Elaborate magazine 2

eLABorate2016 | #2
AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV,
Campus Brugge
België
Centre Hospitalier Universitaire
de Poitiers
Frankrijk
AZ Alma, Eeklo
België
Klantenverhalen
Universiteit Gent – STT Consulting
België
Parnassia Groep
Nederland
AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV,
Campus Henri Serruys
België

2 eLABorate
Beste lezer,
Zou een klinisch bioloog of patholoog van 50 jaar
geleden zijn laboratorium vandaag nog herkennen?
Innovatie en technologie hebben ingrijpende
wijzigingen teweeggebracht in onze sector. En ook
nu blijven labs evolueren, met digitale technologieën
die nieuwe mogelijkheden creëren om bv. vlotter te
communiceren en samen te werken.
Anderzijds beweert men weleens dat hoe meer
de dingen veranderen, hoe meer ze ook gelijk
blijven. De basisvereisten voor een lab – kwaliteit,
efficiëntie, accuraatheid, snelheid, ... – klinken ons
nog steeds erg vertrouwd in de oren.
Bij MIPS streven we ernaar om de technologische
verworvenheden om te zetten in de praktijk, en zo
tegemoet te komen aan de dagelijkse noden en de
behoeften op langere termijn van laboratoria en
ziekenhuizen.
In dit nummer van het eLABorate magazine
verneemt u hoe onze oplossingen werken in
echte laboratoria. U kunt lezen hoe de upgrade
naar GLIMS 9 kan leiden tot een snellere, meer
intuïtieve workflow en een grotere productiviteit,
en hoe de digitalisering van het beheer van orders
en bloedtransfusies uitmondt in een grotere
patiëntveiligheid. We laten ook zien hoe we een
grootschalig project ten uitvoer brengen en nemen u
mee in het traject van wat een klant bestempelt als
“de toekomst van pathologie”: digitale pathologie.
De cases tonen aan hoe onze oplossingen elk
laboratorium – onafhankelijk van omvang of scope
– kunnen helpen om moderne technologieën,
koppelingen en netwerken aan te wenden, met als
doel stipt resultaten af te leveren, de werkprocessen
van de laboratoriummedewerkers vlotter te laten
verlopen, te voldoen aan kwaliteitseisen; en
uiteindelijk, de zorg voor de patiënt te verbeteren.
Fiona Pearson, CEO van de CliniSys Group
Hoe technologie
kansen creëert voor
het laboratorium
© CliniSys Solutions Ltd. Alle vermelde merken zijn het bezit van hun respectievelijke eigenaars. Alle informatie in dit document werd geacht correct te zijn op het moment van
publicatie. CliniSys kan niet aansprakelijk gesteld worden voor fouten of onvolledigheden.
3
AZ SINT-JAN BRUGGE-
OOSTENDE AV, CAMPUS
BRUGGE, BELGIË
Toekomstgericht
laboratorium kijkt over de
ziekenhuismuren heen
met digitale pathologie
7
CENTRE HOSPITALIER
UNIVERSITAIRE DE POITIERS,
FRANKRIJK
Dankzij upgrade naar
GLIMS 9 boekt het
laboratorium forse winst op
gebied van ergonomie en
configuratiemogelijkheden
11
AZ ALMA, EEKLO, BELGIË
Belangrijke stappen op het
vlak van laboratoriumbeheer
14
AZ SINT-JAN BRUGGE-
OOSTENDE AV, CAMPUS
HENRI SERRUYS, BELGIË
Digitalisering van orderinvoer
en bloedtransfusiebeheer
tot aan het bed van de
patiënt leidt tot verhoogde
patiëntveiligheid
17
UNIVERSITEIT GENT –
STT CONSULTING, BELGIË
De ‘Patient Percentiler’:
Laboratorium voor
Analytische Chemie
van UGent start met
ambitieus, innovatief
kwaliteitsmonitoringproject
21
PARNASSIA GROEP,
NEDERLAND
Specialist in psychiatrische
zorg verbindt zorglocaties en
laboratoria, om de patiënten
beter te helpen

eLABorate 3
AZ Sint-Jan AV Brugge-Oostende, Campus Brugge, België
Toekomstgericht laboratorium
kijkt over de ziekenhuismuren heen
met digitale pathologie
LIS DaVinci van MIPS geeft AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV tools voor
verslaglegging, tracering en samenwerking én toegang tot beelden vanop afstand
INTERVIEW MET » Dr. Ivo Van den Berghe, Diensthoofd Pathologische Anatomie
“Ik ben ervan overtuigd dat digitale pathologie de toekomst is van de Pathologische Anatomie,”
stelt Dr. Ivo Van den Berghe, Diensthoofd Pathologische Anatomie van AZ Sint-Jan Brugge-
Oostende AV, campus Brugge. “Digitale pathologie opent namelijk tal van interessante
mogelijkheden voor consultancy op afstand, voor digitale platformen om samen te werken
rond zeldzame ziekten, voor de digitale interpretatie van immuunhistochemie, etc.” Met zijn
laboratoriuminformatiesysteem (LIS) DaVinci helpt MIPS het laboratorium om deze mogelijkheden
waar te maken. LIS DaVinci is het product van een jarenlange intensieve samenwerking tussen
pathologen en IT-professionals. Zo kunnen de pathologen genieten van de gebruiksvriendelijke en
krachtige tools die ze nodig hebben, met inbegrip van een module voor digitale pathologie.

4 eLABorate
TRADITIE VAN INNOVATIE
Het laboratorium voor Pathologische Anatomie
van AZ Sint-Jan AV Brugge-Oostende, campus
Brugge, een ziekenhuis met 950 bedden, is
vooruitstrevend en vernieuwend. Het zorgde voor
een primeur in België toen het de geïntegreerde
robotscreening van baarmoederhalsuitstrijkjes
introduceerde. Het was ook het eerste
pathologielab in het land dat ISO 15189-
accreditatie verwierf. Momenteel werkt het
laboratorium samen met de hematologie-unit
van de afdeling Klinische Biologie om next
generation sequencing (NGS) te implementeren.
Het laboratorium, met vier pathologen die
jaarlijks ongeveer 17,000 biopsies verwerken,
heeft recent ook geïnvesteerd in digitale
pathologie. “In de klassieke pathologie, bekijkt
de patholoog de coupes onder een microscoop.
Maar met digitale pathologie worden de coupes
gescand met een hoge-resolutiescanner, zodat
de patholoog de beelden kan bekijken op een
computerscherm. En dat is niet alles: met
één enkele muisklik kunnen die beelden ook
gedeeld worden met collega’s overal ter wereld.
Zo kunnen pathologen beelden bekijken
en een verslag dicteren vanop om het even
welke locatie; ze kunnen bv. internationale
overlegplatformen creëren en netwerken vormen
voor de diagnose van zeldzame tumoren.”
Maar om van deze voordelen te kunnen
genieten, had AZ Sint-Jan AV Brugge-
Oostende een LIS nodig dat digitale
pathologie zou ondersteunen. Het ziekenhuis
ging op zoek naar een LIS dat tegemoet zou
komen aan de specifieke wensen van het
pathologielaboratorium en vond de geknipte
oplossing in het LIS DaVinci van MIPS.
TOEGESPITST OP DE NODEN
VAN PATHOLOGIE
Laboratoria voor klinische biologie en
pathologie hebben tot op zekere hoogte
vergelijkbare behoeften, bv. een betrouwbaar,
gebruiksvriendelijk LIS dat de monsters traceert
in alle stappen van het laboratoriumproces.
De almaar strengere accreditatievoorwaarden
van ISO 15189 zijn erg veeleisend op het
gebied van tracering. In de loop van de
jaren zagen alle laboratoria ook een gestage
uitbreiding van het gamma onderzoeken dat
ze uitvoeren, met een grotere complexiteit
voor de verwerking als gevolg.
“Anderzijds,” zegt Dr. Van den Berghe,
“is een pathologielab op een aantal punten
fundamenteel verschillend van een
laboratorium klinische biologie. Als je een
bloedanalyse doet, stop je het bloedmonster in
een toestel en de resultaten die dit oplevert,
vormen meteen ook het verslag. In een
pathologielab werken we anders. Net als in een
radiologieomgeving dicteren we een verslag
voor elke biopsie of cytologiecase. Ons LIS
moet dit dus ondersteunen, met functionaliteit
voor verslaglegging en spraakherkenning.”
LIS DaVinci geeft AZ Sint-Jan AV Brugge-
Oostende een gestroomlijnde, efficiënte en
geconnecteerde workflow. Het combineert
traceerbaarheid, kwaliteitscontrole en
interconnectiviteit via gestandaardiseerde
koppelingen, met een maximaal gebruiksgemak
en hoge prestaties.
“Onze pathologen appreciëren de functie voor
verslaglegging: we dicteren onze bevindingen
in LIS DaVinci en het dictaat wordt met de
• Identificatie van de coupes
en traceerbaarheid van de
workflow via LIS DaVinci.
• Vlotte tracering van de coupes,
ook van speciale kleuringen en
immuunhistochemie.
• Toegang tot de beelden vanop
afstand zodat de patholoog
niet langer gebonden is aan
de microscoop. Dit creëert
flexibiliteit en een grotere
beschikbaarheid van expertise.
• Gemakkelijk delen van
coupes op multidisciplinair
overleg, binnen en buiten
het ziekenhuis.
• Betere samenwerking met
buitenlandse collega’s en
ondersteuning bij het opzetten
van internationale netwerken
voor peer review, tweede
opinies en expertenpanels.
Module digitale pathologie
Veranderen van LIS-systeem en de
implementatie van een digitaal
pathologieplatform is onmogelijk
zonder de medewerking van
de ziekenhuisdirectie, de
medische raad, de IT-afdeling
en het technisch departement.
We hebben geluk dat al deze
partijen geloven in dit project
en het toekomstgericht belang
hiervan voor de patiënt en voor
ons ziekenhuis.

