Johan Ideler (Program Manager Delhaize Belgium) Ontdek hoe Delhaize zijn SAP FI/CO & SRM project van een systeemimplementatie naar een efficiëntieproject heeft omgevormd. Johan Ideler geeft inzicht in hoe Delhaize voor een win-win situatie heeft gezorgd tussen IT en Finance.

1. Van Systeem Implementatie tot Efficiëntie Generatie
FD Seminarie | Meer Doen met Minder

3. FACTS & FIGURES
3
5,0bn
revenues
888
stores
>3,0bn
procurement in Belgium
15 302
associates
+7 000 at our Affiliates
4,5mio
clients per week
+750 000m²
retail surface
24 500
products in assortment
70%
of assortment “Made in Belgium”
900
new products per year
7 500 = 55%
private brand products of sales

4. GERICHT OP DE BEHOEFTE VAN DE CONSUMENT
4
WEEKLY NEEDS DAILY NEEDS
IMMEDIATE
NEEDS
STOCK-UP
ANIMAL PETS

5. PROJECT KICK-OFF
5
 Standaard SAP FICO is een voorwaarde voor
een geslaagde SAP Retail implementatie
 Finance een stabiel en performant financieel
systeem bezorgen
 Het aantal aanpassingen in onze bestaande
omgeving rationaliseren
 Eén standaard oplossing voor alle opco’s in
Europa
 Significante vermindering van de kost voor
externe service providers
 Totale IT kost significant verminderen door
legacy-applicaties uit te schakelen
 Waarom moet een systeem uit 2009, alweer
vervangen worden
 Ons systeem is stabiel, en we hebben niet echt
performantie problemen
 Die aanpassingen ondersteunen onze
processen en business realiteit
 We hebben meerdere andere projecten lopen,
moet dit echt nu


6. 6
Management een opportuniteit geven om de
PROCESSEN te STROOMLIJNEN
en zo de back office EFFICIËNTIE te VERBETEREN

7. 7
Back-
Office
Efficiëntie
Automatiseren
waar mogelijk
Standaard
proces
Interne
Controle
integreren

8. 8
Indirect Procurement
Vermindering van SG&A uitgaven
Controle op onderhandeling van
contracten
Accounts Payable
Steeds groter volume aan facturen
Vermindering van error handling
Realiseren van bekomen
betalingskortingen
Bank Accounting
Snellere verwerking uittreksels, beperking
reconciliatieproblemen
Nood aan verhoogde opvolging inkomende
betalingen
Algemeen
Behoud van expertise en
kennisoverdracht
Geen éénvormige manier van werken
IT
Hoge aantal systeemaanpassingen
Blokkerend voor integratie tussen
SAP FICO en SAP Retail

9. 9
Procure
to Pay
Accounts
Payable
Indirect
Procurement
Bank
Accounting
IT
Algemeen

10. Analyse van de problemen en root
causes in het As Is proces
10

11. ZOALS HET WAS
11
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte

12. ZOALS HET WAS
12
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
 Groot aantal gebruikers (+800)
 Geen expertise opbouw en gebrek aan kennisoverdracht
 Geen standaard manier van werken

13. ZOALS HET WAS
13
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
 IP afdeling heeft geen volledig zicht op alle contracten
 Geen monitoring op respectering IP beleid
 Hoger potentieel aan IP besparingen kan gerealiseerd worden

14. ZOALS HET WAS
14
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
 Kwaliteit van ingave niet gewaarborgd
 Hoge licentiekost door het hoge aantal gebruikers

15. ZOALS HET WAS
15
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
 Geen of laattijdige ingave van receptie
 Kosten pas geregistreerd bij ontvangst factuur
 Geen uniforme manier van ingeven

16. ZOALS HET WAS
16
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
 Kosten pas geregistreerd bij ontvangst factuur
 Geen of enkel manuele controle van factuur mogelijk
 Geen uniforme ontvangst van facturen

17. ZOALS HET WAS
17
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling BankuittrekselBehoefte
 Laattijdige betaling
 Mislopen van afgesproken betalingskortingen
 Manuele interventies voor dringende betalingen

18. Welke verbeteringen werden
aangebracht
18

19. ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
19

20. ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
20
 Licentiekost verminderd door PR ipv PO rechten
 Standaard proces voor alle aankopen
 Rationalisering van het aantal gebruikers
 Centralisatie per departement

21. ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
21
 Ingebouwde controle op respect IP beleid
 Scheiding van functies (SoD) werd ingebouwd in het systeem
 Data kwaliteit verbeterd door standaard selectielijst
€

22. ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
22
 Alle aankoopverzoeken boven limieten gaan automatisch naar IP
 Bestelling kan niet gemaakt worden zonder goedkeuring van IP
 Uitgebreide rapportering mbt leveranciers & uitgaven

23. ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
23
 Inzet op EDI oplossingen, en overschakeling naar digitale factuur
 Facturen zonder PO worden niet langer aanvaard
 Automatische 3-way matching voor alle facturen

24. ZOALS HET NU IS
Behoefte
Aankoopverzoek
Aanbesteding Offerte
Bestelling Receptie
Factuur Betaling Bankuittreksel
€
24
 Doorgedreven automatisatie van toewijzingen
 Focus op error handling

25. Opgeleverde resultaten
25

26. 26
+ 10%
objectief Kostenbesparing IP
- 12%
3-way matching fouten
82%
digitale facturatie
75%
facturen geboekt zonder interventie
+ 15%
AP proces efficiëntie
- 50%
licentiekosten
2
toepassingen niet langer gebruikt
- 1 200
SAP aanpassingen
Algemeen
 Interne controles werden ingebouwd
in het systeem
 Volledige integratie met SAP Retail &
HR
 1 systeem voor alle OpCo’s in
Europe

27. 27