Tijdens Erfgoed Experts 2016 vertelde Hans Janssen en Ilse Jansen over het fusie traject waarbij drie verschillende archiefdiensten opgingen in een één nieuwe archiefdienst.

1. WEST-BRABANTS ARCHIEF
3=1

2. 1 REGIONAAL ARCHIEFVOOR WEST-BRABANT

3. PROGRAMMA
 Waarom van 3 naar 1?
Hans Janssen
 Project samenvoeging Memorix Maior, Archieven en ontwikkeling website
Ilse Jansen

4. WAAROMVAN 3 NAAR 1?

5. VAN 3 NAAR 1: HET E-DEPOT
Passage uit een brief van een gemeenteraad aan het WBA:
“het bestuur van het WBA op te dragen de realisatie van het e-depot met
voortvarendheid aan te pakken en hiervoor op korte termijn een realistisch
stappenplan op te stellen”

6. VAN 3 NAAR 1: HET WEST-BRABANTS ARCHIEF

7. VAN 3 NAAR 1: KRITISCHE SUCCESFACTOREN

8. VAN 3 NAAR 1: LESSONS LEARNED
1. Hou steeds je doel voor ogen
2. Vertel een helder en realistisch verhaal
3. Ben kritisch naar de inbreng van ambtenaren en bestuurders
4. Laveer tussen eigenbelang en collectief belang
5. Betrek je medewerkers
6. Behandel medezeggenschap als bondgenoot, niet als “vijand”
7. Zorg voor een dikke huid
8. Belangrijke zaken zijn zelden urgent; urgente zaken zijn zelden belangrijk

9. VAN 3 NAAR 1: PROJECTAANPAK
 Vergelijking van bestaande archiefwebsites – augustus 2015
 Eigen homepage en sitemap samenstellen – september 2015
 Keuze voor Picturae – november 2015
 Plan van Eisen opstellen – november 2015
 Offerte aanvragen en beoordelen – december 2015
 Offerte goedgekeurd – januari 2015
 Kick-off bijeenkomst – maart 2016
 Sprint meetings – maandelijks t/m oplevering 1 juli 2016

10. VAN 3 NAAR 1:
MEMORIX ARCHIEVEN EN MAIOR
Conversie van MemorixArchieven.
 1 nieuwe omgeving
 Kopieslag van de 3 oude omgevingen
 Als 1e projectonderdeel gedaan, vanwege de fysieke verhuizing van archieven
Conversies van verschillende collecties in Maior:
1. Beeld
2. Bibliotheek
3. Genealogie

11. VAN 3 NAAR 1:WEBSITE
Uitgangspunten:
 Zo min mogelijk verlies van de functionaliteiten van de huidige 3 websites
 Responsive design
Nieuwe features:
 Chatfunctie
 Webexposities
 Scanning on demand
Resultaat: www.westbrabantsarchief.nl

12. VAN 3 NAAR 1: LESSONS LEARNED
 Stel vanuit je eigen organisatie 1 projectleider aan
 Stem je eigen Plan van Eisen goed af op de offerte
 Testen, testen, testen!
 Maak goede mappings
 Controleer je acties in de beheer applicaties ook online
 Geef je bezoekers inzicht in de stand van zaken rondom klachten/verbeteringen
 Hou alle kanalen die je hebt (FB,Twitter, Chat, mail) goed in de gaten en reageer
snel op binnenkomende vragen en klachten

13. BEDANKTVOOR UW AANDACHT