1. Elektroniczny Obieg
Dokumentów
Wspólne rozwiązanie dla
ITPP, SFERII i Aero2
Ela Pamięta, 2011

2. Cele biznesowe
 Poprawienie efektywności działania Spółki
poprzez zastąpienie papierowego obiegu
zamówień i faktur obiegiem elektronicznym:
 Skrócenie czasu zatwierdzania dokumentów
 Udostępnienie Kierownictwu narzędzi do
kontrolowania jakości procesu (raportowanie,
eskalacje)
 Redukcja kosztów operacyjnych (papier, tonery)
 Zwiększenie wydajności pracy

3. Opis techniczny rozwiązania
 Budowa w oparciu o systemy: BPM TIBCO (procesy),
Alfresco (repozytorium dokumentów), Inventory (baza
danych o zamówieniach i fakturach) oraz
zintegrowanych z nimi narzędzi do raportowania –
Analytics i Przeglądarka Raportów WWW
 Wykorzystanie wybudowanego w ramach Fazy I
Projektu Workflow Procesu Obsługi Zamówienia
Inwestycyjnego
 Wykorzystanie zgormadzonych już w Inventory danych
słownikowych (pracownicy, projekty, zamówienia)
 Integracja z systemem Finansowo-Księgowym (Oracle
EBS + BI) oraz aplikacją do kontroli budżetu

4. Zamówienie inwestycyjne - opis
Celem procesu jest utworzenie i zaakceptowanie Zamówienia inwestycyjnego.
Proces rozpoczyna się od wprowadzenia danych do formularza Zamówienia Inwestycyjnego w
aplikacji TIBCO Workflow.
W kolejnym kroku jest tworzony w systemie Inventory obiekt Zamówienia Inwestycyjnego,
któremu nadawany jest automatycznie numer, będący jednocześnie nazwą stworzonego
obiektu. Numer ten jest pobierany do aplikacji WF i prezentowany dalej na formatkach.
Następnie wypełnione Zamówienie Inwestycyjne podlega procesowi akceptacji.
Każda z osób akceptujących ma możliwość zaakceptowania zamówienia, odrzucenia lub
odesłania do naniesienia zmian z podaniem przyczyny braku akceptacji. W przypadku, gdy
Zamówienie nie zostanie zaakceptowane, uruchamiane jest zadanie „Obsługa zamówienia
inwestycyjnego”, w ramach którego użytkownik, może nanieść odpowiednie informacje i wysłać
zamówienie do ponownej akceptacji (pełna ścieżka), lub dowiedzieć się, że zamówienie zostało
odrzucone.
Informacja o zaakceptowaniu zamówienia jest przesyłana do Tworzącego Zamówienie.
W procesie generowane są automatycznie dokumenty: Zamówienie Inwestycyjne (wraz z
Załącznikiem przy większej ilości pozycji) oraz Metryka Zamówienia (z uzupełnionymi danymi
dot. Procesu akceptacji). Dokumenty są zapisywane do repozytorium Alfresco. Na samym
końcu procesu obiekt Zamówienia Inwestycyjnego w Inventory jest aktualizowany m.in. o wyniki
akceptacji oraz linki do dokumentów w Alfresco i zmieniany jest mu status.
Dokument Metryki Zamówienia jest później wykorzystywany w procesach pobocznych (np. jako
wydruk w procesie podpisania umowy z wykonawcą).

5. Akceptacja zamówień inwestycyjnych i
wewnętrznych
Utworzenie
zamówienia
Akceptacja -
Właściciel MPK
Akceptacja -
Dyrektor
Departamentu
Weryfikacja -
Pracownik Dep.
Finansów
Akceptacja -
Kontroler
Finansowy
> 5 000 zł
Akceptacja -
Dyrektor
Finansowy
Akceptacja -
Członek Zarządu
Akceptacja -
Prezes Zarządu

6. Rejestracja
faktury
Wybór
opisującego
Opisanie faktury
Akceptacja –
Właściciel MPK
Akceptacja -
Dyrektor
Departamentu
Weryfikacja -
Pracownik Dep.
Finansów
Akceptacja -
Kontroler
Finansowy
> 5 000 zł
Akceptacja -
Dyrektor
Finansowy
Akceptacja -
Członek Zarządu
Akceptacja –
Prezes Zarządu
Obsługa
Księgowa
Akceptacja faktur

7. Przetwarzane dane
Inventory Alfresco
Zamówienie inwestycyjne:
nagłówek i pozycje
zamówienia
Zamówienie wewnętrzne:
nagłówek i pozycje
zamówienia
Faktura:
nagłówek faktury
Metryka Zamówienia
inwestycyjnego
(dokumentacja akceptacji)
Metryka Zamówienia
wewnętrznego
(dokumentacja akceptacji)
Skan Faktury
Metryka Faktury
(rozpisanie na projekty,
dokumentacja akceptacji)

8. Ograniczenia czasowe na
wykonywanie zadań
 1 dzień na wykonanie jednego zadania w procesie.
 Członek Zarządu i Prezes – 2 dni
 Przekroczenia czasu wykonania zadania będzie
pociągać za sobą następujące eskalacje:
 oznaczanie zadań w kolejce na „czerwono”
 generowanie e-maila (do Przełożonego)

9. Raportowanie
System udostępni następujące informacje:
 Na jakim etapie procesu znajduje się moje zamówienie/
faktura?
 Ile zamówień/ faktur mają do opisania moi podwładni?
 Ile czasu trwa obieg dokumentów w podziale na etapy
procesu?
 Gdzie tworzą się „wąskie gardła”?
 Zestawienia zamówień/ faktur w ujęciu ilościowym i
wartościowym w podziale na komórki organizacyjne

10. Przykładowe raporty
 Średni czas realizacji zadania w podziale na
rodzaje zadania - pozwoli na wskazanie wąskich
gardeł w procesie
 Średni czas realizacji procesu lub zadania w
procesie; liczba zadań - w podziale na:
 MPK-i
 województwa
 projekty inwestycyjne