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La dématérialisation du conseil municipal 
Mairie d’Evry – DSI – 6/11/2014 - Linagora 
La dématérialisation du conseil municipal
La dématérialisation du conseil municipal 
Contexte 
Un développement national de l’administration électronique 
Les élus d’Evry et la collectivité ont intégrés l’e-administration dans le projet d’administration. 
Une tension budgétaire accrue sur les collectivités territoriales. 
Un Maire souhaitant que sa ville adopte des méthodologies modernes et soit moteur d’innovation 
Un projet mené à la demande du Maire.
La dématérialisation du conseil municipal 
Objectifs 
Efficience du service public par une plus grande rapidité des échanges et la réduction des coûts de fonctionnement 
Sécurisation et traçabilité des informations 
Expérimenter pour trouver des marges de progression 
Rationaliser 
Valorisation de l’agent public dans sa mission par le développement de ses compétences, l’accroissement de sa technicité et la modernisation de ses méthodes de travail ; 
Développement durable par la réduction de la consommation de papier.
La dématérialisation du conseil municipal 
Un projet 4 en 1 
La préparation du conseil municipal 
La séance du conseil 
La signature électronique 
La télétransmission au contrôle de légalité
La dématérialisation du conseil municipal 
Planning du projet télétransmission Actes 
Janvier 2011 
•démarrage 
Avril 2011 
•recensement des actes 
Mai 2011 
•analyse des processus 
Mai 2011 
•préfecture et définition du périmètre 
Juin 2011 
•Choix du TdT, convention et nomenclature 
Septembre- Novembre 2011 
•Acquisition certificats 
Novembre- décembre 2011 
•Formations et tests 
Janvier 2012 
•Production
La dématérialisation du conseil municipal 
Evaluation du dispositif de télétransmission 
Atouts 
Rapidité de transmission et de retour prefecture et de diffusion aux services (courriel). 
Suppression des bordereaux d’envoi et de 90% des photocopies 
Tournées et parcours de travail appariteurs modifiés. Travail valorisé sur des tâches ayant + de valeurs ajoutées. 
Projet ayant permis de remettre à plat le périmètre des actes à transmettre 
Impact organisationnel limité aux agents expédiants. 
Contraintes 
Information de réussite de télétransmission via courriel à l’émetteur et une boite d’archives. Limite 22Mo adoptée dans le système de messagerie avec de nombreuses défaillances. 
Marchés très longs à scanner malgré une optimisation après échange avec la préfecture. 
Pas de gain de temps mesuré
La dématérialisation du conseil municipal 
Le parapheur électronique, un traitement particulier
La dématérialisation du conseil municipal 
Planning du projet parapheur électronique 
Janvier 2011 
•démarrage 
Mai 2011 
•analyse des processus 
Juin 2011 
•Choix des circuits cibles 
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•Recherche d’un dispositif expérimental. Mise en concurrence 
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•Paramétrage 
Décembre 2011 - Janvier 2012 
•Acquisition certificats et formations 
23 janvier 2012 
•Production
La dématérialisation du conseil municipal 
Evaluation du dispositif parapheur électronique 
Atouts 
Traçabilité 
Suivi et relances facilités 
Accélération du processus de signature dès lors que les viseurs ont accepté le changement de culture notamment au regard de l’engagement de la collectivité en terme de réponses aux habitants. Délai moyen : 3 jours 
Moins de documents à signer en RH : 1 exemplaire au lieu de 3 à 6 en papier 
Souplesse d’organisation pour les agents 
Télétransmission facilité 
Contraintes 
Changement de culture : lecture sur écran difficile pour plusieurs agents et viseurs. 
Impossibilité de rectifier les documents par les viseurs. L’apposition de notes étant une contrainte forte dans un bloc texte libre. 
Des délais de signature énormes qui peuvent poser des contraintes juridiques 
Réticences à y insérer les courriers habitants : signature manuscrite et mot manuel ont de l’importance. 
Visas plus long en électronique (lecture, annotations et temps de traitement) 
Utilisation de Java 
Obligation d’utiliser le PDF sous peine de voir des pbs de mise en forme 
Bloc signature contenant le nom et la fonction du signataire impossible à modifier si délégation du parapheur à moins de refaire tout le parcours.
