Aplikasi Akuntansi Excel Bab 2

BAB 2 : Aplikasi Piutang 1

BAB 2
www.xclmedia.com

11


APLIKASI PIUTANG 1
www.xclmedia.com

1. GAMBARAN APLIKASI SECARA MANUAL

Aplikasi Piutang-1 adalah aplikasi piutang dengan sistem pengelolaan pembayaran
faktur dialokasikan secara terurut mulai dari faktur pertama hingga faktur
berikutnya. Jika faktur pertama sudah lunas, maka pembayaran berikutnya
akan dialokasikan pada faktur berikutnya secara terurut sesuai dengan tanggal
atau nomor faktur.

Berikut ini contoh transaksi piutang yang akan diaplikasikan ke dalam sistem
pengelolaan pembayaran faktur secara terurut.

PIUTANG :
- Piutang faktur 01 : Rp 350.000

PEMBAYARAN :
- Pembayaran ke-1 : Rp 250.000
- Pembayaran ke-2 : Rp 300.000

Transaksi piutang di atas jika diaplikasikan ke dalam sistem pengelolaan
pembayaran faktur secara terurut sebagai berikut.
- Piutang faktur 1 ................... Rp. 350.000
- Pembayaran ke-1 ................ (Rp. 250.000)

12


- Sisa faktur 1 ........................ Rp. 100.000
- Jumlah ................................ Rp. 340.000
- Pembayaran ke-2 ................ (Rp. 300.000)
- Sisa faktur 2 ........................ Rp. 040.000
- Jumlah ................................ Rp. 315.000
www.xclmedia.com

Keterangan :
- Piutang faktur 01 : Rp. 000.000 ......... Lunas
- Piutang faktur 02 : Rp. 040.000 ......... Belum Lunas
- Piutang faktur 03 : Rp. 275.000 ......... Belum Lunas
Jumlah : Rp. 315.000

Dengan sistem pengelolaan pembayaran di atas, maka faktur tagihan akan lunas
secara terurut dimulai dari faktur pertama hingga faktur berikutnya.

Gambaran pengelolaan transaksi piutang di atas cukup sederhana. Untuk transaksi
piutang yang cukup banyak, maka pengelolaan transaksi dapat dilakukan secara
komputerisasi dengan menggunakan Aplikasi Piutang-1.

Secara garis besar informasi yang dapat dihasilkan dalam Aplikasi Piutang-1
adalah sebagai berikut.

1. Informasi saldo piutang customer baik secara rinci maupun dalam
bentuk rekap.
2. Informasi lunas atau belum terhadap sebuah faktur dari pembayaran
customer.
3. Informasi umur piutang dari faktur yang belum lunas baik secara rinci
maupun dalam bentuk rekap. Umur piutang akan selalu berubah sesuai
dengan perubahan tanggal komputer.

13


2. MENGELOLA APLIKASI PIUTANG-1

Untuk mengelola Aplikasi Piutang-1 terlebih dulu siapkan file Aplikasi Piutang-1
yang masih kosong dan belum diisi dengan transaksi. Berikut ini akan diuraikan
langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengelola transaksi piutang
ke dalam file Aplikasi Piutang-1.

2.1 Mengisi Nama dan Alamat Perusahaan
www.xclmedia.com

Bukalah file Aplikasi Piutang-1 lalu klik sheet “Menu” atau lembar kerja Menu
Utama. Pada sheet “Menu” terdapat kotak isian untuk mengisi nama perusahaan
dan alamat perusahaan. Bagaimana untuk usaha perseorangan yang tidak
memiliki nama perusahaan? Maka buatlah nama usaha sebagai nama perusahaan.
Kemudian isikan ke dalam kotak isian nama perusahaan.

Kotak Isian

14


2.2 Mengatur Umur Piutang

Umur piutang adalah umur tagihan piutang pada sebuah faktur atau beberapa
faktur yang belum lunas. Umur piutang dihitung antara tanggal faktur dan tanggal
terkini. Misal tanggal faktur 1-Jan-06, sedangkan tanggal terkini 30-Jan-06,
maka umur tagihan piutang adalah 30 hari.

Dalam Aplikasi Piutang-1 umur piutang diklasifikasikan ke dalam bentuk
kelompok interval umur hari. Kelompok interval yang tersedia sebanyak 5
www.xclmedia.com

kelompok interval umur hari. Anda dapat menentukan kelompok interval umur
tersebut sesuai dengan kebijakan terhadap tagihan piutang Anda.

Misal umur piutang diklasifikasikan ke dalam kelompok interval umur 7 hari,
maka kelompok umur piutang tersebut jika dikelompokkan sebagai berikut.

- Umur 1 : 00 - 7 hari
- Umur 2 : 07 - 14 hari
- Umur 3 : 14 - 21 hari
- Umur 4 : 21 - 28 hari
- Umur 5 : 28 > 00 hari

Maksud pengelompokan umur piutang di atas adalah bahwa umur piutang berada
di antara 0 - 7 hari atau 7 - 14 hari atau 14 - 21 hari dan seterusnya.

Misal umur piutang diklasifikasikan ke dalam kelompok interval umur 30 hari,
maka kelompok umur piutang tersebut jika dikelompokkan sebagai berikut.