eLABorate 5
• Eenvoudige identificatie van
stalen via barcodes.
• Ondersteuning van on-demand
printen van coupes en een
unieke identificatie van elke
coupe en elke kleuring.
• Volledige traceerbaarheid van
alle acties, statuswijzigingen
en bewegingen van monsters
in het laboratorium.
• Digitaal dicteren en/of
interactieve spraakherkenning
met een ingebouwde
tekstverwerker analoog aan
Microsoft Word.
• Sjablonen voor verslagen
met dynamische velden die
automatisch ingevuld worden –
voor een gestandaardiseerde en
overzichtelijke verslaglegging.
• Statistieken over de
laboratoriumactiviteiten en
mogelijkheid tot mappen van
de werkstromen.
LIS DaVinci
Ik ben ervan overtuigd dat digitale
pathologie de toekomst is van
de Pathologische Anatomie.
Het opent namelijk tal van interessante
mogelijkheden voor consultancy op
afstand, voor digitale platformen om samen
te werken, etc. Dr. Ivo Van den Berghe
‘‘
’’spraakherkenningsmodule omgezet naar een
geschreven verslag. Met ons vorig LIS was het
ingewikkelder om een verslag te genereren.
Maar met LIS DaVinci, kunnen we vlot een
verslag openen, wijzigingen aanbrengen en
het valideren: eigenlijk werk je op een analoge
manier als in Microsoft Word, zodat het erg
vertrouwd aanvoelt.”
DIGITALE PATHOLOGIE LEIDT TOT
BETERE ZORG
Op het gebied van digitale pathologie kon het
lab met het LIS DaVinci een flinke vooruitgang
boeken. “Dankzij digitale pathologie kunnen
we werken vanop om het even welke locatie
via een virtuele desktopintegratie (VDI),” stelt
Ivo Van den Berghe. “We kunnen dan beelden
bekijken, onze bevindingen dicteren en een
verslag valideren, net als in het ziekenhuis;
we kunnen geconsulteerd worden overal ter
wereld, vanop om het even welke computer
met internettoegang in om het even welk
ziekenhuis. Op dit moment volgt onze collega
Pascale De Paepe in de Mayo Clinic, in de VS,
een bijkomende opleiding rond nierbiopsies.
Ze kan inloggen, onze cases bekijken en
verslagen genereren vanuit het buitenland.
We kunnen zelfs coupes raadplegen op mobiele
toestellen zoals iPads en smartphones.”
Het feit dat we de coupes digitaal kunnen
bekijken, biedt ook voordelen voor
multidisciplinair overleg, bv. op MOC-meetings.
“Wanneer we onze patiënten bespreken tijdens
zo’n consult, kunnen we vlot de beelden voor
die patiënt oproepen op het scherm. Voorheen
was dit niet mogelijk: je kunt simpelweg niet
alle glaasjes voor alle patiënten meenemen naar
een dergelijk overleg,” legt Dr. Van den Berghe
uit. Hij geeft ook aan dat een laboratorium
dat digitaal werkt ook potentiële fouten kan
vermijden. “De coupes hebben barcodes die

6 eLABorate
“Alle stappen in de workflow hangen beter
aan elkaar en alles is vlotter te traceren,
vanaf het moment dat het monster in het lab
aankomt en een order geregistreerd wordt,
tot de kleuring van de coupe, enz. Er is veel
meer automatisering en minder manueel
werk. Het gaat sneller en er is minder kans op
fouten. En de traceerbaarheid heeft belangrijke
voordelen voor de patiëntveiligheid en voor
onze ISO 15189-accreditering,” vervolgt ze.
HET GECONNECTEERDE LABORATORIUM
“We werken momenteel samen met Philips
en zijn een digitaal platform aan het creëren
met enkele andere ziekenhuizen – zoals
Massachusetts General Hospital en Brigham
and Women’s Hospital (allebei verbonden met
Harvard Medical School, Boston). In Europa
zullen we ons netwerk uitbreiden met de
universiteit van Edinburgh (Schotland) en
een ziekenhuis in Firenze (Italië) – om een
internationaal netwerk uit te bouwen rond
zeldzame tumoren.”
En, met de geslaagde implementatie van
LIS DaVinci, kijken het ziekenhuis en het
laboratorium ernaar uit om het bereik van
digitale pathologie verder uit te breiden. Ivo
Van den Berghe besluit: “Digitale pathologie is
nu in opmars. Om ten volle gebruik te kunnen
maken van de mogelijkheden van digitale
pathologie naarmate meer ziekenhuizen erover
beschikken, plannen we nu ook de installatie
van het Leonardo platform van MIPS. Dit is een
cloudgebaseerd samenwerkingsplatform dat zorgt
voor een beveiligde uitwisseling van informatie
tussen verschillende organisaties en collega’s.” •
rechtstreeks gelinkt zijn aan de juiste patiënt.
Wanneer je een verslag wil creëren, scan je een
barcode en de software selecteert het correcte
digitale beeld van de coupe. Er is geen risico
dat je een verslag maakt voor het verkeerde
monster, wat een groot voordeel oplevert voor
de veiligheid en de efficiëntie. Dit alles betekent
dat digitale pathologie ook gunstig is voor de
veiligheid van de patiënt.”
EEN VLOTTERE, BETER TRACEERBARE
WORKFLOW
Ook al bracht de uitrol van LIS DaVinci en
digitale pathologie belangrijke wijzigingen met
zich mee voor het lab en de medewerkers, toch
werden de obstakels snel uit de weg geruimd.
“Onze samenwerking met MIPS en de opleiding
die we kregen, waren excellent. We hadden
slechts een halve dag training nodig om van
start te kunnen gaan. LIS DaVinci heeft
echter zo’n rijke functionaliteit dat we blijven
bijleren en evolueren. Eens we ons het LIS
eigen hadden gemaakt, hebben we daarom een
bijkomende opleidingssessie georganiseerd.
Bij de uitrol deden er zich wel enkele
problemen voor, maar die werden opgelost.”
Hiervan kan ook laboratoriummedewerker
Anne-Laure Descamps getuigen: “De tracering
en barcodering van monsters zijn nu veel
beter en we hoeven ook niet meer manueel
etiketten te printen. De onderzoeken worden
automatisch toegewezen aan de correcte
patholoog. Voorheen moesten we de glaasjes
sorteren per patholoog, nu kunnen we ze
onmiddellijk archiveren – wat ons een forse
tijdswinst oplevert!”
• LIS DaVinci biedt eenvoudige
en transparante koppelingen
en procesbeheersing, een
gedetailleerde traceerbaarheid
en praktische tools voor
kwaliteitsmanagement.
• LIS DaVinci ondersteunt digitale
pathologie, met toegang
tot data en samenwerking
op afstand, ‘track & trace’
van coupes, het bekijken
van beelden zonder een
microscoop vanuit het LIS, en
de automatische integratie van
digitale beeldanalyseresultaten
in de verslagen.
• De module voor digitaal
dicteren van LIS DaVinci
creëert een link tussen
het digitaal dictaat en de
resultaten voor het uiteindelijke
verslag. Het volstaat om
de barcode te scannen om
het dictaat automatisch te
koppelen aan de correcte
patiënt. Zo is een volledige
traceerbaarheid gegarandeerd
tot bij de aflevering van het
uiteindelijke verslag.
• Het Leonardo platform
verbindt laboratoria
in een internationaal
netwerk waarbinnen een
veilige uitwisseling van
gegevens mogelijk is.
Identificatiegegevens van
patiënt en zorgverstrekker,
analyseresultaten en zelfs
informatie voor het factureren
van diensten kunnen
worden uitgewisseld via het
Leonardo platform. Daarbij
wordt er geen decodeerbare
patiënteninformatie
overgedragen.
Voordelen LIS DaVinci

eLABorate 7
Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Poitiers, Frankrijk
Dankzij upgrade naar GLIMS 9 boekt het
laboratorium van CHU de Poitiers
forse winst op gebied van ergonomie
en configuratiemogelijkheden
Het resultaat? Minder muisklikken en een snellere, intuïtievere workflow, met een
grotere productiviteit als eindresultaat!
INTERVIEW MET » Florent Ribardière, Ingenieur bio-informatica in de afdeling Biologie, Volksgezondheid en Apotheek,
en Alexandre Pavy, EPD-manager in de afdeling IT en Patiëntendossier
Het laboratorium van CHU de Poitiers
(universitair ziekenhuis van Poitiers) –
dat al vele jaren nauw samenwerkt met
MIPS – was het eerste laboratorium in
Frankrijk om te migreren naar GLIMS
versie 9. Als enthousiaste gebruiker
van het GLIMS laboratorium
informatiesysteem (LIS) sinds 2005,
zag het ziekenhuis al snel de voordelen
van een verbeterde flexibiliteit en
ergonomie. “Onze gebruikers kunnen
nu met één muisklik een actie
uitvoeren, waarvoor ze voorheen
zeven of acht keer moesten klikken,”
vertelt Florent Ribardière, Ingenieur
bio-informatica in de afdeling
Biologie. “Daarnaast is het nu voor
elke laboratoriumafdeling uiterst
gemakkelijk om zelf de configuratie
te beheren. De betere prestaties
waren vrijwel meteen merkbaar.”
INZETTEN OP VERNIEUWING
CHU de Poitiers levert hoogkwalitatieve zorgen
in Poitou-Charentes, een regio in Frankrijk met
ruim 1,8 miljoen inwoners. Het ziekenhuis zelf
heeft een capaciteit van ongeveer 1900 bedden
en biedt een breed gamma van diensten voor
acute zorg, korte en lange opnames en nazorg.

8 eLABorate
Centre Hospitalier Universitaire de Poitiers, Frankrijk
In 2005 – toen er een nieuw gebouw in
de steigers stond – besloot het universitair
ziekenhuis zijn 18 geografisch verspreide
laboratoria te centraliseren en de activiteiten
onder te brengen in tien laboratoriumafdelingen.
“We hadden toen vier verschillende LIS-
systemen,” vertelt Florent Ribardière,
toenmalig laboratoriummedewerker. “We kozen
voor GLIMS om de werking te standaardiseren
over de verschillende laboratoriumafdelingen
heen omdat het de meest open oplossing was
en de configuratiemogelijkheden het best
aansloten bij onze behoeften.” Het ziekenhuis
haalde de banden met MIPS verder aan toen
het in 2010 CyberLab in gebruik nam om
laboratoriumanalyses aan te vragen.
In 2015 voerde het laboratorium 5.066.077
analyses uit, waarvan ongeveer 75%
voor het ziekenhuis zelf en de rest voor
externe aanvragers. En in 2013 heeft het
laboratorium een overeenkomst afgesloten
met het CH de Montmorillon waardoor een
laboratorium ontstond met activiteiten op
verschillende locaties.
ROBUUSTE, CENTRALE KERN
Al vele jaren heeft het lab – als innovatieve
gebruiker van GLIMS – kunnen genieten
van de verschillende nieuwe releases die
de functionaliteit hebben uitgebreid en
aangescherpt: “GLIMS beschikt over uitgebreide
configuratiemogelijkheden. Het heeft een
centrale, gedeelde kern, maar kan flexibel
aangepast worden naargelang de noden van
de gebruiker,” stelt Alexandre Pavy, EPD-
manager in de afdeling IT en Patiëntendossier.
Hij vervolgt: “Het systeem is ook heel robuust.
GLIMS draait op een afzonderlijke UNIX-
server en is erg stabiel.”
De ondersteuning die MIPS biedt om te
voldoen aan de accreditatievereisten, is een
van de voordelen die het verschil hebben
gemaakt voor CHU de Poitiers. “Ik neem aan
dat accreditatie in tal van landen actueel is,
maar met name in Frankrijk hebben we erg
strikte kwaliteitseisen voor laboratoria,” zegt
Alexandre Pavy. “MIPS levert documentatie
die voor de diverse eisen van de norm aangeeft
hoe GLIMS eraan tegemoetkomt. En een
van de belangrijkste sterktes van GLIMS is
de traceerbaarheid: bij elke stap kunnen we
exact nagaan wie wat heeft gedaan en wanneer.
Dat vinden we een belangrijk voordeel.”
SNELLE CONFIGURATIE OP MAAT
Hoewel zowel Florent Ribardière als Alexandre
Pavy al ervaring hadden met GLIMS-upgrades,
was al meteen duidelijk dat versie 9 meer in zijn
mars had. “GLIMS 9 introduceerde een volledig
nieuwe aanpak van de ergonomie van de
gebruikersinterface,” legt Florent Ribardière uit.
Bij de start van het upgradeproject zorgde het
CHU-team voor de preconfiguratie die een
snelle en probleemloze migratie moest mogelijk
maken. “Er kwam flink wat configuratiewerk
bij kijken, plus een gebruikerstraining, wat we
verwacht hadden,” vertelt Alexandre Pavy.
“Maar alles verliep heel vlot en de migratie
werd afgerond binnen het vooropgestelde
Alexandre Pavy

