Modul 2Ș Informatica manageriala Afaceri Electronice Patrascu Mihaela Hanelore

1. Unitatea de invatare nr 2
Capitolul II
Informatia- obiectivul principal al activitătii de
management
TERMENI CHEIE
2.1 Informaţia şi cunoaşterea, elemente esenţiale procesului
de management
Relaţia dintre informaţie şi procesul de management este o relaţie
intrinsecă, nu se poate face management de calitate fără informaţie de
calitate, iar informaţia este materia primă în procesul de conducere.
În societatea informaţională, informaţia şi cunoaşterea au un rol
decisiv ca surse de creştere economică, de dezvoltare socială şi umană.
Management
Tehnologia informatiei
Comunicare
Sistem
Feed-back
IT&C
Informatie
Cunostinte
Flux informational
Circuit informational

2. 2.1.1 Conceptele informaţie şi cunoaştere
Informaţia a devenit nu numai un factor major al procesului de
producere, dar şi una din resursele la fel de importante precum energia,
petrolul, metalele, obţinând, totodată, o calitate cu totul deosebită - ea nu se
epuizează, ci dimpotrivă, valoarea ei creşte cu atât mai mult, cu cât este mai
intens şi frecvent folosită, iar utilizarea ei conduce la crearea de noi valori.
Cunoştinţele sunt recunoscute ca un factor esenţial al dezvoltării. Ele
sunt un factor strategic, cheie, pentru competitivitatea economică într-o lume
globalizată, iar dezvoltarea diferenţiată a ţărilor lumii se datorează şi
modului diferit de aplicare şi circulaţie a lor în societate.
Informaţia constituie un obiect de studiu complex şi interdisciplinar,
apărând în ipostaze multiple, ca operator de bază al funcţionării intelectului
uman şi al sistemelor cu inteligenţă artificială, substanţă a actelor de
comunicare interumane şi reper esenţial al proceselor de concepţie, decizie şi
conducere şi acţiune individuală şi colectivă, determinant pentru nivelul de
raţionalitate a comportamentelor umane1
.
Informaţia măreşte, în general, gradul de cunoaştere al omului în
raport cu anumite evenimente, experienţe, obiecte, cu mediul înconjurător la
modul general, deoarece informaţia reprezintă un plus de cunoaştere, având
un caracter de noutate.
Noţiunea de informaţie este greu de definit, fiind o noţiune
axiomatică. Ea reprezintă o formă de manifestare a materiei, alături de
substanţă şi energie2
.
Mai jos sunt prezentate câteva încercări de definire a informaţiei.
Dicţionarul explicativ al limbii române tratează informaţia ca fiind:
“Fiecare dintre elementele noi în raport faţă de cunoştinţele prealabile
în semnificaţia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj
vorbit, imagini plastice, indicaţia unui instrument)”.
În Dicţionarul de Informatică şi Cibernetică regăsim următoarea
definiţie:
”Un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificaţii
pentru un sistem în acţiune şi care dispune de proprietatea de a genera
acţiuni predictive ale sistemului în raport cu repertoriul cunoscut de
acţiuni”.
1
Dictionarul de Economie, Ed. Economica, Bucuresti, 1999, pag.247
2
Daniela Enachescu, Informatică generala, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag.13

