1. EL sf programm „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“
Uuringu tulemuste tutvustamine –
veebiküsitlus ja intervjuud
14. juuni 2011
Kuldar Aas
Koolitused ja infopäevad toimuvad Euroopa Liidu struktuurifondide programmi „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“ raames,
mida rahastab Euroopa Regionaalarengu Fond.
Koolituste ja infopäevade tellija on Riigi Infosüsteemide Amet ja koolitused viib läbi BCS Koolitus AS

2. Uuringu taust
• Eesmärk
– Saada ülevaade elektroonilise asjaajamise ning sellega
seotud valdkondade (e-teenused, e-arved, jne)
hetkeseisust
– Elektroonilise asjaajamise arendamiseks eraldatud
struktuurivahendite kasutamise seire
• Sihtgrupid: ministeeriumid, nende hallatavad asutused,
maavalitsused, KOVid jt avaliku haldusega seotud
organisatsioonid
• Tellija: RIA/MKM (rahastatud Euroopa Regionaalarengu
Fondi poolt EL struktuurifondide programmi
„Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“ raames)
• Täitja: Raivo Ruusalepp, Kalev Petti (F&A), Karin Oolu,
Kuldar Aas

3. Uuringu käik
Ettevalmistus, eelintervjuud
Periood: 12 - 17.01.2011
Maht: 5 intervjuud
Veebiküsitlus
Periood: 14.02 – 8.03.2011
Maht: 224 vastanut (302 kutset)
Kvalitatiivintervjuud
Periood: aprill-mai 2011
Maht: 10 intervjuud (6 KOV, 4 riigiasutust)
Aruteluseminar - 14.06.2011
Lõpparuanne - 30.06.2011

4. Veebiküsitluse valim ja vastajad
Asutuste Asutuste Vastamis
Asutuse tüüp Vastanuid
grupp arv valimis -protsent
KOV vallavalitsus 191 132 69,11%
linnavalitsus 33 24 72,73%
Maavalitsus maavalitsus 15 12 80,00%
Ministeerium ministeerium 11 10 90,91%
Amet amet 23 23 100,00%
inspektsioon 3 2 66,67%
valitsusasutus 3 3 100,00%
Muu põhiseaduslik
6 6 100,00%
institutsioon
avalik-õiguslik asutus 1 1 100,00%
riigi osalusega äriühing 2 2 100,00%
sihtasutus 7 6 85,71%
muu asutus 7 3 42,86%
Kokku: 302 224 74,17%

5. Veebiküsitluse valim ja vastajad
Protsent
Parameeter Rühm Arv
valimist
Asutuse suurus 1-10 62 28%
11-25 72 32%
26-100 49 22%
101+ 41 18%
Kasutatav EDHS Amphora 69 31%
Postipoiss 61 27%
WebDesktop 22 10%
GoPro 11 5%
SharePoint 10 4%
Alfresco 4 2%
Muu 18 8%
Ei kasuta 25 11%

6. Uuringu teemad
• EDHSide ja digitaaldokumentide kasutamise määr
• Digitaaldokumentide loomine ja menetlemine
• Digitaalallkirja kasutamine
• Dokumentide elektrooniline vahetamine
• Dokumendihalduse ja e-teenuste seosed
• E-arvete kasutamine
• Hankedokumentide menetlemine
• Struktuurfondide vahendite kasutamine asutuse
dokumenditöö arendamisel
• Elektroonilise dokumendihalduse mõju ja
arendusvajadused

7. Digitaaldokumentide kasutamise
määr

11. Üldhinnang digitaaldokumentide levikule
• Täiendava analüüsi käigus selgus, et
digitaaldokumentide hulk asutuses sõltub
peamiselt:
– Asutusevälise suhtluse mahust ja iseloomust
– Juhtkonna toetusest digitaalsele asjaajamisele
– Asutuse suurusest ja tüübist

12. Üldhinnang digitaaldokumentide levikule
• Võrreldes pikaajalise säilitustähtajaga
digitaaldokumentide osakaalu üldise
(säilitustähtajast sõltumatu) jaotusega, on
erinevused suured
• Põhjendusi:
– Ebaselgus seadusandluses
– Ebaselgus pikaajalise säilitamise ja arhiveerimise
nõuetes, sh asutuse digitaalarhiivi puudumine