eLABorate 9
tijdsbestek.” De GLIMS 9-migratie
gebeurde ’s nachts en er deden zich geen
noemenswaardige problemen voor.
De nieuwe interface van GLIMS 9 komt het
gebruiksgemak en de snelheid ten goede, en
vergt bovendien minder opleiding. De oplossing
is volledig configureerbaar: het ziekenhuis kan de
inhoud van de schermen en rapporten vastleggen,
en die zelfs aanpassen voor specifieke gebruikers.
“We besloten om een specifieke interface in te
richten voor elke laboratoriumafdeling,” zegt
Florent Ribardière. “Vroeger had de interface
uitklapbare vensters waarin de gebruiker kon
selecteren wat hij nodig had om vervolgens verder
te navigeren, soms tot 5 of 6 niveaus dieper. Alles
samen betekende dit zeven of acht muisklikken.
De menu’s konden ook niet worden afgestemd
op de specifieke noden van de afdelingen.”
PRAKTIJKGERICHTE
GEBRUIKERSOMGEVING
Nu, vervolgt hij, heeft elke laboratoriumafdeling
haar eigen homepage. “Het idee hierachter was
om de vaak gebruikte tools samen te brengen op
de homepage van de afdeling. Door de knoppen
te configureren, kunnen de gebruikers nu in
één klik doen waar ze voorheen meermaals
voor moesten klikken. Dit zorgt voor een
enorme tijdswinst!”
Elke afdeling zette een werkgroep op om een
homepage te definiëren op maat van haar
specifieke behoeften. Zo is de relevantie van de
• Rijke functionaliteit voor alle
types laboratoriumonderzoek:
biochemie, hematologie,
immunologie, farmacologie,
toxicologie, etc.
• Schaalbare oplossing met een
gecentraliseerde database,
geschikt voor ziekenhuizen met
verschillende locaties.
• Gemakkelijke en flexibele
configuratie per profiel,
rol of gebruiker.
• Grafische voorstelling van
de workflow.
• Ondersteuning van de
ISO 15189-norm met o.a. de
volledige traceerbaarheid
van alle acties.
GLIMS 9
Het is een krachtige, aanpasbare
tool die nu nog gemakkelijker te
gebruiken is. We appreciëren dat telkens
er zich een nieuwe behoefte
voordoet, we GLIMS hiervoor vlot
kunnen aanpassen. Florent Ribardière
‘‘
’’

10 eLABorate
• Geavanceerde ergonomie
verkort de opleidingstijd
en verbetert de
gebruikerservaring.
• Laboratoriummedewerkers
kunnen sneller werken:
minder muisklikken betekent
een grotere productiviteit.
• Eenvoudige parametrisering
laat een maximale flexibiliteit
toe, binnen een homogeen,
gedeeld systeem.
• GLIMS kan uitgerold worden
op verschillende locaties en
zo mee evolueren wanneer het
ziekenhuis groeit.
Voordelen van GLIMS 9
tools voor de gebruiker gegarandeerd. Het team
van CHU de Poitiers configureerde vervolgens
deze homepages. “Het vergde wel wat tijd om
de eerste homepage te ontwikkelen, omdat
alles nieuw was, maar de volgende homepages
konden we erg vlot creëren,” herinnert
Alexandre Pavy zich.
Het ziekenhuis wilde elke afdeling een
maximale autonomie geven voor de
configuratie en tegelijkertijd ook een zekere
homogeniteit bewaren. Alexandre Pavy en
Florent Ribardière zorgden voor de opleiding
van de key-users: “Nu hoeven we enkel nog
bij te springen wanneer iemand vast zit.
Maar verder kan elke afdeling de configuratie
zelf afhandelen. De mensen hebben de tools
die ze nodig hebben en willen, binnen een
context die is vastgelegd door het ziekenhuis.
Zo hebben we een uitstekende balans gevonden
tussen homogeniteit en maatwerk,” vertelt
Florent Ribardière.
De gebruikerstraining gebeurde voor de
upgrade live ging. “Zo voldeden we aan de
NF EN ISO 15189-norm die bepaalt dat het
laboratorium de gebruikers vertrouwd moet
maken met het LIS,” legt Florent Ribardière uit.
“De nieuwe interface is gebaseerd op widgets,
en is zo heel intuïtief en gemakkelijk te leren.
Nieuwe gebruikers zijn heel snel autonoom.
Eens ze de drie of vier belangrijkste knoppen
kennen, hebben ze het systeem onder de knie.”
EEN TOOL VOOR VERSCHILLENDE
LOCATIES
Toen CHU de Poitiers in januari 2013 een
satellietlaboratorium opzette in CH de
Montmorillon, werd GLIMS er ook meteen
geïnstalleerd. “Het lab van het Montmorillon-
ziekenhuis had oorspronkelijk een ander LIS,
maar wij lieten hen overstappen naar GLIMS,
toen nog versie 8,” legt Florent Ribardière uit.
“Bij de migratie naar versie 9 waren er amper
problemen, want GLIMS is ontworpen voor
het beheer van verschillende locaties.”
Met de laatste versie van GLIMS wist MIPS
zijn rol als vertrouwenspartner van CHU
de Poitiers te bevestigen. “We zijn tevreden
met GLIMS; het systeem komt tegemoet aan
onze noden en verwachtingen, en dit op een
flexibele manier. Met de laatste versie en de
moderne benadering van de interface heeft het
LIS nog een flinke stap voorwaarts gezet. Het
is nu een krachtige, aanpasbare tool die nog
gemakkelijker te gebruiken is. We appreciëren
dat telkens er zich een nieuwe behoefte
voordoet, we GLIMS hiervoor vlot kunnen
aanpassen,” besluit Florent Ribardière. •

eLABorate 11
Links: Tom Decavele, diensthoofd ICT
Rechts: Christophe Vandenabeele, laboratoriumdirecteur
AZ Alma, Eeklo, België
AZ Alma zet
belangrijke stappen op het vlak
van laboratoriumbeheer
Zorgvuldig projectmanagement zorgt ervoor dat complexe, grootschalige
implementatie van GLIMS een rimpelloos parcours aflegt.
INTERVIEW MET » Christophe Vandenabeele, Apotheker/Klinisch Bioloog, Laboratoriumdirecteur en Projectmanager voor het
LIS-project; Tom Decavele, Diensthoofd ICT van AZ Alma en verantwoordelijk voor de IT-werkgroep binnen het LIS-project
“De implementatie van GLIMS ging veel verder dan enkel de vervanging van het laboratorium
informatiesysteem (LIS),” vertelt Christophe Vandenabeele, laboratoriumdirecteur in AZ Alma.
“Het was een goede gelegenheid om ons hele laboratorium te herdenken, de processen, de
uitrusting… Eigenlijk zo goed als alles.” En AZ Alma heeft deze kans ten volle benut: processen
werden gehomogeniseerd, oudere toestellen vervangen en de werkstromen aangepast.
Er kwam heel wat bij kijken en – gezien de
belangrijke financiële en organisatorische
implicaties – waren de voorbereiding en
uitvoering kritiek voor de goede afloop van dit
omvangrijke project. Dankzij de enorme inzet
en uitstekende samenwerking van de teams van
AZ Alma en MIPS, de ervaring van MIPS op het
vlak van projectmanagement, en de toewijding
van alle betrokkenen, werd het project afgerond
niet alleen binnen de vooropgestelde timing,
maar ook binnen het voorziene budget.
“Dit resultaat was uitzonderlijk voor een project
van een dergelijke omvang en complexiteit,”
stelt Christophe Vandenabeele.
IN BALANS MET DE HEDENDAAGSE
IT-STRATEGIEËN VAN HET ZIEKENHUIS
AZ Alma is een regionaal ziekenhuis met
twee sites, in Eeklo en Sijsele. Het ziekenhuis
heeft 513 bedden en er werken 110 artsen,
1250 medewerkers en 125 vrijwilligers.
Het klinisch laboratorium heeft een
activiteitencentrum op elke campus. Beide campi
beschikken over een volwaardig klinisch
laboratorium maar elke campus heeft zijn eigen
focus, die beantwoordt aan de noden van de
clinici en de patiëntenpopulaties.
De behoefte aan een nieuw LIS kwam voort
uit wijzigingen in de IT-strategie en -behoeften
van het ziekenhuis. “We hebben onlangs een

