1. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ
ΔΙΑ ΒΙΟΥ ΜΑΘΗΣΗΣ
Τι είναι Ευρωπαϊκό Πρόγραμμα/Έργο;
Διαχείριση ΕΠ
(Lifelong Learning Programme - LLP)
2007- 2013
Δρ. Νίκη Λαμπροπούλου
Διαχειρίστρια Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων
ΟΕΠ-ΠΔΕΔΕ

2. Βασικές Παράμετροι Διαχείρισης ΕΠ

3. H λέξη ‘Σχέδιο’ για το ‘Project’ δεν εμπεριέχει τον εκτελεστικό χαρακτήρα
ενός προγράμματος όπως και την πολυπλοκότητά του. Γι’ αυτό το λόγο
χρησιμοποιούμε τον όρο ‘έργο’.
Έργο είναι μια συλλογική προσπάθεια που έχει συγκεκριμένους
στόχους, συγκεκριμένα προϊόντα, συγκεκριμένο προϋπολογισμό και
πρέπει να παραδοθεί σε συγκεκριμένο χρόνο.
 Ο κύκλος ζωής ενός έργου ξεκινά με την ΙΔΕΑ.
3
Tι είναι Έργο (Project);
ΙΔΕΑ!
Εύρεση
εταίρων
Κατασκευή
πρότασης
Επιλογή
Συμβόλαιο
Συμφωνίες
Πρώτη
συνάντηση
Περίοδος συμβολαίουΠερίοδος συμβολαίου

4. Δραστηριότητες Διαχείρισης ΕΠ
Δραστηριότητες
Διαχείρισης
Ευρωπαϊκών
Προγραμμάτων

5. Στάδια Διαχείρισης ΕΠ
Πηγή: Survival Kit for European Project Management (2010)

6. Διαχείριση ΕΠ:
Η Πραγματιστική Διάσταση
Σχεδιασμός
 Οργάνωση
 Συνεχής επίβλεψη και
έλεγχος
 Διαχείριση ρυθμίσων,
συμβολαίων
 Οικονομική Διαχείριση
 Αναφορές
Ηγεσία ΕΠ:
Η Διαπροσωπική Διάσταση
 Όραμα
 Εποικοδόμηση Ομάδας
 Εσωτερική – εξωτερική παρώθηση
 Υποστήριξη & ανατροφοδότηση
 Αξίες
 Επικοινωνία
 Επίλυση συγκρούσεων
 Κατανόηση της διαδραστικής
διαδικασίας και διαδικασίας ανάπτυξης
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ & ΗΓΕΣΙΑ ΕΠ

7. 7
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Περιεχόμενο
Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:
Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης
• Καθορισμός των στόχων του έργου
• Καθορισμός των αποτελεσμάτων και
των προϊόντων
• Καθορισμός δεικτών ποιότητας
• Σχεδιασμός της παρακολούθησης
και αξιολόγησης στρατηγικές
Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ
Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας &
επικοινωνίας εταίρων
Σχεδιασμός μάρκετινγκ
Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

8. 8
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Οργάνωση
Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:
Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης
Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ
• Δόμηση κύριων δραστηριοτήτων
• Καθορισμός ρόλων
• Διάθεση και συντονισμός των εργασιών
• Χρονικός σχεδιασμός:
φάσεις, χρονοδιάγραμμα
• Καθορισμός εσωτερικού
επικοινωνιακού συστήματος
Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας &
επικοινωνίας εταίρων
Σχεδιασμός μάρκετινγκ
Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

9. 9
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Εποικοδόμησης Ομάδων
Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:
Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης
Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ
Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας
& επικοινωνίας εταίρων
• Επιλογή μελών και σύνθεση ομάδας
• Δημιουργία
κουλτούρας κοινών αξιών, προτύπων
& κανόνων
• Επανατροφοδότηση διαδικασίας
δημιουργίας & οικοδόμησης ομάδας
• Διαχείριση συγκρούσεων
Σχεδιασμός μάρκετινγκ
Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

10. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΠ
European Commission
Διακρατική Επιτροπή
Καθοδήγησης
Συντονιστική
Επιτροπή –
Εθνική Ομάδα 1
Εθνική
Ομάδα 2
Εθνική
Ομάδα 3
Εθνική
Ομάδα 4
Εθνική
Ομάδα 5
Εθνική
Ομάδα 6

11. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
• Συναντήσεις
• Διμερείς ή διακρατικές επισκέψεις
• Επίσημες παρουσιάσεις
• Οι εκθέσεις, τα υπομνήματα και οι σημειώσεις
• Μηνύματα φαξ
• Ταχυδρόμηση γραμμάτων (snail mail)
• Τηλεφωνικές κλήσεις
• Απαντήσεις στον τηλεφωνητή
• Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-mail)
• Βίντεο διάσκεψη
• Διαδικτυακά συνεργατικά εργαλεία
Πρόσωπο
με
πρόσωπο
Από
απόσταση
Διαδικτυακά
Διαδικτυακό
περιβάλλον

12.  Έχουν σαφείς και κοινούς στόχους
 Μοιράζονται την ευθύνη για αυτούς τους στόχους
 Μετρούν την πρόοδο των στόχων
 Είναι σχετικά μικρές
 Υπάρχει η αναγκαία σύνθεση δεξιοτήτων και ρόλων
 Διαθέτουν τους απαραίτητους πόρους – τεχνικό εξοπλισμό- για το
έργο
 Έχουν την υποστήριξη από τους ανωτέρους τους
 Συμφώνησαν σχετικά με τους βασικούς κανόνες για τη
συνεργασία
 Υπάρχει καθηκοντολόγιο για κάθε μέλος
12
ΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ... I

13.  Έχουν σχεδιάσει και συμφωνήσει για τις πρακτικές και τις
διαδικασίες για την εκπόνηση του έργου
 Υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον εποικοδομητικά και πολύ
εξυπηρετικά
 Υπάρχει αναγνώριση της επιτυχίας ατομικά και ομαδικά
 Χειρίζονται τις συγκρούσεις εποικοδομητικά και ανοικτά
 Δημιουργούν μια συλλογική παραγωγή που επιτυγχάνει τους
στόχους του έργου
 Χρησιμοποιούν χρόνο για να γνωριστούν μεταξύ τους
 Χρησιμοποιούν χρόνο για να κατανοήσουν την πολιτιστική τους
πολυμορφία
 Το εργασιακό τους στυλ αντικατοπτρίζειτο σύνολο των ανωτέρω
παραγόντων
13
ΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ... II

14. ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΠΟΙΚΟΔΟΜΗΣΗΣ ΟΜΑΔΑΣ
Στάδια εποικοδόμησης ομάδας (Tucker, 1965)

15. ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ – ΕΞΕΛΙΞΗ
ΜΕ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΕ ΕΥΡΩΠΑΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ

16. ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΟΜΑΔΑΣ ΜΕ/ΧΩΡΙΣ ΤΠΕ
Μακροπρόθεσμη Συνεργασία
Α,Β,Γ= Συναντήσεις στο ΕΠ

17. Πρώτη συνάντηση
• Εποικοδόμηση ομάδας
• Συμφωνία για προγράμματα εργασίας
• Κατανομή των καθηκόντων
• Συμφωνία για στόχους και προθεσμίες
• Ανάπτυξη της στρατηγικής αξιολόγησης
• Συμφωνία για τις επιμέρους συμφωνίες
• Επιβεβαίωση των συμβατικών ρυθμίσεων μεταξύ
του συντονιστή και των εταίρων
17
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ Ι/ΙV

18. Ενδιάμεσες συναντήσεις
• Μηχανισμοί παρακολούθησης του έργου
• Επανεξέταση προόδου όσον αφορά στόχους
• Παρακολούθηση του προϋπολογισμού και των
δημοσιονομικών διαδικασιών
• Επανεξέταση και αναθεώρηση του έργου
• Εφαρμογή της στρατηγικής αξιολόγησης
• Ενοποίηση σχεδίων εποικοδόμησης εθνικών
ομάδων
18
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙI/ΙV

