1. GRUPOS DE TRABALLO PARA O
DESENVOLVEMENTO DA
ESTRATEXIA DE MELLORA CONTINUA
DO PROXECTO
INFORME DO CIRCULO DE CALIDADE Nº2
Comunicación e Coordinación dentro da REDE
1

2. Índice
1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................... 2
2. CONTIDOS A TRATAR ........................................................................................... 4
3. METODOLOXÍA. ................................................................................................... 4
4. RESUMO DA SESIÓN ............................................................................................. 5
4.1 O Punto De Partida ................................................................................................... 5
4.2 Tormenta De Ideas.................................................................................................... 6
4.3 Priorización liñas de mellora ..................................................................................... 8
1

3. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
1. INTRODUCCIÓN.
O proxecto
Rede Xiana é un proxecto de emprego promovido pola Deputación da Coruña en colaboración cos
concellos da provincia, dirixido a persoas en situación de desemprego que combina formación para
mellorar as súas competencias persoais e profesionais con asesoramento persoalizado e a realización de
prácticas non laborais en empresas e entidades da provincia. Ten como obxectivo principal, mellorar as
posibilidades destas persoas de atopar un emprego e favorecer unha inserción laboral de calidade.
No marco do proxecto estase a desenvolver unha estratexia de mellora continua que pretende
introducir melloras nas estructuras, nos procesos de traballo e nos resultados. Esta estratexia está
baseada no desenvolvemento de círculos de calidade, configurados como grupos de traballo capaces de
identificar liñas de mellora na xestión do proxecto a través dunha retroalimentación productiva entre os
diferentes axentes que interveñen na súa execución, que posibiliten o establecemento dun plan de
mellora, para a súa implantación en posteriores proxectos de natureza similar, e mesmo para o
establecemento dunha guía maestra a ter en conta no deseño de futuros proxectos de inserción
sociolaboral
Dentro nesta estratexia encaixase o círculo de calidade “Comunicación e coordinación dentro da REDE”,
téndose seleccionado esta tipoloxía de grupo de traballo en base a natureza interdepartamental dos
participantes, así como á circunstancia de que estes non traballan diariamente na temática a analizar e,
polo tanto, a mesma pode resultarlles difícultosa ou árida. O obxectivo do círculo consistiu na
identificación de accións de mellora no proceso de comunicación e coordinación de cara a aumentar o
impacto e visibilidade externa e interna da Rede Xiana.
Data, lugar e horario de realización
22 de Marzo de 2012.
10:00 a 14:00 horas.
Estancias da Deputación da Coruña (A Milagrosa)
Participantes:
Nome Posto Ocupado
Mª José de Santiago Pérez Técnica Inserción Laboral – Concello Culleredo
Mª Carmen Villar Rodríguez Técnica Proxecto Rede Xiana
Sofía Agrafojo Rey Técnica Proxectos Deputación da Coruña
Nuria Rodríguez González Técnica Proxecto Deputación da Coruña
2

4. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
Luisa Lista Ameneiro Coordinadora Proxectos Deputación da Coruña
Carmen Beceiro Blanco Coordinadora Formación Inicia Formación
Susana Navarro Pazos Técnica de Gecreri
Sonia Fachal Crespo Axente de Inserción Laboral
Sonia Machín Herranz Técnica de Empleo y Formación – Concello de Cambre
Equipo de apoio
Cristina Sampayo Fernández Técnica xestión da calidade Gesan S.L.
Montserrat Rodríguez Arufe Técnica xestión da calidade Gesan S.L.
Gustavo Marcos Cancelas Moderador do grupo
Distribución horaria:
O desenvolvemento da sesión de traballo levouse a cabo en base ao seguinte cronograma:
Tarefa Comenza Duración Remata
Presentación e obxectivos 10:00 15´ 10:15
Revisión crítica do procedemento actual 10:15 60´ 11:15
Priorización de líñas de mellora 11:15 15´ 11:30
Pausa café 11:30 30´ 12:00
Análise causa-efecto 12:00 60´ 13:00
Identificación de accións de mellora 13:00 45´ 13:45
Resumo e conclusións 13:45 15´ 14:00
3

5. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
2. CONTIDOS A TRATAR
No círculo de calidade expuxéronse e debatíronse os seguintes contidos:
Transmisión de información entre os diferentes actores do proxecto: Diputación, Empresas,
Concellos.
Optimización da eficacia e eficiencia da rede por medio da colaboración dos Concellos
integrantes.
Avaliación da validez da intranet do proxecto para comunicación e coordinación.
Información ante beneficiarios.
Información ante colaboradores.
O cadro de mando integral de proxecto: o qué, o cándo e o cómo da información a recompilar:
o Indicadores de seguimento de proxecto
o Indicadores de calidade
o Indicadores de reporting ante entidades convocantes
3. METODOLOXÍA.
A metodoloxía empregada nesta sesión de traballo foi a que habitualmente se aplica neste tipo de
grupos de alto rendemento:
Fase I, Introdución: concisa exposición e esclarecemento das temáticas a tratar por parte do
moderador do grupo, para centrar os ámbitos de discusión a abordar (os participantes foran xa
previamente informados dos contidos a tratar), así como das actitudes esperadas dos
participantes durante a súa intervención, para asegurar un bo nivel de rendemento da sesión. O
moderador do grupo tamén expuxo aos participantes as normas básicas de aplicación das
ferramentas a despregar pólo grupo (fundamentalmente brainstorming, análise multivariante e
diagrama causa-efecto).
Fase II, Brainstorming: Identificación dunha lista de posibles liñas a considerar (problemáticas)
dentro da temática a tratar: nesta fase, emprégouse prioritariamente a técnica de Tormenta de
Ideas para obter un listado o suficientemente amplio de aspectos de mellora.
Fase III, Priorización dos problemas a resolver: Da lista previamente elaborada o Círculo elixiu a
orden de prioridades dos problemas que se tratarán de solucionar na sesión. Nesta fase
metodolóxica comezouse empregando a análise multivariante; sen embargo, máis adiante no
desenvolvemento da sesión e seguindo a súa propia dinámica a priorización resultou tan clara
que púdose omitir a aplicación desta técnica estatística.
Fase IV, Clarificar o problema ou a proposta de mellora: Trátause de que os membros
comprenderan por igual o significado e implicacións do/s problema/s seleccionado/s. Como
4

6. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
soporte a este debate aplicouse o diagrama de espiña de pescado, tamén coñecido como
diagrama causa-efecto e diagrama de Ishikawa, para mellor comprender a causa raíz que
provoca a disconformidade analizada, e, por tanto, evitar implantar unha solución que só
provoque maiores problemas dos que tente solventar.
Fase V, Síntese e conclusións: recompilación das principais ideas xurdidas da sesión, e
exposición de conclusións por parte do moderador.
4. RESUMO DA SESIÓN
A continuación recollemos unha síntese da dinámica de traballo establecida, expoñéndose a
información máis relevante obtida en base á aplicación da metodoloxía descrita, ao tratamento crítico
dos contidos propostos para a sesión.
4.1 O Punto De Partida
Para introducir a dinámica de grupo de traballo, o moderador propuso a lectura dun artigo do
Profesor Roberto Carballo: “El punto de partida”, o cal foi facilitado aos asistentes
http://www.aldebaran8.com/
A explicación do mesmo por parte do moderador desencadenou un intercambio de opinións moi
interesante, entre as que destacan:
Somos moi limitados e estamos limitados polas nosas capacidades.
Moitas veces non se identifica ao cliente interno versus cliente externo. Isto cobra
especial relevancia no ámbito dunha Deputación, onde contamos cos concellos, os
cidadáns, e tamén cos outros Departamentos ou Áreas da Institución.
Existe unha mala práctica xeralizada: sinalar aos culpabeis; nembargantes isto é un
patrimonio cultural que mesmo forma parte da tradición empresarial, institucional e
mesmo social.
En todo caso, e de cara ao que está chamado un Círculo de calidade coma o que nos ocupa, é
ben certo que o nivel de responsabilidades dos componentes do Círculo tanto teñen. O que
acontece é que cando todos/as se dan involucrado, todo vai mellor.
Pois ben, aplicando a metodoloxía de “El Punto de partida” á temática en cuestión do Círculo de
calidade, “Comunicación e coordinación dentro da REDE” a conclusión é que no contexto da
Deputación da Coruña hai un primeiro grupo de beneficiarios que son os propios concellos, sen
deixar de ter presente que en moitas ocasións os departamentos ou áreas da institución tamén
son os nosos “clientes”, identificando á propia Deputación coma un “cliente interno”, ao que
chegar con xeitos de traballo en rede e na procura de sinerxias entre este e demais proxectos da
5

7. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
propia Deputación.
Asimesmo, quedou posto de manifesto a dificultade de alcanzar este postulado de traballo en
rede, mais é un dos principios que rixen estes círculos de calidade.
4.2 Tormenta De Ideas
Tal como se explicou anteriormente na metodoloxía do proxecto, antes de pasar a definir e
priorizar as liñas de mellora na Rede Xiana dentro do tópico “Comunicación e Coordinación
dentro da REDE” empregarase a ferramenta “Tormenta de Ideas” ou “Choiva de Ideas”. O
obxecto desta fase consiste en facer emerxer todas as ideas posibles, sin prexulgar nin xulgar a
súa idoneidade, alomenos neste momento, desinhibindo a creatividade de tódolos asistentes, e
permitindo que de conceptos, nun principio non aplicables, poidan xurdir por analoxía outras
ideas si moi valiosas. As características heteroxéneas das persoas presentes no Círculo de
Calidade, debería motivar a aparición de todo tipo de consideracións e achegas.
Na seguinte fase da sesión, realizaráse un análise acerca da calidade e aplicabilidade das ideas
xurdidas. Sen embargo neste momento do proceso comezouse tratando de presentar problemas
concretos, concisos e claros, anteriormente indicados nos contidos a tratar.
A continuación fárase unha mención dalgunhas das ideas xurdidas vinculadas ao contidos a
tratar.
CÍRCULO DE CALIDADE - TORMENTA DE IDEAS
“Comunicación e Coordinación dentro da REDE”
Transmisión de información entre os diferentes actores do proxecto: Concellos,
Deputación Empresas.
1. Infoxicación: Existencia de moitos datos procedentes de múltiples fontes pero difícil
de analizar, e difícil de convertir en información aproveitable.
2. Unha das dificultades máis importante á hora da sensibilización dos Concellos acerca
da utilidade que a Rede XIANA, e que non é percibido como un proxecto propio,
senón como un proxecto da Deputación.
3. Para os concellos, o seus clientes son os beneficiarios das actividade de XIANA, polo
tanto, aqueles que non teñen benefiarios teñen poucos estímulos para manterse
implicados no proxecto.
Optimización da eficacia e eficiencia da rede por medio da colaboración dos Concellos
integrantes.
6

8. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
1. A implicación dos Responsables Municipais e os Axentes de Inserción Laboral
depende de cada individuo e de cada institución. A existencia de información acerca
de todo o desenvolvemento do proceso considerase que vincula e estes,
especialmente a vinculada a aqueles beneficiarios que pertenzan ao seu ámbito de
acción. Propónse un maior contacto coa Diputación.
2. Considéranse as distancias loxísticas un problema á hora de seleccionar o alumnado,
pola carencia de medios de transporte. Tendo en conta o ámbito de actuación da
Rede Xiana, principalmente sobre zonas rurais, suxírese dividir as zonas de
actividades en subzonas.
3. Os Responsables Municipais estiman que non existen suficientes estudios de mercado
de traballo.
4. Consideráse que por parte dos usuarios de XIANA e incluso ás veces dos propios
xestores/partícipes do proxecto, existe unha visión excesivamente fragmentada ou
fraccionada acerca da magnitude e do alcance do proxecto XIANA. De tal forma, que
se cree que soamente se tratan de “simples cursos”. Pídese que se de unha visión
máis ampla e global do proxecto e da súa sofisticación.
5. Percibese maior implicación en zonas onde se contan con menos recursos, como por
exemplo, as zonas máis rurais, que aquelas que poden ter acceso a outras
ferramentas ou outras vías de acción (Áreas Metropolitanas).
6. Discútese a implicación de algúns Responsables Municipais, debido a que as tarefas
asociadas a Rede XIANA, son percibidas como un traballo engadido, máis unha
función fundamental do seu traballo. Xeralmente esta implicación está directamente
relacionada coa visión do/s Alcalde/s e coa implicación e coñecemento destes da
Rede. Insistese na necesidade de que estes axentes conten con información de
primeira man, sexan sensibilizados, para que impulsen o proxecto.
7. As sedes teñen unha visón distinta e máis cercana que o resto dos concellos
presentes no proxecto, pero que non son sedes.
8. Unha das dificultades máis importante á hora da sensibilización dos Concellos acerca
da utilidade que a Rede XIANA, e que non é percibido como un proxecto propio,
senón como un proxecto da Deputación.
9. Valoran a creación dunha Coordinación que xestione a comunicación con todos os
Responsables Municipais e Axentes de Inserción Laboral, que sexa máis cercana e
sexa capaz de sistematizar o traballo e das reunións
Avaliación da validez da intranet do proxecto para comunicación e coordinación.
1. Utilización da Intranet da Rede Xiana como ferramenta de xestión e comunicación
principalmente para o mellor manexo da información acerca da temática e para non
sobrecargar outros sistemas de comunicación como o correo electrónico.
2. A carestía no uso da Intranet procede da falta de dinamización da mesma feita pola
Deputación. Propónse para subsanar isto, outorgarlle outros usos á intranet sendo
persistentes na súa aplicación.
7

9. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
3. Só se usa a Intranet para buscar algún documento específico.
4. Detéctase un problema no uso da Intranet, e é o seguinte: Algúns dos usuarios da
REDE aínda non interiorizaron ou non están absolutamente familiarizados co uso das
novas tecnoloxías. De tal xeito, prefiren optar polo uso do teléfono ou do fax, fronte a
outras ferramentas máis eficientes.
Información ante beneficiarios e colaboradores.
1. Pérdida de contacto cos beneficiarios e usuarios ou clientes finais da Rede Xiana.
Estes desaparecen para Responsables Municipais e para os Axentes de Inserción
Laboral.
2. Os Responsables Municipais desaparecen do proceso unha vez feita a selección dos
beneficiarios, polo que non poden dar información, co conseguinte obstáculo para a
difusión.
3. Utilización da Intranet da Rede Xiana como ferramenta de xestión e comunicación
principalmente para o mellor manexo da información acerca da temática e para non
sobrecargar outros sistemas de comunicación como o correo electrónico.
O qué, o cándo e o cómo da información a recompilar: Indicadores.
1. Non existe un seguemento periódico mensual da actividade, senón que se solicitan os
indicadores “a última hora”, coas respectivas dificultades para a súa confección e
manexo.
4.3 Priorización liñas de mellora
Unha vez concluido co procedemento da Choiva de Ideas, procedeuse á avaliación de todas as
ideas propostas, sendo necesario neste caso, unha revisión crítica das mesmas, para constatar o
seu grado de aplicabilidade, a dificultade da mesma e o impacto que puidese obterse sobre os
resultados e obxectivos a acadar pola Rede XIANA.
Para este procedemento, entendido como a formalización de liñas de mellora, utilizáronse dúas
ferramentas. Nun primeiro lugar o procedemento coa matriz IMPACTO-IMPLEMENTACIÓN. Esta
metodoloxía divide en catro seccións as diferentes actividades a realizar. Deste xeito trátase de
optimizar os esforzos e os resultados das accións realizadas por parte das entidades
participantes que contan con recursos escasos en forma de tempo e orzamento, buscando
máximizar o impacto das medidas a tomar por todos os axentes implicados nos procesos.
8

10. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
O emprego desta ferramenta é resultado de que un dos obxectivos propostos ó círculo de
calidade, non soamente era a identificación de liñas de acción de mellora no proceso de
selección de beneficiarios, senón tamén que esas liñas fose de fácil implementación e
idealmente de alto impacto.
De tal xeito trátase de fuxir de liñas de mellora que supoñan unha difícil implementación e
conten cun impacto reducido, enmarcadas dentro da zona identificada co número 4, priorizando
aquelas medidas que sexan fácilmente implementables e conten cuns altos resultados,
alomenos, previsionalmente.
As liñas de mellora que os asistentes podan encadrar dentro dos subconxunto 3, deberán ser
avaliadas con detenemento, sen rexeitar certas actividades de difícil aplicabilidade pero cun
resultados previstos máis que notables. Para todos los procedementos escritos trátase de
sensibilizar os actores presentes acerca da importancia de cuantificar nalgunha medida os
efectos das acciones propostas de tal forma que se volva máis sinxela e efectiva a toma de
decisións.
Por outra parte, a segunda ferramenta empregada no análise causa-efecto o Diagrama Espiña de
Peixe ou Diagrama de Ishikawa. Esta ferramenta consiste nunha ténica gráfica de amplo uso,
que conta cun amplo uso, posto que permite apreciar con nitidez as relacións entre un problema
e as posibles causas que poden estar motivando que apareza.
Estes diagramas Causa-Efecto axudan a reflexionar sobre as causas reais e/ou potenciais dun
suceso, e non soamente nas máis obvias e sinxelas. Ademáis, son moi axeitados para motivar o
análise e a discusión grupal, de xeito que o equipo de traballo poda ampliar a su comprensión do
problema, visualizalas razóns, motivos ou factores principais e secundarios, identificando
posibles solucións, tomando decisións e, organizando plans de acción. Como se pode comprobar
na imaxe situada máis abaixo o diagrama consiste nun recadro maior, que representa o
problema seguido por lineas principais e secundarios que acotan causas principais e secundarias.
9

11. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
Logo da utilización de estas ferramentas chegouse a un consenso acerca das liñas de mellora
propostas que se sinalan a continuación:
A continuación identificanse as liñas de mellora propostas:
CÍRCULO DE CALIDADE
LIÑAS DE MELLORA PROPOSTAS POLOS ASISTENTES
“Comunicación e Coordinación na REDE”
“Mellor definición dos Indicadores”
Dende o Círculo de Calidade creese que efectivamente é necesario contar con indicadores
que podan amosar o grado de cumprimento de obxectivos e zonas de mellora ou con
carencias. Para iso requiren que produza unaha mellores definición dos mesmos,
marcando con suficiente antelación e anterioridade tempos e prazos de recollida, e
establecendo medidas eficaces e operativas para recabar a información”.
“Uso da Intranet da Rede XIANA”
Os asistentes ó Círculo consideran que a intranet presente na Rede Xiana conta cun gran
potencial. Sen embargo, para a correcta implementación desta e un uso axeitado, é
necesaria que esta sexa dinámica. Para iso propónse dotala de contido, como un foro ou
recursos caracterizados pola súa interactividade, como un espacio de intercambio onde a
deputación e os concello entre si podan compartir información de interese, mapas
10

12. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
interactivos, estudios sectoriais, datos socioeconómicos,... Tamén se insiste en que desde
a deputación se faga un esforzo pedagóxico e instructor acerca da Intranet para que todos
podan ollar as súas virtudes e ventaxas.
“Coordinación da REDE”
Os asistentes ao Círculo de Calidade creen que es esencial la potenciación de la RED
XIANA e da súa coordinación para ver incrementando o seu impacto no mercado
obxectivo. Para isto, os presentes propóñen as seguintes melloras:
a. Potenciar os grupos de traballo.
b. Potenciar a creación e consolidación da REDE como foi deseñada, frente a
imaxe actual da misma, que consiste nun proxecto ou plataforma para
xestión de cursos.
c. Continuidade do persoal nos proxectos, principalmente referido a aquelas
persoas que actuan por parte de cada concello. Creese que este un paso
fundamental para mellorar a eficacia e a efectividade da rede, polo que se
propón a busca de solucións para acadar isto, que principalmente pode pasar
pola consolidación e implicación do papel dos concellos na Rede XIANA.
d. Rotación de sedes. Os concellos que contan cunha sede son máis dinámicos
na súa colaboración e participación. Creese que pode ser interesante a
rotación de sedes, para que os concellos sintan máis cercanas e máis propias
as accións da Rede XIANA. Outra alternativa, sería buscar algunha fórmula
que compensase de algunha fórmula a aqueles concellos que non contasen
cunha sede.
e. Reparto de recursos por zona. Podería ser de interese, que os propios
concellos de cada zona tivesen un protagonismo máis activo no reparto de
recursos na súa área, de forma que tivesen algunha capacidade de
orientación no gasto de aqueles ou na formulación de actividades de
interese.
f. Creación de zonas. No momento de crear as áreas ou subáreas de actuación,
débese ter en conta outros criterios a parte do territorial, como por exemplo
a infraestructura de transportes e conexións.
“Implicación Local”
Ao longo do desenvolvemento desta xornada, en concreto, vénse detectando unha líña de
mellora que aínda que non se pode asignar únicamente a algún dos problemas propostos,
si afecta de forma transversal a todos. É reseñable, que esta mesma idea está presente
noutros Círculos de Calidade e Grupos de Mellora onde se tivo a oportunidade de
participar.
Todos os asistentes remarcan, poñen énfase e reflexionan ante a necesidade dunha maior
11

13. INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE
Comunicación e Coordinación dentro da Rede
implicación dalgún dos actores presentes na REDE XIANA. En concreto refírense cara os
responsables políticos de cada concello. Crése que é un factor crítico, que os Alcaldes
estén concienciados da importancia destas accións e que esto redundará nunha maior
dedicación dos Responsables Municipais para a Rede XIANA. Neste senso, creese de
importancia que se realice unha relevante labor de sensibilización e difusión cos mesmos,
considerando que, de forma óptima, estas labores se realicen de responsables políticos a
responsables políticos, para que se produza unha comunicación máis satisfactoria, e se
trate de incorporar a conciencia de que este non é un proxecto únicamente da
Deputación, senón que é un proxecto de todos.
12