Inkopen van drukwerk vereist inzicht in de wensen van de eigen organsiatie, de markt, de techniek en de ontwikkelingen. Het maken van een goede afweging is cruciaal voor het goed inkopen van drukwerk en aanverwante diensten.

1. Drukwerkinkoop: het kan beter, slimmer en goedkoper
Het inkopen van drukwerk is in veel bedrijven en instellingen een ratjetoe.
Wie is eigenaar van dit formulier, waar kopen we deze leaflets in, is dit
ontwerp conform de huisstijl, wat kost dat bij mijn eigen drukker, ik heb nog
wel een mannetje, ik koop het zelf beter in, weg met het ouderwetse
formulierenbeheer, waarom drukken we dat niet in Tsjechië…
Drukwerk is daardoor vaak het grootste en duurste hobbyproject in veel
bedrijven. En dat willen we (of is het “ze”) graag zo houden, want het gaat
toch om heilige huisjes en verworven rechten, zoals ik ooit iemand serieus
hoorde zeggen: “een stukje professionele en persoonlijke vrijheid…”.
Bovendien: we hebben er allemaal verstand van, van drukwerk, want we zien
het elke dag om ons heen, dus we zijn allemaal deskundig.
Als u dit herkent: lees vooral verder. Als u dit niet herkent: lees dan zeker
verder. Want het staat voor mij vast: in heel veel grote organisaties, bedrijven
en instellingen is drukwerkinkoop een rommeltje. De goede niet te na gesproken
natuurlijk. In dit artikel wil ik uitleggen hoe u hieraan op verantwoorde wijze een
eind kunt maken èn hoe u meerdere zaken tegelijk ordentelijk kunt regelen
zodat de algehele kwaliteit verbetert. In dit artikel richt ik mij op de grotere
organisaties en bedrijven. De afgelopen jaren heb ik veel bedrijven geholpen bij
het beter, slimmer en goedkoper inkopen van het drukwerk.
Factoren
In het algemeen spelen bij het inkopen van drukwerk vier factoren een rol. Ik
noem ze de inkoopfactoren.
Ten eerste de inkoopfactor prijs. Natuurlijk! Want we willen zo goedkoop
mogelijk inkopen. Dit geldt overigens lang niet voor alle soorten drukwerk, dat
zal ik verderop in het artikel aantonen.
Ten tweede de inkoopfactor beschikbaarheid. Drukwerk is belangrijk, soms zelfs
zo belangrijk dat het altijd beschikbaar moet zijn. Als de KPN-facturen een dag
later worden geprint omdat het basismateriaal niet op tijd beschikbaar is,… De
rest hoef ik u al niet meer uit te leggen.
De derde inkoopfactor is variabiliteit. Het is soms heel belangrijk dat drukwerk
snel kan worden aangepast. Dat geldt voor formulieren (vragen, regels en
omstandigheden kunnen veranderen) en dat geldt zeker ook voor allerlei
promotiematerialen die in het verkoopproces in bijvoorbeeld winkels en
warenhuizen worden gebruikt. De prijskaarten met de aanbiedingen moeten
tenslotte zo laat mogelijk worden geproduceerd om actueel te zijn en indien
nodig heel snel weer kunnen worden aangepast.

