1. Rad u eSpis-u
Od zaprimanja prvog podneska do
arhiviranja
Sutkinja Iva Ivanišević Mostovac
Upraviteljica Melisanda Živanić
2. Zaprimanje podnesaka:
• Pismena upućena sudu zaprimaju se u sudskoj, odnosno prijemnoj
pisarnici.
• Pismena se predaju poštom ili neposredno, odnosno putem eKomunikacije
ili web servisa;
• Ukoliko se utvrdi da sud nije nadležan za postupanje, upozorava se stranka
i upućuje nadležnom tijelu, odnosno, zaprima podnesak uz stavljanje
bilješke, te kroz upisnik za razne predmete dostavlja nadležnom tijelu;
Članak 92 do 94 Sudskog poslovnika
• Iznimka su pošiljke upućene poštom, ukoliko se u omotu nađe pismeno
adresirano na drugi sud ili tijelo ili osobu, kada se uz odgovarajuću bilješku
o primitku (“pogrešno dostavljeno”) šalje onome kome je upućeno, bez
upisivanja u upisnik.
Članak 101 Sudskog poslovnika.
3. …
• Pismena pogrešno dostavljena sudu putem
eKomunikacije, zaprimaju se u upisnik R2, te
se prosljeđuje /vraća;
• Sva pismena putem eKomunikacije zaprimaju
se u eSpis (nije moguće iste proslijediti ni na
koji drugi način, bez evidentiranja kroz
sustav);
4. Rad na pismenima
• Voditelj pisarnice, odnosno ovlaštena osoba,
dužna je istoga dana, odnosno najkasnije
idućeg radnog dana po primitku, upisati sve
podneske kojima se osnivaju novi spisi;
Članak 104 Sudskog poslovnika
8. Skraćeni unos – novi predmet
• Prilikom skraćenog unosa, obratiti pažnju da li
uneseni podaci obuhvaćaju nužne kriterije za
ispravnu dodjelu predmeta;
- više tuženika – adresa u aktu kojim se
pokreće postupka od prvotuženika i tužitelja,
izvan sjedišta suda,
- ODO zastupa stanku u postupku
(zona B)
12. Formiranje spisa eKomunikacija
• UPISIVANJE U UPISNIKE
• Na stablu aplikacije, koristeći modul Pismena za prijem (e-komunikacija),
odabirom opcije Osnivanje predmeta na temelju pismena.
• Članak 117 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
• Stavak 1.
• U sustavu eSpis spisi se upisuju odnosno preuzimaju u odgovarajući upisnik.
Pritom je nužno upisati podatke iz članka 27. stavak 2. ovog Pravilnika.
• Stavak 2.
• Prije upisa odnosno preuzimanja u upisnik, osoba ovlaštena za upis dužna je
provjeriti je li već osnovan spis za isti predmet, koristeći funkcije pretraživanja
sustava eSpis.
• Stavak 3.
• Ako je podnesak zaprimljen u papirnatom obliku te naknadno bude dostavljen i
kroz sustav e-Komunikacije, preuzet će se u već osnovani predmet.
• Stavak 4.
• Podnesci kojima se izjavljuje redovni ili izvanredni pravni lijek upisat će se
odnosno preuzeti u sustav eSpis. Navedeni podnesci upisuju se odnosno preuzima u
predmetu na koji se odnose.
13. Osnivanje spisa
Unos/preuzimanje stranaka i zastupnika/punomoćnika
• vrsta predmeta spora;
• vrijednost predmeta spora;
Pravilnim odabirom osigurava se pravilna dodjela
predmeta
• OIB – ukoliko su podaci različiti u odnosu na podatke
navedene u aktu kojim se pokreće postupak, upisuju
se podaci o stranci kako je navedeno u aktu kojim se
pokreće postupak, te o istoj činjenici na kartici
“osnovni podaci” u “primjedba” upisuju primjedbe da
su podaci različiti;
• Članak 27 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
15. Formiranje spisa u prijemnoj
pisarnici:
• Stranka dobiva potvrdu o zaprimljenom
predmetu što osigurava:
- ciljano dostavljanje daljnjih podnesaka;
- praćenje daljnjih radnji kroz ePredmet
- olakšana komunikacija sa drugim odjelima
(zk odjel – zabilježba i sl.)
