Fyrirlestur Guðmundar Ö. Gunnarssonar, forstjóra VÍS, á málþingi Gagnavörslunar "Láttu þitt ekki eftir liggja" þann 11. maí 2010.

1. EftirhöfðinudansalimirnirMikilvægiþátttökustjórnenda

2. Af hverju skiptir rétt skjölun máli? Á okkur hvílir rík skylda til að taka af vafa um rétt vátryggjanda: Skriflegar beiðnir Upptaka símtala Við þurfum að geta sýnt fram á að tryggingataki hafi beðið um tryggingu – eða ekki beðið um hana. Á hverjum degi meðhöndlum við mikið magn viðkvæmra persónuupplýsinga: Læknisvottorð Launaframtöl Við þurfum að stýra aðgangi að þessum gögnum.

3. Af hverju skiptir rétt skjölun máli? Við þurfum að geta fundið eldri gögn fljótt og örugglega: Samningar um vátryggingar Greiðsluupplýsingar Við getum fengið á okkur kröfur sem eru áratuga gamlar. Enn berst okkur mikið magn af upplýsingum á pappír: Pappír tekur pláss Við þurfum að skilgreina hverju má farga og hvenær

4. Á byrjunarreit Hugmyndin að samstarfi við Gagnavörsluna var kynnt fyrir framkvæmdastjórn Ákvörðun um að ráðast í verkefnið var tekin á fundi framkvæmdastjórnar Öll framkvæmdastjórnin heilshugar á bak við verkefnið Í stýrinefnd voru skipuð: framkvæmdastjóri starfsmannasviðs verkefnastjóri verkefnastofu

5. Fyrstu skref Kynningarfundur haldinn fyrir millistjórnendum og lykilstarfsmönnum Viðtöl við 25 starfsmenn úr þeim hópi Úttekt á núverandi stöðu skjalamála Skoðun á skjalageymslum Kortlagning á rafrænum gögnum Lagalegar kröfur um skjölun, aðgang að upplýsingum og varðveislutíma

6. Næstu skref Gera skjalaflokkunarkerfi Greining ferla Skilgreina varðveislutíma Skilgreina vistunarstaði Skilgreina aðgang starfsmanna að skjölum Gera atriðaorðaskrá Móta skjalastefnu Skrifa verklagsreglur Allt ofantalið verður lagt fyrir framkvæmdastjórn til samþykktar

7. Innleiðing Verkefnið hefur fengið mikinn meðbyr hjá öllum sem hafa komið að því Stuðningur framkvæmdastjórnar er til staðar Millistjórnendur og lykilstarfsmenn eiga part af verkefninu Eftirvænting er hjá starfsmönnum

8. Framtíðarsýnin Rafrænt aðgengi að sem flestum gögnum Flest gögn verði móttekin rafrænt Tími sem fer í meðhöndlun gagna styttist Hraðari afgreiðsla mála Öruggara og takmarkaðra aðgengi Ánægðari viðskiptavinir Ánægðara starfsfólk