19. Τελευταία Συνάντηση
• Τελική αξιολόγηση & αναθεώρηση
των προγραμμάτων εργασίας
• Τελική αξιολόγηση
• Αναγνώριση της δέσμευσης και των εισφορών στο
έργο
• Εορτασμός της επίτευξης
• Συζήτηση της στρατηγικής διακοπής / follow-up
• Ανακεφαλαίωση των εισφορών σε τελική έκθεση
• Αναφορά Μαθημάτων χρήσιμα για το επόμενο ΕΠ
(Lessons Learned & Post Mortem Report)
19
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙΙI/ΙV

20. Προπαρασκευαστικά
• Ημερήσια διάταξη (Ατζέντα)
• Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους εταίρους
• Χάρτες
• Οδηγίες σχετικά με πρακτικές ρυθμίσεις, συμβόλαια κλπ
Κατά τις συναντήσεις
• Οπτικά βοηθήματα: flip chart, overhead projector
• Λεξικά
• Πρόσβαση σε φωτοτυπικό μηχάνημα
• Πρόσβαση σε υπολογιστή και εκτυπωτή
• Περίληψη των συζητήσεων κάθε ημέρας
• Καταλόγων ελέγχου / σχέδια δράσης
• Μεταλλικό νερό
Μετά τις συναντήσεις
• Σημειώσεις από τη συνεδρίαση
• Συμφωνηθέν σχέδιο δράσης
20
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙV/IV

21. 21
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Μάρκετινγκ
Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:
Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης
Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ
Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας &
επικοινωνίας εταίρων
Σχεδιασμός μάρκετινγκ
• Ανάλυση του περιβάλλοντος του έργου
• Σχεδιασμός στρατηγικών μάρκετινγκ
• Δραστηριότητες εκμετάλλευσης
αποτελεσμάτων
• Δραστηριότητες διάδοσης - διάχυσης
αποτελεσμάτων
• Δραστηριότητες αντίκτυπου – αει
φόρου ανάπτυξης (μικρο-, μεσο-, μακρο-
πρόθεσμοι στόχοι)
Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

22. 22
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Μάρκετινγκ
Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:
Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης
Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ
Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας &
επικοινωνίας εταίρων
Σχεδιασμός μάρκετινγκ
Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης
• Ανάπτυξη διάρθρωσης οργανισμού
απορρόφησης πόρων (αν δεν υπάρχει)
• Σχεδιασμός κόστου και πόρων
• Σχεδιασμός συμβατικών ρυθμίσεων
(υλικοτεχνική υποδομή, συμβόλαια κλπ)
• Καθορισμός διαδικασιών &
συστημάτων υποβολής εκθέσεων

23. Χρήσιμα Διαγράμματα

24. SWOT ANALYSIS
Strengths – Weaknesses- Opportunities - Threats
Εσωτερικοί
Εσωτερικοί
Εξωτερικοί Εξωτερικοί

25. Πακέτα Εργασίας (Work Packages – WP)

26. Χρονοδιάγραμμα (Gantt Chart)

27. Ομάδα Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων
Περιφερειακή Διεύθυνση Α/θμιας & Β/θμιας
Εκπαίδευσης Δυτικής Ελλάδας
Διεύθυνση:
Ακτή Δυμαίων 25Α, 26222, Πάτρα
Τηλέφωνο: +30 2610 362407
Ιστοσελίδα: http://blogs.sch.gr/eu-pdede/
Εμαιλ: eu.pdede at gmail.com
Πηγές
• Survival Kits for European Project Management (versions 2001 - 2010)
http://www.sokrates.at/survivalkit - http://www.european–project-
management.eu
• PRINCE2 Project Management
http://www.apmgroup.co.uk/PRINCE2/PRINCE2Home.asp
• Project Smart: http://www.projectsmart.co.uk/
Επικοινωνία OΕΠ-ΠΔΕΔΕ