Ebook vol tips bij het huren van een kantoorruimte

2.
Dit is versie 1.0 van dit Ebook
Dit is versie 1.0 van dit Ebook
Download de nieuwste versie van dit Ebook op
http://www.startingbusiness.nl/kantoorruimte‐huren
Disclaimer:
Bij het samenstellen van dit rapport is de grootste zorg besteed
aan de juistheid van de hierin opgenomen informatie. “Eerst inloggen voordat je ReTweet”
Danny Verhoeven kan echter niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige onjuist verstrekte
informatie in dit rapport.
Copyright:
Niets uit deze opgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Danny Verhoeven
verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, offset, fotokopie of
microfilm of in enige digitale, elektronische, optische of andere vorm of (en dit geldt zo nodig in
aanvulling op het auteursrecht) het reproduceren ten behoeve van een onderneming, organisatie of
instelling of voor eigen oefening, studie of gebruik welk niet strikt prive van aard is of voor het
overnemen in enig dag‐, nieuws‐ of weekblad of tijdschrift (al of niet in digitale vorm of online)
Tegen overtreders zullen altijd juridische stappen worden ondernomen.
1

3.
Inleiding
Uit onderzoek is gebleken dat de `huisvesting` van een onderneming na personeelskosten de hoogste
kostenpost is van de onderneming.
Hoe kunnen grote multinationals dan zo hard groeien en een groot netwerk aan kantoorpanden in
bezit hebben? Dan zullen ze wel geen winst over houden? Integendeel.
Wat ik hiermee wil aangeven is dat de 'huisvesting' van je onderneming geen hoge kostenpost hoeft
te zijn en het je zelfs geld kan opleveren.
Hierbij gaat het er niet om of je een multinational bent of dat je net voor jezelf bent begonnen maar
om de voorbereiding die je treft om een kantoorruimte te vinden die rendement voor jou opleverd.
Veel ondernemers gaan failliet onder de hoge kosten
Omdat je huisvesting zulke hoge kosten kunnen creeren gaan er veel ondernemingen door failliet. Ik
vertel je in dit Ebook precies waar je op moet letten en ontdek je de fouten die je kan maken als het
gaat om het huren van een kantoorruimte.
Bij dit proces is het enkel een kwestie van eenmalig de goede beslissingen nemen en heb je hier
levenslang profijt van. Als je namelijk ergens gevestigd bent ga je er niet zo snel meer weg.
Voorsprong op je concurrenten
Wanneer jij na het lezen van mijn tips de juiste beslissingen neemt kan je een voorsprong nemen op
je concurrenten die kiezen voor een ongeschikte kantoorruimte. Hierdoor heb jij en kleinere
kostenpost en de mogelijkheid om te investeren en je onderneming te laten groeien.
Ik wens je veel plezier met het lezen van mijn Ebook en wanneer je vragen of opmerkingen hebt kan
je me altijd mailen naar d.verhoeven@startingbusiness.nl(zorgt er ook weer voor dat ik het Ebook
nog waardevoller kan maken voor vele andere ondernemers)
Of via Twitter, Facebook of Linkedin.
2

4.
Inhoudsopgave
SP = Same Page (Staat op dezelfde pagina als vorige sectie/hoofdstuk)
Hoofdstuk 1: Verwachtingen van de kantoorruimte/pand Pag. 5
1.1: Casestudy SP
Hoofdstuk 2.: Redenen voor een kantoorruimte Pag. 7
2.1: Waar moet de ruimte van je kantoor aan voldoen SP
2.2: Kale kantoorruimte of volledig ingerichte omgeving? Pag. 8
Hoofdstuk 3: Kantoorruimte inrichting Pag. 10
3.0: Waar rekening mee houden bij de inrichting SP
Hoofdstuk 4: Flexibiliteit Pag. 12
4.0: Kies voor een flexibele oplossing! SP
4.1: Voorkom onbezette bureaus Pag. 13
4.2: Voorbeelden SP
Hoofdstuk 5: Huivestingsconcepten Pag. 14
5.0: Huisvestingsconcepten anno 2010 SP
5.1: Conventionele kantoorruimte SP
5.2: Bedrijfsverzamelgebouw Pag. 15
5.2.1: Mening van collega ondernemer(s) Pag. 16
5.3: Incubator SP
5.4: Business Center Pag. 17
5.5: Coworking Pag. 18
5.5.1: Omring je met de juiste bedrijven/ondernemers SP
Hoofdstuk 6: Locatie Pag. 20
6.0: De beste locatie voor je onderneming SP
6.1: Bestemmingsplan en vergunningen Pag. 21
6.2: Bereikbaarheid SP
Hoofdstuk 7: Prijzen Pag. 23
7.1: Gemiddelde huurprijzen SP
7.2: Hoeveel m2 heb ik nodig? Pag. 24
Hoofdstuk 8: Huurcontract Pag. 26
8.0: 20 punten die op een huurcontract moeten staan SP
Hoofdstuk 9: Budgetbepaling Pag. 28
3

5.
Help mij met het promoten van dit Ebook
Ik geef dit Ebook gratis weg omdat ik zoveel mogelijk ondernemers bij het proces van een
kantoorruimte huren wil helpen. Hierbij wil ik je graag vragen of jij mij wilt helpen om dit Ebook te
promoten zodat zoveel mogelijk ondernemers hier profijt van kunnen hebben.
Geef het zelf gratis weg of verkoop het tegen elke prijs die je wilt
Ook krijg je hierbij mijn toestemming om het Ebook weg te geven (aan je mailinglijst of gewoon op je
website) of te verkopen tegen elke prijs die jij wilt.
Het Ebook mag uitsluitend in deze vorm worden verspreid, het is niet toegestaan de inhoud en/of
opmaak te wijzigen, of informatie op een andere wijze te gebruiken.
Plaats dit Ebook op je website, geef het aan de leden van je mailinglijst of verkoop het op
advertentiesites of klik op onderstaande afbeelding om de downloadlink op Twitter te plaatsen.
(Let op: Je moet eerst inloggen voordat je op de afbeelding klikt om te ReTweeten!)
Alvast bedankt!
Danny Verhoeven
4