12 eLABorate
PRINCE2 vereist een duidelijke omschrijving
van het project en de scope, de doelstellingen
en de verantwoordelijkheden. Telkens als
er een proces wordt afgerond, moeten de
betrokkenen nagaan of alles nog verloopt
volgens de vooropgestelde timing en budget.
“Bij elke mijlpaal kregen we van MIPS een
rapport met duidelijke grafieken. Dat heb
ik enorm gewaardeerd,” aldus Christophe
Vandenabeele.
Het belang van de projectmanager van MIPS
was ook niet te onderschatten. “Hij was enorm
professioneel en transparant,” herinnert
Christophe Vandenabeele zich. “Hij legde de
nodige flexibiliteit aan de dag en was de juiste
persoon op de juiste plaats. We hadden steeds
het gevoel dat het project onder controle was.”
“De laboratoriummedewerkers van AZ Alma
stonden helemaal open voor suggesties en
ideeën; we hebben continu samengewerkt om
samen oplossingen uit te dokteren,” zegt de
projectmanager van MIPS. “Ook het feit dat
AZ Alma dezelfde PRINCE2 methodologie
heeft toegepast als wij, heeft bijgedragen tot
een vlot verloop van het project.”
DE ‘WAR ROOM’: EEN RUIMTE ENKEL
EN ALLEEN VOOR HET PROJECT
In een operationele ziekenhuisomgeving is
het niet eenvoudig om mensen vrij te maken
voor zo’n ambitieus project. AZ Alma riep
een projectstructuur in het leven die bestond
uit een stuurgroep en een projectgroep. Deze
projectgroep werd verder onderverdeeld
in verschillende werkgroepen met elk een
specifieke focus: GLIMS algemeen, Bloedbank,
Microbiologie, ICT/Communicatie en een
laatste voor de uitwisseling van facturatie- en
patiëntgegevens met het ZIS. De groepen
vergaderden maandelijks of wekelijks.
“De ruime ervaring van MIPS met dergelijke
grootschalige projecten was een belangrijk
voordeel,” zegt Tom Decavele. “Voor de
laboratoriummedewerkers is het niet evident
om zich te focussen op een project: ze worden
tweede serverzaal uitgebouwd zodat AZ Alma
over twee identieke configuraties beschikt, wat
voor de implementatie van een elektronisch
patiëntendossier (EPD) noodzakelijk is.
De nieuwe server voor het LIS werd eveneens
opgezet op deze nieuwe infrastructuur waardoor
we meteen ook redundantie kunnen voorzien,”
verduidelijkt Tom Decavele, diensthoofd ICT
van AZ Alma.
Op basis van een competitieve tender koos
het ziekenhuis voor GLIMS van MIPS
omdat dit systeem het best aansloot bij de
vereisten geformuleerd in het lastenboek.
Christophe Vandenabeele zegt: “GLIMS is
flexibel en platformonafhankelijk, zodat het
kan communiceren met andere systemen en
toestellen. Zo zal nog dit jaar een LAB-LAB
koppeling gerealiseerd worden met de klinische
laboratoria van Assebroek en Knokke. In beide
laboratoria werd het GLIMS-pakket reeds eerder
geïmplementeerd. MIPS bleek telkens een
betrouwbare partner met de nodige expertise.”
PROJECTMANAGEMENT VOLGENS
PRINCE2 METHODOLOGIE
Met het oog op een vlotte uitvoering van
het project namen MIPS en AZ Alma hun
toevlucht tot de PRINCE2 methodologie
voor projectmanagement. “MIPS werkt
gewoonlijk met PRINCE2 en AZ Alma heeft
er ook ervaring mee,” stelt Tom Decavele.
De ruime ervaring van
MIPS met dergelijke grootschalige
projecten was een belangrijk
voordeel.
‘‘
’’
Tom Decavele, diensthoofd ICT
van AZ Alma
Voordelen van MIPS
projectmanagement
• Uitgebreide ervaring met de
PRINCE2 methodologie voor
projectmanagement.
• Brede expertise en kennis van
het domein.
• Grondige voorbereiding en
degelijke begeleiding doorheen
het hele traject.
• Goede communicatie en
samenwerking tussen de
teams van MIPS en het
laboratorium.
• Dienstverlening door het
laboratorium continu
gegarandeerd.
• Complex project afgerond
binnen vooropgestelde timing
en budget.

eLABorate 13
VOLLE ONDERSTEUNING BIJ HET ‘LIVE GAAN’
Dankzij het zorgvuldige en weldoordachte
projectmanagement verliep het traject volgens
planning. De implementatie nam een aanvang in
februari 2012, het testen begon in november 2012,
en het systeem (namelijk de laboratoriumsoftware
GLIMS samen met de modules voor de bloedbank
en microbiologie) ging live midden januari 2013.
De ondersteuning door MIPS stopte echter niet
op dat moment. “De eerste dag dat het systeem
‘live’ was, hadden we vier MIPS-mensen op onze
site in Eeklo en twee in Sijsele. De volgende dagen
werd de MIPS-delegatie geleidelijk aan kleiner.
Deze aanwezigheid liet ons toe om alle problemen
die zich voordeden snel aan te pakken en op te
lossen,” verklaart Christophe Vandenabeele.
“Het resultaat van dit puike projectmanagement
was dat de artsen in het ziekenhuis nauwelijks
gemerkt hebben dat er zo’n grote veranderingen
aan de gang waren. We hebben onze
dienstverlening nooit moeten onderbreken.”
GENIETEN VAN DE VOORDELEN
Van zodra het nieuwe GLIMS operationeel was,
ondervond AZ Alma de voordelen. “We hebben
kwaliteit altijd hoog in het vaandel gedragen,
maar nu we de processen op een geavanceerde
manier in kaart hebben gebracht, kunnen we
verdere stappen zetten op het vlak van kwaliteit,”
legt Christophe Vandenabeele uit.
Het laboratorium heeft ook een daling gezien van
het aantal potentiële fouten. Dit is een gevolg
van vergaande communicatie tussen analytische
toestellen, zodat de data slechts eenmaal
ingegeven hoeven te worden.
AZ Alma heeft geopteerd voor ‘materiaalreceptie’,
wat een wezenlijk verschil uitmaakt naar
tracering. Aanvragen voor analysen worden nu
in twee stappen ingevoerd. Eens de gegevens
in het systeem beschikbaar zijn, automatiseert
GLIMS de verdere stappen in de workflow, zoals
de planning van de testen en daaropvolgende
processen. Barcodescanners worden veel
frequenter ingezet dan voorheen.
Een van de grootste revoluties vond plaats in
de afdeling microbiologie, voegt Christophe
Vandenabeele toe. “Deze afdeling werkt nu
vrijwel papierloos; alle systemen communiceren
met elkaar en de manuele data-invoer is
gereduceerd tot het minimum. De medewerkers
op microbiologie hebben te maken met een hoge
werkdruk, maar sinds we GLIMS hebben, is die
werkdruk merkbaar lichter geworden: hetzelfde
aantal mensen kan de hoge werklast nu aan.
Dat had ik niet verwacht!” •
continu gestoord door telefonische oproepen,
collega’s met vragen etc. MIPS heeft
gesuggereerd om een ‘War Room’ in te richten,
een afzonderlijke ruimte voorbehouden voor
het project, waar de projectmedewerkers elkaar
konden ontmoeten en samenwerken. Deze
suggestie maakte een wereld van verschil voor
de communicatie tussen alle betrokkenen,
inclusief de medewerkers van MIPS.”
MENSEN ZIJN SLEUTEL TOT SUCCES
AZ Alma en MIPS zijn het eens over de
cruciale rol die de mensen – zowel van
AZ Alma als van MIPS – gespeeld hebben
bij het welslagen van dit project. Christophe
Vandenabeele verduidelijkt: “We hebben
van bij het begin heel wat tijd besteed aan de
interne communicatie. Dit heeft ervoor gezorgd
dat de laboratoriummedewerkers heel open
stonden voor de wijzigingen die dit project
teweeg zou brengen en dat iedereen heeft
meegeholpen om het systeem te optimaliseren
en te verfijnen.”
Opleiding was minstens even belangrijk.
Eerst organiseerde MIPS een opleiding voor
de systeembeheerders. “Deze opleiding was
erg goed voorbereid en werd positief onthaald
door onze mensen,” vervolgt Christophe
Vandenabeele. “Verder werkten we vooral
volgens het ‘train de trainer’-principe.
Ten slotte zorgden we er ook voor dat elke
opleidingssessie ruim op voorhand was
ingepland; de deelnemers waren voorbereid,
zodat de opleiding nog effectiever was.”
• Volledige functionele
support voor alle types
laboratoriumnderzoeken.
• Specifieke schermlay-out voor
bloedbank en microbiologie.
• Centraal beheer van alle
toestellen.
• Flexibiliteit van configuratie
en architectuur.
• Eén enkele database die
de operationele werking
ondersteunt van verschillende
sites in alle disciplines.
• Flexibele en toegankelijke
integratiemogelijkheden in
lijn met de internationale
standaarden.
• Volledige traceerbaarheid
en auditeerbaarheid met het
oog op kwaliteitscontrole en
accreditatie.
GLIMS laboratorium
informatiesysteem met
specifieke modules
voor bloedbank en
microbiologie

14 eLABorate
AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV, Campus Henri Serruys, België
Digitalisering van orderinvoer en bloedtransfusiebeheer
tot aan het bed van de patiënt leidt tot
verhoogde patiëntveiligheid
in AZ Sint-Jan AV in Oostende
Met de toevoeging van CyberLab en CyberTrack aan het bestaande GLIMS LIS
verhoogt het ziekenhuis de efficiëntie op de verpleegafdelingen en in het
laboratorium, terwijl het aantal potentiële fouten daalt
INTERVIEW MET » Dr. Suzy van Erum, Diensthoofd Laboratorium; Kathy Boydens, Hoofdlaborant;
Wendy Jonckheere, Laborant; Didier Timmerman, ICT-deskundige Laboratorium
AZ Sint-Jan AV Campus Henri Serruys, een ziekenhuis met 330 bedden in Oostende, vormt
samen met het zusterziekenhuis in Brugge, de ziekenhuisgroep AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV.
De Serruys-site heeft een laboratorium dat routinetesten in scheikunde, microbiologie en
hematologie uitvoert; moleculaire biologie en zeldzame testen gebeuren op de campus in Brugge.
Het lab in Oostende verricht onderzoeken in opdracht van verwijzende artsen binnen en buiten
het ziekenhuis en streeft naar een optimale dienstverlening en kwaliteit.
FOCUS OP KWALITEIT
Al meer dan 12 jaar werkt het lab volgens
strikte kwaliteitsnormen. “De ziekenhuisdirectie
waardeert onze focus op kwaliteit; het
kwaliteitsbewustzijn wordt nu uitgebreid
naar het volledige ziekenhuis,” vertelt
Kathy Boydens, hoofdlaborant. Binnen twee
jaar plant het ziekenhuis een audit voor het
behalen van de Joint Commission International
(JCI) accreditering.
Om de doelstellingen op het vlak van kwaliteit
te kunnen halen, heeft het ziekenhuis het
laboratoriuminformatiesysteem (LIS) van de
eerste generatie van MIPS geïmplementeerd.
In 2005 werd dit geüpgraded naar het GLIMS
LIS. “GLIMS biedt een breed spectrum van
functies en helpt ons om hoogkwalitatieve
diensten aan te bieden,” zegt Dr. Suzy van
Erum, diensthoofd van het laboratorium.
“Kwaliteitsrichtlijnen hebben ons geholpen
om fouten in het laboratorium te vermijden,”
stelt Dr. van Erum. “We wisten echter ook
dat fouten in labresultaten in 75% van de
gevallen te wijten zijn aan een verkeerde
handeling in de preanalytische fase, bv. op
de verpleegafdeling bij het afnemen van

