De module Postdistributie is gebaseerd op Document Store voor SharePoint en distribueert poststukken binnen uw organisatie. Doordat dit product Document Store als basis heeft, kan door een enkele druk op de knop een papieren document in een digitale postkamer worden geplaatst. Hierna is het een kwestie van ontvangers selecteren en op OK klikken om de docu- menten bij de juiste personen af te leveren.

1. SharePoint module Postdistributie
Beter beheer van uw inkomende post in SharePoint middels de module
Postdistributie.
Ieder bedrijf krijgt te maken met een inko- Het is mogelijk om voor elke medewerker,
mende poststroom vanuit allerlei bronnen. voor elke afdeling of voor een combinatie
Vaak zijn er meerdere ontvangers voor een van beiden een postvak aan te maken bin-
poststuk binnen een bedrijf of is een post- nen SharePoint. Hierdoor is het eenvoudig
stuk niet geadresseerd aan een persoon, om onderscheid te maken tussen poststuk-
maar aan een afdeling. Sommige bedrijven ken die gericht zijn aan een afdeling of aan
hebben meerdere vestigingsplaatsen met een enkel persoon.
één postadres of medewerkers hebben geen De beveiliging zorgt ervoor dat alleen
vaste werkplek. medewerkers van de desbetreffende
Het probleem is dat de papieren post vaak afdeling toegang hebben tot het postvak.
een interne route moet volgen en de eind- Op dezelfde wijze zijn ook de persoonlijke
bestemming kan variëren. Dergelijke interne postvakken afgeschermd en kan de eigenaar
afhandeling kost tijd waardoor poststukken van het postvak zelf kiezen welke collega’s
later bij de correcte ontvanger aankomen en zijn postvak in mogen zien.
de behandeling vertraging oploopt. In het Alle poststukken kunnen, dankzij de uitge-
geval van wisselende werklocaties kan de breide zoekmogelijkheden van SharePoint,
vertraging aanzienlijk zijn, omdat de ontvan- eenvoudig gevonden worden. Door het
ger niet altijd op dezelfde locatie aanwezig invoeren van een paar sleutelwoorden
is als diens postvak. worden alle relevante documenten getoond.
Om de locatieproblematiek op te lossen en Hierbij kan er worden gezocht op zowel
de behandeltijd te verkorten heeft Ricoh kenmerken als inhoud. Bij het uitvoeren
de module Postdistributie ontwikkeld. Deze van een zoekopdracht wordt de beveiliging
module verkort de behandeltijd en zorgt gehandhaafd zodat de gebruiker alleen de
ervoor dat de postafhandeling niet langer documenten te zien krijgt waar hij/zij recht
locatiegebonden is. op heeft.
Wat is de module postdistributie?
De module Postdistributie is gebaseerd
op Document Store voor SharePoint en
distribueert poststukken binnen uw
organisatie. Doordat dit product Document
Store als basis heeft, kan door een enkele
druk op de knop een papieren document in
een digitale postkamer worden geplaatst.
Hierna is het een kwestie van ontvangers
selecteren en op OK klikken om de docu-
menten bij de juiste personen af te leveren.
postdistributie

2. Wat kan de module postdistributie voor Poststukken zijn gemakkelijk terug te vinden
uw organisatie betekenen? dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden
Met de module Postdistributie hoeft uw binnen SharePoint. Tevens is de module
inkomende post niet meer fysiek door uw eenvoudig aan te passen qua look en feel
organisatie gestuurd te worden. Deze kan op basis van standaard templates.
namelijk vanuit één centrale postkamer
ingescand en digitaal verstuurd worden
naar afdelingen, processen of personen in
de organisatie en op verschillende locaties.
De opslag van poststukken is in te richten
naar afdeling en documentsoorten.
de voordelen die de module
postdistributie u biedt:
• Geen interne fysieke post-
distributie nodig
• Digitale postvakken, dus geen
fysieke postvakken meer nodig
• Locatieonafhankelijk voor de
medewerker
• Locatieonafhankelijk voor
postkamer
• Registratiedatum per poststuk,
dus geen twijfel over de
ontvangstdatum
• Medewerkers worden actief geïn-
formeerd wanneer er een nieuw
Waarom ricoh? poststuk in hun postvak ligt
Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie- • Makkelijk terug te vinden dankzij
logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw uitgebreide zoekmogelijkheden
informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt • Look en feel eenvoudig aan te
kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en passen
tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die
consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.
Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij
voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even
transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde
- van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.
ISO9001: 2008, ISO14001: 2004,
ISO27001: 2005 gecertificeerd
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen
in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze
software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties
die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn.
Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde
handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.
www.ricoh-europe.com
Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900. Ricoh Nederland B.V.
Postbus 93150
5203 MB ’s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 645 26 60
Fax: +31 (0)73 645 18 44
RISPPOST2NLNO
www.ricoh.nl