- Umur 1 : 000 - 300 hari
- Umur 2 : 030 - 600 hari
- Umur 3 : 060 - 900 hari
- Umur 4 : 090 - 120 hari
- Umur 5 : 120 > 000 hari

Untuk mengatur umur piutang, Anda harus masuk ke dalam lembar kerja

15


Pengaturan Umur Piutang. Melalui sheet “Menu” klik tombol “Atur Umur”
atau langsung mengklik sheet “Atur”, maka Anda akan masuk ke dalam lembar
kerja Pengaturan Umur Piutang.
www.xclmedia.com

Tombol ke Pengaturan
Umur Piutang

Misal kelompok interval umur piutang yang akan digunakan adalah 30 hari,
maka isilah nilai interval umur piutang tersebut sebagaimana gambar berikut.

Tombol kembali
ke Sheet Menu

Pengaturan Umur

16


Untuk kembali ke sheet “Menu” klik tombol “Menu Utama”.

2.3 Mengisi Transaksi Piutang

Transaksi piutang diisi ke dalam lembar kerja piutang. Untuk masuk ke dalam
lembar kerja piutang terlebih dulu melalui sheet “Menu” lalu klik tombol “Analisa
Piutang” atau langsung mengklik sheet “Analisa”.
www.xclmedia.com

Tombol ke lembar kerja
Laporan Analisa Piutang

Tombol-tombol ke
lembar kerja Piutang

Pada kolom kode terdapat kode P001, P002, P003, P004..........s.d P050.
Kode-kode tersebut disamping untuk mengidentifikasi customer, juga sebagai
tombol untuk masuk ke dalam lembar kerja piutang. Jika kursor diarahkan
pada kode tersebut, maka penunjuk kursor akan berubah menjadi icon tangan.

17


Lembar kerja piutang yang tersedia dalam aplikasi sebanyak 50 lembar kerja.
Untuk masuk ke dalam lembar kerja piutang (1) klik tombol kode “P001” atau
langsung mengklik sheet “(1)” sehingga akan ditampilkan lembar kerja piutang
customer P001.

Klik Customer P001
www.xclmedia.com

Berikut contoh kasus transaksi piutang customer PT. Bolang-Baling yang akan
diaplikasikan ke dalam Aplikasi Piutang-1. Pada saat pencatatan transaksi piutang
ke dalam aplikasi, tanggal terkini (up to date) pada contoh kasus PT. Bolang-
Baling adalah tanggal 30 April 2007. Untuk menyelaraskan hasil agar hasil
pengolahan data piutang PT. Bolang-Baling sama dengan hasil pengolahan di
komputer Anda, maka kondisikan tanggal di komputer Anda menjadi 30 April
2007. Ubahlah untuk sementara tanggal di komputer Anda menjadi 30 April
2007. Lihat kembali pengaturan tanggal pada Bab 1.

18


30 April 2007
www.xclmedia.com

Melalui jendela Date / Time Properties ubahlah tanggal menjadi 30 April 2007,
kemudian klik Apply atau OK. Perubahan dapat dilihat melalui informasi tanggal
dalam lembar kerja Laporan Analisa Umur Piutang. Jika perubahan belum
nampak, maka tekan F9 pada keyboard.

Info Tanggal

Perubahan dapat pula dilihat melalui informasi tanggal dalam lembar kerja piutang
pada kolom “Keterangan - Umur Piutang”.

19


Info Tanggal
www.xclmedia.com

Pada contoh berikut diilustrasikan bahwa PT. Bolang-Baling memiliki 15 cus-
tomer. Transaksi piutang masing-masing customer akan diinput ke dalam lembar
kerja piutang masing-masing customer.

CUSTOMER-1 :
CV. CAKRAM, Yogyakarta
Tanggal Keterangan Piutang Bayar
05-01-2007 : (F-00001) Penjualan 350.000
20-01-2007 : (F-00016) Penjualan 240.000
04-02-2007 : (F-00031) Penjualan 275.000
19-02-2007 : (F-00046) Penjualan 175.000
20-02-2007 : Terima Pembayaran 350.000
25-02-2007 : Retur Penjualan 025.000
04-03-2007 : (F-00059) Penjualan 225.000
16-03-2007 : (F-00071) Penjualan 205.000

Masukkan transaksi piutang di atas ke dalam kolom-kolom yang sesuai pada
lembar kerja piutang customer P001 pada sheet “(1)” sebagaimana ditunjukkan
gambar berikut.

20

www.xclmedia.com

PENJELASAN :

1. Kolom “SALDO” akan menghitung mutasi penambahan piutang dari kolom
“DEBET” dan mutasi pengurangan piutang berupa pembayaran atau retur
dari kolom “KREDIT”.
2. Kolom keterangan “Lunas” akan memberikan informasi Lunas atau Belum
terhadap sebuah faktur. Pembayaran atau retur piutang akan dialokasikan
secara terurut mulai dari faktur pertama hingga faktur berikutnya
berdasarkan urutan nomor atau tanggal faktur.
3. Kolom keterangan “Sisa” akan memberikan informasi sisa tagihan faktur
yang belum dibayar atau belum lunas.
4. Kolom keterangan “Umur Piutang” akan memberikan informasi umur faktur
yang belum lunas. Penghitungan umur faktur terintegrasi dengan sistem
penanggalan di komputer. Umur faktur dihitung antara tanggal faktur dan
tanggal terkini di komputer (up to date). Setiap kali tanggal komputer berubah,
maka umur faktur akan ikut berubah dan menyesuaikan ke dalam kelompok
umur piutang.