eLABorate 15
de monsters. Denk maar aan fouten bij de
patiëntidentificatie, of het gebruik van verkeerd
afnamemateriaal, of het afnemen van een
monster op het verkeerde tijdstip enz.”
CYBERLAB: DRAADLOOS BEHEER VAN
MONSTERS AAN HET BED VAN DE PATIËNT
Om dit probleem aan te pakken, stelde MIPS
voor om zijn webgebaseerde orderinvoersysteem
CyberLab te koppelen met GLIMS. Dr. van
Erum vervolgt: “We waren ervan overtuigd
dat bedside scanning voor het orderproces
het beste resultaat zou opleveren en waren
het eerste lab om een dergelijke workflow
te implementeren. We waren ook het eerste
ziekenhuis in Vlaanderen om te kiezen voor
een 100% draadloze oplossing voor zowel
het scannen als het printen. Zo heb je geen
trolley met PC nodig bij het afnemen van
de monsters. Deze werkwijze maakt het werk
van de verpleegkundigen eenvoudiger en
verhoogt de hygiëne, vooral dan in geval
van infectieziekten. Aanvankelijk maakten
we ons wat zorgen over de betrouwbaarheid
van het draadloos systeem, maar nadat we in
enkele verpleegafdelingen antennes hadden
toegevoegd, werkte het perfect.”
De uitrol begon in 2011 op de pilootafdeling
chirurgie. Het was niet evident om opleiding
te organiseren, herinnert laborant Wendy
Jonckheere zich: “We kwamen er achter dat
het erg moeilijk was om alle verpleegkundigen
samen te brengen voor training. We beslisten
dan om de hoofdverpleegkundigen van elke
afdeling eerst op te leiden en vervolgens
laboratoriummedewerkers in te schakelen om
de afdelingen bij de introductie van het systeem
gedurende een week te begeleiden. Dit bleek goed
te werken.” In de loop van 2012 werd CyberLab
uitgerold naar alle afdelingen in het ziekenhuis.
Met de gebruiksvriendelijke tool CyberLab
kunnen verpleegkundigen aanvragen
voor labtesten registreren, die vervolgens
geautoriseerd moeten worden door de
behandelende arts. Na het creëren van een
aanvraag worden er etiketten met barcodes
en bijkomende informatie geprint op de
verpleegafdeling zelf; die worden meteen op
de bloedbuisjes gekleefd. Omdat het aantal
etiketten overeenstemt met het aantal af te
nemen monsters, is er wat het aantal monsters
betreft geen vergissing mogelijk.
Bij de monsterafname hebben de
verpleegkundigen alle nodige informatie bij
de hand. Dit is handig bv. indien het serum
op ijs gekoeld moet worden. Het etiket en
de polsband van de patiënt worden gescand.
Indien de monsters en de patiëntgegevens niet
overeenstemmen, geeft de computer een alarm.
Na correcte afname worden de monsters naar
het lab gestuurd via de buizenpost. “Zodra ze
het lab binnenkomen, worden ze opnieuw
gescand en, na centrifugering, onmiddellijk
aangeboden op de toestellen voor analyse.
Monsters van spoedgevallen worden prioritair
behandeld. Het resultaat is een erg snelle
transmissie van resultaten naar het digitale
patiëntendossier,” vertelt Kathy Boydens.
Terwijl de medewerkers aanvankelijk wat
sceptisch stonden tegenover het gebruik van
polsbanden en het scannen, werden ze zich al
snel bewust van de voordelen. “Er was vooral
bezorgdheid over de traceerbaarheid van de
handelingen,” herinnert Wendy Jonckheere
zich. “Maar toen de verpleegkundigen
merkten dat we die informatie gebruikten om
hen persoonlijk te benaderen en hen uit te
leggen hoe ze beter konden werken, verliep
de acceptatie probleemloos. Nu vinden ze het
een voordeel om de informatie en instructies
bij de hand te hebben wanneer ze een monster
afnemen. Het geeft hen een gevoel van
veiligheid.” Kathy Boydens kan dit beamen:
“Sinds de introductie van CyberLab, is het
gebruik van polsbanden gestegen van 40% naar
zo goed als 100%. Op die manier kunnen we
fouten bij patiëntidentificatie vermijden.”
Volgens Chantal Soete, verpleegkundige op
chirurgie, vergde de nieuwe werkmethode een
mentaliteitswijziging, maar eens die er was,
werd alles eenvoudiger: “Nu omarmen we
elke kans om verder te digitaliseren en zijn we
‘allergisch’ geworden voor papier.”
En de resultaten zijn indrukwekkend: “Sinds de
invoering van CyberLab is het aantal fouten in
de pre-analytische fase met 50% gedaald!” zegt
Dr. van Erum. “En daar blijft het niet bij: ook in
het lab zelf konden we efficiëntieverbeteringen
optekenen. We kunnen nu volledig papierloos
werken, wat beter is voor het milieu.
Bovendien zijn alle data volledig traceerbaar,
van de monsterafname tot de uitwisseling
van de resultaten.” Didier Timmerman, ICT-
deskundige in het laboratorium, voegt hieraan
toe: “Eens een order gecreëerd is, zijn alle data
automatisch ook beschikbaar in GLIMS; de
laboranten hoeven deze niet langer manueel in
te voeren. We hebben nu ook tijd beschikbaar
die we vroeger nodig hadden om papieren
formulieren te klasseren en de manueel
geregistreerde data in GLIMS te controleren.”
• Toegenomen patiëntveiligheid
dankzij het terugdringen van
het aantal menselijke fouten.
• Snelle uitwisseling van
informatie tussen het lab en
de artsen, wat leidt tot snellere
zorg voor de patiënt.
• Eenvoudiger administratie
helpt efficiëntie in het lab en
op de verpleegafdeling te
verbeteren.
• Traceerbaarheid van alle
activiteiten ondersteunt het
ziekenhuis om te voldoen aan
de wettelijke verplichtingen.
• Nauwe samenwerking tussen
MIPS en de klant, waardoor
het systeem beter aangepast
kan worden aan de specifieke
noden van het lab.
Voordelen van CyberLab
en CyberTrack
Sinds de invoering
van CyberLab is het
aantal fouten in de
pre-analytische fase
met 50% gedaald!
En daar blijft het
niet bij: ook in het
lab zelf hebben
we efficiëntie
verbeteringen
opgetekend.
Dr. Suzy van Erum
’’
‘‘
Van links naar rechts:
DIDIER TIMMERMAN, ICT-deskundige
laboratorium, KATHY BOYDENS,
hoofdlaborant, WENDY JONCKHEERE,
laborant, DR. SUZY VAN ERUM,
diensthoofd laboratorium

16 eLABorate
Om een goede opvolging van alle activiteiten te
kunnen verzekeren, is het aantal medewerkers in
het lab op hetzelfde peil gehouden. Dankzij de
efficiëntieverhoging kunnen zij zich toeleggen op
andere kritische taken, zoals kwaliteitsbewaking.
CYBERTRACK: TRANSPARANTE
BLOEDTRANSFUSIE, VAN BEGIN TOT EIND
Na de succesvolle introductie van CyberLab,
besliste het ziekenhuis al snel om ook de
module voor het beheer van bloedtransfusies,
CyberTrack, in gebruik te nemen.
Voortbouwend op de ervaringen met CyberLab
en de positieve houding van de medewerkers –
ze waren het bv. al gewoon om barcodescanners
te gebruiken – kon CyberTrack in een mum van
tijd overal in het ziekenhuis uitgerold worden.
Van zodra CyberTrack geïntroduceerd werd in
een aantal afdelingen, was het personeel van
de andere afdelingen zelf vragende partij om
dit ook bij hen te implementeren.
Een transparant transfusieproces ondersteunt
de verpleegkundigen van start tot einde.
De verpleegkundige neemt eerst de pols,
bloeddruk en temperatuur van de patiënt.
Als deze parameters in orde zijn, maakt de
verpleegkundige de bloedzak klaar en hangt
deze aan de staander. De barcodes op de zak en
de polsband van de patiënt worden gescand.
Stemmen ze niet overeen, dan geeft de computer
een alarm. Indien ze wel overeenstemmen, kan
de verpleegkundige de bloedtransfusie starten.
Het systeem vraagt met vastgelegde intervallen
om de parameters opnieuw te controleren en
te registreren. Eens de transfusie is afgerond,
worden de barcodes opnieuw gescand en kan
de verpleegkundige opmerkingen invoeren,
bv. waarom een transfusie onderbroken werd.
CyberTrack speelt een even belangrijke rol voor
patiëntveiligheid als CyberLab. Kathy Boydens
verduidelijkt: “Als er iets misgaat bij het
toedienen van bloed, kunnen de gevolgen
ernstig zijn. Vroeger schakelden we een tweede
verpleegkundige in om te controleren of alles
in orde was bij de start van een transfusie.
Met CyberTrack is deze controle overbodig.”
“We hebben ook een beter overzicht: GLIMS
logt alle bloedzakken vanaf het moment dat ze
het lab binnenkomen tot ze er weer vertrekken,
terwijl CyberTrack alle transfusiedata bijhoudt.
Elke arts kan die gegevens consulteren,” vertelt
Dr. van Erum. “Bovendien hebben we toegang
tot statistieken die ons helpen om belangrijke
prestatie-indicatoren op te volgen, zoals de
gemiddelde duur van een bloedtransfusie.”
Opnieuw zijn de inspanningen van het lab
op het vlak van kwaliteit en efficiëntie niet
onopgemerkt voorbijgegaan: “Onze collega’s
op de campus in Brugge hebben de voordelen
gezien van CyberLab en CyberTrack voor
patiëntveiligheid. Het valt te verwachten dat
ook zij deze modules snel zullen integreren in
hun LIS!” besluit Dr. van Erum. •
• Volledige traceerbaarheid van
het transfusieproces, vanaf
de bestelling van de bloedzak
tot de registratie van de
transfusie.
• Artsen waar ook in het
ziekenhuis kunnen de
transfusiegegevens in
CyberTrack consulteren.
• Statistieken helpen om
belangrijke prestatie-
indicatoren op te volgen.
CyberTrack
• Configureerbare module om
laboratoriumonderzoeken aan
te vragen.
• Ondersteunt bedside scanning
om fouten bij patiënt
identificatie te voorkomen.
• Naadloze integratie met
externe systemen.
• Volledig draadloze oplossing
voor zowel het scannen als
het printen.
CyberLab
0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

