Praktiske råd i kølvandet på RenoNorden kendelsen om pointmodeller for pris. Hvad betyder kendelsen for gamle, igangsværende og nye udbud? Hvilke pointmodeller for pris kan bruges?

1. Pointmodeller for pris
Praktiske råd efter RenoNorden
Advokat Niels Tiedemann, DELACOUR DANIA
nti@delacourdania.dk T: 3345 8525 M: 4013 9271

2. USIKKERHEDEN
Klagenævnet for Udbud har skabt stor usikkerhed om valget af pointmodel
for pris.
Den mest anvendte pointmodel har været følgende:
Laveste pris = 10 point
Andre priser = 10 point x (laveste pris/anden pris)
Pris vægter f. eks. 50 eller 70 % i den samlede evaluering.
Klagenævnet har dømt den pointmodel ude
I en kendelse af 20. juli 2011, RenoNorden A/S mod Skive Kommune vurderede Klagenævnet, at
anvendelsen af pointmodellen er i strid principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Det er
en ”umiddelbar bedømmelse” i forbindelse en afgørelse om opsættende virkning.
Klagenævnet vil på et senere tidspunkt træffe afgørelse om sagens realitet. Det er nok
usandsynligt, men ikke udelukket, at Klagenævnet skifter mening.

3. KLAGENÆVNETS BEGRUNDELSE
Klagenævnets begrundelse er følgende
• Pointmodellen medfører, at kun en begrænset del af pointskalaen udnyttes. I det
konkrete udbud fik alle tilbud mellem 8 og 10 point. Kun 10-20 % af pointskalaen
blev udnyttet.
• Et tilbud, som er dobbelt så højt som det laveste, får 5 point, og et tilbud, der er 3
gange så højt som det laveste, får 3,33 point.
• Pointmodellen afspejler derfor ikke den spredning i de tilbudte priser i de indkomne
tilbud, som er forventelig.
• Konsekvensen er, at de tilbudte priser i praksis vægter langt mindre end de i
udbudsbetingelserne angivne 70 %.
Efter Klagenævnets opfattelse skal forskelle i pris medføre større forskelle i point end
pointmodellen gør, for at sikre, at pris vægter som oplyst, f. eks. 70 %.
En pris, som f. eks. er 10 % højere end den laveste pris, skal ikke tildeles 9 point, men færre point.
Klagenævnet har ikke fortalt os, om det skal være 8,7,6,5,4,2 eller 1 point for at sikre, at pris vægter
som oplyst, f. eks. 70 %. Det er en af de praktiske udfordringer.

4. PRAKTISKE UDFORDRINGER
Udgangspunktet er indtil videre – og måske endeligt – at det er i strid med
udbudsreglerne at anvende pointmodellen, og at det i tilfælde af en klage kan føre til
annullation. Risikoen for annullation vurderes som størst, hvis ”pris” vægter mere end
50 %, og hvis der er en begrænset spredning mellem de tilbudte priser, f. eks. få
procent mellem laveste og næstlaveste pris.
De praktiske udfordringer for det enkelte udbud afhænger af, hvor langt udbuddet er
kommet
Afsluttede udbud
• Klagefrist på seks måneder endnu ikke udløbet
• Rammeaftaler med løbende tildeling
• Igangværende udbud
• Før tilbudsfristen. Ændring af udbudsbetingelser mulig
• Efter tilbudsfristen. Ændring af udbudsbetingelser ikke mulig
• Nye udbud
• Valg af pointmodel

5. PRAKTISKE RÅD
De konkrete omstændigheder har oftest stort betydning for, hvad det er fornuftigt at gøre i en given situation. De gælder
også med hensyn til pointmodeller for pris og den nye praksis i Klagenævnet for Udbud. De praktiske råd nedenfor kan
derfor kun bruges som inspiration i forbindelse med beslutninger på baggrund af de foreliggende konkrete omstændig-
heder.
• Afsluttede udbud
• Klagefrist på seks måneder endnu ikke udløbet
• Kryds fingrene og håb på ingen klage!
• Rammeaftaler med løbende nye tildelinger (direkte/mini-udbud)
• Uden risiko: genudbud af rammeaftalen
• Med risiko: Vælg og oplys om en anden pointmodel for pris ved nye tildelinger
• Igangværende udbud
• Før tilbudsfristen
• Ændr pointmodel for pris i udbudsbetingelserne
• Efter tilbudsfristen
• Kryds fingre og håb på ingen klage!
• Anvendelse af anden pointmodel for pris end oplyst vil fordoble risikoen for annullation
• Nye udbud
• Vælg en anden pointmodel, som ikke er i strid med udbudsreglerne