21


Pengisian transaksi pada lembar kerja piutang customer P001 di atas selanjutnya
diolah ke dalam lembar kerja Laporan Analisa Umur Piutang dalam bentuk
ringkasan tagihan piutang yang dikelompokkan ke dalam beberapa kelompok
umur tagihan piutang.
www.xclmedia.com

CATATAN PENTING :

Dalam lembar kerja piutang di sepanjang kolom “KREDIT” jangan meletakkan
nilai atau angka apapun yang bukan transaksi. Jika ingin meletakkan nilai atau
angka hendaknya di luar dari kolom tersebut. Pada sel manapun dalam lembar
kerja piutang dapat Anda letakkan angka apapun yang bukan transaksi, kecuali
pada sel-sel kolom “KREDIT”.

Jika Anda meletakkan angka atau nilai apapun yang bukan transaksi pada kolom
“KREDIT”, maka akan mempengaruhi pengolahan data oleh rumus-rumus dalam
lembar kerja tersebut. Sebagai contoh letakkan angka pada kolom tersebut
sebagaimana ditunjukkan gambar berikut.

22

www.xclmedia.com

Jangan meletakkan nilai apapun yang Keterangan faktur menjadi LUNAS
bukan transaksi di kolom KREDIT semua, padahal masih mempunyai
saldo 480.000

Keterangan :
Jika Anda meletakkan angka atau nilai yang bukan transaksi di sepanjang kolom
“KREDIT”, maka akan mempengaruhi keterangan faktur pada kolom “LUNAS”
sehingga keterangan faktur akan menjadi LUNAS, padahal masih memiliki saldo.
Lihat pengaruh tersebut akan berpengaruh pula pada lembar kerja Laporan
Analisa Umur Piutang.

Kemudian untuk transaksi piutang customer berikutnya, lakukan pengisian
transaksi piutang customer tersebut ke dalam lembar kerja piutang (2). Untuk
masuk ke dalam lembar kerja piutang (2), pada lembar kerja Laporan Analisa
Umur Piutang klik kode “P002” atau langsung mengklik sheet “(2)” sehingga
akan ditampilkan lembar kerja piutang customer P002.

23


Klik Customer P002
www.xclmedia.com

CUSTOMER-2 :
PT. DASIMA, Magelang
13-01-2007 : (F-00009) Penjualan 450.000
28-01-2007 : (F-00024) Penjualan 250.000
12-02-2007 : (F-00039) Penjualan 325.000
25-02-2007 : (F-00052) Penjualan 275.000
10-03-2007 : (F-00065) Penjualan 260.000
22-03-2007 : (F-00077) Penjualan 175.000

24


Masukkan transaksi piutang di atas ke dalam kolom-kolom yang sesuai pada
lembar kerja piutang customer P002 atau pada sheet “(2)” sebagaimana
ditunjukkan gambar berikut.
www.xclmedia.com

Pengisian transaksi pada lembar kerja piutang customer P002 di atas selanjutnya
diolah ke dalam lembar kerja Laporan Analisa Piutang dalam bentuk ringkasan
tagihan piutang sebagaimana gambar berikut.

25


Lakukan pengisian transaksi piutang untuk customer berikutnya ke dalam lembar
kerja piutang (3), (4), (5), (6) dan seterusnya. Lembar kerja piutang yang
tersedia dalam aplikasi sebanyak 50 lembar kerja.

CUSTOMER-3 :
UD. DAHLIA, Yogyakarta
www.xclmedia.com

06-01-2007 : (F-00002) Penjualan 240.000
21-01-2007 : (F-00017) Penjualan 450.000
05-02-2007 : (F-00032) Penjualan 360.000
20-02-2007 : (F-00047) Penjualan 380.000
25-02-2007 : Retur Penjualan 040.000
05-03-2007 : (F-00060) Penjualan 425.000
17-03-2007 : (F-00072) Penjualan 275.000

26


CUSTOMER-4 :
CV. EXPONEN, Solo
14-01-2007 : (F-00010) Penjualan 380.000
29-01-2007 : (F-00025) Penjualan 325.000
13-02-2007 : (F-00040) Penjualan 245.000
26-02-2007 : (F-00053) Penjualan 500.000
www.xclmedia.com

11-03-2007 : (F-00066) Penjualan 435.000
23-03-2007 : (F-00078) Penjualan 465.000
28-03-2007 : (F-00083) Penjualan 475.000

27


CUSTOMER-5 :
PT. MITAKO, Klaten
07-01-2007 : (F-00003) Penjualan 450.000
22-01-2007 : (F-00018) Penjualan 750.000
06-02-2007 : (F-00033) Penjualan 725.000
21-02-2007 : (F-00048) Penjualan 680.000
www.xclmedia.com

06-03-2007 : (F-00061) Penjualan 260.000
18-03-2007 : (F-00073) Penjualan 330.000

28


CUSTOMER-6 :
UD. PUSAKA, Magelang
15-01-2007 : (F-00011) Penjualan 360.000
30-01-2007 : (F-00026) Penjualan 615.000
14-02-2007 : (F-00041) Penjualan 455.000
27-02-2007 : (F-00054) Penjualan 280.000
www.xclmedia.com

12-03-2007 : (F-00067) Penjualan 680.000
24-03-2007 : (F-00079) Penjualan 250.000
29-03-2007 : (F-00084) Penjualan 625.000
03-04-2007 : Retur Penjualan 080.000
05-04-2007 : (F-00090) Penjualan 215.000
09-04-2007 : (F-00094) Penjualan 240.000