0,00%

0,10%

0,20%

0,30%

0,40%

0,50%

0,60%

0,70%

2012-‐1
2012-‐2
2012-‐3
2012-‐4
2013-‐1
2013-‐2
2013-‐3
2013-‐4
2014-‐1
2014-‐2
2014-‐3
2014-‐4

Aantal
Orders

%
iden.fica.on
issues
compared
to
total
number
of
orders

Iden1fica1on
issues
per
quarter
2012-‐
2014

0

5000

10000

15000

20000

25000

2012-‐2
2012-‐3
2012-‐4
2013-‐1
2013-‐2
2013-‐3
2013-‐4
2014-‐1
2014-‐2
2014-‐3
2014-‐4

Aantal
Orders

Iden1fica1on
issues

Total
number
of
orders

Total
number
of
orders
in

CyberLab

0

5000

10000

15000

20000

25000

2012-‐2
2012-‐3
2012-‐4
2013-‐1
2013-‐2
2013-‐3
2013-‐4
2014-‐1
2014-‐2
2014-‐3
2014-‐4

Aantal
Orders

Iden1fica1on
issues

Total
number
of
orders

Total
number
of
orders
in

CyberLab

0

5000

10000

15000

20000

25000

2012-‐2
2012-‐3
2012-‐4
2013-‐1
2013-‐2
2013-‐3
2013-‐4
2014-‐1
2014-‐2
2014-‐3
2014-‐4

Aantal
Orders

Iden1fica1on
issues

Total
number
of
orders

Total
number
of
orders
in

CyberLab

Identificatieproblemen
Totaal aantal orders
Aantal orders CyberLab
Identificatieproblemen per kwartaal 2012-2014
%identificatieproblemenvanhettotaalaantalorders
Aantalorders
0,49%
0,43%
0,45%
0,38%
0,29%
0,36%
0,23%
0,25%
0,24%
0,21%
0,12%
0,14%

eLABorate 17
Universiteit Gent – STT Consulting, België
De ‘Patient Percentiler’: Laboratorium voor
Analytische Chemie van UGent
start met ambitieus, innovatief
kwaliteitsmonitoringproject
Leden van de MIPS familie met GLIMS kunnen vlot deelnemen dankzij
de flexibiliteit en veelzijdigheid van hun laboratoriuminformatiesysteem.
INTERVIEW MET » Prof. Dr. Linda Thienpont, Laboratorium voor Analytische Chemie, Faculteit Farmaceutische
Wetenschappen, Universiteit Gent; Dr. Dietmar Stöckl, STT Consulting
“Kwaliteit in het lab is de rode draad in ons werk,” vertelt Prof. Dr. Linda Thienpont van
het Laboratorium voor Analytische Chemie, Faculteit Farmaceutische Wetenschappen van
Universiteit Gent. Zowat alle laboratoria zijn vertrouwd met het begrip kwaliteit. Maar terwijl
externe kwaliteitsbeoordeling (EQA) een vereiste is voor ISO 15189 accreditatie en interne
kwaliteitscontrole (IQC) een kerntaak is, beschikken laboratoria niet altijd over de middelen
die ze nodig hebben om de gewenste kwaliteitscontroles uit te voeren. Universiteit Gent en
STT Consulting bundelden hun krachten en gingen op zoek naar een oplossing.

18 eLABorate
“Samen streven we ernaar om – als een
wetenschappelijke, onafhankelijke partij
– een platform te creëren waarmee labs en
leveranciers continu de kwaliteit kunnen
documenteren en monitoren, en dat hen een
overzicht geeft van de stabiliteit van een test
op middellange tot lange termijn – dit alles op
basis van echte patiëntstalen,” verduidelijkt
Dr. Dietmar Stöckl van STT.
PROJECT CREËERT TOEGEVOEGDE WAARDE
VOOR DE LABORATORIA
Prof. Dr. Thienpont en Dr. Stöckl schuiven
enkele belangrijke tekortkomingen van het
EQA-proces naar voren. Om te beginnen
werken deze externe controles met artificiële
stalen, niet met patiëntstalen. “In theorie
zouden artificiële stalen zich identiek moeten
gedragen als echte stalen, maar dat is niet
altijd het geval,” zegt Dr. Stöckl. Daarbij komt
dat externe controles slechts enkele keren per
jaar uitgevoerd worden, terwijl labs kwaliteit
moeten monitoren op een dagelijkse basis.
Hoewel EQA-organisaties ‘peer group’
vergelijkingen aanbieden, is er onvoldoende
transparantie voor wat betreft de stabiliteit
van de ‘peer groups’. Dit betekent dat ze geen
kwaliteitsspecificaties kunnen leveren of
aanbevelingen kunnen doen op het gebied van
kwaliteit, waardoor het lab de data zelf moet
interpreteren.
Universiteit Gent en STT Consulting besloten
samen te werken om die tekortkomingen te
overbruggen en startten het Patient Percentiler
project. De eerste fase van dit project had
als doel om labs een tool in handen te geven
waarmee ze continu de percentielen voor
poliklinische patiënten zouden kunnen
monitoren. “We zijn gestart met het 50ste
percentiel, de mediaan,” legt Dr. Stöckl uit,
“maar later wensen we dit uit te breiden
naar het 10de
en 90ste
percentiel.”
Het project buigt zich over de twintig
meest gebruikte analyten, o.a. elektrolyten
zoals natrium, substraten, lipiden, enzymen
zoals aspartaat transaminase (AST) en
alanine transaminase (ALT), glucose en
creatinine. Recent werd de scope van het
project aangevuld met schildklierhormonen,
namelijk het vrije T4 en thyroïd stimulerend
hormoon (TSH).
De GLIMS module voor
kwaliteitscontrole (QC)
ondersteunt laboratoria bij het
naleven van de praktijken die
nodig zijn om een toereikende
analytische kwaliteit te halen:
• Alle medewerkers in de
organisatie die hun kwaliteit
beoordelen, hebben toegang
tot alle kwalitatieve en
kwantitatieve QC data,
die gecentraliseerd zijn en
beschikbaar zijn in GLIMS.
• GLIMS QC biedt ondersteuning
voor een breed gamma aan
controlemechanismen, zoals
de Westgard regels.
• GLIMS kan de dagelijkse
mediaan berekenen én
het gemiddelde van
normaalwaarden (average
of normals/AoN).
• Statistische waarden kunnen
berekend worden met behulp
van standaard wiskundige
formules of Tukey.
• GLIMS is een Europese
oplossing, die tegemoetkomt
aan internationale
aanbevelingen, o.a. de Duitse
Rili-BÄK vereisten.
GLIMS QC module
GLIMS biedt een kosteloze bronom de data te verzamelen. We
hadden geluk om met MIPS te kunnen samenwerken:
als zij er niet geweest waren, hadden we dit projectmisschien
zelfs nooit kunnen opstarten. Prof. Dr. Linda Thienpont
‘‘

eLABorate 19
Het project geeft ook kwaliteitsspecificaties.
Dr. Stockl: “Vandaag bestaan er geen algemeen
aanvaarde specificaties rond stabiliteit in
kwaliteitsbewaking en de verschillen tussen
de landen onderling kunnen enorm zijn.
Wij geven de labs een idee van hoe stabiel
of vergelijkbaar de testen zouden moeten
zijn. Daartoe hebben we wetenschappelijk
gebaseerde normen voor de theoretische
stabiliteit vooropgesteld, die in de praktijk
getoetst zijn. Deze normen zijn streng, maar
realistisch: als het ene lab een minimale
stabiliteit kan garanderen gedurende acht
jaar, waarom zou een ander lab niet hetzelfde
kunnen doen?”
MIPS HELPT HET PROJECT
VAN DE GROND TE KRIJGEN
Laboratoriuminformatiesystemen (LIS) vormen
een geschikte bron om dagelijks data – echte
patiëntdata – aan te leveren voor het project.
Eén LIS in het bijzonder bleek geknipt voor
het project. “We namen contact op met
MIPS, omdat hun GLIMS LIS in België een
marktaandeel heeft van 60% en verder ook
in tal van andere Europese landen gebruikt
wordt. Al snel bleek dat dit een ideaal startpunt
was om de data te extraheren,” herinnert Dr.
Stöckl zich. “We gingen ervan uit dat MIPS
functionaliteiten zou moeten ontwikkelen
om te kunnen deelnemen, maar we waren
aangenaam verrast toen GLIMS alles bleek
te bevatten wat we nodig hadden: namelijk
een functie voor het automatisch berekenen
van de dagelijkse mediaan voor een aantal
testparameters (o.a. instrument, methode,
reagens, percentiel, etc.), evenals een manier
om die data op een flexibele manier te
exporteren!”
Dit betekende dat elk lab met GLIMS kosteloos
zou kunnen deelnemen aan het project;
het enige dat nog moest gebeuren, was een
eenvoudige configuratie om de dagelijkse
percentielen automatisch te genereren. Verder
zorgt GLIMS voor het anoniem maken van
de gegevens en de dagelijkse transfer ervan
via e-mail naar een centrale server. “Daarbij
komt nog dat we enkel poliklinische patiënten
in het project wilden betrekken. Ook dat was
mogelijk: GLIMS bleek een code te bevatten
die een onderscheid maakt tussen poliklinische
en gehospitaliseerde patiënten,” vervolgt
Dr. Stöckl.
Vandaag zijn er ook andere leveranciers van
LIS-systemen betrokken bij het project, maar zij
moesten hun software aanpassen om de nodige
data te kunnen genereren, wat het proces
vertraagde. Daarnaast zijn er ook een aantal
deelnemende labs die zelf de functionaliteit
ontwikkeld hebben om de data te exporteren.
Prof. Dr. Thienpont : “GLIMS biedt dus
een gratis bron om de data te verzamelen.
We hadden geluk om met MIPS te kunnen
samenwerken: als zij er niet geweest waren,
hadden we dit project misschien zelfs nooit
kunnen opstarten.”
“De labdata die we binnen het project
verzamelen, is uniek ter wereld: ten eerste
verzamelen we de data op dagelijkse
basis en ten tweede werken we met echte
patiëntgegevens,” benadrukt Dr. Stöckl.
Om de data te verwerken, hebben Universiteit
Gent en STT Consulting (samen met
Bruno Neckebroek) webgebaseerde software
ontwikkeld. Deze visualiseert en interpreteert
de data. Zo kan het projectteam regelmatig
individuele labrapporten samenstellen, evenals
rapporten over de kwaliteit en stabiliteit van de
testen in het algemeen.
Elk lab heeft via een beveiligde connectie
toegang tot zijn eigen data in het
softwaresysteem en het projectteam heeft zicht
op het geheel, wat hen toelaat om data te
groeperen per leverancier of per instrument.
MARKEREN (FLAGGING) VAN
ABNORMALE RESULTATEN
Nu de eerste fase van het project – het
monitoren van patiëntmedianen binnen de
normale grenswaarden – goed op dreef is, is
het projectteam klaar om over te gaan naar
de tweede fase. “We noemen dit de ‘flagger’
applicatie: het monitoren van resultaten
die niet als normaal beschouwd worden,”
verduidelijkt Prof. Dr. Thienpont. “Met deze
veelbelovende applicatie kunnen labs zien of de
gemarkeerde waarden al dan niet stabiel zijn.
Indien een bepaald systeem niet stabiel is, dan
zal het aantal waarden buiten de grenswaarden
toenemen; sommige labs kunnen meer
gemarkeerde resultaten krijgen dan andere.”
Om fase twee uit de startblokken te
krijgen, heeft het projectteam opnieuw
nauw samengewerkt met MIPS, en alweer
zorgden de bestaande functionaliteiten
van het GLIMS LIS voor een doorbraak.
“De statistiekenmodule van GLIMS omvatte
al de mogelijkheid om automatisch flagger
waarden te berekenen en deze door te sturen
in een formaat dat ons eigen IT-systeem kan
lezen”, zegt Dr. Stöckl.
• MIPS heeft rechtstreeks
samengewerkt met het
projectteam om na te
gaan hoe de deelnemende
labs die GLIMS gebruiken,
gemakkelijk en kosteloos de
dagelijkse verzameling en
transfer van geanonimiseerde
patiëntgegevens zouden
kunnen automatiseren.
• GLIMS omvat een brede
waaier aan toepassingen en
functionaliteiten, zodat het
een ideale bron is voor het
leveren van dergelijke data.
• GLIMS biedt directe
koppelingen met de
laboratoriuminstrumenten,
zodat het de gegevens
van al die toestellen kan
centraliseren.
Bijdrage van MIPS
en het GLIMS LIS