6.
Verwachtingen van de
01
Hoofdstuk
kantoorruimte/pand
1.0 Verwachtingen
De eerste stap waarover je moet nadenken is waarvoor je een kantoorruimte nodig hebt.
Waar moet je kantoor aan voldoen? Wat moet het kantoorpand uitstralen?
Een kantoorpand/ruimte is behalve een werkplek ook een ontmoetingsplaats voor je
(potentiele) klanten en dus ook een verkoopkans! De omgeving waarin de (potentiele) klant
zich bevindt moet vertrouwelijk zijn.
Zorg er dus voor dat de uistraling van het kantoorpand (zowel van binnen als buiten) aansluit
op de doelgroep en imago van je onderneming.
1.1 Casestudy
Casestudy 1: de uitstraling van een kantoorpand
Een makelaar die zich richt op vrijstaande villa's zal zich waarschijnlijk niet vestigen
in een bedrijfsverzamelgebouw.
Deze makelaar kan zich beter vestigen in een uniek en exclusief kantoorgebouw.
5

7.
Casestudy 2: Geirriteerde klant
Je hebt een afspraak met een (potentiele) klant en hij/zij komt te laat!
Waarom? De klant kan het niet goed vinden. (Ga ervan uit dat niet iedereen een
navigatiesysteem heeft).
Je bent dus slecht bereikbaar. De klant komt al gehaast aanrijden en kan ook niet direct
een plaats vinden om zijn auto te parkeren.
Je verkoopkansen zijn hierdoor afgenomen terwijl je dit van te voren had kunnen
voorkomen.
Casestudy 3: Ondernemer zit op de verkeerde plek
Een ondernemer wilt een callcentre beginnen en via via heeft hij een locatie geregeld. Wat
hij niet verwacht had is dat hij zich aan de aanvliegroute van Schiphol met zijn callcentre
heeft gevestigd.
Hierdoor kunnen de bedrijfsactiviteiten niet worden uitgevoerd vanwege geluidsoverlast.
Zie als voorbeeld de reclame van de Kamer van Koophandel:
http://www.youtube.com/watch?v=uEC_‐gMlm3k
Bovenstaande casestudies zijn al 3 voorbeelden van een slechte voorbereiding voor de
huisvesting van je onderneming.
6

8.
Waarvoor heb je een
Verwachtingen van de
02
Hoofdstuk
kantoorruimte nodig?
kantoorruimte/pand
2.0 Redenen voor een kantoorruimte
Elke ondernemer heeft zijn eigen redenen waarom hij/zij een kantoorruimte nodig heeft.
Enkele redenen kunnen zijn;
‐ Je wilt werken in een professionele zakelijke omgeving
‐ Je personeel dient een werkplek te hebben
‐ Je bedrijf dient op verschillende locaties aanwezig te zijn
‐ Meer vertrouwen door aanwezig te zijn op een zakelijk adres
‐ Je wilt dat uw bezoekers professioneel worden ontvangen
‐ Je wilt je onderneming een eigen identiteit geven
‐ Je wilt meer gedaan krijgen in minder tijd. Je huurt daarom een kantoor omdat je thuis
telkens gestoord wordt tijdens je werk.
Stel dus van te voren een lijst op waarom jij een kantoorruimte nodig hebt. Neem deze lijst
met persoonlijke eisen mee naar de aanbieder.
2.1 Waar moet de ruimte van je kantoor aan voldoen?
Wanneer je gaat bepalen waar de ruimte van je kantoor aan moet voldoen kun je
onderstaande punten ten harte nemen:
‐ Kiest u voor een kale ruimte of een volledig ingerichte omgeving?
‐ Heeft u ondersteunende facilitaire service nodig ter ondersteuning van je kantoor?
‐ Heeft u een internetverbinding nodig?
7

9. ‐ Hoeveel ruimte heeft u nodig? (Denk hierbij in aantal personen waar je werkruimte voor
moet bieden en niet in vierkante meters)
Wellicht heb je niet alleen een kantoorruimte nodig maar ook andere ruimtes zoals;
‐ Vergaderruimte
‐ Video conferentie ruimte (Spreek met collega's of zakenpartners via TV/Satteliet
verbinding)
‐ Lounge. Je kunt er ook voor kiezen om zakenpartners in een persoonlijkere omgeving te
ontvangen dan in een kantoorruimte.
En er zijn ook persoonlijke redenen te bedenken zoals;
‐ Ik als eigenaar wil graag een prive kantoor en niet bij de rest van het personeel zitten of
juist wel.
‐ Wil je en ruimte waarin je alleen werkt of dient de ruimte ook om je klanten in te
ontvangen? Of wil je een aparte ruimte hebben om je klanten te ontvangen?
‐ Opstelling van de ruimte. Wil je 1 of 2 bureau's in een ruimte? Moeten de ruimtes allemaal
even groot zijn of van verschillende formaten?
Vooral deze persoonlijke redenen kunnen een obstakel zijn wanneer je naar een makelaar
stapt voor een kantoorruimte.
Ik adviseer om wel te vragen naar mogelijkheden voor je persoonlijke wensen ook al heb je
ze nu niet nodig.
Als je ergens optie tot hebt hoef je je geen zorgen te maken wanneer je voor een probleem
staat waarin je kantoorruimte voor andere doeleinden als alleen je werkplek dient te
worden gebruikt.
Wanneer je een vestigingsplan gaat maken moet je dus niet alleen gaan denken over wat je
nu wilt maar bedenk oplossingen voor elke situatie waarin je onderneming zich kan
verkeren.
Hierdoor kom je nooit voor verassingen en/of extra kosten te staan.
2.2 Kale ruimte of volledig ingerichte omgeving?
Ben je bereidt om zelf voor de inrichting, internet bekabeling, vloerbedekking, elektriciteit,
enzovoorts te zorgen of wilt u een kantoor betreden waar alles aanwezig is?
Wanneer kiezen voor een kale ruimte?
‐ Heb je de kennis om te weten wat je allemaal moet regelen voor je kantoor klaar is voor
gebruik?
‐ Ben je bereid er genoeg tijd in te steken?
8

