Las Normas UNE ISO 30300: 2011: resumen de la actividad

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Las Normas UNE ISO 30300: 2011: resumen de la actividad

  1. 1.  RESUMEN DE LA ACTIVIDAD  Título: Las Normas UNE ISO 30300: 2011‐ Sistemas de Gestión para los documentos. ¿Qué ha pasado desde su publicación? Debate desde la experiencia  Organiza: CTN50/SC1 de AENOR Gestión de documentos y aplicaciones  Fecha: 24 de junio de 2013  Lugar: Salón de Grados. Campus Fábrica de Armas Toledo, Universidad de Castilla La Mancha   Asistentes: 30 personas aproximadamente.  Participantes en la mesa:  Modera: Alicia Sellés (Masmedios)  Alfred Mauri (ESAGED)  Carlota Bustelo (Consultora independiente)  José Angel Valderrama (AENOR)  José Alberto Alonso (Ebla Gestión Documental)   Enfoque: Tras una pequeña introducción del estado de la cuestión realizada por Carlota Bustelo en la que se exponen lo que ha sucedido en este año y medio después de la publicación, la moderadora da paso a las intervenciones planteando una serie de preguntas que son contestadas por los asistentes con la participación del público.  Pregunta: ¿Cuál crees que ha sido la acogida entre los profesionales de la gestión de documentos en España? ¿Se han entendido la propuesta de las normas? ¿Han ayudado en algo a algunas implementaciones de modelos de gestión de documentos?  Alfred Mauri (AM) contesta que sí, que hay un gran interés por estas normas, aunque hay una cierta cautela de los profesionales en la implantación real. José Alberto Alonso (JAA) comenta que han servido 
  2. 2. para dar consistencia a los proyectos de gestión documental, explicando el aporte de los profesionales de este ámbito en los equipos de consultoría. Carlota Bustelo (CB) explica que todavía se observa una confusión entre lo que son los sistemas de gestión y la implantación de los sistemas informáticos de gestión documental  Pregunta:  ¿y a nivel internacional?  CB explica que se ha hecho una pequeña encuesta informal entre los países que pertenecen al Comité internacional de ISO. Se ha recibido 13 respuestas de todos los continentes, y salvo la respuesta más bien negativa de Italia, se puede observar un gran interés. Destaca especialmente el interés de países emergentes y muy potentes como China y Corea del Sur.  Desde el público Magda Lorente de la Diputació de Barcelona comenta las sinergias encontradas en los proyectos que se llevan a cabo y también las reticencias que se encuentran.  Pregunta ¿Cuál ha sido la acogida con respecto a otras normas de sistemas de gestión? ¿se ha entendido la posible complementariedad con las ISO 9000,u otros sistemas de gestión?.  José Angel Valderrama (JAV) explica que la propuesta no es tan fácil de entender fuera de los sectores archivísticos. La gestión documental no es sólo de archivos y eso es lo que hay que hacer entender. Las ISO 30300 son equivalentes a cualquier otro sistema de gestión, y son complementarias. Por ejemplo, con respecto a la gestión de documentos aportan variables de calidad sobre la ISO 9000, que dice que hay que gestionar los documentos, pero no cómo.  Sobre las ISO 27000 aporta la gestión de la información y no sólo de la seguridad.  JAA Destaca la transversalidad de los sistemas de gestión para los documentos en los sistemas integrados de gestión que han implementado numerosas organizaciones y el interés de vincular los controles de la ISO 27001 con los controles de la ISO 30301.  Desde el público Francisco Ricau del Institut Tecnologic de Informática de Valencia pregunta si las empresas tecnológicas que hacen las 
