1.
RESUMEN DE LA ACTIVIDAD
Título: Las Normas UNE ISO 30300: 2011‐ Sistemas de Gestión para los
documentos. ¿Qué ha pasado desde su publicación? Debate desde la
experiencia
Organiza: CTN50/SC1 de AENOR Gestión de documentos y aplicaciones
Fecha: 24 de junio de 2013
Lugar: Salón de Grados. Campus Fábrica de Armas Toledo, Universidad de
Castilla La Mancha
Asistentes: 30 personas aproximadamente.
Participantes en la mesa:
 Modera: Alicia Sellés (Masmedios)
 Alfred Mauri (ESAGED)
 Carlota Bustelo (Consultora independiente)
 José Angel Valderrama (AENOR)
 José Alberto Alonso (Ebla Gestión Documental)
Enfoque: Tras una pequeña introducción del estado de la cuestión
realizada por Carlota Bustelo en la que se exponen lo que ha sucedido en
este año y medio después de la publicación, la moderadora da paso a las
intervenciones planteando una serie de preguntas que son contestadas
por los asistentes con la participación del público.
Pregunta: ¿Cuál crees que ha sido la acogida entre los profesionales de la
gestión de documentos en España? ¿Se han entendido la propuesta de las
normas? ¿Han ayudado en algo a algunas implementaciones de modelos
de gestión de documentos?
Alfred Mauri (AM) contesta que sí, que hay un gran interés por estas
normas, aunque hay una cierta cautela de los profesionales en la
implantación real. José Alberto Alonso (JAA) comenta que han servido

2. para dar consistencia a los proyectos de gestión documental, explicando el
aporte de los profesionales de este ámbito en los equipos de consultoría.
Carlota Bustelo (CB) explica que todavía se observa una confusión entre lo
que son los sistemas de gestión y la implantación de los sistemas
informáticos de gestión documental
Pregunta: ¿y a nivel internacional?
CB explica que se ha hecho una pequeña encuesta informal entre los
países que pertenecen al Comité internacional de ISO. Se ha recibido 13
respuestas de todos los continentes, y salvo la respuesta más bien
negativa de Italia, se puede observar un gran interés. Destaca
especialmente el interés de países emergentes y muy potentes como
China y Corea del Sur.
Desde el público Magda Lorente de la Diputació de Barcelona comenta
las sinergias encontradas en los proyectos que se llevan a cabo y también
las reticencias que se encuentran.
Pregunta ¿Cuál ha sido la acogida con respecto a otras normas de
sistemas de gestión? ¿se ha entendido la posible complementariedad con
las ISO 9000,u otros sistemas de gestión?.
José Angel Valderrama (JAV) explica que la propuesta no es tan fácil de
entender fuera de los sectores archivísticos. La gestión documental no es
sólo de archivos y eso es lo que hay que hacer entender. Las ISO 30300
son equivalentes a cualquier otro sistema de gestión, y son
complementarias. Por ejemplo, con respecto a la gestión de documentos
aportan variables de calidad sobre la ISO 9000, que dice que hay que
gestionar los documentos, pero no cómo. Sobre las ISO 27000 aporta la
gestión de la información y no sólo de la seguridad.
JAA Destaca la transversalidad de los sistemas de gestión para los
documentos en los sistemas integrados de gestión que han implementado
numerosas organizaciones y el interés de vincular los controles de la ISO
27001 con los controles de la ISO 30301.
Desde el público Francisco Ricau del Institut Tecnologic de Informática de
Valencia pregunta si las empresas tecnológicas que hacen las