13. Digitaaldokumentide loomine ja
menetlemine

17. Elektrooniliste mallide kasutamine
• Enamasti on asutuste elektroonilised mallid EDHSi
välised (kontoritarkvara „põhjad“), samas on ka ligi
kolmandikus asutustest juba kasutusel EDHSi sisesed
mallid
• EDHSi siseste mallide kasutuselevõtt ei ole enamasti
kaasa toonud täielikku loobumist EDHSi välistest
mallidest

23. Teised digitaaldokumente Liideste olemasolu EDHSi
menetlevad infosüsteemid ja asutuse infosüsteemide
asutuses vahel

24. Välised digitaaldokumente Liideste olemasolu väliste
menetlevad infosüsteemid infosüsteemidega

25. Dokumentide loomise ja menetlemise üldhinnang
• Asutusse saabuvate digitaaldokumentide osakaal on küllaltki
väike
• Digitaalset menetlemist rakendatakse peamiselt
riigiasutustes, KOVides on digitaalse menetlemise osakaal
küllaltki väike
• Täisdigitaalset menetlemist ei soovita tihti rakendada
juhtudel, kui menetlust algatav dokument on saadud
paberkandjal ning seega ka vastuse peab edastama
paberkandjal
• Küllalt palju toimub dokumentide menetlemist ka väljaspool
EDHSi, peamiselt finants- ning personalisüsteemides
• Liideseid EDHSi ja teiste infosüsteemide vahel on vähe,
mistõttu suur osa teistes infosüsteemides menetletavatest
dokumentidest kas ei jõua EDHSi või kantakse sinna käsitsi

26. Dokumentide loomise ja menetlemise üldhinnang
• KOVid mainisid peamise probleemina üleminekul
elektroonilisele menetlemisele vajaliku kompetentsi
ning inimeste puudumist
• Paljud menetlusringid eeldavad ka väliste osapoolte
(kodanike, teiste asutuste, ettevõtete) kaasamist,
mistõttu on nende täielik rakendamine
elektrooniliselt keeruline
• Valitseb ebaselgus digitaalse arhiveerimise osas,
viimane toodi välja eelkõige paralleelse
pabermenetlemise põhjusena

27. Digitaalallkirja, digitempli ja
digitaalse kinnitusmärke
kasutamine

31. Digitaalallkirja kasutamise koondhinnang
• Digitaalset allkirjastamist kasutavad peaaegu kõik
asutused, samas ei ole selliste dokumentide osakaal suur
• Täiendava analüüsi käigus toodi välja, et praegune
digitaalse allkirjastamise lahendus ei ole piisavalt mugav
neile, kes peavad dokumente hulgaliselt allkirjastama,
samuti on tasuta allkirjade hulk piiratud
• Alternatiivide (digitempli ja kinnitusmärke) kasutamine ei
ole laialt levinud
• Kinnitusmärke kasutamisega ollakse pigem „ootel“,
soovitakse täpsemaid nõudeid ning tingimusi

32. Dokumentide elektrooniline
vahetamine

34. Kanalite osakaal dokumentide asutusest
edastamisel
% kogu valimist
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
DVK 37 52 4 43
E-post 19 32 31 18 0.4
Süsteemipõhine
dokumendiedastus (nt.
eÕigus, STAR,
35 49 11 211
eEdastamine, vmt.)
Paberdokument
tavapostiga või 0.4 25 34 19 21
käsipostiga
üldse mitte kuni 25% 26-50% 51-75% 76-99% 100% ei oska öelda/vastamata

37. Üldhinnang dokumentide vahetamisele
• Digitaalselt vahetatavate dokumentide osakaal on küllaltki
suur, peamiseks dokumentide saamise ja saatmise kanaliks on
e-post
• Parimas seisus on digitaalne suhtlemine asutuste vahel,
kodanike ning ettevõtetega suhtlemisel on
digitaaldokumentide osakaal oluliselt väiksem
• Asutused on digitaalsel suhtlusel nö aktiivsem pool: kõigi
partneritega on edastatavate digitaaldokumentide hulk pisut
suurem kui saabuvate hulk
• DVK kasutamine on pigem vähene, täiendava analüüsi käigus
toodi põhjuseks vähene töökindlus ning ebaühtlane
rakendamine teistes asutustes
• Leiti, et dokumentide digitaalne vahetamine annaks suuremat
efekti ning oleks veelgi laialdasemalt kasutusel, kui oleks
võimalik ka jälgida dokumendi menetlemise käiku teistes
asutustes