  3. 3. implantaciones de aplicaciones de gestión documental han interiorizado el discurso de las normas. CB comenta que algunas sí y otras no; aunque muchas las usan como carta de presentación sin saber muy bien lo que dicen, ya que lo que quieren lícitamente es vender. Uno de los trabajos es trabajar conjuntamente con los profesionales informáticos para hacer ver las complementariedades de los perfiles.  JAV dice que los informáticos necesitan criterios de gestión documental para llevar a cabo sus proyectos y las normas pueden ser un buen marco de actuación.  Pregunta: En este año y medio hemos visto en España muchos cursos especializados en estas normas. ¿Cómo ha sido la experiencia de estos programas de formación?   AM  comenta el interés de las empresas en los cursos que ofrece la Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents. El 27% de los alumnos proceden del sector privado mientras que el 28% proceden de la Administración pública; y no vienen todos necesariamente de los profesionales de la archivística y la gestión documental.  Desde el público Julio Cerdá del Ayuntamiento de Arganda comenta que para las administraciones públicas en este momento hay muchas cosas que cumplir como el Esquema Nacional de Interoperabilidad y que es posible que las normas pasen a segundo plano.  CB contesta que son dos cosas diferentes, las normas son voluntarias y solo se implantan en la medida en que aportan beneficios a la organización, y por lo tanto le compensa.  JAV dice que la norma ISO30300 da visibilidad a la gestión documental y facilita llevar los Sistemas de Gestión a entornos de gestión documental.  Pregunta: La ESAGED ha obtenido el primer certificado ISO 30301. ¿Cómo ha sido la experiencia?   AM contesta que la ESAGED ha implantado la ISO 30301 por convicción y coherencia, ya que como se ha comentado antes ha establecido un 
  4. 4. programa específico de formación ISO 30300. El objetivo no ha sido nunca obtener el primer certificado, aunque luego en realidad lo haya sido. En la experiencia de la ESAGED ha sido muy importante que ya existiera en la UAM en muchos ámbitos un sistema de gestión de calidad.  Pregunta: ¿Existe interés de otras empresas por certificarse?  JAV‐Se producen algunas consultas de empresas que pueden tener interés en certificarse. De momento coinciden con que actúan en el sector de servicios documentales o tienen algún responsable de gestión documental. Cree que es importante proyectar las normas a los profesionales de otros ámbitos, a los que todavía les cuesta ver las posibilidades que ofrece el desarrollo de un sistema de gestión para los documentos.  Pregunta: Existen varios foros en Internet especializados en las normas ISO 30300. ¿Cuál es el tipo de público que se interesa en las normas?   JAA‐ Habla de la experiencia del blog ISO 30300 que mantiene su empresa Ebla Gestió Documental. Explica cuáles son las secciones más visitadas del blog (“Hablemos sobre las normas ISO 30300”, “La norma ISO 30301:2011 punto a punto” y “Recursos sobre las normas ISO 30300”) y la procedencia de los usuarios (España: 54%; Colombia: 20%, correspondiendo el 35% del total a países latinoamericanos).  CB‐ Existe un grupo de LInkedin abierto en inglés al que anima a todos los participantes a unirse. De momento los constituyen alrededor de unas 700 personas. El grupo más numeroso es del área de parís con un 9%, seguido de Barcelona con un porcentaje similar, estando muy repartida la procedencia geográfica. El 33% de los miembros son “seniors” y el 17% “managers”, perteneciendo el 21% a empresas del sector de las tecnologías de la información.  Pregunta‐ ¿Qué futuro vislumbráis en la difusión e implantación de estas normas?                   CB‐ Piensa que el futuro pasa por establecer estrategias de marketing a nivel internacional y nacional que refuercen el conocimiento y asentamiento de las normas. 
  5. 5.  AM‐ No piensa que sea un problema que las normas se hayan publicado en tiempos de crisis, al revés piensa que afortunadamente ha sido ahora, puesto que las normas lo que proponen son eficiencia y trasparencia, justo lo que se necesita en tiempos de crisis. JAV‐ ve que el futuro depende de poner la norma en común y  de aplicar la ISO30300 en todos los ámbitos y entornos   

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