UDE klage innsyn i rektorkontrakter

1. Oslo kommune
Utdanningsetaten
Utdanningsetaten Besøksadresse: Telefon: 02 180 Org.nr.: 976820037
Strømsveien 102 Telefaks: 22 65 79 71
0663 OSLO
Postadresse: postmottak@ude.oslo.kommune.no
Pb 6127 Etterstad, 0602 OSLO www.ude.oslo.kommune.no
Adresseinformasjon fylles inn ved ekspedering. Se mottakerliste
nedenfor.
Att.: Adresseinformasjon fylles inn ved ekspedering. Se mottakerliste
nedenfor.
Dato: 08.09.2017
Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode:
17/04414-18 Ragnhild Holm, 470 57 034
Oversendelse av klage
Vedlagt følger klage fra Simon Malkenes av 26.juni 2017 der han klager på at han ikke får
innsyn i referater fra rektorenes medarbeidersamtaler med sin leder.
Sakens bakgrunn:
Malkenes ba i e-post av 26. mai 2017 om innsyn i samtlige rektorkontrakter med vedlegg i
Osloskolen i perioden 2006 til i dag. Han ba også om en oversikt over tildelte personlige
lønnstrinn - med begrunnelse - til rektorene i samme periode.
Utdanningsetaten svarte på innsynsbegjæringen slik:
"Rektorkontrakter
Lederkontrakter for rektorer (rektorkontraktene) ble brukt som en oppsummering av den årlige
medarbeidersamtalen mellom rektorene og overordnet leder frem til 2014.
Siden lederkontraktene var knyttet til den årlige medarbeidersamtalen, og ble erstattet av ny
kontrakt årlig, ble de som utgangspunkt ikke ansett for å være arkivverdige. Vi viser også til
personopplysningsloven § 28 om forbud mot å lagre personopplysninger lengre enn det som er
nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. De etterspurte lederkontraktene har
vi derfor ikke oppbevart og kravet avvises. Dette gjelder for alle kontraktene bortsett fra
kontraktene fra 2012 som vi har arkivert i forbindelse med en tidligere innsynssak. Kontraktene
fra 2012 har du allerede fått innsyn i, jf. vår oversendelse av 21.10.2016. Disse oversendes
dermed ikke på nytt.
Personlige lønnstrinn
Vedlagt følger en sammenstilt elektronisk oversikt over tildelte personlige lønnstrinn for
rektorene for lønnsoppgjørene i 2010, 2012 og 2014.
For lønnsoppgjøret i 2006 har vi ikke informasjon tilgjengelig som viser tildelte personlige
lønnstrinn. Innsynskravet avvises derfor fra behandling.
For lønnsoppgjøret 2008 er det ikke mulig å gi en sammenstilling over tildelte personlige
lønnstrinn med enkle fremgangsmåter, jf. offentlighetsloven § 9.
Vi har ikke skriftlige begrunnelser for de tildelte personlig lønnstrinn ved det enkelte
lønnsoppgjør. Personlige lønnstrinn, så vel som lønnstrinn gitt på stilling, tildeles som følge av
forhandlinger med de ansattes organisasjoner etter faste kriterier fastsatt i Oslo kommunes

2. 2
overenskomst med arbeidstakerorganisasjonene. I lokale lønnsoppgjør gis mulighet for å
fremforhandle personlige tillegg, basert på kriterier avtalt mellom partene (gjelder alle ansatte
i Oslo kommune). Kriteriene er fremforhandlet mellom arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden
og er å finne i Oslo kommunes overenskomster med arbeidstakerorganisasjonene, Dokument nr.
25."
Vedlegg 1: Svar fra Utdanningsetaten av 26. juni 2017
For ordens skyld gjør vi oppmerksom på at det ble gitt foreløpig svar.
Som det fremgår av ovennevnte, sluttet etaten i 2014 å bruke lederkontrakter for rektorene. Det
ble utarbeidet ny mal for medarbeidersamtaler som skal fylles ut etter gjennomført samtale
(heretter kalt referat fra medarbeidersamtale). I og med at Malkenes kun hadde bedt om innsyn
i rektorkontraktene, vurderte vi ikke innsyn i referatene fra medarbeidersamtalene. I denne
sammenhengen peker vi på at Malkenes - gjennom tidligere innsynsbegjæring og oversendt
dokumentasjon - er godt kjent med at lederkontraktene for rektorene ble faset ut i 2014. Han
fikk da også i oktober 2016 oversendt skjemaene som etaten nå benytter for personlig
medarbeidersamtale for ledere. Han kunne dermed enkelt ha etterspurt denne i utfylt stand for
rektorene dersom det var dette, og ikke lederkontraktene for rektorene, han ønsket innsyn i.
Vedlegg 2: Veileder og mal for personlige medarbeidersamtale for ledere
Malkenes klaget på etatens avgjørelse i e-post 26. juni 2017. Han viser til at innsynskravet
gjaldt alle rektorkontraktene frem til inneværende skoleår. Han klager også på
Utdanningsetatens vurdering av at rektorkontraktene ikke er arkivverdige.
Vedlegg 3: Klage av 26. juni 2017
Malkenes fikk i e-post 30. juni 2017 foreløpig svar om at klagen, på grunn av
sommerferieavvikling, ikke ville bli behandlet før i august måned.
Klagen
Malkenes skriver blant annet i sin klage:
"Jeg legger ved VGs SKUP-rapport som viser både hvordan kontraktene er brukt og at de
har vert en helt sentral del av styringssysyetmet i Osloskolen. Det er også et vesentlig poeng
at VG viser at kontraktene har ført til inflasjon på resultater på elevtester (som for eksempel
de diagnostiske kartleggingsprøvene). Det igjen kan innebære at kontraktene har bidratt
til/bidrar til at elever ikke får den oppfølging de har krav på. I verste fall at elever med
lærevansker ikke blir identifisert og får den opplæring de har krav på i følge
Opplæringsloven. "
Han viser til ulike oppslag i pressen. Vi viser til klagen, se vedlegg 3.