3. În Teoria Comunicaţiilor găsim:
“Informaţia este un mesaj, un semnal ce reflectă starea unui sistem sau
a mediului în care acesta funcţionează şi care aduce receptorului ei un spor
de cunoaştere “.
Dezvoltarea fără precedent a societăţii umane, în general şi a
activităţilor social-economice în special, care au obiect de activitate
transmiterea, memorarea şi tratarea informaţiei au determinat o diversificare
foarte mare a naturii informaţiilor şi o creştere masivă a volumului de
informaţie.
2.1.2 Clasificări ale informaţiei
Există foarte multe criterii de clasificare a informaţiei, însă, din toate
acestea am ales pe cele care sunt relevante pentru a pune în evidenţă
importanţa informaţiei în societatea actuală, în procesul de management3
.
 Clasificarea informaţiei în timp faţă în raport cu momentul
utilizării ei:
• informaţie activă – care se referă la procese în curs de desfăşurare
(procese operative);
• informaţie pasivă – referitoare la procese şi fenomene care au avut
loc şi s-au terminat;
• informaţie de tip previzional – referitoare la procese viitoare.
 Clasificarea informaţiei după domeniul de activitate din care
este obţinută:
• informaţie socială– referitoare la procesele sociale;
• informaţie tehnico-ştiinţifică – referitoare la activitatea tehnico-
ştiinţifică;
• informaţie de tip economic – care se referă la activitatea economică;
 Clasificarea informaţiei din punct de vedere al conţinutului
acesteia:
3
Ibdem, pag. 15

4. • informaţie elementară – acea informaţie care nu se mai poate
descompune;
• informaţie complexă - acea informaţie obţinută prin agregarea
informaţiilor elementare;
• informaţie de tip sintetic – aspecte de obţinere a unor indicatori
sintetici.
 Clasificarea informaţiei după forma de stocare pe un anumit
suport:
• informaţie sub formă analogică – constă în reprezentarea
fenomenelor fizice, a imaginilor fixe, a sunetelor şi imaginilor
dinamice aşa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de
înregistrare fără a fi necesară o conversie sau o codificare a acestora
înainte de transmiterea sau memorarea pe suporturile tehnice de
informaţie. De exemplu:
− înregistrarea mesajelor şi altor informaţii sonore pe bandă
magnetică cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic
(magnetofon, casetofon) larg răspândite până la apariţia
echipamentelor digitale, precum şi a dispozitivelor de captare a
sunetului (microfon);
− înregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor
activităţi, operaţii şi procese prin folosirea echipamentelor
analogice pentru imagine şi sunet de tip videorecorder,
videocameră.
• informaţie digitală – forma digitală a informaţiei se realizează
fie pornind de la forma analogică a acesteia, fie pornind de la
fenomenul real; în ambele cazuri are loc o codificare numerică, o
evaluare cantitativă, o cuantificare a fenomenului care face obiectul
reprezentării. Este forma artificială a informaţiei.
Pe suportul tehnic, informaţia se prezintă ca o succesiune de valori
binare (0 şi 1) ordonate după un sistem de reguli (cod). Informaţia este
introdusă în sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de
introducere a informaţiilor. Odată introdusă, informaţia se transmite şi se
memorează sub forma digitală chiar din momentul perceperii acesteia, fără a
mai fi necesară şi o conversie prealabilă a ei.
Informaţiile analogice pentru a fi supuse procesării computerizate,

5. trebuie supuse conversiei în formă digitală cu ajutorul unor dispozitive
specializate de conversie din analogic în digital. Acestea se pot folosi
independent sau se pot introduce în configuraţia unui sistem informatic de
birou .
Forma digitală a informaţiei prezintă următoarele avantaje:
− înregistrarea, memorarea şi transmiterea informaţiei sunt realizate
cu o înaltă fidelitate;
− posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru
memorarea şi procesarea informaţiei digitale cu toate avantajele ce
decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de
memorare, regăsirea selectivă şi rapidă a informaţiei memorate;
− costul relativ redus al informaţiei memorate, procesate şi
comunicate în formă digitală
− fiabilitatea ridicată în timp a informaţiei digitale, suportul pe care
este stocată informaţia poate rezista zeci de ani.
 Clasificarea informaţiei după natura formală :
• informaţia sub formă de date: numerice, alfanumerice, participând
la efectuarea unei game largi de operaţii matematice şi logice cu
largă aplicabilitate în activităţile economice, de cercetare ştiinţifică,
proiectare tehnologică, statistică, administraţie;
• informaţia sub formă de texte – acea informaţie organizată sub
forma documentelor, paginilor de texte, paragrafe, fraze, cuvinte,
caractere. Acest tip de informaţie este destinată prelucrării cu
programe adecvate de editare şi tehnoredactare a textelor, control
gramatical şi semantic al cuvintelor, punerii în formă şi apoi în
pagină a textului de redactat;
• informaţia sub formă de documente grafice – destinate perceperii
vizuale de către factorii umani prin afişarea pe monitorul
calculatorului electronic, prin scrierea la imprimantă sau la
dispozitivul de tipărire a desenelor (plotter). Un document poate
conţine ca imagini prelucrate grafic, date sub formă de rapoarte şi
situaţii, texte explicative, reprezentări grafice, desene, schiţe
tehnice, imagini fotografiate;
• informaţia sub formă de secvenţe audio generate de vocea umană,
fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare
electronice de voce şi acustice;
• informaţia sub formă de secvenţe video – de natură animată sau