10. ‐ Je wilt graag een eigen identiteit creeren. (Bij sommige aanbieders van volledig ingerichte
kantoorruimtes heb je deze mogelijkheid ook)
Wanneer kiezen voor een volledig ingerichte kantoorruimte?
‐ Je wilt meteen focussen op je core business.
‐ Besparing op kosten vanwege de korting die de aanbieder krijgt bij een bepaalde
hoeveelheid afname aan kantoormeubilair.
‐ Je bent vaak onderweg en wilt een kantoor zo kunnen betreden en het liefst door het
gehele land.
9

11.
kantoorruimte inrichting
03
Hoofdstuk
3.0 Waar rekening mee houden bij de inrichting?
Wanneer jij besluit om zelf je kantoorruimte(s) te gaan inrichten zijn er een aantal zaken
waar je rekening mee moet houden.
Een kantoor is niet simpel een paar tafels neerzetten en de computers aanzetten. Denk aan
de volgende zaken:
Wel of geen flexplekken?
Wil je dat mensen altijd op dezelfde plek zitten of is het juist prettiger als er veel gewisseld
wordt en niet iedereen dag in dag uit naar hetzelfde gezicht zit te kijken? Kijk bij de indeling
vooral naar de ‘lijntjes’.
Informeel overleg is heel belangrijk binnen een bedrijf. Het bespaart ellenlange
vergaderingen en zorgt ervoor dat toch iedereen op de hoogte is. Hou daar rekening mee bij
de indeling en het besluit over flexplekken.
Licht
Er zijn regels over de hoeveelheid licht. Als er niet genoeg licht is in een kantoorruimte kan
dat invloed hebben op de arbeidsproductie van je werknemer. Geen goede zaak dus. Hou
ook rekening met de zon en tegenlicht.
10

12. Het is prettig voor iemand om met het gezicht naar het raam te zitten, behalve als het licht
heel scherp is. Daar worden ogen moe van en dus gaat (opnieuw) de productie omlaag…
Aankleding
Zorg dat je personeel ruimte heeft om het kantoor persoonlijker te maken. Dat hoeft niet te
gebeuren door allemaal posters van alle favoriete voetbalclubs van iedereen maar door het
wat huiselijker te maken.
Het moet echt een plek van hun worden. Zorg dus voor overzichtelijkheid.
Dit creëer je door klappers op bureaus te zetten zodat er niet overal stapels ontstaan.
Hebben je werknemers meteen ruimte voor hun fotolijstjes. Ook planten en groen op de
werkvloer zorgt voor een betere atmosfeer.
Opstellingen
Denk ook na over de doelen waarvoor verschillende ruimtes worden gebruikt. Zo heb je een
vergadertafel nodig voor een vergaderruimte, geluidsdichte wanden voor ruimtes waar
geconcentreerd moet worden gewerkt of afgeschermde werkplekken.
Werken in teamverband
Werkt je personeel vaak samen aan een project? Zorg er dan voor dat ze bij elkaar kunnen
gaan zitten en niet helemaal verspreid door de hele ruimte (gaat ten koste van de
communicatie).
Eventueel kan je ook kiezen voor afgeschermde werkplekken wanneer er overleg tussen
deze groep plaats vindt. Zo hebben de andere werknemers in de ruimte er geen last van.
Hot Desking
Hot Desking is een concept waarbij bureau’s worden gebruikt door verschillende mensen op
verschillende tijden. Personeel leert hierdoor samen te werken met andere afdelingen en
personeelsleden.
Qua inrichting moet je hierbij nadenken over waar je personeel zijn spullen kunnen achter
laten.
Ze kunnen het niet op het bureau laten liggen omdat er op een ander tijdstip iemand anders
aan moeten kunnen werken.
11

13.
Flexibiliteit
04
Hoofdstuk
4.0 Kies voor een flexibele oplossing!
Kies altijd voor een huisvesting oplossing die zo flexibel mogelijk is (vooral als u
internationaal gaat ondernemen). Hoe flexibeler je kantoorruimte des te minder u er
op het eind voor betaald.
Je kunt flexibiliteit onderscheiden in;
‐ Aantal vierkante meter of werkplekken. Kunt u elk moment naar een groter of kleiner
kantoor switchen? Of zijn er geen groeimogelijkheden of juist verkleining mogelijk?
Behalve binnen het kantoorpand zelf moeten er ook groeimogelijkheden in nieuwe
vestigingen mogelijk zijn.
Let op! Veel werkplekconcepten zijn slechts eenmaal flexibel en dat is tijdens de realisatie.
Daarna blijken ze vaak net zo star als de klassieke kantooromgeving die eraan voorafging.
Vraag dus nadrukkelijk of je elk moment kan switchen naar een groter of kleiner kantoor.
‐ Huurtermijn. Kan je per dag/week/maand/jaar of langer huren? Of is de enige
mogelijkheid om 5 jaar of langer te huren?
12

