Obuzdajte dokumentaciju! Upravljajte procesima! Steknite kontrolu nad poslovnim sustavom!

1. inDMS je programsko rješenje namijenjeno upravljanju
dokumentima, procesima i zadacima, koje
omogućava višu razinu efikasnosti, sigurnosti i
transparentnosti u svim vrstama organizacija.
Klasično poslovanje, temeljeno na dokumentaciji u papirnatom obliku i ručnom
odvijanju procesa ima nekoliko značajnih nedostataka:
 Generiranje velike količine papira otežava efikasno pretraživanje i pronalaženje
nužnih informacija u kratkom roku te zauzima prostor,
 Potrebne informacije često nisu dostupne (ne znamo gdje se nalaze traženi
dokumenti, datoteke su rasute po različitim računalima / mapama ili se nalaze na
računalu kojem trenutno nemamo pristup),
 Poslovni procesi nisu transparentni: ne znamo gdje se dokument nalazi, koliko
dugo i što se s njime radi,
 Ručnim odvijanjem poslovni proces odvija se sporije i neučinkovitije, što znači
gubitak vremena, mogude pogreške i gubitak dokumenata,
 Nemogude je odrediti gdje se nalaze uska grla (mjesta preopteredenosti) u
procesu,
 Ne postoji način da se osigura pridržavanje propisanih procedura u vezi s
dokumentacijom od strane zaposlenika,
 Nije sigurno koja verzija dokumenta je aktualna i koja je izvorna verzija
dokumenta,
 Ne postoji kontrola pristupa povjerljivim informacijama sadržanim u dokumentima
REFERENCE
Vaba banka Varaždin Pravni fakultet u Zagrebu Ireks aroma

2. Koje su mogućnosti inDMS-a?
DIGITALIZACIJA CJELOKUPNE DOKUMENTACIJE I WEB PRISTUP DOKUMENTIMA : svaki dokument je
CENTRALIZIRANA POHRANA uz mogudnost dostupan i osobama na udaljenim lokacijama.
prihvata svih formata datoteka , pružaju vedu PRADENJE VERZIJA DOKUMENTA: dostupne su sve
sigurnost i neometan pristup nužnim verzije dokumenta (uključujudi izvornu i aktualnu ).
informacijama.
INTERNI SUSTAV PORUKA: omogudava komunikaciju
PRECIZNO ODREĐIVANJE PRAVA PRISTUPA te slanje datoteka, dokumenata i predmeta unutar
omogudava da se za svakog pojedinog korisnika sustava (kolaboracija).
može odrediti skup dopuštenih radnji nad
dokumentom (čitaj, uredi, briši). TASK MANAGEMENT mogudnosti: dodjeljivanje,
notifikacija i kontrola izvršavanja zadataka.
FLEKSIBILNO MODELIRANJE POSLOVNIH PROCESA:
preslikava procese u organizaciji u informacijski IZVJEŠTAJI: omogudeno je kreiranje različitih vrsta
sustav uz precizno definiranje nositelja aktivnosti i izvještaja (npr. predmeti koji kasne, predmeti koji
njihovih odgovornosti. nisu pregledani i sl.)
AUTOMATIZIRANI PROCES koji se pokrede PRADENJE DOGAĐAJA: svaka radnja unutar sustava
pojavom dokumenta u sustavu (ukoliko je on se bilježi, rješenje kontrolira svaki pristup i bilježi
definiran za tu vrstu dokumenta u radnom tijeku— svaku promjenu .
dokument djeluje kao okidač za početak procesa). UPRAVLJANJE ISO DOKUMENTACIJOM: upravljanje
Proces koji je automatiziran odvija se brže i statičkim i dinamičkim ISO dokumentima.
efikasnije.
PREDLOŠCI: kreiranje dokumenta iz predefiniranog
PREGLED SVIH FAZA ŽIVOTNOG CIKLUSA predloška je brže i točnije.
DOKUMENTA: vidljivo je gdje se dokument nalazio,
DIGITALNI POTPIS osigurava integritet i autentičnost
što se s njime radilo, koliko se negdje zadržao i
podataka.
trenutni status dokumenta.
REFERENCE
Staninvest, Slovenija Mariborski vodovodi, Slovenija Hrvatski državni arhiv

