Presentatie over archivering en de Omgevingswet voor KING dd 11 mei 2017.

1. ARCHIVERING EN DE OMGEVINGSWET
FRANS SMIT, UIVO-I, 11 MEI 2017.
DUURZAAM TOEGANKELIJK

2. • Waar hebben we het over?
• Stand van zaken
• Thema's
• Hulp en vervolg
Onderwerpen

3. UITGANGSPUNT C5: ARCHIVERING
OVERAL BIJ DE GEGEVENSVOORZIENINGEN BINNEN HET DSO EN BIJ
BEVOEGD GEZAGEN ZAL OP BASIS VAN DE ARCHIEFWET 1995
INFORMATIE BEWAARD MOETEN WORDEN.
ALLE ZORGDRAGERS HEBBEN DEZE 'ARCHIEFPLICHT'.
Visie Digitaal Stelsel Omgevingswet
Begripsbepaling

4. Archiveren?
• Archiveren is de activiteit waarbij archiefbescheiden op een zodanige wijze in
een archief worden opgenomen dat zij in toegankelijke staat verkeren.
Archiefbescheiden?
• Archiefbescheiden bestaan uit informatie, ongeacht zijn vorm, naar zijn
aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of
organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar
activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.
Archief?
• Een archief is het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt
door een persoon, groep personen of organisatie.
Begripsbepaling

5. • Belang van duurzaam toegankelijke informatie
• Transparantie
• Informatiepositie
• Bewijsvoering
• Reconstructie
• Efficiënte bedrijfsvoering
• Hergebruik
• Geheugen
• Compliance
• (...)
Begripsbepaling

6. Voorbeeld van digitaal archiveren: "tijdreizen"
▸ Tijdreizen = reconstructie van situaties uit het verleden
▸ Wat is nodig om dat te kunnen ?
▸ Beheerprocessen
▸ Vastleggen, Beheren, Toegankelijk maken, Beschikbaar
stellen
▸ ICT-functionaliteiten (bijv. db's in informatiehuizen)
▸ Tijdreizen = gebruiken van een archief
Begripsbepaling

7. Standaard voor archivering: OAIS model
Begripsbepaling

8. Wat is er gebeurd van 2014 tot 2016
▸ 2014-2015
▸ Rapport van I&M, UvW, IPO, VNG
▸ 2015-2016
▸ Visie op de Omgevingswet
▸ Programma van Eisen DSO
▸ Doelarchitectuur DSO
▸ Rapportage VIVO
Stand van zaken

9. Wat is er nu aan de hand?
▸ 2016-2017
▸ Invoeringswet
▸ Algemene Maatregelen van Bestuur
▸ Uitwerken:
▸ Programmaplan in deelprogramma’s
▸ Deelarchitecturen in Deelprogramma DSO
▸ Uitvoering in UIVO
Stand van zaken

10. Er zijn vier actuele en urgente thema's
▸ Procesgerichte thema's
▸ Archiveren in ketens
▸ Archiveren in samenwerkingsruimten
▸ Informatiegerichte thema's
▸ Eenmalige opslag, meervoudig gebruik
▸ Samen complexe objecten beheren
Thema's

11. Archiveren in ketens
▸ Belangrijke regels:
▸ Wie bestuurlijk verantwoordelijk is voor taak, is bestuurlijk verantwoordelijk voor
archivering (zorgdragerschap of 'archiefplicht').
▸ Besturen mandateren of delegeren in de regel procestaken en archiefbeheertaken
▸ Belangrijke vragen bij de inrichting:
▸ Wie is verantwoordelijk voor welk proces?
▸ Welke informatie levert welke processtap op?
▸ Welke archiveringsprocessen moeten bij of namens de zorgdrager ingericht worden?
▸ Welke digitaliseringsslagen moeten bij of namens de zorgdrager plaatsvinden?
Thema's Procesgericht

12. Archiveren in ketens
▸ Voorbeeld:
▸ Gemeente X moet vergunning afgeven
▸ Waterschap Y moet deelvergunning maken
▸ Waterschap Y is zorgdrager voor het dossier over de deelvergunning
▸ Gemeente X is zorgdrager voor het dossier van de totale vergunning
▸ Dossier van gemeente X kan dan bijvoorbeeld link naar dossier van waterschap
Y bevatten
Thema's Procesgericht