14. Wanneer jij een lange termijn verplichting aangaat moet je er zeker van zijn dat je
onderneming over die periode nog steeds bestaat.
Een afnemende marktvraag of faillissement heeft consequenties op je huurcontract.
‐ Verschillende ruimtes. Bestaat er de mogelijkheid om elk moment tot verschillende
ruimtes te beschikken zoals; (extra) vergaderruimte, Spreekruimte voor prive gesprekken
of een video conferentie ruimte?
4.1 Voorkom onbezette bureaus
Onbezette bureaus kosten geld. Met flexibele kantoorconcepten, die mee kunnen
veranderen met organisatiewijzigingen, is geld te besparen.
Uit onderzoek is gebleken dat een gemiddelde kantoorwerkplek slechts voor 30 tot 50
procent per week gebruikt wordt.
Een echt flexibel concept is hiervoor de oplossing. Het kunnen switchen van kleiner of groter
kantoor voor een kortere of langere periode.
Flexibiliteit is dus geen eenmalig project maar zorgt ervoor dat uw werkplek optimaal benut
wordt.
Situaties waarbij je geld kunt besparen en/of groeien door middel van een flexibel
kantoorconcept kunnen ontstaan door zowel interne als externe problemen.
4.2 Voorbeelden
Intern probleem
Je moet noodgedwongen een team ontslaan. Als u deze werkplekken niet opvult kosten
ze je veel geld.
Voorbeeld:
Door de economische kredietcrisis moest ABN Amro noodgedwongen personeel ontslaan.
De hoofdvestiging kon krimpen in aantal vierkante meter kantoorruimte dus behalve dat ze
kunnen besparen op personeel besparen ze ook op de huisvesting.
Door het flexibele huurconcept kon er ook direct worden bespaart op huisvesting kosten.
Een extern probleem kan zijn;
Snel opeenvolgende veranderingen in de marktvraag. Stel dat de marktvraag groeit dan
moet u meer personeel aannemen dus meer werkplekken tot uw beschikking hebben.
Andersom heeft u minder ruimte nodig.
13

15.
Belangrijk is dat je elk moment deze wijzigingen binnen de huisvesting van je onderneming
kan doorvoeren.
Huisvestingsconcepten
Verwachtingen van de
Hoofdstuk
05
kantoorruimte/pand
5.0 Huisvestingsconcepten anno 2010
Anno 2010 zijn er verschillende soorten huisvestingsconcepten. Dit betekend dat je dus op
verschillende manieren een werkplek kunt betreden.
Elk huisvestingsconcept heeft zijn eigen voordelen‐ en nadelen. Meestal heeft de keuze voor
een specifieke huisvesting te maken met kosten, type bedrijf (startend of gevestigd) of
persoonlijke redenen.
Behalve de voor‐ en nadelen die over het algemeen bekend zijn heb ik ook de mening
gevraagd van collega ondernemers die daadwerkelijk actief binnen een bepaald
huisvestingsconcept zijn.
5.1 Conventionele kantoorruimte
Dit is de traditionele kantoorruimte. Deze kantoorruimte wordt kaal door de verhuurder
opgeleverd. Dit houdt dus in dat je zelf moet zorgen voor de inrichting, vloerbedekking en
aanvullende diensten (internet en telefonie is in sommige gevallen aan te schaffen bij de
verhuurder)
14

16. Bij conventionele kantoorruimte betaal je per m2 en niet per persoon. Hier komen alle
kosten nog bij. Een overzicht van alle kosten van het huren van een kantoorruimte behandel
ik in Hoofdstuk 9: Budgetbepaling.
Voordeel
Het grootste voordeel van een Conventionele kantoorruimte is dat je zelf kunt bepalen hoe
je je kantoorruimte inricht. Je kan hiermee een eigen identiteit/status creëren die past bij je
onderneming.
Nadelen
‐ Contractsduur. Over het algemeen moet je bij conventionele kantoorruimte(s) voor een
redelijk lange periode huren (5, 10 of 15 jaar).
Wanneer je voor een lange periode een kantoorruimte gaat huren moet je wel zeker weten
dat je onderneming nog bestaat aan het einde van je contractsduur)
‐ (Meestal) Niet flexibel. Conventionele kantoorruimte huur je (meestal) een bepaalde
hoeveelheid oppervlakte. Wanneer jij personeel moet ontslaan en dus minder ruimte
nodig hebt is het (meestal) niet mogelijk om te switchen naar een kleinere kantoorruimte.
Ook wanneer jij een grotere kantoorruimte nodig hebt moet je (meestal) een grote
hoeveelheid vierkante meters bijhuren.
‐ Kosten onoverzichtelijk. Omdat je alles zelf moet gaan regelen krijg je te maken met veel
facturen per maand (meer administratieve kosten). Ook moet je rekening houden dat je
niet een vast bedrag per maand kwijt bent aan je huisvesting.
5.2 Bedrijfsverzamelgebouw
Een bedrijfsverzamelgebouw is een gebouw dat dient om verschillende bedrijven in te
huisvesten. Een bedrijfsverzamelgebouw gaat minder ver in het delen met en ondersteunen
van de ondernemers dan een incubator.
Bedrijfsverzamelgebouwen beogen goede en betaalbare huisvesting te verzorgen. Vaak is de
huisvesting gesubsidieerd. Kosten kunnen laag gehouden worden door diensten met elkaar
te delen, zoals een kantine of een kopieermachine.
Wat zijn de mogelijke voordelen van een bedrijfsverzamelgebouw
‐ Kosten. Je kan precies huren wat je nodig hebt en dus betaal je nooit voor ruimtes die je
voorlopig niet gebruikt. Ook deel je nu de vergaderzaal. Vaak staat deze ruimte de grootste
tijd van de dag leeg en dat is zonde van het geld.
15

