3. İÇERİK
EASY SOFTWARE Hakkında
e-Defter Nedir?
Kimler için e-Defter Zorunlu
e-Defter Süreci
e-Defter Uygulamasının Kullanımı
e-Defterlerin Muhafaza Edilmesi
e-Defter Uygulama Takvimi
EASY e-Defter Çözümü
4. EASY SOFTWARE Hakkında
EASY küçük ve orta ölçekli işletmelerden çok uluslu şirketlere kadar
çeşitli branşlarda tüm kurumsal yazılım ihtiyaçlarını karşılar.
5. EASY SOFTWARE Hakkında
1990 yılında EASY - Elektronik Archive System Almanya’da kuruldu.
1999 yılında Frankfurt Borsasına açıldı.
2006 Yeni Nesil Kurumsal İçerik Yönetim EASY ENTERPRİSE.x yayınlandı
Amerika, İngiltere, Avusturya, Sinapur ve Türkiye ile kardeş firmaları kuruldu
200 İş ortaklarının desteği ile 50 ülkede kurumsal çözümler
11.500 den fazla kurulum (1.500 ’ü SAP kullanmaktadır)
6. e-Defter Nedir ?
Elektronik defter; şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu'na
ve/veya Türk Ticaret Kanunu'na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer
alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününe verilen ad olarak
tanımlanmakta.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz
etmek isteyen veya bu zorunluluk kapsamında olan gerçek ve tüzel kişi
mükelleflerin aşağıda yer alan gereklilikleri sağlamaları beklenmekte:
a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri
çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
b) Tüzel kişi mükelleflerin mali mühür temin etmiş olması,
c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve
ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
7. Kimler için e-Defter Zorunlu
Maliye Bakanlığı'nın yaptığı belirlemeye göre; kendilerine, e-fatura düzenleme
zorunluluğu getirilmiş olan mükellefler ayrıca e-deftere de geçmek zorunda.
a) Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar
ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011
tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasilatına sahip olan
şirketler.
b) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (kolalı
gazoz, tütün ürünleri veya alkollü içeçek) imal, inşa veya ithal edenler ile
bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi
itibari ile asgari 10 Miyon TL brüt satış hasılatına sahip olan şirketler.
Bir diğer deyişle, eğer e-fatura kapsamına giriyorsanız ilave hiçbir şart veya
koşula gerek olmaksızın e-defter kapsamına da giriyorsunuz demektir.
9. e-Defter Uygulamasının Kullanımı
1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğin de; e-defter tutmaya
başlayacakların, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve
standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini
oluşturmaya ve saklamaya başlayacakları; ayrıca hesap dönemi veya takvim
yılı içerisinde de e-Defter uygulamasına geçilebilecekleri ifade edilmiş durumda.
Buna göre; e-defter tutacak olan mükellefler, özel veya paket yazılım üreten
yazılım üreticilerinin programlarını kullanabilecekleri gibi, yazılımlarını kendileri
de geliştirebilecekler.
Ancak her iki durumda da kullanılacak programın (yazılımın) Gelir İdaresi
Başkanlığı'nca onaylanmış olması gerekiyor.
10. e-Defter Uygulamasının Kullanımı
Uygulamadan yararlanma izni almış olan tüzel kişiler, aylık dönemler itibarıyla
oluşturdukları e-Defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat almak ve
bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.
Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan e-Defter beratı Açılış Onayı, hesap
döneminin son ayına ilişkin olarak alınan e-Defter beratı Kapanış Onayı’dır.
Elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap
döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi
sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.
Mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar e-Defter
Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.
Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar e-Defter tutanlar tarafından indirilerek
istenildiğinde ibraz edilmek üzere, ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte
muhafaza edilir.
11. e-Defterlerin Muhafaza Edilmesi
e-Defterler, istenildiğinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na ibraz edilmek üzere ilgili
olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.
e-Defterler ve beratlar, mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde
muhafaza edilmelidir.
Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza Başkanlık ve Genel
Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.
Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye
Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunluludur.
12. 421 sıra no'lu VUK Genel Tebliği'nde; e-defter tutma zorunluluğu kapsamına
giren mükelleflerin, e-Defter uygulamasına 2014 takvim yılı (e-Defter yazılımlarını
kendi geliştiren mükelleflerin 01.09.2014 tarihi itibariyle e-Defter test süreçlerini
başarı ile tamamlamış olmaları gerekmekte) içerisinde geçmelerinin zorunlu
olduğu ifade edilmişti.
