Gedurende de bouw van TivoliVredenburg in Utrecht moest Vredenburg haar concerten continueren op twee tijdelijke locaties (op de plek van het oude Vredenburg verrees de nieuwe concertzaal). Wat waren nu de lessons learned bij het gebruik van die tijdelijke locaties?

1. Ervaringen met de tijdelijke locaties van Vredenburg in Utrecht als lessons learned voor de ingebruikname van tijdelijke podiumlocaties
Dit is een deel van de presentatie zoals die door Rudi van der Valk op vrijdag 7 maart 2014 is gegeven voor een gehoor van de DrAnton Philipszaal en het Lucent Danstheater

2. Laatste concert • 17 juni 2007
Start sloop• 21 mei 2008
Start bouw• 18 februari 2010 maar
Echte start bouw• 14 april 2010
Oplevering• 12 december 2013
Officiële opening• 21 juni 2014
Oorspronkelijke opening• 2009, 2012 …
Besluit bouw Muziekpaleis • eind 2005
• 7 seizoenen op ‘tijdelijke’ locaties
• 2009 / 2010 reorganisatie

3. Tijdelijke locatie Vredenburg Leidsche Rijn

4. Bouw Vredenburg Leidsche Rijn
(Voormalige Pepsi Stage)

5. Tijdelijke locatie Vredenburg Leeuwenbergh

6. 2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Mei 2008
Start sloop
van het ‘oude’
Vredenburg
April 2010
Start bouw Muziekpaleis
December 2013
Oplevering
TivoliVredenburg
Mei 2014
TivoliVredenburg
gebruiksklaar
Juni 2014
Officiële opening
December 2007
Start concerten
Leidsche Rijn
Juni 2014
Laatste concert
Leidsche Rijn
Maart 2014
Laatste concert
Leeuwenbergh
Februari 2008
Start concerten
Leeuwenbergh
Juli 2007
Start verbouwing
Leeuwenbergh
Najaar 2008
Tekorten i.v.m. tegenvallende
bezoekcijfers
April 2007
Start bouw
Leidsche Rijn
Juni 2007
Laatste concert
in het ‘oude’
Vredenburg
Seizoen 1
Seizoen 2
Seizoen 3
Seizoen 4
Seizoen 5
Seizoen 6
Seizoen 7
Mei 2014
Laatste concert
Tivoli Oudegracht
Juli 2011
Sluiten van

7. De vaste bezoekers van de huidige locatie volgen je nietvanzelf naar de nieuwe tijdelijke locatie
Wees open naar je bezoekers over wat er (nog) niet goed is geregeld (bij de start van de tijdelijke locatie).
Verwachtings- management
NU al voorlichten, informeren etc. en dat consequent volhouden (via alle kanalen die tot je beschikking staan)
Nieuwsbrieven, e-mailings, narrow casting, brochures, maandagenda’s, website, etc.
Open het tijdelijke gebouw alsof het je nieuwe locatie is. Organiseer er rondleidingen, houdt er proef- concerten en open het feestelijk.
Volgen niet vanzelf
Verwachtingen
Nu starten
Ga er voor

8. Betrek je klanten en test, test, test. Via Facebook of de nieuwsbrief feedback vragen.
Een CRM-systeem is hier heel nuttig, bijvoorbeeld G&V mails.
Betrek je vrienden bij bijvoorbeeld de aankleding van de locatie. Bij Vredenburg LR zorgden zij voor
plantenbakken bij de ingang.
Na de verhuizing naar de tijdelijke locaties kwamen er veel klachten. Er was 1 persoon fulltime mee bezig. Zorg dus voor een goede klachten- afhandeling.
Biedt de tijdelijke locatie nieuwe mogelijkheden? Bij Vredenburg LR: buitenfestivals en commerciële verhuringen.
Vraag de bezoeker
Gebruik de vrienden
Klachten verwerken
Mogelijkheden

9. Bewegwijzering op de openbare weg. Er staan op de A2 nog steeds borden met de term ‘muziektheater’.
Geef op de oude locatie, de bouw- plaats, duidelijk aan waar de tijdelijke locatie zich bevindt.
Het betaald parkeren (€7,-!) viel heel slecht bij ons publiek (bij het aanzicht van een grote asfalt- vlakte). Het werd snel gratis P.
Ook het betalen voor de garderobe is snel terug- gedraaid. De klachten over (te) lange wachttijden zijn gebleven.
Bewegwijzering
Info op bouwlocatie
Gratis parkeren
Gratis garderobe

10. Ondanks dat het een tijdelijke locatie is, zorg wel voor een sfeervolle foyer (met voldoende zit- gelegenheid). Het blijft een avondje uit.
Is de directe omgeving gezellig? Indien nee, is dat dan nog ‘op te leuken’? Bij ons was het rond de opening zanderig, modderig en winderig.
Zorg er voor dat ook de ‘achterkant’ er goed uitziet en goed is geregeld.
(Parkeren, kleed- kamers, artiesten- foyer, etc.)
Maak van de nood een deugd! Wees creatief! Wij hebben het laten liggen. Wat wordt het design, de bijnaam?
Maak het sfeervol
Sfeer omgeving
Backstage
Wees creatief

11. Zorg voor een goede bereikbaar- heid met de auto of het openbaar vervoer. Wij boden gratis busvervoer bij het concert aan.
Dubbelcheck het adres i.v.m. de navigatie- systemen in de auto (en mobile).
We waren ineens onze dagkassain hartje stad kwijt. Na omzwervingen ondergebracht bij de VVV op het Domplein (€, Boca, instructie, datalijn, etc.).
Kantoor en podiumwaren qua locatie ineens gescheiden. Inefficiënt en niet goed voor de samenwerking. Als we hadden mogen kiezen met de kennis van nu?
Bereikbaarheid
TomTom
Dagkassa
Kantoor / podium

