1. Bài 2 Xác định dự án
(Slide 1 - 48)
Thành viên nhóm 3:
1. Trần Mạnh Tưởng
2. Nguyễn Thị Tuyển
3. Nguyễn Ngọc Quý
4. Dương Mạnh Thắng
5. Nguyễn Phúc Thịnh
6. Bùi Văn Toàn
7. Dương Vương
Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Đức Lưu

2. Nội Dung
1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án
2. Làm tài liệu phác thảo dự án
3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án
4. Kết luận
2

3. 1. Mục đích và mục tiêu
 Mục đích (Goals) là những mô tả dự án
sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung
không đo được.
 Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con
(có thể đo được) của mục đích.
3

4. 1. Mục đích và mục tiêu (tiếp)
 Lắp ghép các mục tiêu để đạt được 1
mục đích cụ thể.
4

5. 1. Mục đích và mục tiêu (tiếp)
Mục đích: Xây dựng trường chuẩn
5

6. 1.1 Quan hệ giữa mục đích &
mục tiêu
 Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đích
 Phụ hoạ và nhất quán cho mục đích
 Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa
là mục đích đã đạt được
Mục đích #1 Mục đích #2
Mục tiêu #1 Mục tiêu #2 Mục tiêu #3
6

7. 1.1 Quan hệ giữa mục đích &
mục tiêu (tiếp)
 Giá trị của các mục tiêu rõ ràng:
 Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án
 Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án
 Cho phép xác định thời điểm kết thúc!
 Các mục Tiêu Và Thỏa hiệp
Phạm vi Chất Lượng
 Sự thay đổi của bất
cứ mục tiêu nào đều
ảnh hưởng tới các
mục tiêu khác.
Thời Gian Kinh Phí 7/29
7

8. 1.2 Đánh giá nội dung việc
xác định dự án
 Báo cáo rõ ràng về mục tiêu của dự án chưa?
 Tránh việc mô tả các giải pháp?
 Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh
trong phạm vi dự án?
 Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu- thậm
chí cả các mục tiêu hiển nhiên mọi người đều
công nhận?
 Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương
tiện đo lường?
8

9. 1.3 Đánh giá hình thức xác
định dự án
Rõ ràng 
 Không có ngôn từ nhập nhằng
Không có ngôn từ nhập nhằng

 Không có ngôn ngữ marketing
Không có ngôn ngữ marketing

 Không có từ viết tắt
Không có từ viết tắt
Ngắn gọn 
 25 từ hoặc ít hơn
25 từ hoặc ít hơn
Đầy đủ  Trình bày phạm vi, lịch trình, nguồn
Trình bày phạm vi, lịch trình, nguồn
9

10. 1.4 Những điểm cần tránh
trong việc xác định dự án
 Nội dung không đầy đủ.
 Nhượng bộ những yêu cầu không khả
hiện do khách hàng đề nghị
 Tránh viết những câu văn không rõ
nghĩa
 Bản phác thảo dự án đã được các bên
ký vào. Nhưng khi thực hiện dự án lại
có những thay đổi.
10

11. 2. Làm tài liệu xác định dự án
(Statement of Work)
 Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra
phạm vi của dự án và trách nhiệm của
những người tham dự.
 Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số
những bên tham gia dự án.
11

12. 2.1 Thành phần chủ yếu của
tài liệu Phác thảo dự án
 1. Giới thiệu dự án
 2. Mục đích và mục tiêu
 3. Phạm vi
 4. Người có liên quan
Các
 5. Tài nguyên (Nguồn nhân lực)
thành  6. Mốc thời gian
phần  7. Kinh phí
chính  8. Chữ ký các bên liên quan
12

13. 2.2 Các công việc xác định
phác thảo dự án
 Xem xét lại các văn bản hiện có.
 Lập danh sách các văn bản/ thông tin
chưa đầy đủ hay còn thiếu
 Tiến hành phỏng vấn và/hoặc hội thảo để
thu thập các thông tin còn thiếu
 Phân loại các thông tin cụ thể liên quan đến
các cam kết, lịch trình và các kết quả bàn giao
 Đạt được thoả thuận
13

14. 2.3 Các bước tiến hành khi
làm tài liệu phác thảo dự án
Viết dự thảo
Chuyển cho đơn vị tài trợ (và khách hàng)
Tổ chức họp
xét duyệt
Sửa
Có
Không
Có cần sửa Các bên kí
không?
14

15. 3. Xác định vai trò và trách
nhiệm trong dự án
Người quản lí dự án Khách hàng
Tổchức
Tổ chức
Dự Án
Dự Án
Người tài trợ dự án Ban lãnh đạo
15
Tổ dự án Ban Điều hành dự án

16. 3.1 Người tài trợ dự án
 Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự
án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết
giữa chừng.
 Bổ nhiệm người quản lí dự án
Người tài trợ dự án Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án
và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng
 Kí các hợp đồng pháp lí, khi được yêu cầu
 Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinh
 Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và
thay đổi
 Kí xác nhận nghiệm thu và kí xác nhận kết thúc dự án.
16

17. 3.2 Khách hàng
 Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử
người hỗ trợ dự án.
 Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án
Khách hàng
 Phát biểu yêu cầu
 Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công
 Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao
17

18. 3.3 Người quản lý dự án
 Hoàn thành dự án
 Hiểu yêu cầu của khách hàng
 Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích
và mục tiêu đã đề ra.
Người quản lí dự án  Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài
trợ dự án và những đơn vị liên quan
 Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án
 Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn
giao
 Quản lí và kiểm soát mọi thay đổi kế hoạch dự án, tài
nguyên, chất lượng và chi phí 18