20 eLABorate
“Dit project heeft, net als GLIMS zelf, als
doel om labs te helpen bij het verbeteren van
hun kwaliteit en dienstverlening. Daarom
zijn we erg tevreden dat we Universiteit Gent
en STT Consulting kunnen ondersteunen
bij dit project,” vertelt Filip Migom, GLIMS
product and development manager bij MIPS.
“GLIMS is ontworpen als een veelzijdig
systeem, dat tegemoet kan komen aan de
behoeften van alle gebruikers. Zo kwam het
dat GLIMS al beschikte over de functies die
nodig waren voor de Patient Percentiler.
Het is een mooi voorbeeld van hoe een
bedrijf in de sector een bijdrage kan leveren
aan academische ontwikkelingsprojecten,
gebruik makend van de expertise die is
opgebouwd bij het ondersteunen van vele,
diverse labs.”
IN LIJN MET KWALITEIT
Wereldwijd zijn er nu 130 deelnemende
labs, die samen 250 instrumenten
vertegenwoordigen. Voor deze labs worden de
voordelen stilaan duidelijk: ze beschikken nu
over een user interface die hen te allen tijde
zicht geeft op de stabiliteit per instrument
voor elk analyt.
“Wat ook uniek is,” vervolgt Prof. Dr.
Thienpont, “is dat als we een instabiliteit
in een lab opmerken of een plotse afwijking
tegenover peer labs, dat we dan contact
opnemen met het betrokken lab en hen
toelichting geven bij de interpretatie.
En in de nabije toekomst zullen we dankzij
de ‘flagger’ nog meer kunnen investeren in
geavanceerde interpretaties en vergelijkingen.
Dat zal de laboratoria toelaten om sneller
in te grijpen als dat nodig is. Zo krijgen ze
gemoedsrust.”
Grotere labs waarderen de mogelijkheid
om te zien of alle instrumenten met elkaar
in overeenstemming zijn – wat niet altijd
het geval is, zelfs niet met instrumenten
van eenzelfde fabrikant; zo kunnen ze snel
afwijkende waarden aanpakken. Bovendien
blijkt dit een belangrijk voordeel te zijn voor
labs die aan een klinische studie deelnemen.
Daarnaast maken de laboratoria gebruik van de
resultaten wanneer ze onderhandelen met hun
leveranciers: ze kunnen duidelijk aantonen dat
een test niet stabiel is, vooral omdat de data
afkomstig zijn van echte patiëntstalen.
Ook voor de fabrikanten is de informatie
van de Patient Percentiler een meerwaarde.
Zij ontvangen ‘peer group’ rapporten die
de stabiliteit aantonen voor hun eigen
systemen en hen toelaten om hun prestaties te
vergelijken met die van hun concurrenten.
Prof. Dr. Thienpont merkt op, “Een belangrijk
globaal resultaat dat uit het project naar voren
kwam is dat – terwijl we in een aantal gevallen
verbaasd waren over de variatie in stabiliteit
voor bepaalde fabrikanten en analyten,
bv. bij leverenzymen en zelfs verbindingen
zoals chloride en natrium, waarvan je zou
verwachten dat ze erg stabiel zijn – tal van labs
goed werk leveren: ze doen al het mogelijke om
de stabiliteit onder controle te houden.”
SAMENWERKING CREËERT POTENTIEEL
“We zijn zeer tevreden dat dit project
internationale erkenning heeft gekregen,
inclusief de Westgard QC award,” zegt
Dr. Stöckl. “Met een overzicht van de
stabiliteit voor bijna 95% van alle in vitro
testen die verricht worden in ontwikkelde
landen, leveren we al een flinke bijdrage
aan kwaliteit. Op langere termijn zouden we
een soort biologisch ‘clearing house’ willen
creëren: een tool voor big data research,
die ook gebruikt zou kunnen worden bv. bij
overheidsbeslissingen rond gezondheidszorg.
We hopen een samenwerking te kunnen
opzetten met andere partijen, zoals EQA-
organisaties, die dezelfde wetenschappelijke
visie hebben als wij.”
“Het lijkt misschien ambitieus, maar we hebben
al een concreet voorbeeld: samen met de
fabrikanten ben ik momenteel aan het werken
aan een IFCC project rond de standaardisatie
van schildklierfunctietesten. Alvorens de
nieuwe kalibratiestatus te implementeren,
wil FDA dat de fabrikanten de stabiliteit
van de testen aantonen als groep, en dat
ze de duurzaamheid van de kalibratiestatus
aantonen op middellange tot lange termijn.
Ik heb voorgesteld om dit te documenteren
en op te volgen via de Patient Percentiler,
die ons een eenvoudige rapporteringstool ter
beschikking stelt. “Zoals je kunt zien,” besluit
Prof. Dr. Thienpont, “is het potentieel van
dit project, dat het mogelijk maakt om echte
patiëntgegevens te verzamelen op dagelijkse
basis, enorm groot.”
Ten slotte wensen Prof. Dr. Thienpont en
Dr. Stöckl een speciaal dankwoord te richten
aan Kenneth Goossens, een doctoraalstudent
die het project met grote toewijding in goede
banen leidt. •
We gingen
ervan uit dat MIPS
functionaliteiten zou
moeten ontwikkelen
om te kunnen
deelnemen, maar we
waren aangenaam
verrast toen GLIMS
alles bleek te
bevatten wat we
nodig hadden.
Dr. Dietmar Stöckl
’’
‘‘

eLABorate 21
Parnassia Groep, Nederland
Zorg en veiligheid staan centraal: specialist
in psychiatrische zorg verbindt
zorglocaties en laboratoria,
om de patiënten beter te helpen
e-Lab project van de Parnassia Groep digitaliseert communicatie van
laboratoriumuitslagen en orderinvoer met CyberLab
INTERVIEW MET » Annette Osinga, Projectmanager voor het e-Lab (CyberLab) project
“Het uitwisselen van laboratoriumuitslagen en het aanvragen van testen tussen verschillende locaties
en externe laboratoria loopt niet altijd van een leien dakje,” zegt Annette Osinga, Projectmanager
voor ICT-projecten bij de Parnassia Groep in Nederland. “Als je gebruik maakt van papier, fax
of post, kan het weleens foutlopen. Patiëntgegevens moeten zowel beveiligd zijn als foutloos.
Tezelfdertijd, moeten de resultaten snel beschikbaar zijn. We wisten dat een elektronisch systeem
voor resultaatcommunicatie en orderinvoer paal en perk zou kunnen stellen aan de risico’s, maar
we hadden een oplossing nodig die kon koppelen met zeven externe laboratoria én onze eigen
locaties. MIPS gaf ons met CyberLab het antwoord en kon ons ook de ondersteuning bieden die
we nodig hadden om onze doelen te bereiken.”
VEILIGHEID BOVEN ALLES,
VOOR PATIËNTEN EN DATA
De Parnassia Groep van psychiatrische
zorgcentra neemt ieders unieke achtergrond
en unieke behoeften als uitgangspunt, en wil
geen enkele patiënt aan zijn lot overlaten.
De 8000 medewerkers bieden een breed
gamma aan zorgdiensten – intramuraal en
extramuraal – voor alle psychiatrische problemen
en verslavingen.
Alles samen heeft de Groep 560 zorgbedrijven
verspreid over Nederland, met een concentratie
in drie zorgregio’s: Noord-Holland, Haaglanden
en Rijnmond. Deze locaties delen een aantal
diensten, zoals het beheer van de zorgbedrijf
overschrijdende ICT-projecten. Een voorbeeld
van een dergelijk project is het e-Lab project,
dat ervoor helpt zorgen dat de Groep voldoet
aan de nieuwe Nederlandse wet- en regelgeving
rond zorgkwaliteit en patiëntveiligheid.
Met zoveel labs, locaties, medewerkers en
patiënten is het uiterst belangrijk om de
toegang tot de resultaten efficiënt in te
richten. “Als je labuitslagen uitwisselt per fax