17. Met meerdere bedrijven heb je ook meerdere gebruikers en is de vergaderzaal wel erg
nuttig. Je deelt ook faciliteiten als een kopieermachine met elkaar.
‐ Servicekosten. Alle lasten die je normaal zelf moet dragen kan je nu delen. Denk daarbij
aan het personeel en de kantinekosten maar ook aan de telefoon‐, fax‐ en postservice.
‐ Flexibel. De contractduur is vaak niet zo lang als bij het zelf huren van een kantoor. De
grootte van je kantoor kan makkelijk bepaald worden en ook bij de inrichting ben je vrijer.
‐ Netwerken. Vaak bestaat een bedrijfsverzamelgebouw uit ondernemers met kleine
bedrijfjes. Ambitieuze types, net zoals jij. In zo’n sfeer is het lekker werken.
Je hebt meteen een netwerk bij elkaar. Je zit met dezelfde problemen en kunt elkaar zo
prima helpen.
Wat zijn de mogelijke nadelen van een bedrijfsverzamelgebouw
‐ Overlast. Je zit niet alleen in het pand, je hebt te maken met heel veel verschillende
soorten bedrijfjes. Het kan dan voorkomen dat er niet de rust heerst die je wilde. Of dat er
andersoortige overlast is.
‐ Minder status. Als je in een bedrijfsverzamelgebouw zit, straal je minder status uit. Voor
sommige bedrijven is status wel degelijk van belang om klanten te winnen. Je moet kijken
hoe je wilt dat de klant je ziet.
‐ Geen zichtlocatie. Je zit in het gebouw ‘weggestopt’. Mensen kunnen van buitenaf dus
niet zien, waar jij zit. De bereikbaarheid wordt zo ook lastiger.
5.2.1 Mening van collega ondernemer(s)
Het voordeel van het zitten in een bedrijfsverzamelgebouw vind ik de
de mensen om mij heen. Ik zit als vrouw alleen in mijn studio, en dan is het
weleens handig als je hulp nodig hebt van een ander (bv. vervangen tl‐
buizen, dat heeft mijn buurbedrijf met een heftruck geregeld voor me,
mijn studio is 6 mtr hoog).
Ik kan me voorstellen dat de gezamenlijke hal in een gebouw een punt van ergernis kan zijn.
Ik ben blij dat ik een eigen ingang heb.
Linda van Scheijndel‐van Lier, Website: http://www.livs.nl
5.3 Incubator
Een incubator is een gebouw gericht op ondernemingen in de pre‐ of startfase.
16

18. Hier worden allerlei ondersteunende diensten aangeboden zoals huisvesting, administratie,
technische ondersteuning, contacten en management advies met als doel de startende
onderneming een groeispurt te geven.
Niet elk startend bedrijf maakt kans om door een incubator geholpen te worden. Maar als
daarvoor eenmaal groen licht gegeven is krijg je toegang tot een geintegreerd pakket
diensten (zoals hierboven aangegeven)
Door voor‐ en nadelen zijn vergelijkbaar met een bedrijfsverzamelgebouw
5.4 Business Center
Een Business Center is net als een bedrijfsverzamelgebouw een gebouw waarin meerdere
bedrijven zijn gehuisvest.
Een Business Center is volledig ingericht en (meestal) direct te betrekken. Binnen een
Business Center kan je kiezen uit verschillende diensten en/of faciliteiten.
Deze diensten worden naar gebruik afgerekend. Dit houdt in dat wanneer je geen gebruik
maakt van bijvoorbeeld; een vergaderruimte je deze ook niet hoeft te betalen.
Een groot voordeel is dus dat je enkel betaald voor wat je gebruikt.
Interessante aanvullende diensten zijn het gebruik maken van secetariele diensten of
postadres van het Business Centre. Hierdoor hoef je zelf geen secretaresse in dienst te
nemen, hetgeen u weer scheelt in de kosten.
In de meeste gevallen zijn de huurovereenkomsten ook flexibel en hoeft u niet meteen te
binden voor 5 jaar.
Wat zijn de mogelijke voordelen van een Business Centre
‐ Geen investeringen in meubilair (ook geen moeite want staat direct klaar)
‐ Alle benodigde accessoires als internet en telefonie is binnen handbereik
‐ Je kunt binnen lopen en direct aan het werk gaan
‐ Geen investeringen te behoeve van kantoor apparatuur
‐ Je hoeft geen secretaresse in dienst te nemen. De telefoon wordt in bedrijfsnaam
opgenomen
‐ Geen langlopende overeenkomsten
‐ Makkelijk en snel doorgroeien binnen hetzelfde gebouw
‐ 1 factuur voor alle diensten (scheelt in de administratie)
De nadelen van een Business Center zijn vergelijkbaar als een Bedrijfsverzamelgebouw.
17