13. Archiveren in ketens (volgens Rienk Jonker)
Thema's Procesgericht

14. Archiveren in samenwerkingsruimten
▸ Wat zijn samenwerkingsruimten?
▸ Omgevingen waarin > 1 bevoegd gezag werken en informatie uitwisselen
▸ Waarom is het zo belangrijk?
▸ Iedereen kan rechten ontlenen aan de informatie
▸ Huidige en toekomstige wetgeving (WOB/WOO) kan voorschrijven dat ook
informatie uit samenwerkingsruimten openbaar moet worden gemaakt.
▸ Welke thema's spelen tav archivering?
▸ Welke informatie in de ruimten dient gearchiveerd te worden?
▸ Wie heeft/hebben dan de zorgplicht van de archiefstukken?
Thema's Procesgericht

15. Archiveren in samenwerkingsruimten
▸ Scenario 1: SR is geen archiefruimte
▸ SR = documentatie- en creatieomgeving
▸ Zorgdragers worden verplicht informatie te archiveren in eigen omgeving
▸ Informatie wordt direct vernietigd nadat belang in SR vervallen
▸ Scenario 2: SR is wel archiefruimte
▸ SR = documentatie-, creatie- en archiveringsomgeving
▸ DMS? (zie ateliersessie dec 2016)
▸ Dossiers worden gevormd en zorgdrager aangewezen
▸ Zorgdragers beheren dossier in SR en migreren op termijn naar eigen omgeving
▸ Informatie wordt vernietigd volgens selectielijst
Thema's Procesgericht

16. Eenmalige opslag, meervoudig gebruik
▸ Dit principe houdt in:
▸ Ieder archiefstuk wordt maar op 1 plek vastgelegd en onderhouden
▸ Geen enkel archiefstuk wordt geupload/"gekopieerd" naar andere omgevingen
▸ Dit principe voorkomt:
▸ Talloze verspreide versies van hetzelfde informatieobject met alle risico's van dien
▸ Dit principe leidt tot:
▸ Eenduidig duurzaam beheer van informatieobjecten door 1 partij
▸ Realisatie van het principe kan op basis van:
▸ Persistent Identifiers (bijv. DOI) en Linked Data , zie JustID en Europeana
▸ Toepassing Catalogus Omgevingswet
Thema's
Informatiegericht

17. Samen complexe bestanden beheren
▸ Samen beheren als…:
▸ het technisch gezien de enige oplossing is en/of
▸ zorgdragers het niet alleen af kunnen en/of
▸ het anderszins de meest efficiënte oplossing is
▸ Wat moet in ieder geval samen?
▸ Een beheeromgeving voor technisch complexe informatieobjecten
▸ En welke mogelijkheden kunnen we dan gebruiken?
▸ VNG: Samen organiseren en Digitale Agenda 2020 voor ondersteuning
▸ Bestaande bewaaromgeving gebruiken / Model CDD+ JustID adopteren?
Thema's
Informatiegericht

18. Samen complexe bestanden beheren volgens JustId
Metadata
A
Metadata
B
Informatie-
object (POI)
Archiefobject A
(DOI A)
Archiefobject B
(DOI B)
Opslag
CDD
Archief
A
Archiefvormer
I
Archief
Z
Archiefvormer
II
Thema's
Informatiegerichte

19. Verbindingen leggen met
▸ Werkgroep KVAN en BRAIN
▸ Nationaal Archief
▸ Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)
▸ Onderwijs en onderzoek
▸ Adviescommissie Archieven VNG
Hulp

20. Uitwerken thema’s
▸ In UIVO-I: Archiveren in ketenprocessen
▸ In DSO: Archiveren in samenwerkingsruimten
▸ (...): Eenmalige opslag, meervoudig gebruik
▸ (...): Gezamenlijk complexe bestanden beheren
Tenslotte

21. Positionering archiefbeheer in Programma
▸ Veranker archiefbeheer:
▸ ’by design’ in ketenprocessen, deelprogramma's en deelarchitecturen.
▸ 'op zijn Almeers' door beschermen, beveiligen en beheren als 1
control framework te beschouwen
▸ Haal hulp bij de archiefsector:
▸ KVAN/BRAIN
▸ Nationaal Archief en NCDD
▸ Onderzoek UvA en HvA
Tenslotte