6. VALG AF POINTMODEL FOR PRIS
Der præsenteres fire metoder for evaluering af pris, som alle vurderes at være i
overensstemmelse med udbudsreglerne.
• Gearet pointmodel med udgangspunkt i den laveste pris
• Pointmodel med udgangspunkt i en forventet pris og et interval svarende til
den forventede spredning i de tilbudte priser
• Tildeling af point ved ”en samlet skønsmæssig vurdering”
• ”Bedst til prisen”
Beskrivelsen af den enkelte metode er suppleret med praktiske bemærkninger
om anvendelsen.

7. GEARET POINTMODEL
En gearet pointmodel medfører, at forskelle i point bliver større end forskelle i
pris. På den måde udnyttes pointskalaen i større udstrækning.
Gearet pointmodel
Laveste pris = 10 point
Laveste pris + X % = 0 point
X er gearingsfaktoren. Jo lavere X, jo større gearing.
Gearingsfaktoren bør afspejle den forventede spredning i de tilbudte priser.
Hvis gearingsfaktoren er for kraftig, kan det medføre negative point, hvilket vil
være i strid med udbudsreglerne.

8. GEARET POINTMODEL
Pointspredning ved forskellig gearing
Gearingsfaktor 30 % 50 % 100 %
Laveste pris 10 10 10
Laveste pris + 10 % 6,67 8 9
Laveste pris + 20 % 3,33 6 8
Laveste pris + 30 % 0 4 7
Laveste pris + 50 % - 6,7 0 5
Laveste pris + 100 % - 23,3 - 10 0

9. GEARET POINTMODEL
Formel
Point til andre tilbud = (-y/(x*lp))*(tp – lp) + y
”y” = maksimum point
”x” = gearingsfaktor som udtrykkes i decimaltal, f. eks. 30 % = 0,3 osv.
”lp” = laveste pris
”tp” = tilbudt pris i andet tilbud
En gearingsfaktor på
• 100 % er ”svag”
• 50 % er ”moderat”
• 30 % er ”kraftig”
Valget af gearingsfaktor skal tage højde for risikoen for negative point. Samtidig skal
gearingsfaktoren medføre en udnyttelse af pointskalaen, som er større end kun den
øvre ende. Valget af gearingsfaktor skal derfor afspejle realistiske forventninger
til spredningen i pris.

10. GEARET POINTMODEL
En gearet pointmodel indebærer, at underkriteriet ”pris” vægtes to gange.
Første gang ved gearingen, som gør pointforskellen forholdsmæssigt større
end prisforskellen, og anden gang ved vægtning af point i overensstemmelse
med evalueringsmodellen, f.eks. 70 %.
For at sikre gennemsigtighed bør udbudsbetingelserne oplyse, hvordan en
gearet pointmodel fungerer i praksis. Ved en gearing på 100 % kan teksten f.
eks. være følgende:
”Udbyder anvender en gearet pointmodel ved tildeling af point for pris. Laveste pris tildeles 10 point, og laveste pris
+ 100 % svarer til 0 point. For tilbudte priser i intervallet mellem laveste pris og laveste pris + 100 % beregnes et
pointtal, som forholdsmæssigt svarer til placeringen i intervallet.
Begningen sker ved anvendelse af følgende formel:
(-10/laveste pris)*(anden pris - laveste pris) + 10
En pris, som f. eks. er 50 % højere end den laveste pris, tildeles 5 point. Pointmodellens gearing medfører, at
forskellen mellem de tildelte point for pris forholdsmæssigt bliver større end forskellen i de tilbudte priser.
Udover denne gearing vægtes de tildelte point for underkriteriet ”pris” i overensstemmelse med den angivne
vægtning.”
OBS: Hvis gearingsfaktoren ikke er 100 % er formlen følgende med en faktor på f. eks. 50 %:
(- 10/(0,5*laveste pris))*(anden pris – laveste pris) + 10. Se tabel om point vedrørende eksemplet.