2. De vierde en laatste inkoopfactor is service. Sommige drukwerksoorten zijn zo
complex en vragen zodanig veel kennis en organisatie dat u dit beter aan een
vakman of-vrouw kan overlaten. Bijvoorbeeld mailings. Als u per jaar slechts een
klein aantal mailings verstuurt naar uw doelgroep, loont het vaak niet de moeite
kennis in eigen huis op te bouwen en actueel te houden. U zoekt in dat geval een
externe deskundige die dit van u kan overnemen.
Als u uw gehele drukwerkpakket kunt indelen op basis van deze factoren, weet u
direct waarop u bij het inkopen de
nadruk moet leggen en welke factoren
een minder groot gewicht in de schaal
leggen.
In nevenstaande illustratie is het belang
van elk van de vier inkoopfactoren
grafisch weergegeven. In de uitwerking
wordt deze grafische weergave verder
gebruikt.
Soorten drukwerk
In de meeste bedrijven kan het totale drukwerkpakket worden opgedeeld in een
aantal verschillende soorten. Voor elke soort geldt dat de inkoopfactoren in een
andere verhouding ten opzichte van elkaar staan. Deze verhouding is bepalend
voor de manier waarop deze soort wordt ingekocht en waarop in de
onderhandelingen de nadruk wordt gelegd.
Gebruiksdrukwerk
De eerste soort drukwerk is het zogenaamde gebruiksdrukwerk. Hieronder vallen
briefpapier, enveloppen, factuurpapier en alle andere basismaterialen. Dit
drukwerk wordt in relatief grote
hoeveelheden gebruikt, veelal in de
primaire processen van het bedrijf.
De inkoop vindt meestal plaats vanuit
de facilitaire organisatie in overleg met
de primaire organisatie. In het
inkoopproces is prijs een belangrijke
factor, op de voet gevolgd door
beschikbaarheid. Die laatste factor kan
zelfs doorslaggevend zijn; u moet er
tenslotte niet aan denken dat uw
organisatie de prolongaties niet kan versturen omdat de enveloppen op zijn, of
dat u geen facturen kunt draaien omdat het basispapier niet meer op voorraad is.

3. Actueel drukwerk
De tweede soort drukwerk is het actuele drukwerk. Hieronder rekenen we
bijvoorbeeld formulieren en Point of Sale materialen (POS). Belangrijk voor deze
soort is dat het drukwerk eenvoudig en snel moet kunnen worden aangepast aan
veranderende omstandigheden. Een zeer interessante drukwerksoort, reden om
er dieper op in te gaan.
Voor actueel drukwerk geldt altijd dat beschikbaarheid en variabiliteit van het
grootste belang zijn. Dat mag dan ook wat kosten, immers de schade voor een
winkelketen van het niet op tijd kunnen beschikken over de juiste schapkaarten
is veel groter dan de extra kosten die deze variabiliteit met zich meebrengt.
Een belangrijk deel van de soort
actueel drukwerk vormen de
formulieren. Deze hebben als functie
dat de gebruiker, die vaak acteert
binnen het primaire proces, informatie
op dit drukwerk vastlegt en het
vervolgens doorgeeft aan de volgende
fase in het proces. Het gaat hier om
alle formulieren die uw organisatie in
omloop brengt, zowel intern als extern.
Voor formulieren is het belangrijk dat ze de juiste vragen stellen in de juiste
volgorde en dat ze perfect aansluiten op het vervolgproces. Formulieren kunnen
daardoor nogal eens veranderen, gewoon omdat de omstandigheden veranderen.
Denk bijvoorbeeld aan veranderingen in de wetgeving, die een verzekeraar ertoe
dwingen de vragen aan te passen. Elk formulier moet dan ook een eigenaar
hebben, die de wijzigingen bijhoudt, doorgeeft en goedkeurt. Een centrale
vastlegging van alle formulieren is vaak noodzakelijk om het overzicht te
behouden en de logica van het geheel te blijven bewaken. Dit “formulierbeheer”
doet voor veel mensen erg ouderwets aan en is in veel bedrijven verdwenen
onder invloed van mode en trends (vrijheid blijheid), maar vervult in grotere
bedrijven een erg belangrijke, doch onderschatte rol. Uiteraard moeten we niet
vergeten dat veel formulieren ook in digitale vorm moeten worden gepresenteerd
en door de gebruiker kunnen worden benaderd en ingevuld, denk bijvoorbeeld
aan de formulieren van de belastingdienst. De formulierbeheer-functie neemt
daardoor alleen maar in belang toe, omdat congruentie van fysieke en digilate
formulieren noodzakelijk is. Ik ben dan ook een warm pleitbezorger van
formulierbeheer!
Twee soorten reclame- en marketingdrukwerk
De derde drukwerksoort is het reclame- en marketingdrukwerk in kleine oplagen.
Veel bedrijven en instellingen hebben heel veel van dit soort drukwerk, soms
meer dan duizend items. Meestal heeft het drukwerk een promotionele functie of
is ondersteunend aan een artikel, proces, campagne of reclame-uiting. Het gaat
dan om folders, boekjes, leaflets, brochures, kaarten, mapjes, schrijfblokjes en