GİB’in yeni yayımladığı bir sirküler ile uygulamaya geçişle ilgili tarihleri netleştirdi.
Buna göre, e-Defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;
a) E-Defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların
01.01.2015 tarihinden itibaren,
b) E-Defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en
geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
c) Özel hesap dönemine tabi olanların 01.12.2014 tarihinden önce
e-Defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı
içerisinde e-Defter tutmaya başlamaları gerekmekte.
e-Defter Uygulama Takvimi
13. Easy e-defter uygulaması intranette çalışan bir portal uygulamasıdır.
Microsoft Visual Studio platformunda, .NET Framework 4 altyapısında,
C# (C Sharp) programlama dili ile geliştirilmiştir.
Üzerinde IIS 7 çalışabilen tüm Windows sunucularda çalışabilmektedir.
(Windows sunucu 2008, Windows sunucu 2012).
Database olarak Microsoft SQL Server kullanılmıştır.
Easy e-Defter uygulaması muhasebe sistemi bağımsız olarak
tasarlanmış bir uygulamadır. Mevcut ERP veya Muhasebe sistemleri
içerisinden, uygun formatta oluşturulan UBL’leri GİB’in belirlemiş olduğu
gerekli kontrol ve işlemlerden geçirerek, e-Defter oluşturma sürecini
yönetmekte ve oluşan e-Defterleri arşivlemektedir.
EASY e-Defter Çözümü
14. Bu ekranda tamamlanmış ve süreci devam eden defterler listeleniyor. Aynı zamanda yeni
yevmiye defteri ve yeni kebir defteri girişi de bu ekrandan yapılabiliyor. Firma sayısının
fazla olduğu holding gibi yerlerde işlem yapılmak istenen firma seçilebiliyor. Böylelikle
firmaların defterleri birbirine karışmamış oluyor, yönetim kolaylığı sağlıyor.
Portal Giriş Ekranı
15. Yeni Defter Girişi
Yeni yevmiye defteri ve Yeni kebir defteri girişi bu ekrandan yapılır.
Kontrol numarası : Firmanın takip edebileceği text alan.
Oluşturulma tarihi : Defterin oluşturulma tarihi bu alanda belirtilir.
Ay / Yıl : Defterin hangi döneme ait olduğu bu alanda belirtilir.
Açıklama : Bu alan serbest açıklama alanıdır.
Başlangıç bitiş tarihi : Hazırlanan defterin başlangıç bitiş tarihlerini belirtir.
Dosya : Hazırlanmış XML dosyası bu alandan yükleniyor.
Yükleme sırasında Schematron kontrolü de yapılarak Schematron kontrolünden
geçemeyen defterlerin sisteme yüklenmesi engelleniyor.
16. Schematron Hatası
Yükleme sırasında schematron kontrolüne takılırsa ekrandaki gibi “Schematron hatası”
mesajı vermektedir.
İlerleyen süreçlerde de herhangi bir hata ile karşılaşıldığında yukarıdaki şekilde
kullanıcıya gösterilir.
17. Defter Düzenleme Ekranı
Önceden girilmiş defterlerin bilgilerinde değişiklik yapılmak istendiğinde defterin üzerine
tıklamak yeterli olacaktır. Bu ekranda defter bilgilerinde değişiklikler yapılabilmektedir.
18. Başarılı e-Defter Süreç İşlemleri
Dosya Yüklendi : Schematron kontrolünden geçen defterler sisteme yüklenir ve
durumları “Dosya Yüklendi” olarak ayarlanır.
Dosyayı imzala : Ham olarak yüklenen defter xml lerinin imzalanması bu adım sayesinde olur.
Berat oluştur : İmzalanan dosyanın beratını oluşturur.
Berat imzala : Oluşturulan beratın imzalanması bu adımda yapılır.
GİB’e gönder : Oluşturulan imzalı berat dosyası bu aşamada GİB’e gönderiliyor. Bu adımda
yapılan sadece statü değişikliğidir. GİB’e gönderme süreci manuel işlemektedir.
İmzalı beratı yükle : Bu adımda GİB’den gelen imzalı beratı sisteme yükleme işlemi yapılmaktadır.
Bu aşamada tekrardan Schematron kontrolü yapılmaktadır.