19.
5.5 Coworking
Een Cowork werkplek is een kantoorruimte waarin meer mensen tegelijk gaan
samenwerken. Ik heb het hier niet over het personeel binnen een organisatie maar
verschillende bedrijven binnen een ruimte.
Coworking is vooral populair onder ZZP'ers.
Wat zijn de mogelijke voordelen van Coworking
‐ Goedkoop. Doordat je met verschillende bedrijven in een ruimte werkzaam bent kan je de
kosten voor die ruimte met elkaar delen. (Meteen ook een nadeel want als iemand om
welke reden dan ook besluit om de ruimte te verlaten moet de rest meer huur betalen)
‐ Je hebt (meer) collega's. Sommige ondernemers willen graag zoveel mogelijk mensen om
zich heen om welke reden dan ook (praatje maken, samen carpoolen of werkt het
motiverend)
‐ Meer kennis binnen een ruimte. Doordat je met meer ondernemers binnen een ruimte
werkzaam bent is er ook makkelijker kennis beschikbaar.
De grootste nadelen zijn overlast (je werkt met een aantal bedrijven in directe omgeving) en
wanneer een ondernemer besluit weg te gaan je huurkosten opeens omhoog gaan.
5.5.1 Omring je met de juiste bedrijven/ondernemers
Het is bij Coworking erg belangrijk dat je je goed onrienteerd en verdiept in wat voor soort
bedrijven/ondernemers jij een kantoorruimte gaat huren. Niet alleen de stabiliteit van de
ondernemingen maar ook wat voor soort ondernemers het zijn.
A, B, C – Players
Een A‐player is in dit geval een ondernemer (kan ook een werknemer zijn) die altijd zeer
creatief met zijn werk omgaat en je weinig hoeft te sturen.
Als je hem/haar een opdracht geeft dan komt het altijd goed af en vaak voegen ze nog iets
extra toe. Dit zijn de ondernemers waarmee jij je moet gaan omringen omdat deze
inspiratievol zijn en jij als ondernemer hier beter van zult presteren.
18

20. B‐Player
B‐players zijn ondernemers die hun werk doen maar nooit iets extra’s. Het werkt zo dat
wanneer jij nu een A‐player bent en je je omringd met B‐players je uiteindelijk ook een B‐
player wordt of zelfs een C‐player.
C‐Player
C‐players zijn mensen die altijd lopen te zeuren en waar je de meeste tijd aan kwijt bent om
iets uit te leggen. Ze nemen nooit verantwoordelijkheid en tonen geen inzet. Dit zijn mensen
waar je je dus absoluut niet mee moet omringen.
Zoals waarschijnlijk al duidelijk is zal je op termijn ook een C‐Player worden als je je met deze
mensen zult omringen. Het belangrijkste is dus dat je goed kijkt met wat voor ondernemers
je gaat coworken.
Deze mensen gaan dus wel degelijk voor een deel zorgen voor de continuïteit en bepaald in
welke mate jij succesvol gaat worden.
19

21.
Locatie kiezen
Hoofdstuk
06
6.0 De beste locatie voor je onderneming
Het bepalen van waar je je onderneming gaat vestigen en in welke stad (of steden) is
ontzettend belangrijk en hangt van veel verschillende dingen af.
Belangrijk
Veel ondernemers onderschatten de keuze van je locatie. Een slechte locatie is niet snel te
herstellen en gaat je erg veel geld kosten en levert irritatie op voor je toekomstige klanten
(zie casestudy in hoofdstuk 1).
Neem hier dus de tijd voor en doe een uitgebreid onderzoek naar wat voor jouw bedrijf de
beste locatie is. Laat je daarbij niet beperken tot het zoeken in een regio of bij een makelaar.
Het is voor jou als ondernemer natuurlijk makkelijker om in je bedrijf in je eigen woonplaats
te vestigen maar dit is niet altijd in het belang van je onderneming.
Neem ook niet te snel een beslissing waar je niet honderd procent achterstaat omdat er
mogelijk kapers voor hetzelfde pand op de kust staan. Eenmaal gevestigd ga je namelijk ook
niet snel meer weg, dus het moet allemaal goed doordacht zijn.
20

22.
Video van Leen Zevenbergen
Ook ondernemer Leen Zevenbergen vindt de plek waar je je gaat vestigen ontzettend
belangrijk en heeft hier een aantal tips over. Aanrader om te bekijken:
==> Klik hier om de video te bekijken <==
6.1 Bestemmingsplan en vergunningen
Het is natuurlijk belangrijk om te weten wat je allemaal op de locatie mag doen met je
bedrijf. Dit is vastgelegd in een bestemmingsplan.
Levert je bedrijf bepaalde goederen? Dan moet het ook mogelijk zijn dat je leverancier(s)
deze goederen mogelijk leveren. In de voorschriften moet staan of de auto dichtbij je
bedrijfsruimte mag komen.
Zo ken ik een verhaal van een ondernemer die een slagerij was begonnen maar zijn
leverancier zijn vlees niet kon afleveren omdat dit niet toegestaan was. Laat dit jou als
ondernemer niet gebeuren!
Ook is het mogelijk dat de gewenste ondernemingsactiviteiten niet in dat pand kunnen
worden verricht omdat er een andere bestemming op het pand rust. Blijft het pand ook
geschikt bij verandering van bedrijfsactiviteit (of een aanvulling op je bedrijfsactiviteit)?
In het bestemmingsplan staat ook hoeveel grond mag worden bebouwd en welke
uitbreidingen mogelijk zijn. Ook is van belang wat de bestemmingsplannen van de
aangrenzende gebieden zeggen. Komt er een grote weg, een groot winkelcentrum?
Aanvullend Ebook
Ben je benieuwd welke bestemmingsplannen er voor je regio gelden of de regio waarin jij je
onderneming gaat vestigen? (Bekijk dan mijn speciale aanbod omtrend mijn Ebook
“Economische kenmerken van de 10 grootste steden van Nederland op pagina...)
P.S Ook niet geheel onbelangrijk is hoe de werknemersmarkt is in de regio waar jij je
onderneming gaat vestigen. Goed personeel is moeilijk te vinden zorg dus dat er in de regio
specialisten zitten die jij nodig hebt.
Ook deze gegevens heb ik verwerkt in het Ebook.
6.2 Bereikbaarheid
21