6. film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat
vederi sau generate de programe de grafică bidimensională sau
tridimensională care sunt de cele mai multe ori însoţite de
informaţie sonoră: voce sau sunet.
 Clasificarea informaţiei din punct de vedere al suportului
informaţional:
• informaţie pe suporturi tehnice de informaţii:
− informaţie pe suporturi magnetice: banda magnetică, caseta
magnetică, discul magnetic, cartela magnetică;
− informaţie pe suporturi cu lectură optică : discurile optice de mare
capacitate a căror informaţie digitalizată este citită optic cu
dispozitive laser;
Informaţia memorată pe suporturile tehnice este înregistrată şi
poate fi citită numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire-
scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire şi scriere pe
suporturile magnetice, unităţile de lectură optică a discurilor tip
CD-ROM, etc.
• informaţie pe suporturi uzuale:
− hârtie, documentele clasice respectiv documentele informatice şi
birotice (obţinute la imprimantă), documentele realizate cu ajutorul
plotter-ului.
− alt supor similar; în locul hârtiei se pot utiliza însă o gamă largă de
înlocuitori sintetici cu caracteristici şi calităţi grafice asemănătoare
sau superioare hârtiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate
prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (de tip Xerox).
• informaţie pe suporturi transparente – din peliculă fotografică sau
peliculă de film, microfilm care poate fi lecturată numai după ce
imaginea înregistrată este mărită.
2.2 Informaţiile şi datele, componetele esenţiale ale sistemului
informaţional al organizaţiei
Calitatea informaţiei este foarte importantă pentru actul de conducere,
utilizarea informaţiei depinzând de caracteristicile acesteia. Modul în care se
transmite informaţia este la fel de important pentru asigurarea acurateţii

7. informaţiei, astfel încât utilizatorul să obţină o informaţie neviciată de
transmisie.
Centrul de decizie este reprezentat de receptor în sensul că la acesta
ajung datele transmise şi stocate de către emiţător. Emiţătorul oglindeşte
comportarea cantitativ-calitativă a unei organizaţii economice.
Figura 1.1. - Procesul de comunicare4
În figura 1.1 este prezentat procesul de comunicare, emiţător-canal de
transmisie-receptor.
Emiţătorul emite cât mai multe informaţii reprezentând comportări
cantitative ale organizaţiei, oglindind comportamentul organizaţiei
respective din punct de vedere calitativ.
Canalul de comunicare (transmitere) a datelor şi informaţiilor are
menirea de a asigura transmiterea rapidă a datelor astfel încât acestea să
ajungă în timp oportun la centrul de decizie (receptor) pentru a se lua
deciziile care trebuie luate şi de a transmite fidel informaţiile. Canalul
trebuie să aibă capacitate de decodificare şi trebuie să fie pe aceeaşi lungime
de undă cu emiţătorul.
Din figura 1.1 reiese că procesul de informare se realizează în două
sensuri:
− conexiunea directă care reprezintă informaţiile de decizie;
− conexiunea inversă care reprezintă informaţiile de stare, privitoare
la starea sistemului condus, sau feedback.
Acest model simplist poate fi aplicat oricărui sistem deci inclusiv unei
organizaţii. Astfel, putem reprezenta modul cum circulă informaţia în
4
Zaharia M., Palko Gh., Competiţia şi managementul companiei, Editura Curtea Veche Publishing,
Bucureşti, 2000, pag. 177.
FEEDB
ACK
DECODIFICATO
R
CODIFICATOR
SEM
NAL
SEM
NAL
EMIŢĂTOR
SURSĂ
DISPOZITIV
DE
TRANSMISIE
ZGOMOT
PERTURBA
ŢII)
CANAL
DE
COMUNICARE
DISPOZITIV
DE
RECEPŢIE
RECEPTOR
MES
AJ
Locul,
persoana,
echipamentul
care produce
şi transmite
mesajul
Persoana,
echipamentul
care primeşte
mesajul