19. 3.4 Ban lãnh đạo
 Bổ nhiệm các chức danh của Dự
án: Ban dự án, Quản lý dự án,...
 Xét duyệt và giải quyết những vấn
đề liên quan đến chỉ đạo cấp cao
Ban lãnh đạo
 Xem xét tác động của dự án lên các
dự án khác và hoạt động khác của
tổ chức/đơn vị
19

20. 3.5 Ban chỉ đạo Điều hành dự
án
 Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án
 Đảm bảo dự án trong thực hiện trong
phạm vi đã xác định
Ban Điều hành dự án 
Hướng dẫn về các vấn đề có liên
quan tới quản lí rủi ro
 Xem xét và giải quyết các yêu cầu
 Xem xét và tư vấn về những yêu cầu thay đổi dự án
 Đưa ra các chỉ đạo cho tổ dự án.
20

21. 3.6 Tổ dự án
 Hỗ trợ cho quản lý dự án để thực hiện
thành công dự án
 Cung cấp thông tin để lập kế hoạch
Tổ dự án thực hiện dự án: công việc, sản phẩm...
 Hoàn thành các công việc như được xác định trong
bản kế hoạch dự án
 Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án
 Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện
21

22. 3.7 Quy trình tổ chức dự án
Thiết kế tổ
chức dự án
Bước 2
Xác định vị trí Xây dựng
dự án trong tổ bảng mô tả Lựa chọn
chức công việc đội dự án
Bước 1 Lập thành văn Bước 4 Bước 5
bản vai trò và
trách nhiệm của
dự án
Bước 3
22

23. 3.8 Ví dụ về tổ chức dự án
Ban chỉ đạo điều hành dự án
Chủ tịch = nhà tài trợ dự án
Quản lý đơn vị nghiệp vụ
Quản lý dự án
Quản lý bảo đảm Quản lý văn phòng
chất lượng dự án
Nhóm trưởng Nhóm trưởng Quản lý nhóm Nhóm trưởng
Nhóm trưởng Nhóm trưởng Nhóm trưởng
23

24. 3.9 Lưu ý về tổ chức dự án
 Hợp tác và cản trở
 Chất lượng
 Thay đổi về tổ chức
 Quản lý rủi ro
 Lập báo cáo và kiểm soát dự án
 Nhà thầu phụ
24

25. 3.10 Cơ cấu đội dự án mẫu
Quản lý dự án
Nhóm văn phòng
dự án
Nhóm trưởng Nhóm trưởng Nhóm trưởng Nhóm trưởng Nhóm trưởng
Hỗ trợ kỹ thuật Yêu cầu hệ thống phụ Báo cáo hệ thống phụ Kế toán hệ thống phụ Yêu cầu hệ thống phụ
Quản trị dữ liệu Các yêu cầu Các yêu cầu Các yêu cầu Kiểm tra tích hợp/hệ
Quản trị bảng thiết kế thiết kế thiết kế thống giao diện kết hợp
Công cụ bảo Xây dựng Xây dựng Xây dựng Kiểm tra tính thừa nhận
dưỡng/đào tạo, hỗ trợ kiểm tra kiểm tra kiểm tra lập kế hoạch chuyển
text coordination Unit/modular Unit/modular Unit/modular đổi mô hình đào tạo
TẤT CẢ CÁC NHÓM LIÊN KẾT CON NGƯỜI TRONG KINH DOANH VÀ KỸ THUẬT
25

26. 3.11 Ma trận trách nhiệm
Công Công Công Công ...
việc việc việc việc
 Các kiểu trách nhiệm khác
Tên
Ng Văn A A
X
A
Y
A
Z
...
nhau trên công việc:
Lê thị B P I R
 A (Approving): Xét duyệt
 P (Performing): Thực hiện
Cao văn C I P Không
 R (Reviewing): Thẩm định
Vũ văn D C R Không
 C (Contributing): Tham gia
Phạm văn C đóng góp
E
 I (Informing): Báo cho biết
Trần thị F R C P
26

27. 3.12 Tổ chức dự án cần có
 Nhà tài trợ có trách nhiệm cao
 Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành
 Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền,
 Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán
bộ chức năng
 Hoàn thành công việc với nguồn lực ít nhất
 Thông tin liên lạc hiệu quả
 Đơn giản hoá nội dung báo cáo
27

28. 3.13 Xây dựng Tổ dự án cần
tránh
1. Hiểu lầm nội dung của dự án 7. Thông tin không thông suốt
2. Trách nhiệm không rõ ràng 8. Thành viên thiếu tin tưởng nhau
3. Quyền hạn không rõ ràng 9. Không cam kết thực hiện kế
4. Phân việc không đều, không
hoạch
rõ ràng 10. Không có tinh thần đồng đội
5. Không xác định được những
thực sự
người liên quan đến dự án 11. Không quan tâm tới chất lượng
6. Mục tiêu chung không rõ
công việc
12. Thiếu định hướng
28

29. Nếu sau khi khai trương dự
án, không khí lại lắng xuống
 Triệu tập cuộc họp ngắn với các tổ viên
 Động viên, khích lệ các tổ viên
 Giải quyết mọi tư tưởng lo ngại, thiếu tin
tưởng, và không hiểu rõ về chương trình
công việc.
 Hỏi thành viên xem có vấn đề gì không
 Nhắc các thành viên đề phòng và phát hiện
các rủi ro ảnh hưởng đến dự án.
29

30. 4. Kết luận
1. Định hướng là điều sống còn cho hoàn
thành mọi công việc. Cách tốt nhất là bắt
đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu
2. Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng
bằng văn bản gọi là Tài liệu phác thảo dự
án.
3. Cần công bố dự án và công bố tài liệu trên
rộng rãi cho mọi người liên quan tới dự án
được biết.
30