Hvordan bruker NetCom Mobil Sekretær

1. Mobil Sekretær
Opplæringspresentasjon
Oktober 13

2. Hva er Mobil Sekretær? (# 1)
 En tjeneste for alle brukere i NetCom Trådløs Bedrift
 Lagt på alle TB-brukere vinteren/våren 2013
 Lar brukere styre sin tilgjengelighet på mobiltelefon
 Unngår forstyrrende samtaler under møter, lunsj eller lignende
 Under en aktiv avtale med Mobil Sekretær vil de som ringer
deg bli fortalt
 at du er opptatt
 hvorfor du er opptatt
 når du blir ledig igjen
 Innringeren kan få muligheten til å
 Bli satt over til et nummer som brukeren velger
 Legge igjen en melding på voicemail
2

3. Hva er Mobil Sekretær? (# 2)
 Avtaler kan opprettes fra
 TB sin mobilapplikasjon
 Fra Outlook
 Fra sentralbord
 Ved hjelp av USSD
 Alle avtaler og innstillinger er felles – uavhengig av hvor avtalen
er opprettet
 Outlook må kjøre for at kalenderen skal oppdateres
 Ved aktiv avtale får man ikke samtaler fra køer og grupper i TB
3

4. Hva er Mobil Sekretær? (# 3)
 Nummer på VIP-liste vil alltid slippe gjennom
 Inntil 10 nummer, f.eks. samboer, barnehage eller sjefen
 SMS/MMS blir ikke stoppet
 Varsling på SMS når avtale/møte starter
 Må aktiveres på TB Web
 Hjelper brukeren med å huske at telefonen er «blokkert»
4

5. Avtaletyper
5
Møtetype Bruksområde Kommentar
Møte Benyttes når man er i et møte. Dersom møtet går over midnatt vil det bli
automatisk endret til Fravær.
Dersom møtet er kortere enn 30 minutter
blir det endret til Midlertidig ute.
Pause/Midlertidig
ute
Benyttes ved korte pauser. Må være kortere enn 30 minutter.
Dersom Pause/Midlertidig ute settes med
varighet 30 minutter eller mer konverteres
det til Møte.
Lunsj Benyttes ved lunsj.
Gått for dagen Benyttes ved fravær ut dagen. Gjelder kun for inneværende dag.
Fravær Benyttes om man er utilgjengelig i
flere dager.
Kan kun opprettes for hele dager og
gjelder ut valgt dag.

6. Viderekobling av samtaler
 Brukeren kan gi innringerne mulighet til å legge igjen en
talemelding eller bli viderekoblet til et annet nummer når man er
opptatt
 Brukeren må ha aktiv Personsvar når det viderekobles til denne
 Kan viderekobles til valgfritt nummer eks. kollega, bedriftens sentralbord
eller en tjeneste i Trådløs Bedrift.
 Innringeren bestemmer selv om han eller hun ønsker å legge
igjen en talemelding eller bli satt over.
6

7. Alternativer viderekobling
 Under Viderekoble samtaler kan du bestemme hvilke
muligheter innringer har når du har en aktiv avtale. Disse
valgene er tilgjengelige:
7
Type viderekobling Innringers valg
Ingen viderekobling Innringer kan verken legge igjen beskjed eller bli satt over
Til egen personsvar Innringer får mulighet til å legge igjen beskjed på din telefonsvarer
Til annet nummer Innringer kan velge å bli satt over til annet nummer, f.eks.
sentralbordet
Til personsvar og annet
nummer
Innringer kan legge igjen beskjed og bli satt over

8. Hva hører innringeren?
 3 ting som bestemmer hva de som ringer hører
 Hvilken avtaletype som er valgt
 Hvor lenge man er utilgjengelig
 Hvilke innstillinger du har satt for viderekobling av samtaler
 Alle talemeldinger er spilt inn og spilles av automatisk
 Eksempel på meldinger til innringer
8
Full tabell
finnes i
bruksanvisningen

9. Mobilapplikasjon #1
 Avtale opprettes med 2 klikk
 Velg avtaletype
 Velg varighet
 Kun forhåndsdefinerte valg
 Last ned mobilapplikasjon fra AppStore, Google Play eller åpne
m.tb.netcom.no
9

10. Mobilapplikasjon #2
 Avtaler kan avbrytes og forlenges
 Aktiv avtale vises når Mobil Sekretær
åpnes i mobilappen
 Avtaler kan legges inn frem i tid
 Benyttes også om de
forhåndsdefinerte valgene ikke
passer for brukeren
10

11. Mobilapplikasjon - innstillinger
 Opprette VIP-liste
 Innstillinger for viderekobling
 Innstillinger i synk med TB Web og
andre kanaler
11

12. Programtillegg for Outlook #1
 Synkroniserer Exchange-møter med Mobil Sekretær
 Et lite program/plugin som må installeres av brukeren
 Lastes ned fra https://tb.netcom.no/clients/mobsek og fra TB Web
 Ny versjon for Outlook 2007, 2010 og 2013
 Gammel versjon for Outlook 2003
 Sjekk Fil-> Hjelp i Outlook for å finne rett versjon
 Nødvendige rammeverk og biblioteker installeres automatisk fra Microsoft
om nødvendig
12

13. Programtillegg for Outlook #2
 Gir egen meny i Outlook
 Outlook 2010 og 2013
 Øyeblikkelige avtaler
 Egendefinert avtale (i dag)
 Innstillinger
 Registrer
 Supportmail
 Outlook 2007
 Innstillinger
 Registrer
 Supportmail
13

14. Programtillegg for Outlook #3
 Mobil Sekretær-avtaler kan knyttes til møter i kalenderen
 Alltid legg til Mobil Sekretær
 Alltid spør om å legge til Mobil Sekretær
 Aldri spør (Mobil Sekretær må legges til manuelt)
 Kan opprette egne Mobil Sekretær-avtaler fra kalenderen
 Alle avtaler med Mobil Sekretær markeres
 Egen fargekode/kategori
 Tilleggstekst i emnefeltet
 Avtaler synkroniseres mellom Mobilapp, sentralbordet og
Outlook når Outlook kjører
14

15. Programtillegg for Outlook #4
 Innstillinger
15

16. Sentralbord
 Viser, kan oppretter og kan slette Mobil Sekretær-avtaler
16

17. USSD
 USSD kan benyttes om man ikke har mobilapplikasjon med
internett eller Outlook tilgjengelig
 USSD-koder tastes inn og sendes fra talltastaturet på din
mobiltelefon.
 Eks:
17
Full tabell
finnes i
bruksanvisningen

18. Mobil Sekretær - oppsummering
 Styrer brukerens tilgjengelighet på telefon
 Unngår forstyrrende telefoner under møter, lunsj
etc
 Innringeren får vite
 at du er opptatt
 hvorfor du er opptatt
 når du blir ledig igjen
 Innringeren kan få muligheten til å
 Bli satt over til et nummer som brukeren velger
 Legge igjen en melding på voicemail
 Nytt programtillegg for Outlook
 Outlook 2007, 2010 og 2013
 Mobil Sekretær er tilgjengelig for alle TB-
brukere
18