Tài liệu cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc xử lý văn bản và bảng tính với MS Word và Excel 2016, bao gồm các thao tác định dạng văn bản, quản lý dữ liệu và bảo mật khi sử dụng internet. Nó bao quát từ cách định dạng ký tự và đoạn văn bản cho đến các tính năng nâng cao như tạo mục lục tự động và sử dụng footnotes, endnotes. Tài liệu cũng đề cập đến thiết lập môi trường làm việc tối ưu và bảo vệ văn bản nhằm đảm bảo an toàn trong xử lý dữ liệu.

1. TIN HỌC
Ths. Nguyễn Đức Tùng
Bộ Môn Toán Tin, Khoa Cơ Bản
ndtung@huemed -univ.edu.vn

2. 2
Chương I. Xử lý văn bản với MS Word 2016
Chương II. Xử lý bảng tính với MS Excel 2016
Chương III. Internet và quản lý dữ liệu an toàn khi sử
dụng Internet
NỘI DUNG HỌC PHẦN

3. 3
Bài giảng 1 (BG1.TINDC.M4):
Bài 1. Định dạng văn bản
Bài 2. Các thao tác nâng cao
Bài 3. Thao tác trộn văn bản
Bài giảng 2 (BG2.TINDC.M4):
Bài 4. Ứng dụng trong khóa luận, luận văn tốt nghiệp
Bài 5. Ứng dụng trong bài báo khoa học
Bài 6. Ứng dụng trong văn bản hành chính
CHƯƠNG 1. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD 2016

4. 4
Bài giảng 1 (BG1.TINDC.M4)
Bài 1. Định dạng văn bản
CHƯƠNG 1. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD 2016

5. 5
ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

6. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Main tab Home, chọn nhóm Font:
6
✓ Hộp hội thoại Font:

7. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Thay đổi font (Font name), kích thước chữ (Font size):
▪ Lựa chọn văn bản muốn thay đổi.
▪ Vào Tab Home, trong mục Font, chọn một kiểu font
trong danh sách Font và kích thước trong Font Size.
7

8. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Thay đổi kích thước chữ (Font size):
▪ Increase Font size (Ctrl + Shift + >): Tăng font chữ.
▪ Descrease Font size (Ctrl + Shift + <): Giảm font chữ.
▪ Tăng 1 đơn vị: Ctrl + ], giảm 1 đơn vị: Ctrl + [
8

9. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Thay đổi chữ thường, chữ hoa (Change case):
9

10. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Xóa định dạng (Clear all Formatting):
10

11. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ In đậm (Bold), nghiêng (Italic), gạch chân (Underline):
▪ Vào Tab Home, trong mục Font, tùy chọn:
• In đậm: Ctrl + B hoặc nhấn nút
• In nghiêng: Ctrl + I hoặc nhấn nút
• Gạch chân: Ctrl + U hoặc nhấn nút
11

12. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Thiết lập chỉ số dưới (Subscript), chỉ số trên (Superscript):
▪ Lựa văn bản muốn thay đổi. Trong Tab Home, tại mục
Font:
• Chọn Subscript (Ctrl + =) để thiết lập chỉ số dưới.
• Chọn Superscript (Ctrl + Shirt + +) để thiết lập chỉ số trên.
12

13. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
✓ Bổ sung màu nền chữ và màu của chữ:
▪ Lựa văn bản muốn thay đổi. Trong Tab Home, tại mục
Font:
• Chọn Text Highlight Color để đặt màu nền.
• Chọn Font Color để đặt màu chữ.
13

14. 14
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

15. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Main tab Home, chọn nhóm Paragraph:
15
✓ Hộp hội thoại Pragraph:
✓ Main tab Layout, chọn
nhóm Paragraph:

16. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Đánh dấu hoa thị đầu dòng (Bullets):
▪ Vào Tab Home, tại mục Paragraph, lựa chọn kiểu gạch đầu
dòng.
▪ Ngoài ra có thể tự chọn cách ký hiệu khác khi nhấn vào dòng
Define New Bullets.
16

17. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Đánh ký hiệu tăng dần ở đầu dòng (Numbering)
▪ Vào Tab Home, tại mục
Paragraph, lựa chọn kiểu muốn
đánh
17

18. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Đánh ký hiệu có phân cấp ở đầu dòng (MultiLevel List)
▪ Vào Tab Home, tại mục
Paragraph, lựa chọn kiểu muốn
đánh
18

19. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Căn lề dòng văn bản (Alignment):
▪ Vào Tab Home, tại mục Paragraph, tùy chọn:
• Căn trái văn bản (Left) hoặc nhấn Ctrl + L
• Căn giữa văn bản (Center) hoặc nhấn Ctrl + E
• Căn phải văn bản (Right) hoặc nhấn Ctrl + R
• Căn đều hai bên văn bản (Justify) hoặc nhấn Ctrl + J
19

20. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Điều chỉnh khoảng cách dòng (Line spacing):
▪ Vào Tab Home, tại mục Paragraph
chọn Line Spacing (), tùy chọn:
▪ Giãn dòng 1: Chọn 1.0 / Ctrl + 1
▪ Giãn dòng 2: Chọn 2.0 / Ctrl + 2
▪ Giãn dòng 1.5: Chọn 1.5 / Ctrl + 5
20

21. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Điều chỉnh khoảng cách dòng (Line spacing):
▪ Giãn dòng với khoảng
bất kỳ:
• Tab Home mở hộp
thoại Paragraph.
• Mục Line Spacing
(), gõ khoảng vào
At.
21

22. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Thiết lập màu nền đoạn (Shading):
22

23. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Kẻ đường viền cho đoạn (Border):
23

24. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Một số chức năng khác:
24
▪ Đẩy vị trí bắt đầu văn bản sang trái: Decrease Indent.
▪ Đẩy vị trí bắt đầu văn bản sang phải: Increase Indent
▪ Sort: sắp xếp
▪ Show/ Hide ký tự đặc biệt * (Ctrl + *)

25. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Một số chức năng khác:
25
▪ Left: Thiết lập vị trí bắt đầu của văn bản
▪ Right: Thiết lập vị trí kết thúc của văn bản
▪ Before: Thiết lập vị trí giữa đoạn đang chọn với đoạn phía trên
▪ After: Thiết lập vị trí giữa đoạn đang chọn với đoạn phía dưới

26. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
✓ Sao chép kiểu định dạng (Format Painter):
▪ Chọn văn bản có định dạng muốn copy đến nơi khác.
▪ Nhắp nút Format Painter trong mục Clipboard của tab
Home. Sau đó trỏ chuột biến thành một chổi sơn.
▪ Kéo lên trên văn bản mà bạn
muốn có kiểu định dạng này.
▪ Nhả nút chuột và định dạng
mới được tạo thành.
26

27. 27
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
VĂN BẢN

28. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Căn các lề giấy:
▪ Vào Tab Layout trong mục
Page Setup, chọn Margins,
chọn một thông số phù hợp.
▪ Hoặc chọn Custom Margins
trong mục Margins.
28

29. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Kích cỡ giấy:
▪ Vào Tab Layout
chọn mục Size trong
mục Page Setup, chọn
một thông số phù hợp.
▪ Hoặc chọn More
Paper Sizes...
29

30. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Hướng giấy:
▪ Vào Tab
Layout (Page
Setup)
Orientation ()
Portrait hoặc
Landscape.
30

31. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Vị trí Header và Footer:
▪ Trong tab
Layout của
hộp thoại Page
Setup, chọn vị
trí Header và
Footer phù
hợp
31

32. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Thay đổi kiểu xem tài liệu:
▪ Chọn Tab View, trong mục Document Views, tùy chọn
cách hiển thị văn bản.
32

33. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
✓ Phóng to hoặc thu nhỏ tư liệu:
▪ Chọn Tab View (zoom) Zoom.
▪ Nhấp chuột vào số phần trăm
bạn muốn dùng.
33

34. ✓ Xem trước khi in:
▪ Nhắp nút Print Preview and Print trên thanh công cụ
Customize Quick Access Toolbar (Ctrl + F2) hoặc chọn File
Print. Sau đó xem các trang sẽ in như sau:
34
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN

35. 2.3. ĐỊNH DẠNG
TRANG VÀ IN ẤN
✓ In tư liệu:
▪ Để in luôn: File Print
hoặc (Ctrl + P) rồi
nhấn vào nút Print.
▪ Thiết lập trước khi in:
File Print Settings.
35