29


CUSTOMER-7 :
CV. KALIMAS, Yogyakarta
08-01-2007 : (F-00004) Penjualan 195.000
23-01-2007 : (F-00019) Penjualan 250.000
07-02-2007 : (F-00034) Penjualan 315.000
www.xclmedia.com


30


CUSTOMER-8 :
PT. LANTING, Magelang

16-01-2007 : (F-00012) Penjualan 500.000
31-01-2007 : (F-00027) Penjualan 145.000
www.xclmedia.com

15-02-2007 : (F-00042) Penjualan 235.000
28-02-2007 : (F-00055) Penjualan 350.000

31


CUSTOMER-9 :
UD. LAJARO, Solo

09-01-2007 : (F-00005) Penjualan 225.000
24-01-2007 : (F-00020) Penjualan 330.000
08-02-2007 : (F-00035) Penjualan 350.000
www.xclmedia.com


32


CUSTOMER-10 :
CV. MEDICAL, Klaten

17-01-2007 : (F-00013) Penjualan 690.000
01-02-2007 : (F-00028) Penjualan 475.000
16-02-2007 : (F-00043) Penjualan 260.000
01-03-2007 : (F-00056) Penjualan 440.000
www.xclmedia.com

13-03-2007 : (F-00068) Penjualan 325.000
25-03-2007 : (F-00080) Penjualan 330.000
01-04-2007 : (F-00087) Penjualan 275.000
06-04-2007 : (F-00091) Penjualan 170.000

Lakukan pengisian transaksi piutang customer berikutnya dari customer P011
sampai dengan customer P015 ke dalam lembar kerja piutang berikutnya dan
lihat bagaimana hasil pengisian tersebut.

33


CUSTOMER-11 :
PT. POSANAN, Magelang
10-01-2007 : (F-00006) Penjualan 440.000
25-01-2007 : (F-00021) Penjualan 450.000
09-02-2007 : (F-00036) Penjualan 175.000
22-02-2007 : (F-00049) Penjualan 215.000
www.xclmedia.com

07-03-2007 : (F-00062) Penjualan 500.000
17-03-2007 : Diskon 050.000
19-03-2007 : (F-00074) Penjualan 290.000
30-03-2007 : (F-00085) Penjualan 470.000
07-04-2007 : (F-00092) Penjualan 360.000

CUSTOMER-12 :
UD. GENERAL, Klaten
18-01-2007 : (F-00014) Penjualan 240.000
02-02-2007 : (F-00029) Penjualan 340.000
17-02-2007 : (F-00044) Penjualan 480.000
02-03-2007 : (F-00057) Penjualan 350.000
14-03-2007 : (F-00069) Penjualan 390.000
26-03-2007 : (F-00081) Penjualan 250.000
02-04-2007 : (F-00088) Penjualan 219.000

34


CUSTOMER-13 :
PT. INTERSAT, Yogyakarta

11-01-2007 : (F-00007) Penjualan 390.000
26-01-2007 : (F-00022) Penjualan 370.000
10-02-2007 : (F-00037) Penjualan 425.000
23-02-2007 : (F-00050) Penjualan 335.000
www.xclmedia.com

08-03-2007 : (F-00063) Penjualan 350.000
20-03-2007 : (F-00075) Penjualan 337.000
31-03-2007 : (F-00086) Penjualan 355.000
08-04-2007 : (F-00093) Penjualan 520.000

CUSTOMER-14 :
CV. MENTARI, Solo

19-01-2007 : (F-00015) Penjualan 320.000
03-02-2007 : (F-00030) Penjualan 195.000
18-02-2007 : (F-00045) Penjualan 290.000
03-03-2007 : (F-00058) Penjualan 190.000
07-03-2007 : Diskon 010.000
15-03-2007 : (F-00070) Penjualan 175.000
27-03-2007 : (F-00082) Penjualan 240.000
03-04-2007 : (F-00089) Penjualan 290.000

35


CUSTOMER-15 :
PT. PANDU, Yogyakarta

12-01-2007 : (F-00008) Penjualan 175.000
27-01-2007 : (F-00023) Penjualan 270.000
11-02-2007 : (F-00038) Penjualan 480.000
24-02-2007 : (F-00051) Penjualan 260.000
www.xclmedia.com

09-03-2007 : (F-00064) Penjualan 315.000
21-03-2007 : (F-00076) Penjualan 680.000
05-03-2007 : Retur Penjualan 080.000

2.4 Laporan Analisa Umur Piutang

Pengisian transaksi piutang 15 customer di atas ke dalam lembar kerja piutang
masing-masing customer, selanjutnya diolah ke dalam lembar kerja Laporan
Analisa Umur Piutang dalam bentuk ringkasan tagihan piutang. Perlu diingat
bahwa tanggal terkini dalam contoh kasus ini adalah 30-04-2007. Jika tanggal
di komputer Anda berubah, maka kondisikan kembali tanggal menjadi 30-04-
2007 agar hasil contoh Laporan Analisa Umur Piutang di komputer Anda sama
dengan hasil contoh Laporan Analisa Umur Piutang pada gambar berikut.

CATATAN : Pengaturan tanggal komputer disesuaikan dengan contoh kasus di
atas hanya pada saat menyelesaikan contoh kasus tersebut. Jika tidak, maka
pengaturan tanggal komputer dapat Anda sesuaikan kembali dengan tanggal
kalender.