4. alle andere varianten daarop. De
belangrijkste factoren waarop deze
artikelen worden ingekocht zijn
beschikbaarheid, variabiliteit en vooral
service.
Met name die laatste is belangrijk.
Onder service wordt in dit verband
verstaan de mate waarin uw drukker /
leverancier in staat is al deze artikelen
in de juiste hoeveelheid, in de juiste
combinaties, op tijd op de juiste plek te leveren. Stelt u zich voor: uw bedrijf
organiseert een congres voor de key accounts. Belangrijk dus. U verrast uw
klanten met mooie pennen, schrijfblokken, een fraai uitgevoerd programma en
een klein, mooi boekje met de teksten van de voordrachten. Mooi als u dat
lekker goedkoop op de kop kan tikken, maar veel mooier nog dat u dit alles op
tijd, en in mooie tasjes verpakt, op de congreslocatie beschikbaar heeft. Het
gaat u er dus niet om wat het kost, het gaat u erom dat het materiaal er is. Punt.
En dat vraagt een flexibele, creatieve en meedenkende leverancier. Moet die
alles zelf drukken en produceren? Nee, zeker niet en dat kunt u ook niet
verwachten. Moet die alles organiseren en regelen? Ja, zeker wel. U mag er geen
omkijken naar hebben. Dus niet inkopen op prijs, maar op service!
De vierde drukwerksoort is het reclame en marketingdrukwerk in de grote
oplagen. Denk dan vooral aan grote oplagen tijdschriften en mailings. Dit
drukwerk komt niet bij alle bedrijven voor. In het algemeen zien we deze soort
bij bedrijven en instellingen met geregistreerde leden, deelnemers of
consumenten, zoals pensioenfondsen, grote winkelketens, fondsenwervers,
loterijen, banken, verzekeraars,
overheidsinstellingen zoals UWV,
Infornatie Beheer Groep en dergelijke.
Voorbeelden? De Kampioen (ANWB) en
Allerhande (Albert Heijn) zijn de meest
bekende. Deze drukwerksoort omvat in
totaliteit een geweldig volume.
Bij het inkopen gaat het vooral om de
prijs. Uiteraard is productkwaliteit
belangrijk (het moet er natuurlijk wel
goed uitzien), maar als het erop aankomt wordt binnen de groep producenten die
het kwaliteitsniveau aankunnen, geselecteerd op prijs. En de aanbiedersmarkt is
enorm groot: voor een periodiek in een oplage van meer dan honderdduizend
loont het al in west Europa een drukker te vinden. De kosten van transport en
dergelijke wegen bij lange na niet op tegen het enorme prijsvoordeel dat
momenteel in deze markt kan worden behaald.
Wat nu?

5. Stel: u heeft het drukwerk in uw eigen bedrijf op vorenstaande manier ingedeeld.
U heeft nu in ieder geval een viertal kavels gecreëerd waarmee u in de markt
kunt gaan zoeken naar geschikte aanbieders. U weet op welke factioren u moet
letten en waarop u in de onderhandelingen de nadruk kunt leggen. Prima, veel
succes, ik help u graag als u dat wilt, maar lukt het zonder mij, ook goed.
Maar…u bent er nog niet. Nog lang niet. Want u moet uw eigen collega’s en
medewerkers zover zien te krijgen dat zij zich neerleggen bij uw aanpak. Want
wat u voorstelt komt toch neer op centrale leveranciersselectie en gedwongen
winkelnering. En dat zijn hele enge woorden!
In het volgende artikel ga ik hier verder op in, met als thema: hoe krijg ik mijn
mensen zover dat ze vrijwillig en gemotiveerd meedoen?
René Joor, EDP
2009 / 2010