8. interiorul unui agent economic, reprezentându-se doar cele două subsisteme
importante şi anume cel de decizie (conducător) şi cel de execuţie (condus).
În cadrul unei organizaţii informaţia circulă atât în interiorul acesteia,
între diferitele departamente, conform organigramei, dar, la fel de important,
are loc un tranfer de informaţie cu mediul exterior organizaţiei. Aceste
transferuri de informaţie fac parte din fluxurile informaţionale, circuitele
informaţionale respectiv sistemul informaţional specific fiecărei organizaţii.
Fluxul informaţional este o secţiune prin circuitul informaţional şi
reprezintă cantitatea de informaţie care circulă între două puncte ale grafului
organizaţional având: destinaţie, conţinut, sens şi frecvenţă bine stabilită.
Circuitul informaţional cuprinde drumul pe care îl parcurge
informaţia din momentul apariţiei unui eveniment şi până când pe baza
cunoaşterii lui, se declanşează un alt eveniment.
Sistemul informaţional este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri şi
circuite informaţionale organizate în mod unitar şi prin intermediul cărora
se asigură legătura informaţională dintre subsistemul condus şi cel
conducător, dintre diferitele departamente ale organizaţiei, cu scopul
realizării unei bune comunicări care să permită desfăşurarea în bune
condiţii a activităţii organizaţiei astfel încât să se ajungă la îndeplinirea
obiectivelor propuse.
O altă definiţie a sistemului informaţional îl conturează ca fiind un
ansamblu de procedee, metode şi mijloace prin care se asigură culegerea,
transmiterea, prelucrarea dar şi valorificarea informaţiilor.
Este bine cunoscut că sistemul informaţional, ca o componentă a
sistemului de conducere, are un rol important în funcţionalitatea şi eficienţa
economică a firmei deoarece el oferă materia primă informaţională pentru
îndeplinirea obiectivelor şi executarea sarcinilor, competenţelor,
responsabilităţilor, atât de către conducere cât şi de personalul de execuţie.
În figura 1.2 este prezentat schematic modul în care principalele
fluxuri informaţionale circulă în interiorul unei organizaţii dar şi între
organizaţii şi mediu.

9. Figura 1.2 Circulaţia informaţiilor în abordarea sistemică a unei organizaţii
Sistemul informaţional este o componentă a sistemului de
management alături de sistemul organizatoric, sistemul decizional şi
sistemul de metode şi tehnici de conducere. Din această perspectivă sistemul
informaţional poate fi definit ca totalitatea datelor, informaţiilor, circuitelor
şi fluxurilor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a
informaţiilor existente într-o unitate economică, având ca scop asigurarea
suportului informaţional necesar pentru stabilirea şi îndeplinirea
obiectivelor.
Sistemul informaţional, prin componenţa sa, are pentru unitatea economică
acelaşi rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc.
Componenţa sistemului informaţional este următoarea5
:
 Datele şi informaţiile
Data – în general noţiunea de dată este adesea confundată cu
cea de informaţie, dar data este o înşiruire de caractere numerice sau
alfanumerice cu o anumită semnificaţie, o descriere letrică / cifrică a
unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei acţiuni din
cadrul sau din afara unităţii economice, constituind componenţa
primară a sistemului informaţional şi care este prelucrată prin mijloace
automate. Prin prelucrarea datelor se obţin informaţii.
Informaţia – acea dată care aduce un plus de cunoaştere şi care
5
Daniela Enachescu, Informatică generală, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag 17
SISTEMUL
CONDUCĂTOR
SISTEMUL
CONDUS
Informaţii către
alte sisteme
Informaţii de la
alte sisteme
DECIZII INFORMAŢII
DE STARE
Resurse Produse
(bunuri şi servicii)