36

www.xclmedia.com

Total seluruh Total tagihan untuk tiap-tiap kelompok umur
tagihan

PENJELASAN :

1. Faktur-faktur tagihan customer yang belum lunas akan diringkas dan
dikelompokkan ke dalam kelompok umur 0-30 hari, 30-60 hari, 60-90
hari dan seterusnya. Pada baris pertama menunjukkan piutang customer
CV. CAKRAM berumur antara 30-60 hari sebesar Rp 430.000. Maksudnya
adalah tagihan faktur-faktur CV. CAKRAM yang belum lunas yang berumur
30-60 hari sebesar Rp 430.000.
2. Baris “Total” adalah nilai total tagihan piutang customer, baik total tagihan
pada masing-masing kelompok umur maupun secara keseluruhan.
3. Baris “Persentase” adalah nilai persentase tagihan pada masing-masing
kelompok umur piutang dari seluruh customer. Persentase tagihan pada
kelompok umur piutang 0-30 hari dari seluruh customer adalah 16%,

37


persentase tagihan pada kelompok umur piutang 30-60 hari dari seluruh cus-
tomer adalah 61% dan seterusnya.
4. Kolom “Hutang” adalah kolom nilai hutang kepada customer. Jika
pembayaran customer melebihi dari tagihannya, maka nilai piutang akan
menjadi minus atau terhutang. Jika nilai piutang menjadi minus, maka pada
kolom “Hutang” akan muncul nilai tersebut.

2.5 Grafik Umur Piutang
www.xclmedia.com

Melalui Grafik Umur Piutang dapat dilihat pula perkembangan umur tagihan
piutang. Analisa melalui grafik biasanya lebih mudah dan lebih cepat dipahami
dibanding analisa dalam bentuk nilai atau angka. Karena perubahan bentuk grafik
seperti turun, naik atau datar dapat menunjukkan suatu sifat tertentu.

PENJELASAN :
- Pada kelompok umur 0-30 hari sedikit terjadi penjualan atau piutang. Pada
masa ini belum terjadi pelunasan karena umur tagihan masih baru.

38


- Pada kelompok umur 30-60 hari jumlah tagihan piutang masih cukup besar.
Pada masa ini belum banyak terjadi pelunasan dari customer.
- Pada kelompok umur 60-90 hari jumlah tagihan piutang mulai berkurang.
Pada masa ini sudah banyak terjadi pelunasan dari customer.
- Pada kelompok umur 90-120 hari jumlah tagihan piutang semakin kecil. Pada
masa ini semakin banyak terjadi pelunasan dari customer.

Untuk menganalisa sebuah grafik, pola grafik umur piutang secara umum
www.xclmedia.com

memiliki 2 bentuk kecenderungan berikut. Pola tersebut dapat menjadi dasar
untuk menilai sebuah grafik umur piutang.

1. Jika pola grafik umur piutang semakin berkurang atau turun menuju ke
arah umur piutang tertua, maka menandakan tagihan piutang masuk
dalam kategori sehat.
2. Sedangkan jika pola grafik umur piutang semakin menumpuk atau naik
menuju ke arah umur piutang tertua, maka menandakan tagihan piutang
masuk dalam kategori tidak sehat.

2.6 Merubah Umur Piutang

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, Anda dapat menentukan atau merubah
umur piutang sesuai dengan kebijakan atas tagihan piutang Anda. Umur piutang
yang dapat Anda ubah terdiri dari 5 kelompok umur.

Sebagai contoh PT. Bolang-Baling membuat kebijakan baru merubah umur
piutang menjadi kelompok umur interval 15 hari. Untuk merubah umur piutang
cukup dengan mengganti nilai interval pada kolom “Batas Bawah” lembar
kerja Pengaturan Umur Piutang. Nilai kelompok umur sebelumnya adalah 30
hari, kemudian Anda ganti menjadi 15 hari.

39

www.xclmedia.com

Ubah Umur

Perubahan umur piutang di atas akan mempengaruhi lembar kerja piutang cus-
tomer. Perubahan dapat dilihat pada kolom “Keterangan Umur Piutang”
sebagaimana ditunjukkan gambar di bawah. Tagihan faktur yang belum lunas
akan menyesuaikan dengan kelompok umur piutang yang baru.

40


Perubahan terjadi pula pada lembar kerja Laporan Analisa Umur Piutang.
Bandingkan dengan Laporan Analisa Umur Piutang sebelumnya yang
menggunakan kelompok umur interval 30 hari, maka Anda akan melihat
perbedaannya.
www.xclmedia.com

Keterangan :
- Pada kelompok umur interval 15 hari di atas, nilai tagihan bergeser ke arah
kelompok umur sebelah kanan jika dibandingkan dengan kelompok umur
interval 30 hari. Hal itu disebabkan perubahan interval umur piutang semakin
kecil. Misal sebuah faktur berumur 25 hari, maka pada kelompok umur in-
terval 30 hari akan dikelompokkan ke dalam kelompok umur pertama (0-
30 hari), sedangkan jika pada kelompok umur interval 15 hari, maka akan
bergeser ke dalam kelompok umur kedua (15-30 hari). Sebaliknya, jika
perubahan interval umur piutang semakin besar, maka nilai tagihan akan
bergeser ke arah kelompok umur sebelah kiri.

41


- Baris customer P007, P008 dan P009 berwarna gelap menunjukkan tagihan
piutang pada customer tersebut menumpuk pada kelompok umur tertua yang
dikategorikan sebagai piutang customer macet.