11. FORVENTET PRIS
”Forventet pris”
En pointmodel med ”forventet pris” tager ikke udgangspunkt i den laveste pris, som er
tilbudt. I stedet er pointmodellen fastsat på grundlag det prisniveau, som udbyderen
forventer på baggrund af sit kendskab til tilsvarende ydelser og den aktuelle markeds-
situation. Ved et genudbud kan den eksisterende pris f. eks. være den forventede pris.
”Prisinterval”
Ud fra den forventede prisen skal udbyderen vurdere den forventede spredning i de
priser, som vil blive tilbudt. Denne spredning vil være prisintervallet for pointmodellen.
Den laveste pris i intervallet skal give det højeste pointtal, og den højeste pris i inter-
vallet skal give det laveste pointtal.
”Pointtildeling”
Point for pris tildeles de enkelte tilbud ud fra deres placering i prisintervallet.
Formlen er følgende:
Point = (-y/(max – min))*(tp – min) + y
”y” = maksimum pointtal, ”max” = højeste pris i intervallet, ”min” = laveste pris i
intervallet og ”tp” = tilbudt pris

12. FORVENTET PRIS
Eksempel fra Københavns Kommune
Point afgives efter følgende model.
- 10 point gives til en pris på kr. 2.900.000 eller mindre.
- 8 point gives til en pris på kr. 3.200.000.
- 1 point gives en pris på kr. 4.000.000 eller mere.
- Øvrige priser tildeles point ved retlinjet interpolation imellem ovenstående fikspunkter.
(Model angivet i udbudsbetingelserne)

13. FORVENTET PRIS
I eksemplet var den forventede pris 3,2 mio. kr. og den forventede spred-
ning i de tilbudte priser var i intervallet 2,9-4,0 mio. kr.
Prismodellen er uhensigtsmæssig, hvis er den laveste tilbudte pris er
lavere end forventet (2,9 mio. kr.), og/eller hvis de højeste priser er højere
end forventet (4,0 mio. kr.). I det konkrete udbud modtog kommunen
faktisk to tilbud, som var lavere end 2,9 mio. kr. Konkret var det dog uden
betydning, da den lavestbydende tilbudsgiver samtidig opnåede det
højeste pointtal for kvalitet. Hvis det ikke havde været tilfældet, så ville
pointmodellen indebære et alvorligt problem for udbuddet.
Flere tilbud vil få samme pointtal uanset forskelle i de tilbudte priser, hvilket
er i strid med udbudsreglerne.
For at undgå problemet kan forventet pris og intervallet fastsættes
eller justeres efter modtagelse af tilbud. Vær dog i så fald opmærk-
som på principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.

14. ”EN SAMLET SKØNSMÆSSIG VURDERING”
En samlet skønsmæssig vurdering
Convergens A/S mod Viborg Kommune, 26. maj 2011
• Udbyderen foretog ”en samlet skønsmæssig vurdering” af de tilbudte priser ud fra sit
markedskendskab til tilsvarende ydelser, og i skønnet indgik tillige det kendskab, som
udbyderen havde opnået ved at se tilbudsgivernes priser
• Der anvendtes en vurderingsmodel, hvor opfyldelsen af kravene i udbudsbetingelserne
udmøntes i talværdier på en skala fra 1-5, hvor 5 anvendes, hvor tilbuddet til fulde opfylder
udbudsbetingelsernes krav og 1 anvendes, når det i ringe grad opfylder kravene
• Klagenævnet fandt, at pointtildelingen i indstillingsnotatet vedrørende pris er fuldt ud forenelig
med de totalpriser, som en prisoversigt viste. Prisoversigten i viste, hvilket tilbud, som var
klart det laveste, og det stemte overens med, at dette tilbud fik det højeste antal points i
indstillingsnotatet. Også med hensyn til de øvrige tilbudsgivere stemte pointstildelingen
overens med deres prismæssige placering i forhold til de øvrige tilbudsgivere.
• Udbyderen havde oplyst, at bedømmelsen af de tilbudte priser var sket skønsmæssigt
baseret på udbyderens markedskendskab, herunder således, at der i skønnet også indgik
den yderligere viden, som de tilbudte priser havde bibragt indklagede. Der var ikke efter
oplysningerne i sagen grundlag for at antage, at bedømmelsen er sket på anden vis end
oplyst af udbyderen.
• Ingen overtrædelse.