22 eLABorate
of per post, kan je moeilijk de privacy van de
informatie garanderen en ervoor zorgen dat de
uitslagen snel bij de behandelaar terechtkomen.
Papier kan zoekraken of op een verkeerde plek
worden achtergelaten, en de behandelaren
moeten constant in het oog houden of er iets
binnenkomt,” vertelt mevrouw Osinga.
In de Parnassia Groep creëerden de uitslagen
op papier ook een workflow die tijdrovend
was voor alle betrokkenen. Annette Osinga:
“Eerst ontvingen we de uitslagen per fax of
post. De secretariaatsmedewerkers moesten
die dan bezorgen aan de juiste behandelaar.
Ten slotte moest een assistent de documenten
inscannen en ze koppelen aan het elektronisch
patiëntendossier (EPD).”
UITSLAGEN ONTVANGEN:
EEN KWESTIE VAN TIJD
De Parnassia Groep wilde dan ook een
systeem dat zou toelaten om de uitslagen
van de externe laboratoria elektronisch te
ontvangen, maar de labs hadden verschillende
laboratoriuminformatiesystemen (LIS),
wat integratie complex maakte.
“Een aantal mensen binnen de Groep werkte al
met CyberLab en zij waren heel tevreden over
de oplossing. Daarom vroegen we MIPS om
hun systeem te presenteren,” herinnert Annette
Osinga zich. “Toen ze ons alle functionaliteiten
hadden getoond, wisten we dat we de oplossing
gevonden hadden voor onze behoeften.”
Aan de uitrol van CyberLab gingen een
zorgvuldige planning en voorbereiding vooraf,
zowel voor MIPS als het Parnassiateam.
“We waren in zekere zin een voorloper om een
e-Lab oplossing te implementeren. De externe
labs waren nog niet klaar om aan te sluiten en
moesten eerst hun eigen LIS aanpassen. Daardoor
duurde het ongeveer twee jaar om de eerste twee
labs te koppelen, maar nu verloopt dit vlot en
kunnen nieuwe labs veel sneller aangesloten
worden: een derde lab is inmiddels gestart, en de
andere zullen snel volgen,” zegt Annette Osinga.
“MIPS bleek te voldoen aan alle requirements
die de Parnassia Groep had vooropgesteld,”
vervolgt ze. De CyberLab userinterface is
gebruiksvriendelijk en de behandelaren krijgen
een melding wanneer er nieuwe resultaten
We hadden een oplossing nodig die kon koppelen
met zeven externe laboratoria én onze eigen locaties. MIPS
gaf ons met CyberLab het antwoord. Annette Osinga‘‘
’’
CyberLab zorgt voor
een transparante en
veilige uitwisseling van
laboratoriuminformatie:
• De module voor resultaat
communicatie geeft inzage
in de labuitslagen via een
intuïtieve en krachtige
gebruikersinterface.
• De module voor orderinvoer
maakt het aanvragen
van labtesten eenvoudig,
transparant en veilig:
met slechts één muisklik
is de aanvraag al in
het laboratorium, terwijl
de gebruiker de voortgang
kan opvolgen.
Oplossingen
binnenkomen. Ze kunnen ook op één scherm
een overzicht bekijken van de resultaten
voor een patiënt over een periode en dit voor
verschillende labs, en ze kunnen ook vlot
nagaan hoe de resultaten evolueren over de tijd.
Voor het beheer is CyberLab uiterst flexibel en
het is mogelijk om extra functionaliteiten in te
bouwen wanneer dat nodig is. Zo voorzagen we
de mogelijkheid om een afwijkend adres toe te
voegen wanneer een labmedewerker naar een
ander adres moet gaan dan het thuisadres van
de patiënt om een bloedmonster af te nemen.
GECONNECTEERDE ZORG IN DE GROEP
Ook de connectiviteit van CyberLab heeft een
grote impact: “Niet alleen koppelt het systeem
gemakkelijk met de verschillende LIS-systemen
in de externe laboratoria, maar het is ook
aangesloten op ons eigen ADT (admission,
discharge, transfer)-systeem, zodat CyberLab de
administratieve patiëntgegevens kan inlezen.

eLABorate 23
Daarnaast hebben we CyberLab ook gekoppeld
met ons EPD,” vertelt Annette Osinga.
Dit heeft geleid tot een grotere veiligheid
voor de patiënt en zijn gegevens, én
een flinke kostenbesparing en tijdswinst
opgeleverd: “Een interne auditor heeft de
informatiebeveiliging en vorderingen op het
gebied van patiëntveiligheid onder de loep
genomen en daaruit kwam naar voor dat we
het beveiligingsbeleid goed hebben ingericht,”
vervolgt ze. “De nieuwe werkwijze levert ons
ook een behoorlijke tijdswinst: we ontvangen
momenteel ongeveer 160.000 labuitslagen
per jaar en het duurt ongeveer 3 minuten om
een uitslag in te scannen. Wanneer het e-Lab
project uitgerold zal zijn naar al onze labs,
zullen we 480.000 minuten kunnen besparen,
wat neerkomt op niet minder dan 8.000 uren
per jaar! Onze medewerkers kunnen die tijd
dan gebruiken om zich toe te leggen op de
kerntaken van de patiëntenzorg.”
BIG DATA HEEFT GROOT POTENTIEEL
CyberLab is recent ook aangesloten op het
datawarehouse van de Parnassia Groep. “Dit
betekent dat we niet alleen toegang hebben
tot alle uitslagen, maar dat we de data van
CyberLab kunnen combineren met het enorme
datareservoir dat de Groep heeft aangelegd over
de jaren. Dit levert ons bijzonder interessante
inzichten. Door de labuitslagen te combineren
met gegevens zoals diagnosen uit het EPD,
hebben we onlangs onderzocht hoe een wijziging
in medicatie een impact heeft op de labuitslagen.”
De Groep ziet een groot potentieel in zijn
big data en zal nauw samenwerken met de
behandelaren om de mogelijkheden verder
te verkennen.
FOUTLOZE ELEKTRONISCHE
ORDERCOMMUNICATIE
Nu het geïntegreerde systeem om uitslagen
uit te wisselen snel vorderingen maakt, is
Parnassia ook gestart met het digitaliseren
van de orderinvoer met CyberLab. “Als je
aanvraagformulieren op papier gebruikt, is
de kans op fouten vrij groot,” stelt Annette
Osinga. “Het formulier dat de patiënt
meeneemt naar het lab heeft wel de nodige
barcodes, maar die kunnen beschadigd raken, of
iemand kan er een sticker overheen plakken…
De patiëntgegevens worden dan manueel
ingevoerd, wat kan leiden tot fouten. We
wisten dat we het risico konden terugdringen
met elektronische orders, die zowel de order- als
de patiëntgegevens automatisch doorsturen
naar het LIS-systeem van het lab.”
Maar Parnassia gebruikt specifieke
aanvraagformulieren die zo geconfigureerd
zijn dat ze een selectie van veel gevraagde
labtesten bevatten en die afwijken van de
standaardformulieren die de labs zelf gebruiken.
Bijgevolg moesten de LIS-systemen van de
labs opnieuw aangepast worden om te kunnen
werken met de aanvragen van Parnassia. Toen
dat geregeld was, is de CyberLab module voor
ordercommunicatie in een pilootproject uitgetest
en dat is heel vlot verlopen. De module wordt
nu uitgerold naar de volledige Rijnmondregio.
“Onze behandelaren zijn uiterst tevreden: het is
heel eenvoudig om een order aan te maken met
CyberLab; het systeem loodst hen doorheen het
proces. Tezelfdertijd is de module heel flexibel:
de behandelaren kunnen bv. om het even welke
relevante informatie toevoegen. Ze zeggen
weleens dat ze het systeem beschouwen als een
cadeautje,” lacht Annette Osinga.
Maar het zijn niet alleen de behandelaren
die genieten van de voordelen: de digitale
ordermodule vereenvoudigt ook het
factureringsproces voor de zorgbedrijven: “Met
zoveel verschillende labs is het een hele klus
om de factureringsgegevens te controleren.
Nu kunnen we snel nagaan of een factuur
overeenstemt met een bepaalde aanvraag. Zo
kunnen we fouten vermijden en tijd besparen.”
Ten slotte heeft CyberLab ook voor de labs
belangrijke voordelen. Annette Osinga: “Elke
digitale aanvraag levert het lab een tijdswinst
van ongeveer 5 minuten. Als je ervan uitgaat dat
we pakweg 120.000 labtesten aanvragen per jaar,
reken dan maar hoeveel tijd ze kunnen besparen!”
Annette Osinga besluit: “In de loop van het
project heeft MIPS zich eerder opgesteld als
partner dan als leverancier. Het uitstekende
projectmanagement en de fijne samenwerking
met onze teams zorgden voor een vlotte
implementatie. We besparen nu tijd en geld,
maar belangrijker nog is dat CyberLab ons
helpt om onze patiënten een betere veiligheid
en zorg te bieden.” •
• CyberLab is vlot te koppelen,
niet alleen met het eigen
GLIMS LIS van MIPS, maar
ook met LIS-systemen van
andere leveranciers.
• CyberLab kan gegevens
uitwisselen met het ADT-
systeem en het EPD van
de Groep. Zo is er minder
administratief werk en kunnen
fouten vermeden worden.
En de behandelaren hebben
toegang tot meer informatie
over hun patiënten.
• Door CyberLab aan te sluiten
op het datawarehouse van de
Groep, kunnen de labuitslagen
gecombineerd worden met
de big data van de volledige
Groep, en o.a. gebruikt worden
voor onderzoek.
• CyberLab is gebruiksvriendelijk
voor de behandelaren en
medewerkers, en sluit vlot aan
bij hun manier van werken.
• De artsen krijgen een melding
als er uitslagen binnenkomen;
ze hoeven dit dus niet
voortdurend zelf te controleren.
• Omdat het niet langer nodig
is om uitslagen te verdelen
en te scannen kunnen de
medewerkers en assistenten
meer tijd besteden aan andere
kerntaken.
• Patiëntgegevens zijn
beter beveiligd.
• De facturering van de
labverrichtingen is duidelijk
en traceerbaar.
• Bijkomende functionaliteiten
kunnen naar behoefte
toegevoegd worden.
• Kort leerproces: MIPS
gaf voor zowel de
resultaatcommunicatie als de
orderinvoer een korte opleiding
aan het e-Lab projectteam
en de systeembeheerder.
Zij trainen op hun beurt de
‘e-Lab coaches’.
• De externe laboratoria besparen
flink wat tijd bij het verwerken
van de orders.
Voordelen

MIPS – A CliniSys Group Company
Sluisweg 2 bus 5
9000 Gent
België
Tel: +32 9 220 23 21
Fax: +32 9 220 48 10
www.mips.be

Elaborate magazine 2

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Elaborate magazine 2

Similar to Elaborate magazine 2 (20)

Elaborate magazine 2