3. Upravljanje procesima =
upravljanje organizacijom
InDMS predstavlja UPRAVLJAČKI ALAT koji se  Postiže se STANDARDIZACIJA (proces se uvijek
temelji na univerzalnom konceptu tijeka odvija na isti način čime se osigurava slijeđenje
dokumenata (tj. podataka) koji omoguduje propisanih procedura),
modeliranje bilo kojeg poslovnog procesa.  Postiže se TRANSPARENTNOST poslovnog
Implementacijom poslovnih procesa kroz InDMS procesa (trenutno su dostupne informacije kod
sustav, uz standardne prednosti koje donosi kojeg je djelatnika pojedini dokument na obradi tj.
implementacija sustava upravljanja u kojoj fazi je poslovni proces),
dokumentacijom (trenutna dostupnost  Omogudava se KONTINUIRANO POBOLJŠANJE
dokumenata, radikalno smanjenje potrošnje papira poslovnih procesa na temelju konkretnih
itd.), pruža i mogudnost naprednog UPRAVLJANJA
kvantificiranih pokazatelja (korištenje resursa, uska
PROCESIMA: grla, nepotrebni koraci i sl.).
 Značajno se UMANJUJE RIZIK pojedinih procesa
(računalne kontrole značajno umanjuju
vjerojatnost greške),
Primjer radnog tijeka procesa
nabave
U svakom trenutku možemo
vidjeti koliko se dokumenata
nalazi kod neke osobe i koji su
to dokumenti
REFERENCE
Van Gansewinkel, Češka Otos Elekta C

4. Zašto bi moderna poslovna organizacija
trebala upotrebljavati inDMS?
INDMS JE ALAT ZA UPRAVLJANJE PODUZEDEM
InDMS omogudava fleksibilno definiranje procesa te potpunu kontrolu i
transparentnost - dakle, osigurava upravljivost procesa, uz njihovo
efikasnije i brže odvijanje.
SIGURNOST VAŽNIH INFORMACIJA
InDMS omogudava zaštitu od neautoriziranog pristupa dokumentima
preciznim određivanjem prava pristupa.
AŽURNOST DOKUMENTACIJE
Uvijek je dostupna najnovija verzija dokumenta uz sve prethodne verzije i
povijest dokumenta.
LEGALNO EFEKTIVNO PROCESIRANJE
Ako je tok dokumenta operativni poslovni proces, mora biti osigurano da
procesiranje individualnog djelatnika bude učinjeno na legalno efektivan
način. To zahtjeva da radni proces bude ozakonjen legalnim potpisom, što
omoguduje digitalni potpis.
UŠTEDA VREMENA
Bez potpore elektronskog upravljanja dokumentima, djelatnici troše više od
20 % radnog vremena na zadacima vezanim uz dokumentaciju.
Dokumentacija spremljena na jednom mjestu, automatsko prosljeđivanje i
kreiranje dokumenata iz predložaka omoguduju znatne uštede vremena.
SMANJENJE MOGUDNOSTI POGREŠAKA
Automatizacija i centralizirana pohrana dokumenata u digitalnom obliku
znatno smanjuju mogudnost gubitka dokumentacije i pogrešaka kod obrade
i prosljeđivanja.
O NAMA
INPRO D.O.O.
INpro d.o.o osnovan je 1990. i specijalizirao
MIROSLAVA KRLEŽE 28
se samo za projektiranje i izradu sustava za
40 000 ČAKOVEC
upravljanje svim oblicima dokumentacije .
Pioniri smo u tome poslu, a po broju
+385 40 363 777, + 385 40 492 238
instalacija, znanju i iskustvu vodedi smo u
toj grani informatike na području Hrvatske i ekaterina@inpro.hr, inpro@inpro.hr
okolnih zemalja (Slovenija, BiH, Makedonija,
Češka). www.inpro.hr