveranvier 2
Wvb7 Wvb3 Leverancier 3
Wvb8 Wvb1 Leverancier 3
Wvb2 Leverancier 2
Wvb1 Leverancier 2

6. Dit is de voettekst
6
Hoe werkt het?
Wvb1
Wvb2 Leverancier 1
Drop
Wvb3 Inkoop Leverancier 2
box
Wvb6 Leverancier 3
Wvb7
Wvb8

7. Dit is de voettekst
7
Hoe werkt het?
1
Bestelbehoefte
Bestelbehoefte in te vullen door de
LPM 200
werkvoorbereiding.
Bestellijst vullen
Besteladvies
aanmaken
(Accorderen)
Dropbox
naar
inkoop

8. Dit is de voettekst
Hoe werkt het?
Bestellijst vullen

9. Dit is de voettekst
Hoe werkt het?
Bestellijst vullen

10. Dit is de voettekst
10
Dropbox
Hoe werkt het? naar
inkoop
Controle conceptbestellingen komend
INK 080
2
van werkvoorbereiding
(Ophaalpunt
dropbox inkoop)
Proces Wvb/ATB
INK 085 Nee
(Openstaande
bestelaanvragen)
Ja
INK 083
Akkoord Wijzigen van
bestelaanvragen
Dropbox
naar
bestelorder

11. Dit is de voettekst
Dropbox
naar
bestelorder
11
Hoe werkt het?
LPM 201
(definitieve
bestelorder)
3
Tonen bestelorder
(optie 1) Nee
Wijzigen algemene
Akkoord
gegevens (optie 3)
Ja
Tonen bestelorder
(optie 1) Nee
Wijzigen
bestelregels
Akkoord (optie 4)
Ja
Verzenden
bestelorder
(optie 2)
Versturen, bewaken, en factuur controle

12. Dit is de voettekst
Wanneer gaat dit gebeuren?
• Nieuwe manier van inkopen wordt voor Utiliteit per 01 oktober
2012 as gefaseerd ingevoerd.
• RKO en M&R volgen per 08 oktober as.
• Service blijft voorlopig een beperkte bestelbevoegdheid houden
ivm ad-hoc karakter. (niet –planbaar)

13. Dit is de voettekst
Wij vragen aan jullie:
• Jullie medewerking! Deze is overigens niet facultatief
• Jullie begrip! Amsterdam is eerste vestiging die ‘omgaat’, dus alle
kinderziektes manifesteren zich als eerste hier!!
• Jullie flexibiliteit. Hoe voorkomen we samen fouten?
• Jullie feedback: Dit is pas een begin. Hoe kunnen we dit proces
verder verbeteren?
It takes teamwork to make the
dream work!

14. Dit is de voettekst
Rondvraag
?

15. Dit is de voettekst
Mededelingen Inkoop
• Per 01-10-2012 nieuwe Parttime vestigingsinkoper: Dhr Vincent Schut
• Per 01-10-2012 nieuwe functie jerry: standplaats HQ Amersfoort
Inkoopadviseur, Projectleider ‘Slimmer Inkopen’ en TFM
• Mw Estrella Floris vervult functie Operationeel Inkoper