comunicarea la evenimente

1. COMUNICAREA ÎN CADRUL ORGANIZĂRII
UNUI EVENIMENT
PROBLEMA
 Dispersia informaţiilor privind modurile de comunicare la
organizarea unui eveniment.
SCOPURI
 strângerea informaţiilor
 structurarea acestora
 stabilirea modurilor de comunicare folosite în fiecare etapă
DEFINIŢII
Eveniment:
 spectacol de teatru, dans, muzică;
 activitate sportivă: turneu de fotbal, campionat de şah;
 activitate recreativă şi de distracţie
Comunicare în cadrul organizării unui eveniment:
 modurile de comunicare folosite pe parcursul pregătirii şi desfăşurării
METODA DE CERCETARE
Surse de informare:
 cărţi de specialitate
 baza de date din cadrul firmei
Prelucrarea datelor:
 mod cronologic organizării evenimentului
LIMITĂRI
 activităţi cu caracter ocazional.

2. Bariere
FEEDBACK
MESAJ
DESTINATAREMIŢĂTOR
codificare
decodificare
decodificare
codificare
CONTEXT
CONTEXT
Limbaje
Mediu - Canale
Filtre
Zgomot
Limbaje
Mediu - Canale
Filtre
Zgomot
A COMUNICA:
a face cunoscut,
a da de ştire,
a informa,
a înştiinţa
a spune,
a se pune în legătură cu cineva,
a fi în contact cu cineva,
a vorbi cu cineva,
a fi în legătură cu ceva
COMUNICAREA
Calea de obţinere şi transmitere a informaţiilor
MODELUL PROCESULUI DE COMUNICARE
OBIECTIVELE COMUNICĂRII
să fim receptaţi (auziţi şi citiţi)
să fim înţeleşi
să fim acceptaţi
să provocăm o reacţie (o schimbare de comportament sau de atitudine)

3. unde cândcu
ceSPECTACOL
loc
de
des
făş
urar
e
aer liber
sală de
spectacole
loc
alit
ate
Sibiu
Altă localitate
toa
mn
ă
octombrie
noiembrie
iar
nă
decembrie
ianuarie
septembrie
februarie
muzică
dans
sportiv
sport
populară
uşoară
populară
simfonică
baschet
fotbal
ETAPELE REALIZĂRII UNUI EVENIMENT
 studiul pieţei şi identificarea oportunităţii organizării unui eveniment
 conceperea evenimentului şi a materialelor de prezentare
 contactarea potenţialilor parteneri
 întâlniri şi negocieri
 încheierea parteneriatelor
 promovarea evenimentului
 desfăşurarea evenimentului activităţi după eveniment.
HARTA MENTALĂ

4. La început a fost ideea. Apoi s-a trimis un memo departamentului de evenimente şi s-a
ţinut o şedinţă pentru propuneri de idei de eveniment
După şedinţă a inceput studiul pieţei: citire de reviste..., dicuţii directe angajaţi,
telefoane, faxuri, e-mailuri şi scrisori de afaceri pentru a afla costurile evenimentului.
În urma acestei documentări s-au strâns informaţiile şi s-a făcut: un raport care a fost
prezentat conducerii firmei, care în urma ascultării acestei expuneri a constatat
oportunitatea realizării unui eveniment cu Gheorghe Zamfir la Sibiu
1. STUDIUL PIETEI ŞI IDENTIFICAREA OPORTUNITĂŢII
ORGANIZĂRII UNUI EVENIMENT „ZAMFIR” LA SIBIU

5. Conceperea evenimentului s-a făcut într-o şedinţa, iar după aceea s-au trimis
memorandum-uri departamentelor pentru a da atribuţii.
Discuţiile directe între angajaţi au stat la baza realizării materialelor:
scrisori de afaceri personaliaze şi rapoarte de prezentare.
Citirea cu atenţie şi corectarea acestor materiale este foarte importantă acum pentru că
ulterior ele vor fi trimise partenerilor. Mesajele sunt folosite tot timpul la organizare.
2. CONCEPEREA EVENIMENTULUI
ŞI A MATERIALELOR DE PREZENTARE