12. We waren een ingewerkte en geoliede club. En bij de ingebruik- name van de tijdelijke locaties werd ineens alles anders. Pionieren en improviseren.
Een goede voorbereiding bestaat uit details, details, details … en vroegtijdig gaan plannen (met alle betrokkenen).
Bij een goede voor- bereiding blijft er tijd over voor de zaken die je NIET had bedacht. Dan is er tijd en ruimte om echte problemen op te lossen.
Zo geef je niet meer geld uit dan was bedacht en hebben de collega’s nog energie over voor de normale bedrijfsvoering.
Veel werd anders
Details
Extra tijd
Voorkom uitputting

13. Doe iets extra’s voor je klanten ter compensatie van de nadelen van de tijdelijke locatie:
•gratis OV
•gratis P
•gratis garderobe
Voor de verhuizing naar de tijdelijke locaties wil je de klantendatabase piekfijn in orde hebben. En goed werkend CRM- systeem is dan onontbeerlijk.
Laat voor de periode dat je op de tijdelijke locaties neer gaat strijken een goede marktverkenning uitvoeren (voor het verzorgingsgebied).
Neem afscheid van de bestaande locatie(s). Bij Vredenburg werd het ‘breaking down the walls’.
Iets extra’s
Klantendatabase
Actuele marktinfo
Neem afscheid

14. Op het laatst werd het toch nog spannend wat betreft de verlening van vergunningen (ook m.b.t. het gebruik van de buitenruimte)
Waar laat je de spullen die je niet mee wilt nemen? Is er een aparte archiefruimte? Zijn er ook onderdelen van het gebouw of de inventaris die je wilt bewaren?
Continuïteit van de ICT (kantoor- automatisering, PIN, wifi) en is het bereik voor GSM voldoende? Eventueel extra versterking?
Is er een afgesloten buiten- ruimte?Zorg voor bewaking, ook in de laatste fase van de bouw. Er waren inbraken.
Vergunningen
Opslag
Automatisering
Bewaking

15. Er komt ook een verhuizing aan met alles er op en er aan. Dit ook tijdig voorbereiden omdat het samenvalt met een hoop andere klussen.
De akoestiek in LR viel tegen. Er werden speciale panelen aange- bracht (tegen meerkosten uiteraard) E.e.a. leidde weer tot vertraging.
Voor de opening een ontruimings- plan. Wanneer mag het publiek van de brandweer er in?
Het personeel maakte heel veel extra uren. Die mensen konden we bij de start van het nieuwe seizoen op de nieuwe locaties niet missen.
Verhuizen
Akoestiek
Veiligheid
Overuren

16. Wij zijn met het gezamenlijke personeel in het tijdelijke podium gaan schilderen. Niet iedereen is continue direct bij de voorbereiding betrokken.
We hadden ineens een buitenterreinen een parkeer- plaats erbij.Maar ook zaken als verkeersregelaars, groenvoorziening en sneeuwruimen.
Hoe is de overdracht, de oplevering geregeld? Wanneer is de overdracht van het beheer? Garantie? Schakel een extern deskundige in.
Luchtvochtigheid is van belang bij een muziek- podium. Bij ons was de lucht eerst te droog. Dat was schadelijk voor de vleugels.
Groepsproces
Buitenruimte
Oplevering
Luchtklimaat

17. Zijn er de komende jaren andere bouwactiviteiten op de locatie? Dit vanwege overlast (geluid, stof) en het verleggen van wegen (bereikbaarheid).
Dit is waar je niet over wilt spreken, maar waar je toch even over na moet denken, nl. de uitwijk- mogelijkheden.
Openingstijden? Wat doen we met de (te) ‘vroeg- komers’? We laten de mensen toch niet in de kou staan? Naar welk gezellig kroegje wijken ze even uit?
Parkeerplekken voor de gehandicapte bezoekers en rolstoelplekken in de zaal.
Bouwoverlast
Uitwijkfaciliteiten
Openingstijden
Minder validen

18. Verlichting openbare weg (op de route naar de locatie). Voor het gevoel van veilig- heid. Wat meer dan je normaal in een buitengebied verwacht.
Promotiedisplays in de foyer, in de toiletten en op de gevel. Diverse formaten poster- frames en houders voor flyers e.d. monteren. Ook narrowcasting?
Kassa ook als werkplek te gebruiken? En de security m.b.t. de cash geldstroom? Wij zaten toch wat aan de rafelrand van de stad.
Voorziening voor RTV-opnames? Wij hebben de Vrijdag van Vredenburg met de live radio- uitzending op Radio 4.
Straatverlichting
Promotie on site
Kassa & geld
RTV-faciliteiten

19. Nu even voorstellen …
Reorganisatie van 2009/10
Start nieuwe organisatie per 1/1/2014
Aansturen van de afdeling M&C&Ticketing tot aan de nieuwe organisatie.
Invoering CRM (software, strategie en gebruik)
Voorbereiden van de nieuwe organisatiestructuur (o.a. de afdeling marketing & ticketing)
Adviseren over de nieuwe marketingstrategie
Zorgen dat in het definitief ontwerp (voor de aannemer) alle gebruikerservaringen zijn geborgd
Interimmanager & adviseur
4 jaar