36. 36
TRÌNH BÀY VĂN BẢN DẠNG
CỘT

37. CHIA CỘT VĂN BẢN (COLUMN)
▪ Chọn Tab Layout / (Page
Setup) Column ():
• One: 1 cột (hủy chia cột)
• Two: 2 cột bằng nhau
• Three: 3 cột bằng nhau
• Left: Cột trái nhỏ hơn cột phải
• Right: Cột phải nhỏ hơn cột
trái.
• More columns: nhiều thuộc
tính hơn
37

38. CHIA CỘT VĂN BẢN (COLUMN)
▪ More Columns:
• Presets: dạng có sẵn.
• Number of columns: số
cột cần chia.
• Line between: Đường kẻ
dọc ngăn cách các cột.
• Width: độ rộng, Spacing:
khoảng cách giữa các cột.
38
• Equal column width: độ rộng xác định.
• Apply To: phạm vi áp dụng (Selected text, Selected Section,
This Section, This point forward, Whole Document).

39. 39
NGẮT PHÂN ĐOẠN

40. Chọn Tab
Layout (Page
Setup) Break
().
CHÈN NGẮT PHÂN ĐOẠN, NGẮT TRANG, NGẮT
ĐOẠN ĐẶC BIỆT
40

41. CHÈN NGẮT PHÂN ĐOẠN, NGẮT TRANG,
NGẮT ĐOẠN ĐẶC BIỆT
▪ Nhóm Page Break:
▪ Page (Ctrl + Enter): ngắt trang.
▪ Column (Ctrl + Shift + Enter):
Ngắt cột
▪ Text Wrapping (Enter): ngắt
đoạn.
▪ Lưu ý: ngắt dòng nhấn Shift +
Enter
41

42. TẠO NGẮT PHÂN ĐOẠN, NGẮT TRANG,
NGẮT ĐOẠN ĐẶC BIỆT
▪ Nhóm Section Break (ngắt phân
đoạn):
▪ Next page: Ngắt phân đoạn
và di chuyển văn bản sau dấu
ngắt sang trang tiếp theo của
tài liệu
▪ Continuous: Ngắt phân đoạn
và đoạn mới nằm ngay sau
dấu ngắt đoạn trên cùng một
trang
42

43. TẠO NGẮT PHÂN ĐOẠN, NGẮT TRANG,
NGẮT ĐOẠN ĐẶC BIỆT
▪ Nhóm Section Break (ngắt
phân đoạn):
▪ Event Page: Ngắt phân
đoạn và di chuyển văn bản
sau dấu ngắt sang trang
chẵn tiếp theo
▪ Odd Page: Ngắt phân đoạn
và di chuyển văn bản sau
dấu ngắt sang trang lẻ tiếp
theo
43

44. TÁC DỤNG NGẮT PHÂN ĐOẠN
▪ Cho phép định dạng trang khác nhau
▪ Cho phép đặt Header & Footer khác nhau
▪ Cho phép cách đánh số trang khác nhau
▪ Cho phép tạo Footnote và Endnote khác nhau
44

45. XÓA NGẮT PHÂN ĐOẠN
▪ Chọn nút Show / Hide P ngược
trong mục Paragraph của Tab
Home, sau đó đưa con trỏ văn bản
đến vị trí của Section và nhấn
Delete.
45

46. 46
Bài giảng 1 (BG1.TINDC.M4)
Bài 2. Các thao tác nâng cao
CHƯƠNG 1. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD 2016

47. 47
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM
VIỆC TỐI ƯU

48. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
✓ Main tab File, chọn Options:
48

49. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Chuyển đổi đơn vị
đo trên Thước:
▪ File → Option →
Advanced, tại mục
Display, thay đổi
đơn vị đo tại mục
Show measurements
in units of.
▪ Lưu ý: Ẩn hiện
thước: View →
Ruler 49

50. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Kiểm tra chính tả:
▪ File → Option →
Proofing, tại mục
When correcting
spelling and
grammar in Word,
thay đổi kiểu kiểm
tra.
▪ Lưu ý: Word không
hỗ trợ kiểm tra chính
tả Tiếng Việt. 50

51. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Một số thuộc tính mặc định khi lưu văn bản:
51

52. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Thiết lập viết tắt
(AutoCorrect):
▪ File → Option →
Proofing, chọn nút
AutoCorrect Option.
52

53. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
▪ Thiết lập viết tắt
(AutoCorrect):
▪ File → Option →
Proofing, chọn nút
AutoCorrect Option.
53

54. Bảo vệ văn bản:
▪ Cách 1: Bảo vệ văn bản bằng
Mark as Final. Vào Tab File
chọn Info, chọn Protect
Document và chọn Mark as Final
để đánh dấu phiên bản này là
phiên bản cuối cùng
54
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU

55. Bảo vệ văn bản:
▪ Cách 2: Bảo vệ văn bản bằng
Password. Vào Tab File chọn Info,
chọn Protect Document và chọn
Encrypt with Password để cài đặt
mật khẩu cho văn bản
55
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU

56. Bảo vệ văn bản:
▪ Cách 3: Bảo vệ văn bản bằng
Restrict Editing. Vào Tab File
chọn Info, chọn Protect
Document và chọn Restrict
Editing để ể giới hạn quyền
chỉnh sửa của văn bản
56
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU

57. ▪ Tại Restrict Editing, bạn tích vào Allow
only this type of editing in the
document. Sau đó, lựa chọn các tùy
chọn giới hạn quyền cảu người xem
▪ Tracked changes: Cho phép chỉnh sửa
và quá trình chỉnh sửa sẽ được ghi lại
▪ Comments: Không thể chỉnh sửa văn
bản mà chỉ thêm các bình luận, ghi chú
cho văn bản
▪ Filling in form: Chỉ cho phép điền vào
form khảo sát của tác giả
▪ No changes (Read only): Chỉ đọc 57
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU

58. ▪ Chọn Yes, Start Enforcing Protection và đặt mật
khẩu cho văn bản
58
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU

59. 59
TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG

60. TẠO MỤC LỤC
▪ Giúp rút ngắn thời gian tra cứu các đề mục, thuận
tiện cho việc đọc và chỉnh sửa
▪ Gồm 2 bước:
▪ Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Bước 2: Tạo mục lục tự động
60

61. Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
▪ Cách 1. Sử dụng các mức Heading: Bôi đen phần nội dung
muốn làm đề mục, trong tab Home, tại nhóm Style chọn
Heading với cấp độ tương ứng
61
TẠO MỤC LỤC

62. ▪ Cập nhật lại thông tin của Heading
62
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
TẠO MỤC LỤC

63. ▪ Cách 2: Đánh dấu mức độ (level) các đề mục:
63
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
TẠO MỤC LỤC

64. ▪ Cách 2: Đánh dấu mức độ (level) các đề mục:
Bôi đen phần nội dung muốn làm đề mục, mở tab
References, trong nhóm Table of Contents click vào Add
Text, sau đó chọn Level bạn muốn áp dụng cho đoạn
đang bôi đen (Level 1 là cấp độ cao nhất, sau đó đến
Level 2 và Level 3…).
64
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
TẠO MỤC LỤC

65. ▪ Cách 2: Đánh dấu mức độ (level) các đề mục:
Mặc định 3 Level, chọn Cutum Table of Contents để
thêm Level
65
Bước 1: Xác định cấp độ của mỗi đề mục
TẠO MỤC LỤC

66. ▪ Đặt con trỏ vào vị trí bạn
muốn hiển thị mục lục
(thường là trang đầu hoặc
trang cuối của văn bản).
▪ Mở tab References, click
vào Table of Contents rồi
chọn hình thức hiển thị
mục lục (có sẵn mẫu cho
bạn chọn).
66
TẠO MỤC LỤC
Bước 2: Tạo mục lục tự động

67. 67
TẠO MỤC LỤC
Bước 2: Tạo mục lục tự động
Di chuyển đến nội dung từ mục lục: nhấn đề phím Ctrl và
nhấn chuột vào phần mục lục cần di chuyển đến nội dung

68. 68
Vào Reference chọn Update Table hoặc nhấn vào nút
Update Table phía đầu mục lục tự động.
TẠO MỤC LỤC
Update mục lục:

69. 69
CHỨC NĂNG CAPTION

70. GIỚI THIỆU CAPTION
▪ Caption là tiêu đề cho một đối tượng nhất định trong
Word, có thể là hình ảnh, bảng biểu, công thức.
▪ Caption có chức năng làm rõ nội dung của đối tượng
và thể hiện tính logic cho đối tượng minh họa trong
văn bản.
70

71. CHÈN CAPTION
▪ Chọn thẻ Reference, trong mục Caption, chọn
Insert Caption
71
▪ Mục Label: Chọn
nhãn Caption
(Hình, công thức
và bảng).

