La Conservazione Digitale permette di conservare i documenti in formato digitale azzerando l'utilizzo della carta e semplificando le attività lavorative quotidiane. Uno strumento estremamente utile se ben utilizzato, per cui ecco 10 consigli che ci permetteranno di digitalizzare al meglio i documenti.

1. Comemettereinpraticatuttociò?
Scoprilosu
conservazione.infocert.it
Noncrediamocheladematerializzazionepossaesserfattaconloscanner:
èpiùcorrettoedeconomicoripensareilciclodivitadeldocumento
eprodurreoriginalidigitaligrazieaunaseriedi
strumentididematerializzazione.
DEMATERIALIZZAREIPROCESSI 10
Aifinidellaconservazione,inognifasedelciclodivitadiundocumento
siamochiamatiafaredellescelte:unformatoalpostodiunaltro,
unafirmaalpostodiun'altra,unmezzodipostalizzazionepiuttostodiunaltro.
VALUTAREGLIEFFETTISULWORKFLOW9
LanormativasullaPrivacyètrasversaleaquelladellaconservazione
el'unanonpuòprescinderedall'altra.Perevitaresanzioni
laconservazionevafattanelrispettodellenormefissatedalDlgs196/03.
FAREATTENZIONEALLAPRIVACY 8
Deveessereundocumentoinformaticoedescrivere:organizzazione,
soggetticoinvolti,ruoli,modellodifunzionamento,processo,architetturee
infrastruttureutilizzate,misuredisicurezzaealtreinformazioniutili.
NONPENSARECHEILMANUALE
DICONSERVAZIONESIAUNDOCUMENTOCARTACEO7
chedovràpossedereadeguateconoscenzetecnico-informaticheeculturagiuridica.
Affidandolaconservazioneinoutsourcingaunsoggettospecializzatopotremo
delegarneaquestoleattività,nominandoloResponsabiledelservizio.
SCEGLIERECONATTENZIONE
ILRESPONSABILEDELLACONSERVAZIONE 6
ConunasoluzionediFirmaAutomatica(omassiva)
potremosottoscriverecontemporaneamentegrandivolumididocumenti,
senzachecisiabisognodivisualizzarliesottoscriverliunoperuno.
VALUTARESOLUZIONIDIFIRMADIGITALEAUTOMATICA5
Immodificabilitàeintegritàdeldocumentoinformaticopossonoessergarantite
dallafirmadigitale,masoluzionidiverse(firmaelettronicaoelettronicaavanzata)
sonoanchedavalutareasecondadellatipologiadocumentaleinoggetto.
VERIFICARELANECESSITÀDELLAFIRMADIGITALE 4
Cioè,quandoèemessaerecepitadaldestinatarioinformatoelettronico.
Incasocontrariodovremocustodireildocumentocartaceo
finoalcompletamentodelprocessodiconservazione.
RICORDARECHEUNAFATTURA
ÈELETTRONICASERESATALEINEMISSIONE3
Sonodaconsiderarsidocumentiinformatici:
fileditesto,foglidicalcolo,presentazioni,database,immagini.
IlPDFèsolounotraiformatiindicatiperlaconservazione*
NONCONFONDEREDOCUMENTIINFORMATICIEPDF 2
SarebbeungraveerrorecrederechesiamateriadeisoliSistemiInformativi.
Riguardal'interaaziendaol'interoenteperchéprocessi,strumentieregole
vannocondiviseediffusetratuttelearee
PARTIREDALL’ASSUNTOCHE
LACONSERVAZIONERIGUARDATUTTAL’AZIENDA1
SononumerosiibeneficidiunasoluzionediConservazioneDigitale,
sequestaèfattabene.
Eccoperciòi10consiglichecipermetterannodiottenere
massimirisultaticolminimosforzo.
10CONSIGLIPERFARLAALMEGLIO
(EANORMA)
CONSERVAZIONEDIGITALE
*UnelencoditaliformatièfornitodalDPCMdel13Novembre2014