Flyer over mijn ervaringen met de invoering van een generiek functiehuis, waarbij een enorme reductie van het aantal functiebeschrijvingen mogelijk is.

1. Functiebeschrijvingen – een ontwikkeling
De eerste functiebeschrijvingen in Nederland dateren uit de jaren 50 van de vorige eeuw.
Tot in de tachtiger jaren was het heel gebruikelijk dat elke medewerker zijn of haar eigen
functiebeschrijving had.
In 1999/2000 heb ik bij een grote uitgeverij het aantal functiebeschrijvingen opgeschoond. Daar
kwamen in die tijd nog ruim 40 verschillende functiebeschrijvingen voor van vrijwel identieke
secretaressefuncties.
In de loop der jaren is er echter een verschuiving opgetreden van zogenaamde
‘mensbeschrijvingen’ via ‘stoelbeschrijvingen’ naar organieke functiebeschrijvingen.
Dit betekent bijvoorbeeld dat in de meeste organisaties nog maar 2 of hooguit 3 niveaus
functiebeschrijvingen voor secretaresses voorkomen.
Onderhoud van een functiehuis
Het onderhoud van een functiehuis is een doorlopende bron van aandacht en omdat deze
aandacht vaak ontbreekt, vaak een doorlopende bron van zorg.
Er zijn maar weinig organisaties zo groot dat ze zich een functieanalist of een beheerder van
het functiehuis kunnen permitteren. Derhalve is beheer en onderhoud vaak een neventaak van
één van de P&O-adviseurs, hetgeen nogal eens tot fors achterstallig onderhoud leidt.
Generieke functieprofielen
De laatste jaren gaan steeds meer organisaties over naar generieke functieprofielen. Er wordt
dan op een hoger abstractieniveau beschreven, waardoor een substantiële reductie van het
aantal functiebeschrijvingen gerealiseerd kan worden.
Bijvoorbeeld alle vaklieden op hetzelfde niveau (timmerman, metselaar, schilder etc.) krijgen
één profiel en hetzelfde geldt voor de adviseurs op HBO-niveau (P&O-adviseur,
Communicatieadviseur, ICT-adviseur, etc.).
Substantiële reductie van het aantal functiebeschrijvingen
Door over te gaan naar generieke functieprofielen is een substantiële reductie van het aantal
functiebeschrijvingen mogelijk. In de afgelopen jaren ben ik in diverse rollen betrokken geweest
bij dergelijke projecten, waarbij de volgende reducties hebben plaatsgevonden:
▪ Organisatie met ca. 20.000 medewerkers: van ca. 4.700 functiebeschrijvingen naar 92
generieke functieprofielen;
▪ Organisatie met ca. 1.900 medewerkers: van ca. 1.150 functiebeschrijvingen naar 51
generieke functieprofielen;
▪ Organisatie met ca. 230 medewerkers: van 76 functiebeschrijvingen naar 23 generieke
functieprofielen.
Het is duidelijk dat de reductie het grootst is bij grote ondernemingen, maar ook bij middelgrote
bedrijven is de overstap naar generieke functieprofielen te overwegen.
Niet de reductie van het aantal functiebeschrijvingen kan doorslaggevend zijn om voor een
generiek functiehuis te kiezen, maar het feit dat na de implementatie (vrijwel) geen onderhoud
meer gepleegd hoeft te worden.

2. Geen onderhoud meer
Na de implementatie van een generiek functiehuis hoeft er geen onderhoud meer gepleegd te
worden en kunnen nieuwe of gewijzigde functies zonder meer in het bestaande functiehuis
worden ingepast.
Voor het ontwerpen van een generiek functiehuis dient gebruik gemaakt te worden van een
waarderingssysteem. Als het functiehuis eenmaal is vastgesteld, wordt afstand genomen van
het waarderingssysteem.
Alleen maar voordelen?
Heeft de invoering van een generiek functiehuis dan alleen maar voordelen? Ja, eigenlijk wel.
Er zal echter wel speciale aandacht besteed moeten worden aan de gesprekscyclus, zoals
afsprakengesprekken, voortgangsgesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelings- en/of
popgesprekken. Wat concreet van een medewerker wordt verwacht, kan niet meer een-op-een
worden afgeleid van het functieprofiel. Er zullen daarover jaarlijks concrete afspraken gemaakt
moeten worden.
Heb ik uw interesse gewekt?
Als u geïnteresseerd bent om te weten wat de invoering van een generiek functiehuis voor uw
organisatie kan betekenen, neem dan contact met mij op. Ik kom graag een keer bij u langs om
een en ander toe te lichten.
Rheden, november 2009
Jan de Bes
RheBes Management Support B.V.
Groenestraat 11/b
6991 GA Rheden
Tel. 026 – 495 20 85
Mobiel: 0653 723 589
Mail: info@rhebes.nl
Web: www.rhebes.nl