10. serveşte pentru luarea unei decizii sau traducerea în viaţă a acestora
prin acţiunea ce urmează.
În cadrul unei firme, informaţiile au o triplă dimensiune :
− social generală – exprimă rolul informaţiei din cadrul firmei
în manifestarea componenţilor săi ca cetăţeni ai ţării, ca
purtători ai anumitor drepturi şi obligaţii, în exercitarea
cărora informaţiile vehiculate au o pondere apreciabilă;
− organizaţională – rezidă în rolul informaţiilor în stabilirea şi
operaţionalizarea obiectivelor firmei;
− individuală – prin conţinut şi mod de reprezentare
influenţează substanţial şi potenţial aspiraţiile fiecărui
salariat şi gradul de satisfacere al acestora.
Datele reprezintă elementele componente ale informaţiei, ele
constituind suportul formal al acesteia.
Există două categorii de informaţii şi anume: informaţii
elementare (obţinute din constatări asupra unui obiect sau fenomen) şi
informaţii complexe (obţinute ca urmare a agregării informaţilor
elementare).
Orice informaţie are o componentă calitativă numită şi
identificator care indică natura obiectului la care se referă informaţia
şi o componentă cantitativă numită şi componentă de stare care indică
fie o stare în care se găseşte obiectul, fie o valoare pe care o are.
 Fluxurile informaţionale
Fluxurile informaţionale reprezintă ansamblul de informaţii
necesar desfăşurării unei activităţi sau chiar activităţi de transmitere
de informaţii între emiţător şi receptor.
În cadrul firmelor moderne se încearcă stabilirea unor fluxuri
informaţionale cât mai directe prin evitarea punctelor intermediare şi
cât mai scurte prin evitarea prelungirii lor în aval sau în amonte de
beneficiarii vizaţi.
 Circuitele informaţionale
Circuitele informaţionale reprezintă acele itinerarii parcurse de
date şi informaţii de la generare până la activarea sau distrugerea lor
în funcţie de caracteristicile organizatorice ale emiţătorilor şi

11. beneficiarilor de informaţii.
 Procedurile informaţionale
Procedurile informaţionale sunt acele operaţii executate în
cadrul unui circuit informaţional care constau într-un ansamblu de
elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilită a
datelor şi informaţiilor, anumite mijloace de tratare a informaţiilor.
 Mijloacele de tratarea informaţiilor
Mijloacele de tratarea informaţiilor reprezintă componenta
tehnico-materială a sistemului informaţional incluzând instrumentele
şi echipamentele care folosesc în tratarea (culegerea, înregistrarea,
prelucrarea şi transmiterea) informaţiilor precum şi în stocarea
informaţiilor.
Mijloacele de tratare a informaţiilor pot fi: manuale, mecanice,
computerizate, automatizate.
În dezbaterea noţiunii de sistem informaţional trebuie să precizăm
funcţiile sale în cadrul unităţii economice. Aceste funcţii sunt :
− Funcţia documentară care asigură îndeplinirea operaţiilor de
înregistrare şi transmitere a informaţiilor având ca finalitate
îmbogăţirea cunoştinţelor personalului firmei.
− Funcţia operaţională pentru informarea personalului în scopul
realizării sarcinilor care revin fiecărui angajat al firmei.
− Funcţia decizională care este şi cea mai importantă şi care constă
în asigurarea informaţiilor pentru iniţierea, fundamentarea şi
adoptarea deciziilor manageriale.
O informaţie de calitate trebuie să fie în acelaşi timp: consistentă,
relevantă, oportună, exactă şi accesibilă.
Pentru a analiza o informaţie din punct de vedere calitativ trebuie să
explicăm relaţia: informaţie-cunoştinţă. Informaţia reprezintă acel plus de
cunoaştere cu caracter obiectiv, pe când cunoştinţa reprezintă tot un plus de
cunoaştere dar cu caracter subiectiv. Astfel, relevanţa unei informaţii poate
fi analizată ca o sumă de cunoştinţe care pot duce la luarea unei decizii
corecte şi în lipsa cărora decizia luată putea fi incorectă.