16. Zaprimanje putem eKomunikacije
• Na ekranu „Pregled detalja podneska” dostupna je Potvrda primitka koju
sud može ispisati (otvoriti PDF i ispisati ga) i koristiti u zamjenu za
prijamni štambilj za ePodneske.
Članak 103 a Sudskog poslovnika
• stavak 1.
• Elektronički podnesci zaprimaju se u informacijski sustav u primjeni u
sudu bez obzira na radno vrijeme suda te se pošiljatelju (vanjskom
korisniku) i sudu generira potvrda o primitku pošiljke odnosno obavijest o
primitku elektroničkog podneska koja ima značaj prijemnog štambilja.
• Stavak 2.
• Podneske upućene sudu u elektroničkom obliku nije potrebno naknadno
dostavljati sudu u papirnatom obliku.
17. …
• Putem eKomunikacije zaprimaju se podnesci na
unaprijed određeni predmet uz mogućnost korekcije
pogrešno navedenog poslovnog broja;
• Zaprima se prvi podnesak kojim se formira predmet,
sa svim nužnim podacima za formiranje spisa, uz
mogućnost ažuriranja podataka
• Podnesak u prijemu, ukoliko ne predstavlja novi
predmet – moguće preusmjeriti na već formirani spis
i obrnuto;
18. VANJSKI KORISNICI INFORMACIJSKOG
SUSTAVA (obvezni sudionici elektroničke
komunikacije)
DRŽAVNA TIJELA
DRŽAVNO ODVJETNIŠTVO
ODVJETNICI
JAVNI BILJEŽNICI
SUDSKI VJEŠTACI
SUDSKI PROCJENITELJI
SUDSKI TUMAČI
POVJERENICI U JPSP
STEČAJNI UPRAVITELJI I PRAVNE OSOBE
• Člankom 6 stavak 2 Pravilnika o elektroničkoj komunikaciji, propisana je mogućnost i u odnosu na stranke koje nisu
obvezni sudionici elektroničke komunikacije, a koje mogu izjaviti pred sudom da su suglasne da im se dostava pismena
obavlja elektroničkim putem – dostavom u siguran elektronički poštanski pretinac, dok ne priopće drugačije.
19. TEHNIČKI PREDUVJETI na strani suda
Odvjetnik mora biti upisan kao punomoćnik stranke/protustranke –
imenom i prezimenom te mora biti unesen ispravan OIB – neovisno da li
je odvjetničko društvo ili zajednički odvjetnički ured;
Sudska odluka mora biti pretvorena u PDF format
Sudska odluka mora biti potpisana kvalificiranim elektroničkim potpisom
Sudski vještak/procjenitelj mora biti unesen u karticu imenovanog
sudionika
Stečajni upravitelj mora biti dodan na kartici Upravitelj/povjerenik
20. Obveznici elektroničke
komunikacije:
• Zakon o parničnom postupku navodi kao
obveznike elektroničke komunikacije u članku
106. stavak 5: državna tijela, državno
odvjetništvo, odvjetnike, javne bilježnike,
sudske vještake, sudske procjenitelje, sudske
tumače, stečajne upravitelje, povjerenike te
pravne osobe.
21. Sastavljanje odluka i ostalih
pismena u sudu
Člankom 63. stavak 3 Sudskog poslovnika, propisano je, da elektronički sudski
poziv ovjerava se aplikativnim potpisom informacijskog sustava koji je u
primjeni u sudu. U pozivu se ispod imena i prezimena suca odnosno
predsjednika vijeća koji je naredio pozivanje navodi ime i prezime službenika
koji je poziv sastavio s naznakom „za točnost otpravka”.
Članak 69 Stavak 3 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
U sustava e-Komunikacije i u elektroničkim spisima pozivi i rješenja o pristojbi
potpisani su aplikativnim potpisom sustava eSpis.
22. Izvornici i prijepisi sudskih odluka i pismena
Člankom 65. stavak 3 Sudskog poslovnika propisano je da se elektronička
sudska pismena u izvorniku dostavljaju strankama i drugim sudionicima
postupka u pdf obliku i potpisana su kvalificiranim elektroničkim potpisom
predsjednika vijeća, suca ili ovlaštenog službenika te sadrže odgovarajući
barkod odnosno QR kod.