3. implantaciones de aplicaciones de gestión documental han interiorizado el
discurso de las normas.
CB comenta que algunas sí y otras no; aunque muchas las usan como carta
de presentación sin saber muy bien lo que dicen, ya que lo que quieren
lícitamente es vender. Uno de los trabajos es trabajar conjuntamente con
los profesionales informáticos para hacer ver las complementariedades de
los perfiles.
JAV dice que los informáticos necesitan criterios de gestión documental
para llevar a cabo sus proyectos y las normas pueden ser un buen marco
de actuación.
Pregunta: En este año y medio hemos visto en España muchos cursos
especializados en estas normas. ¿Cómo ha sido la experiencia de estos
programas de formación?
AM comenta el interés de las empresas en los cursos que ofrece la Escola
Superior d’Arxivística i Gestió de Documents. El 27% de los alumnos
proceden del sector privado mientras que el 28% proceden de la
Administración pública; y no vienen todos necesariamente de los
profesionales de la archivística y la gestión documental.
Desde el público Julio Cerdá del Ayuntamiento de Arganda comenta que
para las administraciones públicas en este momento hay muchas cosas
que cumplir como el Esquema Nacional de Interoperabilidad y que es
posible que las normas pasen a segundo plano.
CB contesta que son dos cosas diferentes, las normas son voluntarias y
solo se implantan en la medida en que aportan beneficios a la
organización, y por lo tanto le compensa.
JAV dice que la norma ISO30300 da visibilidad a la gestión documental y
facilita llevar los Sistemas de Gestión a entornos de gestión documental.
Pregunta: La ESAGED ha obtenido el primer certificado ISO 30301. ¿Cómo
ha sido la experiencia?
AM contesta que la ESAGED ha implantado la ISO 30301 por convicción y
coherencia, ya que como se ha comentado antes ha establecido un

4. programa específico de formación ISO 30300. El objetivo no ha sido nunca
obtener el primer certificado, aunque luego en realidad lo haya sido. En la
experiencia de la ESAGED ha sido muy importante que ya existiera en la
UAM en muchos ámbitos un sistema de gestión de calidad.
Pregunta: ¿Existe interés de otras empresas por certificarse?
JAV‐Se producen algunas consultas de empresas que pueden tener interés
en certificarse. De momento coinciden con que actúan en el sector de
servicios documentales o tienen algún responsable de gestión
documental. Cree que es importante proyectar las normas a los
profesionales de otros ámbitos, a los que todavía les cuesta ver las
posibilidades que ofrece el desarrollo de un sistema de gestión para los
documentos.
Pregunta: Existen varios foros en Internet especializados en las normas
ISO 30300. ¿Cuál es el tipo de público que se interesa en las normas?
JAA‐ Habla de la experiencia del blog ISO 30300 que mantiene su empresa
Ebla Gestió Documental. Explica cuáles son las secciones más visitadas del
blog (“Hablemos sobre las normas ISO 30300”, “La norma ISO 30301:2011
punto a punto” y “Recursos sobre las normas ISO 30300”) y la procedencia
de los usuarios (España: 54%; Colombia: 20%, correspondiendo el 35% del
total a países latinoamericanos).
CB‐ Existe un grupo de LInkedin abierto en inglés al que anima a todos los
participantes a unirse. De momento los constituyen alrededor de unas 700
personas. El grupo más numeroso es del área de parís con un 9%, seguido
de Barcelona con un porcentaje similar, estando muy repartida la
procedencia geográfica. El 33% de los miembros son “seniors” y el 17%
“managers”, perteneciendo el 21% a empresas del sector de las
tecnologías de la información.
Pregunta‐ ¿Qué futuro vislumbráis en la difusión e implantación de estas
normas?
CB‐ Piensa que el futuro pasa por establecer estrategias de marketing a
nivel internacional y nacional que refuercen el conocimiento y
asentamiento de las normas.

5.
AM‐ No piensa que sea un problema que las normas se hayan publicado
en tiempos de crisis, al revés piensa que afortunadamente ha sido ahora,
puesto que las normas lo que proponen son eficiencia y trasparencia,
justo lo que se necesita en tiempos de crisis.
JAV‐ ve que el futuro depende de poner la norma en común y de aplicar
la ISO30300 en todos los ámbitos y entornos