12. Atenţie! Relevanţa unei informaţii pentru o anumită decizie nu
înseamnă relevanţa acelei informaţii pentru orice decizie, astfel încât o
informaţie poate fi irelevantă pentru o decizie dar relevantă pentru o altă
decizie. Din cele spuse mai sus putem trage concluzia că informaţia
reprezintă forma dată unei cunoştinţe pentru a permite comunicarea şi
manipularea acesteia. Manipularea unei informaţii este influenţată de
exactitatea (acurateţea) ei astfel: dacă informaţia este exactă, conţinutul ei
va reflecta situaţia reală a fenomenului şi va influenţa de asemenea luarea
deciziei. O informaţie inexactă poate duce la consecinţe foarte grave în
managementul unei organizaţii.
Oportunitatea unei informaţii implică existenţa unui decalaj
corespunzător între momentul recepţionării informaţiei şi momentul necesar
pentru luarea deciziei, este deosebit de importantă în orice activitate şi mai
ales în procesul de conducere pentru că o informaţie obţinută cu întârziere
are o valoare scăzută sau îşi pierde în totalitate valoarea. Informaţia este un
produs perisabil.
Oportunitatea informaţiei depinde în foarte mare măsură de procesul
de informare, care stabileşte legătura între subsistemul condus şi subsistemul
conducător.
Revenind la caracteristicile informaţiei trebuie să subliniem că, pe
lângă relevanţă, oportunitate, acurateţe, informaţia trebuie să aibă şi
consistenţă şi de asemenea să fie şi accesibilă.
Consistenţa informaţiei se referă la faptul că o informaţie trebuie să
furnizeze cât mai multe cunoştinţe celui care o recepţionează.
Accesibilitatea unei informaţii se referă la modul de prezentare al
informaţiei care determină viteza de trecere de la informaţie la cunoştinţă. O
informaţie confuză se procesează mult mai greu decât o informaţie clară.
Utilitatea unei informaţii poate fi legată de un compartiment al
organizaţiei economice, de un nivel de conducere sau de organizaţia
economică în general. Într-o organizaţie economică volumul informaţiilor
este foarte mare ceea ce necesită existenţa unui sistem informaţional bine
pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizaţii.
Eficienţa informaţiei reprezintă raportul dintre valoarea informaţiei şi
costul obţinerii informaţiei, de aceea este important să se stabilească o
valoare optimă a acestui raport.
Procesul managerial este înţeles în primul rând ca un proces de
utilizare a informaţiei prin ciclul: informaţie – decizie – acţiune, de aceea
managementul poate fi conceput şi ca o serie de activităţi ce implică
recepţionarea, procesarea şi transmiterea informaţiei. Cu alte cuvinte,

13. managementul este asaltat de o mulţime de informaţii care trebuie să fie în
primul rând eficiente şi de calitate pentru acţiuni profitabile altfel se pot lua
decizii incorecte care să ducă la consecinţe foarte grave pentru viitorul
organizaţiei.
TEST:
1. Care sunt componentele sistemului informational?
2. Care este diferenta dintre informatia analogica si cea
digitala?
3. Cum se calculeaza eficienta informatiei?
4. Ce este o informatie de calitate?
5. Argumentati legatura: informatie-date-cunostinte.
6. Este firma un sistem cibernetic?
Lucrare de verificare: Argumentati legatura dintre informatie-
date si cunostinte in activitatea de management