Perubahan dapat pula dilihat pada lembar kerja Grafik Umur Piutang. Bandingkan
dengan Grafik Umur Piutang sebelumnya yang menggunakan kelompok umur
interval 30 hari, maka Anda akan melihat perbedaannya.
www.xclmedia.com

Keterangan :
Pola grafik di atas menunjukkan tagihan piutang kepada customer kurang sehat
karena grafik umur piutang hanya mengalami sedikit penurunan, sedangkan
dalam kelompok umur termuda sedikit terjadi piutang.

2.7 Merubah Sistem Tanggal Komputer
Anda dapat pula merubah atau mengganti tanggal komputer. Perubahan dapat
Anda lakukan sebagaimana mengatur tanggal komputer. Perubahan tersebut
dapat mempengaruhi bergesernya grafik umur piutang. Misal tanggal terkini
dianggap 31 Mei 2007, maka tanggal di komputer untuk sementara dapat Anda
ubah menjadi 31 Mei 2007.

42


31 Mei 2007
www.xclmedia.com

Ubahlah tanggal pada jendela Date / Time Properties di atas menjadi 31 Mei
2007, kemudian klik Apply atau OK. Perubahan dapat Anda lihat melalui
informasi tanggal dalam lembar kerja Laporan Analisa Piutang. Jika perubahan
belum nampak, maka tekan F9 pada keyboard.

Perubahan
Tanggal

43


Keterangan :
- Laporan Analisa Umur Piutang di atas menunjukkan tagihan piutang semakin
menumpuk ke arah kelompok umur sebelah kanan. Terjadinya perubahan
tanggal maju ke depan dari tanggal sebelumnya 30 April 2007 menjadi 31
Mei 2007 akan mengakibatkan bertambahnya umur piutang. Bertambahnya
umur piutang akan menggeser tagihan piutang masuk ke dalam kelompok
umur piutang yang lebih tua atau ke arah kelompok umur sebelah kanan.
- Laporan Analisa Umur Piutang di atas menunjukkan bahwa sebagian besar
www.xclmedia.com

tagihan piutang customer dalam kondisi macet, yang ditunjukkan dengan
baris customer berwarna gelap. Baris customer akan berwarna gelap jika
tagihan piutang customer menumpuk pada kelompok umur paling tua.

Perubahan dapat dilihat pula pada lembar kerja Grafik Umur Piutang. Bandingkan
dengan Grafik Umur Piutang sebelumnya, maka garis pada grafik ini semakin
bergeser naik ke arah kelompok umur sebelah kanan.

Keterangan :
Pola grafik umur piutang di atas menunjukkan tagihan piutang kepada cus-
tomer tidak sehat, karena grafik umur piutang semakin naik ke arah kelompok

44


umur piutang tertua.

2.8 Menambah Baris Transaksi Lembar Kerja Piutang

Jika Anda ingin menambah atau menyisipkan baris transaksi, maka Anda dapat
menyisipkan satu atau beberapa baris pada baris-baris lembar kerja piutang.
Langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk menambah atau menyisipkan
baris transaksi tersebut sebagai berikut.
www.xclmedia.com

1. Blok satu atau beberapa baris transaksi yang akan disisipkan pada baris
lembar kerja piutang. Kemudian gunakan perintah menu Insert > Rows.

45


2. Copy-kan rumus untuk baris baru dengan sumber copy rumus pada baris
di atasnya atau di bawahnya. Gunakan perintah menu Edit > Copy pada
sumber copy, kemudian perintah menu Edit > Paste pada tujuan copy.
www.xclmedia.com

c
o
p
y

CATATAN PENTING :
Rumus-rumus pada kolom keterangan “Lunas” dan “Umur Piutang” pada
lembar kerja piutang di atas jangan sampai terhapus, karena akan berpengaruh
terhadap Laporan Analisa Umur Piutang yang terkait dengan laporan piutang
customer. Misal pada kolom tersebut terhapus sebagaimana ditunjukkan
gambar berikut.

Terhapus

Pengaruh yang terjadi dalam Laporan Analisa Umur Piutang terkait dengan
laporan piutang customer sebagaimana ditunjukkan gambar berikut.

46


Karena rumus terhapus pada
lembar kerja piutang, maka nilai
laporan customer tidak nampak
www.xclmedia.com

Untuk memperbaikinya, copy-kan rumus yang terhapus dengan rumus yang
tidak terhapus baik rumus di atas atau di bawahnya pada kolom keterangan
“Lunas” dan “Umur Piutang” tersebut. Lihat kembali bagaimana cara meng-
copy baris rumus pada poin 2 di atas.

2.9 Menghapus Baris Transaksi Lembar Kerja Piutang

Sebaliknya jika Anda ingin menghapus baris transaksi, maka Anda dapat
menghapus satu atau beberapa baris pada baris-baris lembar kerja piutang.
Langkah-langkah yang dapat Anda lakukan sebagai berikut.
1. Blok baris transaksi yang akan dihapus pada baris lembar kerja piutang.
Kemudian gunakan perintah menu Edit > Delete > Entire rows.