15. ”EN SAMLET SKØNSMÆSSIG VURDERING”
Det fremhæves, at metoden er forskellig fra en ”verbal vurdering”, der slet
ikke anvender point.
Metoden afspejler ikke forskelle i pris på en måde, som lige så nuanceret
som pointmodeller, hvor point for pris beregnes præcist. Det er et
spørgsmål, om metoden tilfredsstiller udbyders behov for præcision i
evalueringen.
I lyset af RenoNorden er det tilrådeligt, at pointskalaen udnyttes mere end
blot 10-20 %.
I tilfælde af en klagesag er det forventeligt, at Klagenævnet vil efterprøve
det skøn, som er udøvet ved tildelingen af point, jf. den nævnte kendelse.

16. ”BEDST TIL PRISEN”
Forholdet mellem kvalitet og pris
(Eksempel på EU Kommissionens udbud i sag T-300/07, Evropaïki Dynamiki mod Kommissionen)
Udbudsbetingelserne fastsætter en procedure, som indebærer fire faser.
• I første fase anvendes udelukkelseskriterierne
• I anden fase tages udvælgelseskriterierne i brug med henblik på en vurdering af den
bydendes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet: dels den finansielle og
økonomiske kapacitet, dels den tekniske og faglige kapacitet
• I tredje fase anvendes tildelingskriterierne (tilbuddets indhold studeres).
• Kvalitative tildelingskriterier med et samlet pointantal på 100, som er fordelt mellem forskellige kriterier
med forskellige pointtal, f. eks. kriterium nr. 1: (10 point), kriterium nr. 2: (20 point), kriterium nr. 3: (30
point) og kriterium nr. 4: (40 point).
• Det præciseres i udbudsbetingelserne, at de bydende, som ikke opnår en score på 70 % af det
samlede antal point, der kan tildeles, eller mindst på 50 % for et enkelt kriterium, er automatisk
udelukket fra resten af tildelingsproceduren.
• Dernæst omhandler udbudsbetingelserne en finansiel vurdering, som baseres på de i udbuddet
anførte priser og foretages i overensstemmelse med formularen i udbudsbetingelserne (samlet pris)
• I en fjerde fase tildeles kontrakten det bud, der er bedst til prisen vurderet ud fra forholdet
mellem de opnåede point og den tilbudte pris

17. ”BEDST TIL PRISEN”
Efter ”bedst til prisen” modellen tildeles der ikke point for pris.
Pris og de kvalitative kriterier vægter hver 50 %. Modellen giver ikke mulighed for at
vægte underkriterierne anderledes.
Point for alle kvalitative kriterier skal samles i ét kvalitativt underkriterium, som
divideres med prisen. Kvalitative delkriterier kan vægtes. I eksemplet sker
vægtningen af på delkriterieniveau ved at der er forskel i max. point for de enkelte
kriterier.
Der kan skues på betydning af pris og kvalitet på anden måde end ved vægtning,
nemlig ved fastsættelsen af den score for kvalitative kriterier, som mindst skal opnås
for at undgå udelukkelse. Hvis det f. eks. er nok at opnå en score på mindst 50 % af
det samlede pointtal og en score på mindst 30 % for det enkelte kriterium, er det
muligt at tilbyde en lav pris med en modsvarende lavere kvalitet. På den måde er
pris prioriteret. I øvrigt kan udbyder fastsætte en øvre grænse for tilbudte priser,
sådan at tilbud kun er konditionsmæssige, hvis den tilbudte pris ikke overstiger
grænsen.

18. ”BEDST TIL PRISEN”
Eksempel på ”bedst til prisen”
Tilbudsgiver D har afgivet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, fordi han tilbyder det bedste forhold mellem
kvalitet og pris, nemlig det højeste pointtal pr. prisenhed. Tilbudsgiver B blev fravalgt, fordi han ikke opnåede 5
point (50 %) for Kriterium 1, mens tilbudsgiver C blev fravalgt , fordi han ikke opnåede et samlet pointtal på 70
(70 %).
Kvalitative
Max. point A B C D E
kriterier
Kriterium 1
10 7 4 5 6 10
Kriterium 2
20 13 17 12 18 19
Kriterium 3
30 24 25 16 25 26
Kriterium 4
40 36 33 21 32 34
Samlet 100 80 79 54 81 89
Tilbudt pris 100 Fravalgt Fravalgt 90 120
Point/pris 0,8 0,9 0,74