38. Dokumendihalduse toetus
e-teenustele

42. Täisdigitaalsete menetlusringidega toetatud
enamkasutatavad e-teenused
% asutustest, kel on täisdigitaalsete menetlusringidega toetatud e-teenuseid
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Toetused, avaldused 27
Elukoha teated, registreerimine 22
Teabenõuded 9
Kirjavahetus 9
Lepingud 7
Pereregister 6
Rahvastikuregister 6
Arvete saatmine, arveldamine 6
Majandutegevuse register 4
Muu 43

43. E-teenuste kokkuvõtteks
• Teenuste osutamine elektrooniliste kanalite
vahendusel on laialt levinud, vaid kümnendik
asutustest ei osuta üldse e-teenuseid
• Täiendava analüüsi käigus toodi välja, et e-teenuste
kasutamise soov on küllalt väike nii ettevõtjate kui
ka eraisikute poolt
– Eelkõige väiksemates omavalitsustes eelistatakse
personaalset suhtlust tuttava ametnikuga
• E-teenuste osutamine on väga nõrgalt seotud
täisdigitaalsete menetlusringidega EDHSis

44. E-arvete menetlemine ja hangete
teostamine

45. E-arvete väljastamine ja saamine
• E-arvete väljastamine
– Rohkem levinud KOVides (74% asutustest) kui
ministeeriumides, ametites (30-40%)
– Automaattöötlust võimaldavaid arveid (nt. XML
kujul) väljastab ligi veerand asutustest
• E-arvete saamine
– E-arveid ei aktsepteeri 14% asutustest, sh 25%
ametitest
– Automaattöötlust võimaldavaid arveid aktsepteerib
35% asutustest (38% KOVidest, alla 25 % ametitest ja
ministeeriumitest)

46. E-arvete menetlemine
Arve menetlemise viis Asutuste arv %
täisdigitaalselt (s.t. ilma arvet
9 13,4
paberile trükkimata)
pool-automaatselt (nt. puudub
liides EDHSi ja finantsarvestuse 13 19,4
süsteemi vahel)
paberile trükituna 44 65,7
vastamata 1 1,5
Kokku: 67 100

47. Arendusvajadused ja probleemid
• E-arvete menetlemise osas toodi peamiste
arendusvajadustena välja:
– Süsteemide arendusvajadus, sh nii EDHSi ja
finantsarvestussüsteemi liidestamine asutuses kui ka
e-arvete keskkonna arendamine;
– Töötajate vähene tahe ja oskus arveid
elektrooniliselt menetleda
• Tihti ei ole ka selge, kas arveid peaks üldse
dokumendihaldusesse hõlmama (ning EDHSis
menetlema) või mitte

48. Hangete elektrooniline läbiviimine
• Hangete läbiviimisel kasutab digitaalset
menetlemist (vähemalt ühes etapis) või loob
digitaalseid dokumente 71% vastanutest (66%
KOVidest, 80-90% ülejäänud asutustest)
• Enim toetatakse elektrooniliselt
– Suhtlemist pakkujatega
– Hankedokumentide koostamist
– Hankelepingu sõlmimist
• Täisdigitaalsed menetlusringid hankeprotsessi
toetamiseks on olemas 8% asutustest (2
linnavalitsust ehk 1% KOVidest, 22% ülejäänutest)

50. Hankeetappide automatiseerimise
kasulikkus
• Millist hankeprotsessi etappi soovitakse enim
automatiseerida?
– Hankedokumentide koostamine
– Pakkumuste vastuvõtmine ja menetlemine
– Suhtlemine pakkujatega, küsimustele vastamine
• Suur osa asutustest loodab elektroonilisel hangete
läbiviimisel uuendatud riigihangete registrile
(viimane ei olnud uuringu teostamise ajal veel
avalikustatud)

51. Struktuurfondide vahendite
kasutamine dokumenditöö
arendamisel

52. Toetuste saamine
• Viimase kolme aasta jooksul on struktuurfondidest
toetusi saanud või vastavates projektides osalenud 15%
küsitluses osalenud asutustest (13% KOVidest, 40%
ministeeriumidest ja 25% ametitest)
• Peamiseks saadud kasuks on märgitud:
– Digitaalallkirjaga dokumentide hulga kasv (70%)
– Digitaalse asjaajamise oskuste tõus kasutajate seas (61%)
– Suurenenud DVK kasutamine (55%)
– Digitaalse asjaajamise oskuste tõus dokumendihaldurite
hulgas (55%)
– Dokumentide menetlemine on muutunud
läbipaistvamaks (48%)