47


2. Setelah perintah penghapusan dilakukan, maka pada kolom “SALDO”
terdapat tanda “#REF!” yang menunjukkan rumus tersebut terputus dengan
baris di atasnya. Perbaiki rumus tersebut dengan meng-copy rumus baris
di atasnya. Gunakan perintah menu Edit > Copy pada sumber copy, kemudian
perintah menu Edit > Paste pada tujuan copy.
www.xclmedia.com

c
o
p
y

2.10 Menambah Lembar Kerja Piutang

Lembar kerja piutang yang tersedia dalam aplikasi sebanyak 50 lembar kerja.
Anda dapat menambahkan satu atau beberapa lembar kerja piutang jika ternyata
customer Anda lebih dari 50 customer. Penambahan ini akan mempengaruhi
atau menambah kapasitas file. Penambahan yang cukup banyak dapat menambah
berat kinerja file. Jika penambahan lembar kerja piutang sangat banyak, maka
sebaiknya Anda menggandakan file master aplikasi sehingga Anda dapat
membagi customer menjadi 2 kelompok file aplikasi atau lebih. Lihat pembahasan
tersebut pada bab 1 tentang “Mengatur File Aplikasi”.

Langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk menambah lembar kerja
piutang dalam sebuah file aplikasi sebagai berikut.
1. Arahkan mouse ke nama sheet lembar kerja terakhir atau sheet “(50)”.
Klik kanan mouse sehingga akan ditampilkan shortcut menu. Shortcut menu
tersebut berisi perintah-perintah menu berhubungan dengan sheet.

48


Shortcut Menu
www.xclmedia.com

2. Kemudian pilih menu Move or Copy sehingga akan ditampilkan jendela
Move or Copy. Dalam jendela tersebut tandai kotak cek mark (v) Creat a
copy dan pilih (move to end) pada kotak Before Sheet. Maksud perintah
tersebut adalah bahwa sheet aktif yang Anda klik, yakni sheet “(50)” akan
digandakan atau di-copy dan hasil copy akan diletakkan pada sheet paling
akhir. Perlu diketahui, jika kotak cek mark (v) Creat a copy tidak diberi
tanda, maka perintah yang akan dilaksanakan adalah memindahkan sheet
“(50)” menjadi sheet paling akhir.

3. Kemudian klik OK sehingga akan bertambah satu sheet pada bagian paling
akhir, yakni sheet “(51)”. Seluruh isi lembar kerja sheet “(50)” akan terbawa
ke dalam hasil copy sheet yang baru. Ubahlah kode customer P050 pada
bagian atas lembar kerja piutang yang baru menjadi P051.

49


Ubah menjadi P051
www.xclmedia.com

4. Langkah berikutnya masuk ke dalam lembar kerja Laporan Analisa Umur
Piutang untuk menambahkan daftar Customer P051. Copy rumus baris
customer P050 ke baris bawahnya untuk menambahkan rumus baris cus-
tomer P051.

c
o
p
y

50


5. Isilah kode customer baru P051 pada baris yang baru di-copy.

Isi kode
www.xclmedia.com

6. Gantilah unsur atau teks rumus pada baris customer P051 agar terhubung
dengan lembar kerja sheet ‘(50)’. Rumus pada baris customer P051
merupakan hasil copy dari rumus baris customer P050 sehingga rumus
pada baris customer P051 masih mengandung unsur atau teks ‘(50)’. Unsur
tersebut menunjukkan bahwa rumus pada baris customer P051 masih
terhubung dengan sheet ‘(50)’ yang merupakan lembar kerja piutang cus-
tomer P050. Unsur tersebut harus Anda ganti agar rumus pada baris cus-
tomer P051 terhubung dengan sheet ‘(51)’. Silahkan cek rumus-rumus
tersebut pada baris customer P051, maka akan Anda dapati unsur atau teks
‘(50)’ pada bagian rumus tersebut sebagaimana tertulis seperti berikut.

- Baris P051 kolom Nama
=IF(ISERROR(HLOOKUP(A56;'(50)'!A:J;2;FALSE)=TRUE);"CEK ! KODE
BEDA";IF(A56<>0;HLOOKUP(A56;'(50)'!A:J;2;FALSE);0))

- Baris P051 kolom 0-15 Hari
=IF($A56<>0;SUMIF('(50)'!$J:$J;D$5;'(50)'!$I:$I);0)

- Baris P051 kolom 15-30 Hari
=IF($A56<>0;SUMIF('(50)'!$J:$J;E$5;'(50)'!$I:$I);0)

- Dan baris P051 kolom berikutnya.

51


Unsur ‘(50)’ pada rumus tersebut harus Anda ubah menjadi ‘(51)’ agar
rumus pada baris customer P051 terhubung dengan lembar kerja sheet
‘(51)’. Untuk merubahnya lakukanlah langkah-langkah berikut.

a. Blok terlebih dulu rumus pada baris customer P051.
www.xclmedia.com

b. Kemudian tekan perintah Ctrl+H sehingga akan muncul jendela Find
and Replace. Isi kotak Find what dengan unsur yang akan diganti,
yaitu unsur ‘(50)’. Sedangkan kotak Replace with diisi dengan unsur
pengganti, yaitu unsur ‘(51)’. Lalu tekan tombol Replace All yang akan
memerintahkan untuk mengganti unsur pada seluruh baris yang diblok.

Setelah itu akan muncul kotak dialog yang menginformasikan penggantian
berhasil, lalu klik tombol OK. Pada jendela Find and Replace klik tombol
Close.

52


Kotak dialog
penggantian berhasil

CATATAN : Perintah penggantian unsur ‘(50)’ menjadi ‘(51)’ melalui jendela
Find and Replace di atas tidak akan terlaksana jika langkah sebelumnya pada
poin 3 mengubah kode P050 menjadi P051 belum dilakukan.
www.xclmedia.com

Lihat perubahan rumus pada baris customer P051 setelah perintah tersebut
berhasil dilakukan.

