1. Geboekte kosten doorverdelen
We tonen de werking aan de hand van een voorbeeld.
We ontvingen van verzekeningsmaatschappij AXA een betalingsverzoek aangaande de
brandverzekering. De verzekerde periode loopt van 1/5 tot en met 30/04 van het volgend
boekjaar.
Bovenstaande afbeelding geeft de boeking weer, ingeboekt via het aankoopdagboek opdatum
van 08/04, op rekening 613500
Via “Analytisch boekhouden”, te vinden onder Boekhouding/Grootboek/ kunnen we
bijvoorbeeld op het einde van elke maand bepaalde grootboekrekeningen (waar mogelijk door
te verdelen kosten op geboekt worden) controleren, en indien nodig doorverdelen.

2. Bovenstaande afbeelding toont het filterscherm om te zoeken naar mutaties die aan de
opgegeven voorwaarden voldoen.
De groen omkaderde velden kan je best altijd zoals afgebeeld instellen.
De rood omkaderde elementen zijn de gekozen variabelen waaraan de boeking dient te
voldoen.
In dit geval zijn we op zoek naar mutaties op de rekening 613500, op voorwaarde dat die via
aankoopdagboek 600 werden geboekt tussen “rapportagedatum” 01/04 en 30/04
Klik op de knop “Actualiseren” om de resultaten van de zoekopdracht te verkrijgen.
Uit bovenstaande afbeelding blijkt dat op rekening 613500 slechts 1 mutatie is terug te
vinden die aan de voorwaarde voldoet. Markeer de lijn en klik op “Zoomen”

3. In een volgend scherm worden de details van de regel(s) weergegeven.
Selecteer één lijn en klik vervolgens op “Wijzigen”.
U zal een nieuw scherm te zien krijgen met een groot aantal “aanpasbare” vledwaarden.
Hoofzakelijk heeft “analytisch boekhouden” tot doel om (al dan niet verwerkte) boekingen te
achteraf te verrijken met diverse analytisch waarden (Kostneplaats, kostendrager, project,
resource, artikel, vrije velden...) of foute waarden te verbeteren/aan te passen.
Dit kan zolang de periode waarin deze boeking betrekking op heeft nog niet is afgesloten.
Merk op dat in het onderste gedeelte van het detailscherm de mogelijkheid bestaat om
geboekte kosten te spreiden naar de toekomst.
Klik daarvoor het vakje toewijzen aan.

4. Datum & begindatum
De datumvelden zijn van belang als u kosten wilt spreiden over meerdere perioden.
In het veld 'Datum' wordt de datum van de boeking getoond.
In het veld 'Begindatum' kunt u een datum invoeren van eerste verdeelperiode van het
periode traject. Deze dient minstens 1 dag na de boekingsdatum te vallen.
Rekening uitgestelde kosten
Bij het spreiden van kosten, wordt het ingevoerde bedrag op de oorspronkelijke datum
afgeboekt tegenover deze rekening. Vervolgens worden de kosten gespreid over het
aangegeven periodetraject, telkens tegenover deze rekening, waarbij deze rekening over het
totale datumtraject weer saldeert.
Het veld 'Rekening uitgestelde kosten' is grijs zolang in het veld 'Begindatum' geen andere
datum dan de boekingsdatum werd ingevuld. Tevens is dit veld verplicht.
Aantal perioden
In dit veld geeft u het aantal perioden in waarover u de kosten wilt doorverdelen.
% Kosten
Als u het gehele boekingsbedrag wilt doorverdelen vult u hier 100 in. Als u bijvoorbeeld de
helft wilt doorverdelen en de andere helft op de boekingsdatum wilt laten staan, vult u hier
50 in etc.
In het hierboven afgebeelde voorbeeld wil ik 12/12 (= 100%) van de geboekte waarde
doorverdelen over de 12 volgende periodes. Merk op dat dit over het jaareinde heen loopt.
Daarom is het van belang in de periode datum tabel ook al de komende jaren te definiëren.

5. Na je op start hebt geklikt komt het systeem op met een boekingsVOORSTEL.
Klik op doorgaan als het getoonde voorstel overeenstemt met je verwachting.
Je komt automatisch terug in het detailscherm van “Analytisch boekhouden”
Merk op dat er een tweede lijn is bijgekomen. De “Afboeking” van de kosten werd namelijk
uitgevoerd op dezelfde datum als de boeking van de aankoopfactuur.

6. Via Financieel / Grootboek / Kaarten, ziet de grootboekkaart er als volgt uit.
Klik op onze ref om de volledige detail te bekijken.
De kosten met betrekking op de periode 01/05 tot en met 30/04 van het volgend jaar
werden netjes uitgesmeerd over het opgegeven periodetraject.

7. Op het einde van het lopend boekjaar hoeft niets meer gedaan te worden om “overlopende
kosten” te provisioneren.
Het saldo per 31/12 van de rekening “over te dragen kosten” is het bedrag aan
brandverzekering betreffende de vier eerste maanden van het volgende jaar.