La Gestione delle Minute Spese nell'Istituzione Scolastica

1. La gestione del Fondo per le Minute
Spese dell’Istituzione Scolastica
Ubaldo Casamichiela
http://ubaldo-casamichiela.blogspot.it/
La gestione del Fondo per le Minute
Spese dell’Istituzione Scolastica

2. L’articolo 17 del Decreto Interministeriale n.
44 del 1° febbraio 2001 – Regolamento
concernente “le istruzioni generali sulla
gestione amministrativo – contabile delle
istituzioni scolastiche”, istituisce il Fondo per
le Minute Spese, attraverso il quale si
provvede al sostentamento delle stesse.
Le minute spese sono da intendersi spese
d’Ufficio aventi carattere ordinario, come ad
esempio le spese postali o le spese sostenute
per l’acquisto di materiale di modesta entità e
di facile consumo.

3. Occorre preliminarmente prendere atto che è
fatto divieto alle persone fisiche preposte alla
gestione finanziaria dell’Istituzione Scolastica,
il maneggio di denaro liquido.
Unica deroga a tale principio è ammessa per il
pagamento delle cosiddette minute spese.
Infatti per le spese di importo modesto, per le
quali risulta oltremodo difficile disporre di una
vera e propria fattura, è ammesso il
pagamento in contanti.

4. In assenza di fattura, a giustificazione della spesa
sostenuta, potrà essere presentato uno scontrino
di cassa, una nota spese e qualsiasi documento in
cui figurino :
• importo pagato
• denominazione della Ditta fornitrice
• la descrizione della merce.
Nel caso in cui quest’ultima non risulti
specificata, al documento giustificativo di spesa
deve essere allegata una dichiarazione
contenente l’elenco del materiale acquistato, per
consentire le operazioni di carico e scarico di
magazzino.

5. Nella gestione del Programma Annuale delle Istituzioni
Scolastiche la persona autorizzata a disporre di una
certa quota di denaro liquido è, a norma dell’art. 17
del D. I. 1° febbraio 2001 n. 44, il Direttore dei Servizi
Generali ed Amministrativi.
L’articolo 32, comma 2, demanda al Direttore dei
Servizi Generali ed Amministrativi anche l'attività
negoziale connessa alle minute spese di cui all'articolo
17.
Il Fondo per le Minute Spese viene anticipato dal
Dirigente Scolastico al Direttore dei Servizi Generali ed
Amministrativi con un mandato in conto partite di giro,
il quale lo riscuote entrando in possesso della somma
prevista, nel limite stabilito dal Consiglio di Istituto in
sede di approvazione del Programma Annuale.

6. La norma non prevede una sub-anticipazione
mediante la quale lo stesso D.S.G.A. possa
delegare il pagamento delle spese ad altro
dipendente.
Il mandato di anticipazione viene imputato
all’Aggregato di attività A01 - Funzionamento
Amministrativo Generale, utilizzando il tipo,
conto e sottoconto delle partite di giro
(99/01/001).

7. In sede di approvazione del Programma Annuale da
parte del Consiglio di Circolo o di Istituto, viene
determinata l’entità del Fondo per le Minute
Spese per l’esercizio finanziario.
L’anticipazione deve essere riscossa dal D.S.G.A. per il
suo ammontare complessivo, in unica soluzione e non
frazionata in più mandati senza attendere che si
verifichi la necessità di effettuare minute spese per
riscuotere l’anticipazione stessa.
Verrà pertanto emesso un unico mandato per l’intero
ammontare dell’anticipazione all’inizio dell’esercizio
finanziario; di consueto tale operazione è una delle
prime da annotare sul giornale di cassa.

8. Per quanto attiene l’entità della somma da
destinare al Fondo per le Minute Spese, si
consiglia di prevedere e iscrivere sull’apposita
voce di spesa per Partite di giro somme non
elevate, per i seguenti motivi:
• i criteri e le modalità di utilizzo
dell’anticipazione consentono di rinnovare più
volte la disponibilità del fondo;
• è bene limitare al minimo indispensabile il
movimento di denaro liquido anche per
ragioni di sicurezza.

9. Una volta riscossa la somma anticipata
all’inizio dell’anno, il D.S.G.A. può utilizzare la
stessa per il pagamento delle minute spese.
Le liquidazioni delle minute spese sono
ordinati con buoni di pagamento, numerati
progressivamente e firmati dal Direttore dei
Servizi Generali ed Amministrativi.