3. 3
Utdanningsetatens vurdering av innsynsbegjæringen:
a) Avgrensning av klagen
Innsynsretten etter offentleglova gjelder saksdokumenter. Den delen av Malkenes klage som
gjelder klage over manglende arkivering, kan ikke påklages etter offentleglovas regler. Dette er
også presisert i forarbeidene, jf. Ot. prp. nr. 102 (2004-2005) punkt 12.4.7. Denne delen av
klagen vil derfor ikke oversendes Fylkesmannen, og vil heller ikke bli kommentert ytterligere.
Det er riktig, slik Malkenes skriver, at etaten ikke vurderte innsyn i referatene fra
medarbeidersamtalene avholdt etter 2014. Grunnen til det er at Malkenes ba om innsyn i
rektorkontrakene. Innsynskravet til Malkenes ble derfor ikke ansett å gjelde referatene fra
medarbeidersamtaler. I denne sammenhengen vises det også til redegjørelsen ovenfor om at
han enkelt kunne ha etterspurt disse utfylte malene ut fra at han tidligere hadde fått oversendt
blant annet selve malen med veileder.
Vi har i ettertid, etter at Malkenes klaget på avslaget og presisert hva han ba om innsyn i,
vurdert innsyn i referatene fra medarbeidersamtalene. Vi mener at innsynsbegjæringen skal
avslås, noe som vil utdypes nedenfor. Vi legger til grunn at Malkenes ville ha påklaget denne
avgjørelsen. For at saken ikke skal ta unødvendig lang tid, har vi derfor valgt å sende saken til
klageinstansen uten først å avslå Malkenes’ innsynsbegjæring.
b) Kort om medarbeidersamtaler
I dette tilfellet er det bedt om innsyn i medarbeidersamtaler og oppsummeringer/referater fra
disse. For å få tilstrekkelig innsikt i Utdanningsetatens vurdering av hvorfor disse skal være
unntatt fra innsyn, er det avgjørende å forklare hva en medarbeidersamtale går ut på.
En medarbeidersamtale defineres gjerne som en planlagt og fortrolig samtale mellom leder og
medarbeider om hvordan man kan forbedre resultater og få samarbeidet til å fungere bra. I dette
tilfellet gjennomføres medarbeidersamtalen mellom den enkelte rektor og hans områdedirektør.
Personlig medarbeidersamtale for ledere i Utdanningsetaten skal gjennomføres en gang per år.
Vurderingene foretas med utgangspunkt i tjenestestedets strategiske plan og prioriterte
innsatsområder. Dette er offentlige dokumenter.
Som det fremkommer av veiledningen og malen, skal rektorenes personlige bidrag til
måloppnåelse vurderes og drøftes i medarbeidersamtalen. Partene skal være konkrete i
tilbakemeldingene for å sikre forbedret utvikling. Det at det er rektorenes personlige bidrag
som skal vurderes og diskuteres er gjennomgående for de tre første delene av samtalen
(totalvurdering, vurdering av leders personlige bidrag til måloppnåelse samt lederadferd og
kultur). Del 4 omhandler rektorenes personlige utviklingsplan.
c) Unntak fra innsyn etter § 14
Det følger av offentlighetsloven § 3 at saksdokumenter er offentlige. Vi legger til grunn at
referatet fra medarbeidersamtaler er et saksdokument omfattet av loven. Videre legger vi til
grunn at referatet er et internt dokument, da det er utarbeidet av organet for egen