23. Zorg dat je doelgroep je weet te bereiken. Als je een studentenuitzendbureau begint, kan je
het pand vlakbij de universiteit gaan zoeken. Maar een bouwbedrijf moet juist weer dichtbij
de uitvalswegen zitten. Weer waar je afzetmarkt zit.
Naast je klanten moeten ook je leveranciers je makkelijk kunnen bereiken. Let ook op
details. Je kan dichtbij een snelweg zitten maar als het daar iedere dag uren vaststaat, heb je
weinig aan de bereikbaarheid. Onhout je moet bereikbaar zijn, niet alleen maar gemakkelijk
te vinden.
Lokale voorzieningen
Wanneer jij besluit om je bedrijfsnaam of reclame op aan het pand te plaatsen is het
natuurlijk belangrijk dat mensen dit goed kunnen zien.
Wil je je naamsbekendheid vergroten kan het belangrijk zijn dat het kantoorpand waarin je
bedrijf gevestigd is goed zichtbaar is vanaf een snelweg of station.
Het kan ook belangrijk zijn wanneer er bekende uitgaansgelegenheden of theaters in de
buurt van je kantoorpand gevestigd zijn omdat hier veel mensen op af komen.
Ook hierbij is het dus weer belangrijk dat je niet enkel kijkt naar de specifieke plek waar je je
bedrijf gaat vestigen maar ook daaromheen.
Parkeerplaatsen en Openbaar Vervoer
Het is erg vervelend wanneer je bezoekers (lees potentiele klanten) weten waar je bedrijf
zich bevindt maar niet goed bij het kantoorpand kunnen komen. Je bedrijf is dan nog steeds
niet goed bereikbaar.
Voor de auto is het belangrijk dat er voldoende parkeerplaatsen zijn en voor reizigers voor
het openbaar vervoer is het belangrijk dat er zo dicht mogelijk bij het kantoorpand een bus
stopt.
Ook hierbij kan je weer denken aan je marketing want als iemand naar een bedrijf moet
lopen (vanaf de bushalte) die in de buurt van jouw kantoorpand is gevestigd en het komt
dan altijd langs jouw bedrijf gelopen zorgt dit voor meer naamsbekendheid.
Imago
Zorg dat je pand uitstraalt hoe jij wilt dat de klant je ziet. Het gebouw moet echt bij je
passen. Als je een ontzettend sjiek pand hebt, kan dat een te hoge drempel vormgen voor
een klant om zomaar even binnen te stappen.
Ook horen sommige bedrijven in het centrum en anderen aan de rand van een stad. Laat je
niet te snel verleiden door de meest fantastische ruimtes als ze niet functioneel zijn.
22

24. Ook iedere stad of regio heeft zijn eigen imago, wil jij daar bij horen? Vraag jezelf ook af hoe
herkenbaar je wilt zijn. Wil je vanaf de straat zichtbaar zijn met een eigen logo of hoeft dat
niet?
23

25.
Huurprijzen
Hoofdstuk
07
7.0 Gemiddelde huurprijzen
In dit hoofdstuk verwijs ik naar een onderzoek dat is gedaan naar de gemiddelde huurprijzen
van kantoren per stad. Dit is een indicatie en het onderzoek is gehouden in 2002.
De huurprijzen van kantoren veranderen elk jaar maar toch is het voor ondernemers handig
om ongeveer te weten wat kantoorruimte per m2 kost. (Let op: dit zijn prijzen voor een kale
ruimte)
Ook worden de gemiddelde prijzen van een bepaalde plaats aangegeven. Binnen een plaats
heb je ook weer A, B, C locaties die ook weer verschillende huurprijzen hebben. Dit heeft te
maken met de bereikbaarheid.
24

26.
Informatie onderzoek:
De huurprijs waarnemingen zijn
afkomstig uit het VastView‐bestand
waarin mutaties in de commerciële
vastgoedmarkt (waaronder kantoren)
zijn opgenomen.
Voor ieder jaar zijn de waarnemingen
binnen een postcodegebied
omgerekend tot een gemiddelde
huurprijs (gewogen naar het
vloeroppervlak van de waarneming).
De waarnemingen zijn in zoverre niet
landsdekkend dat alleen daar waar
transacties hebben plaatsgevonden een
huurprijs kon worden berekend. Om
zoveel mogelijk waarnemingen in de
analyse mee te nemen zijn de
waarnemingen in de periode van 1990 tot en met 2002 omgerekend één gemiddelde
huuprijs.
Hierbij is gecorrigeerd voor inflatie invloeden door het landelijk gemiddelde in een bepaald
jaar, om te rekenen naar het landelijk gemiddelde van 2002.
Deze bewerking heeft uiteindelijk geresulteerd in 1008 postcodegebieden waar minimaal 1
kantoormutatie is waargenomen in de gehele periode.
Bovenstaand Figuur toont voor deze postcodegebieden de berekende gemiddelde huurprijs
van kantoren.
Mijn advies: Ga met bovenstaande cijfers niet naar een makelaar en baseer er ook niet je
budget op. Het is bedoeld om je een idee te geven wat een kale kantoorruimte ongeveer
gaat kosten per m2.
Bron: VastView, bewerking ABF
7.1 Hoeveel m2 heb ik nodig?
Oppervlakte is belangrijk. Hoeveel personeelsleden heb je?
De stelregel is dat elk personeelslid tussen de 18 en 25 vierkante meter ruimte nodig heeft.
Door deze stelregel te gebruiken, kan je uitrekenen hoeveel ruimte je minimaal nodig hebt.
25