Dok je stavkom 4 Sudskog poslovnika propisano da ispisano elektroničko
sudsko pismeno iz stavka 3 ovog članka (čl. 65 st. 3 Sudskog poslovnika) je
prikaz vanjskog obrasca elektroničkog sudskog pismena koji sadrži
odgovarajući barkod odnosno QR kod, kontrolni broj i internetsku stranicu za
provjeru vjerodostojnosti pismena i preuzimanje izvornika. Ispisano
elektroničko sudsko pismeno iz stavka 3 ovog članka, bez dodatne ovjere, ima
značaj otpravka sudskog pismena.
23. Otpravak
Na kartici otpravaka odabire se način otpreme e-komunikacija.
Nakon što je otpravak kreiran pokreće se postupak otpreme na isti način kako se otpremaju i drugi kreirani
otpravci.
Opcijom „Detalji potvrde” po uručenju, omogućen je pregled, spremanje i ispis potvrde.
Potvrda se ulaže u sudski spis.
24. E-Pošta
Poslove ispisa i kuvertiranja sudskih pismena mogu obavljati vanjski pružatelji usluga.
Sud elektroničkim putem šalje pismeno pružatelju usluge koji će izvršiti poslove ispisa odnosno kuvertiranja.
Članak 141a
Stavak 1 - poslove ispisa i kuvertiranja sudskih pismena mogu obavljati vanjski
pružatelji usluga.
Stavak 2 - U slučaju iz stavka 1 ovog članka sud elektroničkim putem šalje
pismeno pružatelju usluge koji će izvršiti poslove ispisa odnosno kuvertiranja.
Članak 62 stavak 3
Na prvoj stranici sudskih odluka i ostalih pismena u gornjem desnom kutu
ostavlja se slobodan prostor 7x4,5 cm za otiskivanje oznake poštanske pošiljke u
vidu barkoda.
25. Promjena poslovnog broja spisa:
• Ako se postupak nastavlja pod drugim poslovnim brojem, isto
se evidentira i u sustavu eSpis i na koricama spisa.
• U eSpis-u je vidljiva poveznica, odnosno kroz karticu Veza
predmeta
• Na omotu spisa precrtavaju se raniji podaci i unose novi
podaci (raniji poslovni broj precrtati će se olovkom u crvenoj
boji povlačenjem vodoravne crte po sredini broja, tako da
raniji broj ostane i nadalje čitljiv)
• Ukoliko se spis ustupa – tada se na koricama spisa precrtava
naziv suda i upisuje novi.
Članak 112 Sudskog poslovnika
27. Spajanje spisa:
Spajanje spisa/prilaganje/razdvajanje
U sustavu eSpis-a, u spisima koje je potrebno spojiti,
odabirom u kartici “naredbe” potrebno je u padajućem
izborniku odabrati spajanje.
U kartici “upravljanje predmetom” odabirom opcije “spajanje
spisa” i broja predmeta koji se spaja na osnovni predmet,
izvršava se spajanje
Postupak se nastavlja pod brojem spisa u kojem treba provesti
jedinstveni postupak i donijeti zajedničku odluku i koji se od
trenutka spajanja nalaze u zaduženju istog rješavatelja
(osnovnog spisa)
Činjenicu spajanja pored radnji u eSpis-u, evidentirati na
omotu spisa
29. Razdvajanje spisa
Razdvajanje spisa – odabirom opcije
razdvajanje spisa, unose se samo ona pismena
koja se na njega odnose. Dodjeljuje se u rad
automatskom dodjelom novom rješavatelju
Činjenica razdvajanja evidentira se i na omotu
spisa
članak 85 121, 122 i 123 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
31. Dodjela/zaprimanje/preraspodjela:
• Ustup;
• Nastavak postupka;
• Nastavna ovrha – promjena predmeta i
sredstva ovrhe – članak 40a Pravilnik o radu u sustavu eSpis;
• Ukinuta odluka – članak 40 stavak 1 i 2 Pravilnika o radu u sustavu eSpis;
• Delegacija
32. Preraspodjela spisa
• Oduzeti predmeti – u slučaju pogrešne dodjele
i ponovljene automatske;
• Izuzeće – automatska preraspodjela unutar
zone;
• Nema rješavatelja – automatska s iznimkom;
33. Postupak sa spisima
• Službenici sudske pisarnice dužni su
poduzimati sve što je potrebno da se
poslovanje sa spisima obavlja pravilno, uredno
i na vrijeme, skrbiti da se održe svi propisani
ili određeni rokovi i ukloniti sve što bi omelo
pravodobno obavljanje poslova na rješavanju
predmeta.