CATATAN : Langkah-langkah di atas dapat pula digunakan untuk memperbaiki
rumus, jika rumus pada baris customer rusak atau terhapus. Copy rumus-
rumus baris customer di atas atau bawahnya, kemudian ubah unsur atau teks
rumus yang ikut tercopy seperti dilakukan pada cara di atas.

7. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, bahwa kode-kode customer pada
kolom “Kode” disamping untuk mengidentifikasi customer, juga sebagai
tombol untuk masuk ke lembar kerja piutang customer. Jika Anda arahkan
mouse pada kode-kode tersebut, maka penunjuk mouse akan berubah bentuk
menjadi icon tangan. Pada kode P051, kode customer yang baru Anda

53


tambahkan, belum berfungsi sebagai tombol. Kode P051 tersebut harus Anda
fungsikan sebagai tombol agar terhubung dengan lembar kerja piutang cus-
tomer P051 atau sheet (51). Langkah-langkah yang dapat Anda lakukan
sebagai berikut.
a. Letakkan kursor pada sel kode P051. Ketika Anda mengarahkan kursor
pada sel kode P051, penunjuk kursor tidak berubah dan masih dalam
bentuk icon panah. Kode tersebut akan berfungsi sebagai tombol jika
kursor diarahkan pada sel kode tersebut dan akan berubah bentuk menjadi
www.xclmedia.com

icon tangan.

b. Setelah kursor diletakkan pada kode P051, kemudian gunakan perintah
menu Insert > Hyperlink, maka akan muncul jendela Insert Hyperlink.

Sel aktif diletakkan pada P051

54


Jendela Insert Hiperlink
www.xclmedia.com

c. Pada jendela Insert Hyperlink aturlah isi jendela tersebut untuk
menghubungkan kode P051 dengan sheet “(51)” sebagaimana ditunjukkan
gambar berikut.

Places in This ‘(51)’ A1 P051
Document

55


PENJELASAN :

1. Pilih Place in This Document maksudnya adalah untuk membuat
hubungan atau link antar sel dalam dokumen atau file. Dalam contoh ini
adalah hubungan antar sel dalam file Aplikasi Piutang-1. Untuk membuat
hubungan antar dokumen atau file, maka gunakan Existing File or Web
Page.
2. Kotak P051 maksudnya adalah teks “P051” pada sel aktif yang telah
www.xclmedia.com

Anda letakkan atau klik. Perhatikan pada langkah pertama sel aktif
diletakkan pada sel kode P051.
3. Pilih ‘(51)’ maksudnya adalah sheet (51), yakni untuk menghubungkan
sel kode P051 dengan sheet (51).
4. Kotak A1 maksudnya adalah sel aktif akan diletakkan pada sel A1 sheet
yang terhubung. Ketika sel kode P051 dihubungkan dengan sheet (51),
maka sel aktif akan diletakkan pada sel A1 sheet (51).
5. Tombol Screen Tip untuk membuat efek tampilan berupa teks. Melalui
perintah tersebut ketika kursor didekatkan pada sel yang telah terhubung
(link) dengan sel lain, maka pada sel tersebut akan muncul teks yang
dibuat melalui Screen Tip.
Untuk membuat efek tampilan teks, klik tombol Screen Tip, maka akan
muncul kotak Set Hyperlink Screen Tip. Dalam contoh ini isilah teks
“Rincian Piutang” untuk menyamakan dengan tombol kode yang sudah
ada. Kemudian klik OK.

56


Untuk melihat hubungan sel kode P051 dengan sheet (51), arahkan kursor
pada sel kode P051. Perhatikan penunjuk kursor akan berubah bentuk menjadi
icon tangan dan di samping kursor akan muncul efek tampilan teks “Rincian
Piutang”. Klik sel kode P051, maka akan terhubung ke sheet (51) dan sel
aktif akan diletakkan pada sel A1.
www.xclmedia.com

57


2.11 Menghapus Lembar Kerja Piutang

Sebaliknya Anda dapat pula menghapus lembar kerja piutang yang tidak
diperlukan. Penghapusan lembar kerja piutang yang cukup banyak dapat
memperkecil kapasitas file sehingga kinerja file akan semakin cepat. Langkah-
langkah yang dapat Anda lakukan untuk menghapus lembar kerja piutang sebagai
berikut.
1. Arahkan mouse ke nama sheet lembar kerja piutang yang akan dihapus.
www.xclmedia.com

Misal akan menghapus sheet (51) atau lembar kerja piutang customer P051.
Klik kanan mouse sehingga akan ditampilkan shortcut menu.

2. Pada jendela shortcut menu, pilih menu Delete sehingga akan muncul kotak
dialog penghapusan. Untuk menghapus, klik tombol Delete. Jika ingin
membatalkan klik Cancel.

58


3. Langkah berikutnya masuk ke dalam lembar kerja Laporan Analisa Umur
Piutang untuk menghapus daftar customer P051. Letakkan kursor pada
baris customer P051, kemudian gunakan perintah menu Edit > Delete >
Entire row.
www.xclmedia.com

59

Aplikasi Akuntansi Excel Bab 2

More Related Content

More from Mas Tri Sragen

Recently uploaded

Aplikasi Akuntansi Excel Bab 2