27.
Reken hierbij de ‘lege ruimtes’ bij (zoals vergaderzalen, receptie, kantine en dergelijke) en je
Weet hoe groot je kantoor moet zijn.
Bij kantoren is het slim om rekening te houden met onder andere de parkeergelegenheid in
de omgeving.
26

28.
Huurcontract
08
Hoofdstuk
8.0 Huurcontract
Twintig punten die in een huurcontract moeten of kunnen staan.
1. Personalia huurder en verhuurder (rechtsvorm)
2. Voorwerp van huur. Dit houdt de beschrijving van de bedrijfsruimte, het adres en de
bestemming in. Kijk goed wat wel en niet bij de huur inbegrepen is. Huur je casco (het
omhulsel, dus de muren, vloeren, het dak et cetera) of zijn er ook dingen inbegrepen.
Dit is heel belangrijk om goede afspraken over te maken. Ook de bestemming van het pand
is cruciaal. Anders zit je met een pand waarvan je wel de huur moet betalen maar je niet je
bedrijf kan starten.
3. Huurprijs. Je kunt via taxatie of door navraag te doen bij vergelijkbare panden er
achter komen wat een redelijke marktconforme huurprijs is. Ook de huurverhoging wordt in
dit deel bepaald. Je kunt kiezen voor een vast percentage per jaar, je kunt afspreken dat de
huur helemaal niet verhoogd wordt of je kunt gebruik maken van het
consumentenprijsindexcijfer. Dit wordt maandelijks berekend door het Centraal Bureau van
Statistiek. Verder bepaal je of de huur aan BTW onderworpen is.
4. Betaling van de huurprijs. Aan wie en per werlk tijdvak.
5. Huurperiode
6. Waarborgsom/bankgarantie
27

29. 7. Opzegtermijn/opzegformaliteiten.
8. Afspraken over veranderingen en toevoegingen aan het pand aangebracht door de
huurder die wel of niet ongedaan moeten worden na afloop van het huurcontract.
9. Je kunt regelen dat als er verbouwd wordt op kosten van de van de huurder, de huurprijs
niet wordt beinvloed door de waardestijging en dus de huurprijsherziening.
10. Regeling wat de huurder moet repareren.
11. Regeling wat de verhuurder (verplicht) moet repareren bij mogelijke gebreken.
12. Mogelijke schadevergoedingen die de verhuurder moet betalen als er schade is door
mogelijke gebreken.
13. Afspraken wat er gebeurd als de huurder zijn bedrijf verkoopt of in een B.V. wil
inbrengen
14. Gemeentelijke en andere belastingen. Bijvoorbeeld onroerend goed belasting, precario
enzovoort.
15. Gas, water, elektriciteit
16. Is onderhuur geheel of gedeeltelijk toegestaan?
17. Voorkeursrecht van koop. Zeker aan te raden als de huurder gaat investeren in het pand.
18. Servicevoorzieningenpakket en servicekosten.
19. Verzekeringen
20. Reclame: mag je teksten, lichtbakken en dergelijke op de gevel aanbrengen?
28

30.
Budgetbepaling
09
Hoofdstuk
9.0 Budgetbepaling
Natuurlijk wil je een zo goed mogelijk keuze maken dat ook past bij je budget.
Stap 1: Kijk naar de totale investeringen die je moet doen op het gebied van huisvesting.
Stap 2: Bepaal je budget voor het onderdeel kantoorruimte (dit kan het hele budget zijn voor
huisvesting wanneer je geen bedrijfsruimte nodig hebt)
Hoe bepaal ik mijn budget voor kantoorruimte?
Veel ondernemers gaan hierbij de fout in. Ze informeren naar prijzen bij makelaars (wat
geen foute zet is) en baseren op deze informatie hun budget (wat wel fout is).
Als je namelijk gaat informeren bij makelaars krijg je altijd een vierkante meter prijs voor een
kaal kantoor en zonder de bijkomende facilitaire kosten.
29

31. Wanneer je met dit budget op zoek gaat naar een kantoorruimte dan kom je erachter dat je
budget te laag is voor wat je uiteindelijk moet betalen. Er komen namelijk extra kosten bij!
Extra kosten zoals;
‐ Kantoormeubilair (bureau, stoelen, archiefkasten)
‐ Voerbedekking
‐ Stroom
‐ Gas
‐ Water
‐ Verzekeringen
‐ Telefoon
‐ Internet
‐ Servicekosten zoals; Een receptionist, Postafhandeling
‐ Kosten van de receptie
‐ Drankapparatuur (voor koffie, thee en frisdrank)
‐ Printer/Kopieerapparaat
Maar ook moet je aan aanvullende diensten denken en deze meenemen in je budget
zoals;
‐ Vergaderruimte (inclusief beamer)
‐ Beveiliging
‐ Parkeerplaats
Ik adviseer je daarom al deze kosten mee te nemen in je budget. Je komt niet voor daardoor
niet voor onverwachte verassingen te staan.
Tip 2: Wees niet gefixeerd. Veel ondernemers concentreren zich vooral op de
investeringskosten bij implementatie van een werkplekconcept, maar de gebruikerskosten
die erop volgen zijn pas interessant.
30