6. Primul contact a fost telefonic, apoi, scrisorile de afaceri şi rapoartele de prezentare,
(având ca suport hârtia de corespondenţă) pentru o comunicare rapidă,
au fost trimise prin fax şi e-mail .
În plan intern a avut loc zilnic: citirea răspunsurilor de la parteneri, discuţii directe,
dicuţii telefonice şi şedinţe când a fost cazul, urmate de memo-uri.
3. CONTACTAREA POTENŢIALILOR PARTENERI

7. Întâlinirile directe s-au stabilit de comun acord cu potenţialii parteneri în urma: discuţiilor
telefonice avute şi a citirii faxurilor sau e-mailurilor primite
Cartea de vizită a arătat la întâlnirile directe statutul nostru în firmă.
Prezentarea în public a raportului de prezentare s-a făcut pentru a transmite informaţia
cât mai corect viitorilor parteneri şi convingerea acestora de avantajele unui parteneriat
La ceste întâlniri şi prezentări folosirea limbajului verbal şi nonverbal precum
şi ascultarea activă au avut un rol important în convingerea partenerilor.
4. ÎNTÂLNIRI ŞI NEGOCIERI

8. În urma întâlnirilor directe şi a negocierilor unele firme au luat decizia să devină parteneri,
anunţându-ne pe loc în urma întâlnirii sau ulterior prin telefon, fax sau e-mail
.
Telefonul, faxul şi e-mailul sunt principalele moduri de comunicare în menţinerea
legăturilor cu potenţialilor parteneri până la finalizarea discuţiilor şi semnarea contractelor.
La semnarea contractelor un rol important l-a avut citirea cu atenţie a acestora.
.
În plan intern au avut loc zilnic: discuţii telefonice, dicuţii directe,
trimitere de meseje. Periodic au avut loc şedinţe şi trimiterea de memo-uri .
.
5. STABILIREA PARTENERILOR

9. Şedinţa ocazionată cu acest prilej a avut rolul rolul de a stabili urgenţele şi priorităţile în
realizarea materialelor publicitare. Discuţiile directe şi telefonice sunt foarte importante
pentru a nu se neglija nici un aspect ce trebuie trecut în materialele de promovare.
Comunicarea de masă se realizează în cazul promovării efective a evenimentului
6. PROMOVAREA EVENIMENTULUI

10. Cu o zi înainte de eveniment a avut loc o conferinţă de presă unde s-a făcut
o prezentare în public a ceea ce urma să se întâmple în cadrul evenimentului.
Cartea de vizită a fost utilă la această conferinţă de presă pentru o legătură oficială.
În ziua evenimentului telefonul şi discuţiile directe au fost folosite
cel mai des pentru a rezolva problemele apărute.
Susţinerea concertului: ascultarea, modul de comunicare pe care toţi cei prezenţi în sală
l-au folosit în timpul concertului; şi citirea caietelor program primite de fiecare spectator.
După spectacol în cadrul protocolului organizat discuţiile directe a fost modul de
comunicare folosit. S-au stabilit noi relaţii cartea de vizită fiind foarte utilă.
7. DESFĂŞURAREA EVENIMENTULUI

11. Şedinţa ce a avut loc la câteva zile după eveniment a avut rolul de a evalua rezultatele
evenimentului şi de a vedea în ce mod s-au atins obiectivele propuse.
Scrisorile de afaceri trimise direct partenerilor au cuprins informaţii privind reuşita
evenimentului şi mulţumiri aduse firmelor pentru sprijinul acordat în realizarea unui
eveniment de excepţie. De asemenea partenerilor li s-a adus mulţumiri şi telefonic.
.
8. ACTIVITĂŢI DUPĂ EVENIMENT