72. VỊ TRÍ CAPTION
▪ Có 2 vị trí: Above và Below
72

73. THÊM NHÃN MỚI
▪ Chọn New Label và gõ tên nhãn mới vào
73

74. ĐÁNH SỐ CHO CAPTION
▪ Chọn Numbering và đánh số Caption
74

75. XÓA NHÃN CAPTION
▪ Chọn Delete Label để xóa Caption
75

76. 76
CHỨC NĂNG FOOTNOTE VÀ ENDNOTE

77. FOOTNOTE VÀ ENDNOTE LÀ GÌ?
▪ Là công cụ để tạo chú thích cho văn bản trong Word,
trong đó:
▪ Footnote: Nằm ở cuối mỗi trang chứa nội dung
muốn chú thích hoặc ngay bên dưới nội dung chú
thích
▪ Endnote: Nằm ở cuối văn bản
▪ Cả hai loại đều hiển thị ký hiệu là chữ hoặc số nằm
nhỏ phía trên bên phải của nội dung chú thích.
77

78. CÁCH TẠO FOOTNOTE VÀ ENDNOTE
▪ Chọn đối tượng, văn bản
mà bạn muốn chú thích
▪ Trên thanh công cụ, chọn
tab References, tại nhóm
Footnotes, nhấp chọn mũi
tên nhỏ để mở rộng hộp
thoại Footnote and Endnote
78

79. CÁCH TẠO FOOTNOTE VÀ ENDNOTE
▪ Location: Vị trí của chú
thích. Footnotes gồm
Below Text và Bottom of
Page. Endnotes gồm End of
Section, End of Document.
▪ Number format: Chọn ký
hiệu hiển thị cho chú thích:
Chữ hoặc số
79

80. CÁCH TẠO FOOTNOTE VÀ ENDNOTE
▪ Custom mark: Chọn ký
hiệu đặc biệt (không phải là
chữ hay số) cho chú thích.
▪ Start at: Chọn ký tự (số thứ
tự) bắt đầu của chú thích
▪ Numbering: Chọn cách
đếm số thứ tự chú thích
(liên tục, bắt đầu lại ở mỗi
đoạn hay mỗi trang) 80

81. CÁCH TẠO FOOTNOTE VÀ ENDNOTE
▪ Apply changes to: Thay đổi
định dạng chú thích với
đoạn đang chọn hay toàn
bộ văn bản
81

82. TẠO CHÚ THÍCH FOOTNOTE
▪ Chọn đối tượng muốn chú
thích.
▪ Trên thanh công cụ, chọn tab
References, trong nhóm
Footnote, nhấp chọn Insert
Footnote để tạo chú thích cho
đối tượng.
▪ Chọn Show Notes để đến vị
trí chú thích và nhập chú
thích 82

83. TẠO CHÚ THÍCH ENDNOTE
▪ Chọn đối tượng muốn chú
thích.
▪ Trên thanh công cụ, chọn tab
References, trong nhóm
Endnote, nhấp chọn Insert
Footnote để tạo chú thích cho
đối tượng.
83

84. 84
CHỨC NĂNG COMMENT

85. CHÈN CHÚ THÍCH COMMENT
▪ Chọn phần văn bản cần tạo chú thích, trong thẻ Review,
chọn New Comnent
85

86. THAO TÁC TRÊN CHÚ THÍCH COMMENT
▪ Delete xóa bình luận hiện hành.
▪ Delete All Comments Shown xóa tất cả bình luận đang hiển thị.
▪ Delete All Comments in Document xóa tất cả bình luận trong tài
liệu.
▪ Previous chuyển đến bình luận trước đó.
▪ Next chuyển đến bình luận sau đó.
▪ Show Comments hiển thị bình luận. 86