La dématérialisation du conseil municipal 
Le conseil municipal dématérialisé
La dématérialisation du conseil municipal 
Planning du projet CM dématérialisé 
Juin 2011 
•Recensement des directions concernées 
Septembre- décembre 2011 
•analyse des organisations 
Décembre 2011 
•Définition du périmètre dématérialisable 
Décembre 2011- Mai 2012 
•Choix du logiciel 
Avril-Juin 2012 
•Etude du système de connexion pour la séance 
Mai 2012 
•Recherche du dispositif convocation dématérialisée 
Mai-juin 2012 
•Paramétrage 
Juin 2012 
•CM à blanc 
Fin juin 2012 
•Production pour le CM du 4 octobre 2012
La dématérialisation du conseil municipal 
Les élus 
Un choix d’équipement matériel difficile …. 
Un plan de formation très adapté 
Un accompagnement indispensable ! 
Une charte informatique 
L’appui du cabinet du Maire et ….. du Maire
La dématérialisation du conseil municipal 
Evaluation du dispositif CM dématérialisé 
Atouts 
Traçabilité. 
Suivi et relances facilités. 
Accélération des processus de validation, de préparation de la séance, de signature, de transmission, de diffusion au public 
Délibérations homogènes dans leur forme 
+ grande souplesse dans la préparation 
Gain de temps après quelques mois pour certains rédacteurs dans la préparation des projets 
Une mini GED des délibérations 
Contraintes 
Impact culturel assez fort pour les rédacteurs et viseurs. 
Difficultés pour les élus de passer au tout numériques + utilisation messagerie pro. 
Conserve la problématique de délai de remise des dossiers 1 mois avant le conseil. 
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La dématérialisation du conseil municipal 
Merci de votre attention Ludovic Metz l.metz@mairie-evry.fr 01.60.91.61.17
La dématérialisation du conseil municipal
La dématérialisation du conseil municipal 
Evaluation du dispositif CM dématérialisé
La dématérialisation du conseil municipal 
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La dématérialisation du conseil municipal

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La dématérialisation du conseil minicipal

  • 1. La dématérialisation du conseil municipal Mairie d’Evry – DSI – 6/11/2014 - Linagora La dématérialisation du conseil municipal
  • 2. La dématérialisation du conseil municipal Contexte Un développement national de l’administration électronique Les élus d’Evry et la collectivité ont intégrés l’e-administration dans le projet d’administration. Une tension budgétaire accrue sur les collectivités territoriales. Un Maire souhaitant que sa ville adopte des méthodologies modernes et soit moteur d’innovation Un projet mené à la demande du Maire.
  • 3. La dématérialisation du conseil municipal Objectifs Efficience du service public par une plus grande rapidité des échanges et la réduction des coûts de fonctionnement Sécurisation et traçabilité des informations Expérimenter pour trouver des marges de progression Rationaliser Valorisation de l’agent public dans sa mission par le développement de ses compétences, l’accroissement de sa technicité et la modernisation de ses méthodes de travail ; Développement durable par la réduction de la consommation de papier.