54. Toetuste mõju
• Üldiselt ollakse toetuste kasutamisega rahul ning
leitakse, et sellest on olnud oluline abi asutuse
dokumendihalduse arendamisel
• Üllatavalt vähe on toetusi saadud koolitamiseks ja
teadlikkuse tõstmiseks, samas märgiti töötajate
oskuste tõusu ühe suurima kasuna

55. Elektroonilise dokumendihalduse
mõju ja arendusvajadused

56. Elektroonilise asjaajamise mõju
Jah, Jah, Pole Pigem Kindlasti Ei oska
Mõju
oluliselt veidi muutnud vastupidi vastupidi öelda
Dokumentide
menetlusringid on 40% 38% 11% 4% 0,4% 7%
kiirenenud
Menetlusringides
on vähem etappe 7% 27% 48% 7% 1% 10%
Töötajatel kulub
dokumenditööle 19% 35% 20% 17% 1% 7%
vähem aega
Dokumentide
menetlemine on 29% 33% 18% 0,4% 0,4% 19%
läbipaistvam
Klientide kaasatus
asjaajamisse on 8% 26% 42% 1% 0% 23%
suurenenud

57. Elektroonilise asjaajamise mõju
Jah, Jah, Pole Pigem Kindlasti Ei oska
Mõju
oluliselt veidi muutnud vastupidi vastupidi öelda
Parem liidestatus
infosüsteemide 13% 30% 23% 1% 0% 34%
vahel
Suurenenud
digitaalselt 61% 34% 2% 0% 0% 3%
allkirjastatud
dokumentide arv
Digitaalse
asjaajamise 48% 41% 3% 0,4% 0% 8%
oskuste tõus
(dok. haldurid)
Digitaalse
asjaajamise 34% 52% 4% 0,4% 0% 9%
oskuste tõus
(kasutajad)

61. Elektroonilisest menetlemisest saadav kasu
• Elektroonilisest menetlemisest saadava suurima
kasuna märgiti
– Menetlusprotsesside suuremat läbipaistvust (78%)
– Menetlusprotsessi kiiremat läbimist (77%)
– Menetlusetapi kiiremat läbimist (49%)
– …
– Ei tõuse mingit kasu (4%)

62. Arendusvajadused
• Peamiste arendusvajaduste osas toodi välja:
– Liidesed EDHSi ja teiste infosüsteemide vahel (95%)
– EDHSi arendamine (88%)
– Üleriiklikud infosüsteemid (85%)
– Muud asutuse infosüsteemid (82%)
– Eesti.ee (80%)

63. Kokkuvõte

64. Takistused ja probleemid KOVides
• Puuduv tööjõud: Korraliku digitaalse asjaajamise
rakendamiseks on tarvilik spetsialisti olemasolu, kes
mõistaks nii asutuse vajadusi kui ka süsteemide
võimalusi
• Vähene koostöö: Nii spetsialistide puudumise kui ka
asutuste ebaühtlase taseme tõttu on raske
korraldada hästi toimivat koostööd nii
tarkvarafirmadega kui ka teiste asutustega
• Halb ülevaade nõuetest: Digitaalset asjaajamist
korraldavad nõuded on hajunud, korraliku ülevaate
saamine on keeruline ning aeganõudev

65. Takistused ja probleemid riigiasutustes
• Kesksete nõuete ebapiisavus: Kuigi vajalik ressurss on
asutustel olemas, on keeruline leida piisavalt konkreetseid
nõudeid uute lahenduste hankimiseks
• Koostöö nõuete arendamisel: Uued nõuded saavad
teatavaks alles peale nende jõustumist, samas on asutustel
huvi osaleda ka nende koostamisel
• Dokumendihalduse infovõrgustik: Puudub ülevaade teiste
asutuste poolt tehtavast, paralleelselt arendatakse sarnaseid
arendusi. Informatsioon arendusplaanide osas peab olema
kättesaadav kõigile huvitatud asutustele
• Koolitused nii IT spetsialistidele kui ka dok. halduritele: IT
spetsialistide ning dokumendihaldurite teadmiste vahel on
suur lõhe – mõlemaid tuleb teise poole aluspõhimõtete osas
koolitada

66. EL sf programm „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“
Tänan Teid!