4. 4
saksbehandling (ikke sendt ut av organet), jf. § 14 første ledd. Kommunen kan følgelig unnta
dokumentet fra innsyn.
Det følger av offentleglova § 11 at organet skal vurdere om det bør gis helt eller delvis innsyn i
et internt dokument dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak
(meroffentlighetsvurdering).
I vår vurdering av merinnsyn har vi lagt vekt på at medarbeidersamtalene i all hovedsak er en
vurdering av leders personlige bidrag til måloppnåelsen det seneste året. Områdedirektør vil
blant annet gi sin vurdering av hvordan en rektor har utført jobben sin, og gi råd for videre
arbeid, se punktet over. I tillegg vil rektoren selv vurdere sin egen innsats, og kan blant annet gi
uttrykk for ulike behov i arbeidet. Samtalene er videre ment å være personlige samtaler mellom
den enkelte rektor og hans overordnede, slik enhver annen medarbeidersamtale er ment å være.
Denne typen samtaler ligger i kjerneområdet av hva § 14 er ment å omfatte.
I denne sammenhengen vises det blant annet til Fylkesmannen i Oslo og Akershus sin
avgjørelse av 12. november 2012 – medarbeiderundersøkelse i Bærum kommune – der
Fylkesmannen skriver følgende på side 2 (vår understrekning):
"Slik Fylkesmannen ser det, er det helt klart at det ikke er grunnlag for å gi ut den tredje delen
av rapporten. Slik denne delen er satt opp, blir den å sammenligne med en medarbeidersamtale.
Dette må være å anse som fortrolig informasjon, som den enkelte som har svart, har krav på at
forblir mellom den enkelte og lederen. Etter Fylkesmannens syn er denne delen av rapporten i
kjernen av hva som må anses som en intern sfære i den enkelte enhet."
Uttalelsen fra Fylkesmannen knytter seg til innsyn i medarbeiderundersøkelser, men har
overføringsverdi ettersom Fylkesmannen omtaler medarbeidersamtaler som fortrolige samtaler.
Videre har vi lagt vekt på de langsiktige skadevirkningene innsyn vil gi. Innsynskravet skal
som utgangspunkt vurderes konkret i tilknytning til det dokumentet det begjæres innsyn i. Det
kan likevel legges vekt på mer langsiktige skadevirkninger. I veilederen til offentleglova står
følgende om dette på side 65 (vår understrekning):
"Meirinnsynsvurderinga må gjerast konkret i samband med det enkelte innsynskravet.
Ein kan likevel òg leggje vekt på meir langsiktige skadeverknader av å gi innsyn. Dette
vil særleg vere aktuelt for interne dokument som kan haldast utanom innsyn etter §§ 14
og 15. Desse unntaka skal verne om interne avgjerdsprosessar i forvaltninga, og det er
her sentralt å unngå at andre organ eller personar innanfor det same organet blir meir
tilbakehaldne med å kome med frimodige råd og vurderingar. Difor vil det nokså
gjennomgåande ikkje vere grunn til å utøve meirinnsyn i dei delane av dokument som
kan haldast utanom innsyn etter offentleglova §§ 14 og 15 som inneheld råd og
vurderingar."
Uttalelsen viser at adgangen til å unnta interne dokumenter er gitt blant annet for å skape gode
arbeidsforhold for forvaltningen. Dette må innebære en mulighet for forvaltningen til å benytte
nødvendige verktøy for oppfølging av ansatte. I denne sammenhengen kan det også vises til
offentleglova § 23, som åpner for unntak fra innsyn der det er påkrevd for en forsvarlig
gjennomføring av blant annet personalforvaltningen til et offentlig organ. De samme hensyn
som ligger til grunn for denne bestemmelsen, vil gjøre seg gjeldende i
meroffentlighetsvurderingen her.