  • 4. La dématérialisation du conseil municipal Un projet 4 en 1 La préparation du conseil municipal La séance du conseil La signature électronique La télétransmission au contrôle de légalité
  • 5. La dématérialisation du conseil municipal Planning du projet télétransmission Actes Janvier 2011 •démarrage Avril 2011 •recensement des actes Mai 2011 •analyse des processus Mai 2011 •préfecture et définition du périmètre Juin 2011 •Choix du TdT, convention et nomenclature Septembre- Novembre 2011 •Acquisition certificats Novembre- décembre 2011 •Formations et tests Janvier 2012 •Production
  • 6. La dématérialisation du conseil municipal Evaluation du dispositif de télétransmission Atouts Rapidité de transmission et de retour prefecture et de diffusion aux services (courriel). Suppression des bordereaux d’envoi et de 90% des photocopies Tournées et parcours de travail appariteurs modifiés. Travail valorisé sur des tâches ayant + de valeurs ajoutées. Projet ayant permis de remettre à plat le périmètre des actes à transmettre Impact organisationnel limité aux agents expédiants. Contraintes Information de réussite de télétransmission via courriel à l’émetteur et une boite d’archives. Limite 22Mo adoptée dans le système de messagerie avec de nombreuses défaillances. Marchés très longs à scanner malgré une optimisation après échange avec la préfecture. Pas de gain de temps mesuré
  • 7. La dématérialisation du conseil municipal Le parapheur électronique, un traitement particulier
  • 8. La dématérialisation du conseil municipal Planning du projet parapheur électronique Janvier 2011 •démarrage Mai 2011 •analyse des processus Juin 2011 •Choix des circuits cibles Juin 2011 •Recherche d’un dispositif expérimental. Mise en concurrence Octobre 2011 •Paramétrage Décembre 2011 - Janvier 2012 •Acquisition certificats et formations 23 janvier 2012 •Production
  • 9. La dématérialisation du conseil municipal Evaluation du dispositif parapheur électronique Atouts Traçabilité Suivi et relances facilités Accélération du processus de signature dès lors que les viseurs ont accepté le changement de culture notamment au regard de l’engagement de la collectivité en terme de réponses aux habitants. Délai moyen : 3 jours Moins de documents à signer en RH : 1 exemplaire au lieu de 3 à 6 en papier Souplesse d’organisation pour les agents Télétransmission facilité Contraintes Changement de culture : lecture sur écran difficile pour plusieurs agents et viseurs. Impossibilité de rectifier les documents par les viseurs. L’apposition de notes étant une contrainte forte dans un bloc texte libre. Des délais de signature énormes qui peuvent poser des contraintes juridiques Réticences à y insérer les courriers habitants : signature manuscrite et mot manuel ont de l’importance. Visas plus long en électronique (lecture, annotations et temps de traitement) Utilisation de Java Obligation d’utiliser le PDF sous peine de voir des pbs de mise en forme Bloc signature contenant le nom et la fonction du signataire impossible à modifier si délégation du parapheur à moins de refaire tout le parcours.
  • 10. La dématérialisation du conseil municipal Le conseil municipal dématérialisé
  • 11. La dématérialisation du conseil municipal Planning du projet CM dématérialisé Juin 2011 •Recensement des directions concernées Septembre- décembre 2011 •analyse des organisations Décembre 2011 •Définition du périmètre dématérialisable Décembre 2011- Mai 2012 •Choix du logiciel Avril-Juin 2012 •Etude du système de connexion pour la séance Mai 2012 •Recherche du dispositif convocation dématérialisée Mai-juin 2012 •Paramétrage Juin 2012 •CM à blanc Fin juin 2012 •Production pour le CM du 4 octobre 2012
  • 12. La dématérialisation du conseil municipal Les élus Un choix d’équipement matériel difficile …. Un plan de formation très adapté Un accompagnement indispensable ! Une charte informatique L’appui du cabinet du Maire et ….. du Maire
  • 13. La dématérialisation du conseil municipal Evaluation du dispositif CM dématérialisé Atouts Traçabilité. Suivi et relances facilités. Accélération des processus de validation, de préparation de la séance, de signature, de transmission, de diffusion au public Délibérations homogènes dans leur forme + grande souplesse dans la préparation Gain de temps après quelques mois pour certains rédacteurs dans la préparation des projets Une mini GED des délibérations Contraintes Impact culturel assez fort pour les rédacteurs et viseurs. Difficultés pour les élus de passer au tout numériques + utilisation messagerie pro. Conserve la problématique de délai de remise des dossiers 1 mois avant le conseil. Impact technique d’utilisation de LibreOffice même à minima (découpage d’un fichier Word en 3 LibreOffice)
  • 14. La dématérialisation du conseil municipal Merci de votre attention Ludovic Metz l.metz@mairie-evry.fr 01.60.91.61.17
  • 15. La dématérialisation du conseil municipal
  • 16. La dématérialisation du conseil municipal Evaluation du dispositif CM dématérialisé
  • 17. La dématérialisation du conseil municipal Analyse de l’organisation
  • 18. La dématérialisation du conseil municipal