10. Ogni buono deve contenere:
• data di emissione
• oggetto della spesa
• Ditta fornitrice
• importo della spesa
• aggregato e impegno su cui la spesa dovrà
essere contabilizzata
• importo residuo sull’impegno.

11. Ai buoni di pagamento devono essere allegate
le note giustificative delle spese: fattura
quietanzata, scontrino fiscale, ricevuta di
pagamento su c/c postale, vaglia postale,
ricevuta di bonifico bancario etc.
Qualora la spesa non sia documentata da
fattura o ricevuta fiscale intestata
all’Istituzione Scolastica, ma solo da scontrino
fiscale, il buono di pagamento dovrà essere
sottoscritto dal creditore.

12. Il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi
contabilizza cronologicamente tutte le operazioni di
cassa da lui eseguite nell’apposito registro delle
minute spese, documento contabile obbligatorio
previsto dall’articolo 29, comma 1, sub f, del Decreto
Interministeriale n. 44 del 1° febbraio 2001.
Il registro deve essere composto da pagine numerate,
munite di timbro dell’Istituzione Scolastica e siglate dal
Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi.
La tenuta del registro delle minute spese e le
necessarie registrazioni sono di esclusiva competenza
Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi.

13. Ogni qualvolta la somma anticipata sta per
esaurirsi, il Direttore dei Servizi Generali ed
Amministrativi presenta una nota riassuntiva
delle spese sostenute, opportunamente
documentate, al Dirigente Scolastico il quale
provvede al reintegro delle somme mediante
emissione di mandati a favore del Direttore dei
Servizi Generali ed Amministrativi.
I mandati, debitamente quietanzati, vanno
imputati al funzionamento amministrativo e
didattico generale o ai singoli progetti.
L’ultimo rimborso delle somme anticipate deve
comunque essere chiesto e disposto prima della
chiusura dell’esercizio finanziario.

14. Si evince che le spese sostenute in contanti
dal D.S.G.A. sono, a tutti gli effetti, spese
dell’Istituzione Scolastica.
Pertanto, devono trovare adeguata
collocazione nel Programma Annuale con
imputazione delle stesse alle varie voci di
pertinenza.
I relativi mandati non saranno dunque
intestati ai vari fornitori, pagati già in contanti
dal D.S.G.A, ma allo stesso che risponde
dell’uso di quel denaro.

15. A seguito di tale rimborso, il D.S.G.A. rientra in
possesso dell’intera somma anticipatagli.
La disponibilità finanziaria può essere utilizzata
entro e non oltre l’esercizio finanziario ed entro
lo stesso termine eventualmente reintegrata.
Alla fine dell’esercizio finanziario deve essere
restituita mediante il versamento all’Istituto
Cassiere con reversale emessa sull’apposita area
di Entrate per partite di giro(99/01).
Con questa procedura si ottiene il prescritto
pareggio delle partite di giro, che per loro natura
non intaccano nella stesura del Programma
Annuale.

16. Alla luce di quanto sin qui esposto, quindi, il
movimento contabile prodotto da questi fatti ha
inizio con un’uscita in partite di giro e si conclude
con un’entrata in partite di giro, attraverso le fasi
intermedie dell’utilizzo dell’anticipazione e della
relativa imputazione alle voci di spesa
effettivamente interessate.
Appare ovvio che anche la reversale di reintegro,
da emettere a fine esercizio, dovrà essere unica e
coprire l’intero ammontare dell’anticipazione
riscossa dal D.S.G.A. all’inizio dell’esercizio, al fine
di ottenere il prescritto pareggio tra le voci delle
partite di giro.

17. Il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi
avendo maneggio del denaro è soggetto alle norme
sulla responsabilità contabile può essere considerato, a
tutti gli effetti di legge, un agente contabile di fatto per
quanto riguarda la gestione del Fondo per le Minute
Spese.
Quanto sopra comporta, che in caso di ammanco di
denaro, il Direttore dei Servizi Generali ed
Amministrativi è obbligato a restituire la somma
indebitamente appropriata all’Istituzione Scolastica di
appartenenza.
Il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi, pur
essendo agente contabile di fatto, non è soggetto
all’obbligo di rendere il conto giudiziale alla fine
dell’esercizio finanziario alla Corte dei Conti
(deliberazione Corte dei Conti n. 94 del 14/02/1986).