5. 5
En medarbeidersamtale er et godt verktøy for oppfølging av ansatte. Intensjonen med enhver
medarbeidersamtale er at partene skal få snakke åpent og fritt om sin arbeidshverdag, og kan ha
tillit til at de vurderinger og tilbakemeldinger som blir foretatt, ikke blir allment kjente. Dette
gjelder også for personlige medarbeidersamtaler for ledere. Vissheten om dette skaper
fortrolighet og åpenhet, som er helt avgjørende for at samtalen skal oppfylle sin intensjon.
Offentliggjøring av referatene vil føre til at den enkelte leder vegrer seg for å dele viktig
informasjon med sin arbeidsgiver, eller at viktig informasjon ikke blir skrevet inn i referatet.
Det er ikke tvilsomt at nytten av en medarbeidersamtale vil forsvinne dersom det er usikkert
om det som blir referatført fra medarbeidersamtalen forblir fortrolig eller kan offentliggjøres til
allmenheten. De langsiktige skadevirkningene ved eventuell offentliggjøring, er dermed helt
klart tilstede.
d) Offentlighetens behov for innsyn
Utdanningsetaten har vurdert hvilket behov offentligheten har for innsyn. Generelt mener vi
allmenheten har en interesse i å få innsyn i hvilke mål og resultater skolen har. Slike
opplysninger er også allment tilgjengelig ved at skolens strategiske planer er offentlige og at
resultater fra ulike kartleggingsprøver offentliggjøres.
Vi kan derimot ikke se at det offentlige har et legitimt behov for å få innsyn i referat fra en
personlig medarbeidersamtale. Dette gjelder uansett hvilken stillingstittel vedkommende har. I
denne sammenheng skal det også nevnes at lønn ikke er tema i de personlige
medarbeidersamtalene. Eventuelle lønnsopprykk skjer med hjemmel i tariffavtalens fastsatt
lønnskriterier i forbindelse med tarifforhandlinger eller som administrative beslutninger basert
på de tariffestede lønnskriteriene, og løsrevet fra den personlige medarbeidersamtalen.
e) Konkret vurdering
Ved begjæring om innsyn må - som utgangspunkt - det dokumentet det bes om innsyn i
vurderes konkret. Malkenes har bedt om innsyn i alle referatene fra medarbeidersamtaler med
rektorene.
Utdanningsetaten mener det ikke kan være nødvendig å foreta en konkret vurdering av alle
referatene. De konkrete merinnsynsvurderingene vil være tilsvarende for alle rektorkontrakter.
Som det fremgår vil intensjonen med medarbeidersamtalene forsvinne dersom partene på
forhånd skal være usikre på om hele eller deler av referatet forblir fortrolig eller om
offentligheten skal bli kjent med innholdet. Partene må kunne stole på at det som blir sagt og
referatført, forblir intern informasjon. Som Fylkesmannen også tidligere har uttalt, jf. uttalelsen
inntatt fra 2012 ovenfor, befinner vi oss her i kjernen av hva som anses å være interne
dokumenter.
Forvaltningen vil miste et godt og innarbeidet verktøy for personaloppfølging dersom det skal
måtte foretas en konkret innsynsbegjæring i hvert enkelt referat fra en medarbeidersamtale da
partene - som sagt tidligere - vil vegre seg mot å avholde samtaler, alternativt ikke skrive
referat fra samtalene.

6. 6
Utfallet av enhver merinnsynsvurdering i et referat fra en medarbeidersamtale, uansett innhold,
vil derfor føre til at det ikke gis innsyn. For oversiktens skyld, og som illustrasjon på hvordan
disse kan være, vedlegges et utfylt medarbeidersamtaleskjema, unntatt offentlighet.
Vedlegg 4: Referat fra medarbeidersamtale (unntatt offentlighet – sendes derfor ikke i
kopi til klager)
f) Kort om eventuelle taushetsbelagte opplysninger
Utdanningsetaten har ikke vurdert om det er opplysninger i referatene underlagt taushetsplikt.
Det er ikke nødvendig, ettersom vi uansett mener hele dokumentet skal unntas innsyn etter
§ 14.
Dersom Fylkesmannen kommer til at en meroffentlighetsvurdering tilsier at offentligheten har
krav på innsyn i den enkeltes personlige medarbeidersamtale, vil vi uansett måtte vurdere
innholdet i hver enkelt samtale på nytt med tanke på om det kan inneholde taushetsbelagte
opplysninger. Skulle Fylkesmannen komme til en slik konklusjon, er det helt nødvendig at
Fylkesmannen samtidig gir klare føringer om hvilke deler av medarbeidersamtalen som man
mener ikke inneholder taushetsbelagt informasjon, samt hva som ikke anses som personlige
forhold når tematikken nettopp gjelder tilbakemeldinger og vurderinger av rektorenes
personlige bidrag.
g) Oppsummering og avslutning
Utdanningsetaten har på bakgrunn av det som er sagt over, kommet til at behovet for å unnta
referatene fra innsyn, veier tyngre enn hensynet til offentlighetens behov for innsyn. Vi mener å
ha foretatt en forsvarlig interesseavveiing av lovens krav om vurdering av innsyn. Saken
oversendes med dette til Fylkesmannen i Oslo og Akershus.
Med hilsen
Astrid Søgnen Anne Tveitan Ferignac
direktør avdelingsdirektør
Dokumentet er elektronisk godkjent

7. 7
Mottakere: Fylkesmannen i Oslo og Akershus, Postboks 8111 dep, 0032
OSLOFylkesmannen i Oslo og Akershus, Postboks 8111 dep, 0032 OSLO
Kopi til: Simon Malkenes med unntak av vedlegg 4 – som er unntatt etter offentleglova
§ 14