87. 87
CHỨC NĂNG TRACKING

88. TRACKING CHANGES
▪ Sử dụng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đánh dấu sự thay
đổi và ghi chú trong tài liệu, sửa đổi văn bản nhưng vẫn
giữ được văn bản gốc. Khi sử dụng Track Changes, mọi
thay đổi của văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị trên
Word.
▪ Người dùng biết được những chỉnh sửa nào đã được
thêm vào trong file Word của mình, được đánh giá là
cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm, Track Changes
sẽ lưu giữ mọi lần xoá, bổ sung, sửa đổi về văn bản,
comment,… bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau 88

89. MỞ VÀ TẮT TRACK CHANGES
▪ Vào thẻ Review, chọn Track Changes và chọn tiếp
Track Changes.
▪ Tùy chọn Lock Tracking ngay phía dưới dùng để thiết
lập mật khẩu không cho người khác tắt Track Changes
của file.
89

90. MỞ VÀ TẮT TRACK CHANGES
▪ Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, có
2 tùy chọn:
▪ C1. Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept, rồi chọn
Accept All Changes and Stop Tracking
▪ C2. Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject rồi chọn Reject
All Changes and Stop Tracking
90

91. GIAO DIỆN TRACK CHANGES
91

92. TÙY CHỌN TRACK CHANGES
92
Chế độ hiển thị sự thay đổi có 4 loại (Markup):
▪ Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi.
▪ All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi.
▪ No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không
hiển thị những thay đổi cụ thể.
▪ Original: Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa.

93. TÙY CHỌN TRACK CHANGES
93
Tùy chỉnh loại thay đổi được hiển thị (Show Markup):
▪ Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa.
▪ Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa.
▪ Formatting: các chỉnh sửa về định dạng.
▪ Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải.
▪ Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị.

94. TÙY CHỌN TRACK CHANGES
94
▪ Reviewing Pane: Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo
chiều dọc hoặc chiều ngang.
▪ Change Tracking Options: Tùy chỉnh nâng cao: bạn có thể
thay đổi màu sắc, quy ước của các loại thay đổi tùy ý.

95. 95
Bài giảng 1 (BG1.TINDC.M4)
Bài 3. Thao tác trộn văn bản
CHƯƠNG 1. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD 2016

96. GIỚI THIỆU TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)
▪ Trộn văn bản (Mail Merge) là tính năng hữu
ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp
các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các
dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định
như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu
điểm…
96

97. TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)
✓ Tư liệu chính:
• Chọn Letters nếu thư gốc là các loại
thư, giấy mời.
• Chọn Envelopes nếu thư gốc là phong
bì thư.
• Chọn Labels nếu thư gốc là các nhãn.
• ...
▪ Soạn thảo tư liệu chính (giấy mời, công văn, thư …)
▪ Tab Mailings (Start Mail Merge) Start Mail Merge () :
97

98. ✓ Tạo và lưu nguồn dữ liệu:
▪ Tab Mailings (Start Mail Merge) Select Recipient ()
98
TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)
• Type New List: nếu
chưa có nguồn dữ liệu.
• Use Existing List: nếu
đã có sẵn nguồn dữ liệu
từ trước.
▪ Tạo nguồn dữ liệu hoặc
mở dữ liệu nguồn nếu đã
có sẵn

99. ✓ Nhập các khoản tin vào nguồn dữ liệu:
▪ Tab Mailings (Start Mail Merge) Edit Repcipient List
99
TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)

100. ✓ Trộn vào tư liệu chính.
▪ Quay về tư liệu, đặt dấu chèn trên
dòng tương ứng.
▪ Nhắp nút Insert Merge Field trong
mục Write & Insert Field.
▪ Nhắp trường tương ứng.
▪ Word sẽ chèn trường hợp nhất,
được bao quanh bởi cặp dấu << và
>> và thao tác như vậy cho đến
hết trường.
100
TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)

101. ✓ Xem tư liệu đã được trộn:
▪ Nhắp nút PreView Results Sẽ hiển thị thông tin người thứ
nhất.
▪ Nhấp các nút điều khiển bản ghi Word sẽ hiển thị
dữ liệu của khoản tin tiếp theo.
▪ Nhắp nút (Finish) Finish & Merge/ chọn Edit Individual
Documents để trộn các tư liệu.
▪ Nhắp nút Print trên thanh công cụ Customize Quick
Access Toolbar để in các giấy mời soạn sẵn và đóng tư liệu lại
mà không cần phải lưu nó. 101
TRỘN VĂN BẢN (MAIL MERGE)

102. KẾT THÚC BÀI GIẢNG 1
102