• Članak 144 Sudskog poslovnika
34. Pogrešna dodjela predmeta:
• Rješavatelj (sudac/sudski savjetnik) prati
točnost unesenih podataka
članak 12 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
- Odluku o ponovljenoj preraspodjeli – naredbu
– donosi predsjednik suda
Članak 39 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
35. Dostava spisa višem sudu
• Dostavlja se sa popratnim izvješćem u
prethodno “kompletiranje” spisa u pogledu
ulaganja podnesaka, dostavnica, naplate
sudske pristojbe
• Članak 149 do 156 Sudskog poslovnika -
36. Postupanje po žalbi
• Člankom 51 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
propisana je dodjela/dostava spisa županijskim
sudovima i to u odnosu na
• Sporove iz radnih odnosa
• Sporove iz obiteljskih odnosa
• Zemljišno-knjižne predmete
• i dr.
37. Iznimke u dostavi/dodjeli višem sudu
• Remisorno vraćeni predmeti;
• Ukinuti predmeti;
• Članak 53 Pravilnika o radu u sustavu eSpis;
38. Klauzula – pravomoćnost -
ovršnost
• Unos u eSpis;
• Primjedbe;
• Ispis klauzule – ovjereno potpisom i pečatom;
• Upisničar-rješavatelj;
• Djelomična pravomoćnost;
39. PRAVOMOĆNOST…
• Sudac utvrđuje pravomoćnost i ovršnost
sudske odluke;
• Za odluke digitalno potpisane izdaje se u
elektroničkom obliku i ovjerava aplikativnim
potpisom
Članak 67 a Sudskog poslovnika
40. Arhiviranje spisa
• Nakon pravomoćnog dovršetka postupaka, a
nakon što su obavljene sve potrebne radnje
donosi se naredba o pohrani spisa u arhiv;
• Vrši se provjera svih obavljenih radnji;
• Spisi iz tekuće i prošle godine odlažu se u
priručni odnosno, opći arhiv sukladno
rokovima čuvanja navedenim u članku 167 i
168 Sudskog poslovnika i 112 Pravilnika o
radu u sustavu eSpis
41. Izdvajanje spisa iz arhiva
• U sustavu eSpis administrator suda mijenja
status iz “arhiviran” u “riješen”
• Dodjeljuje se u rad rješavatelju (sucu/sudskom
savjetniku) koji je za njega bio zadužen u
sustavu eSpis prije arhiviranja, osim u
slučajevima kada se spis ne može dodijeliti
rješavatelju (sucu/sudskom savjetniku) koji je
bio zadužen za spis prije arhiviranja –
automatska dodjela
• Članak 114 Pravilnika o radu u sustavu eSpis
42. Promjena/dužne radnje tijekom
postupka
• Briše se raniji punomoćnik i upisuje novi;
• Sve radnje ostaju vidljive klikom na opciju
• Svi podaci uneseni u eSpis moraju odgovarati
radnjama u omotu spisa;
44. Pogrešni upisi
• Ukoliko se utvrdi pogrešan upis, odnosno da je
predmet pogrešno upisan, opcijom “pogrešan
upis” označava se u aplikaciji eSpis,
sastavljanjem bilješke o istome
• Članak 175 Sudskog poslovnika i 119 Pravilnika o radu u sustav eSpis
45. Obavještavanje stranaka
• Stranke, njihove punomoćnike i zastupnike, o
stanju predmeta obavještava službenik sudske
pisarnice na osnovi podataka iz upisnika i
spisa i to na način da će se obavijest ograničiti
na podatke o stadiju postupka i zaduženju.
• Podaci se mogu davati telefonom,
elektroničkom poštom i u pisanom obliku;
46. …
• Stranke mogu putem Interneta obaviti uvid u
podatke o predmetu, putem aplikacije
ePredmet
• http://e-predmet.pravosudje.hr/
• članak 42 do 44 Sudskog poslovnika
