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Digicomp 1
Lizenzmanagement in der Praxis
Markus Schweizer, Digicomp Trainer
Associate Partner, CSC Schweiz
2Digicomp
Markus Schweizer - Steckbrief
 Lic. phil. I, EMBA HSG
 IT Beratung und Engineering seit 1989
 IBM, PwC, CA, P...
3Digicomp
Ziele
 Verstehen der Risiken und Chancen im Lizenzmanagement
 Verstehen von spezifischen Herausforderungen:
 ...
4Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits...
5Digicomp
License Management
Risiken im Lizenz Management
6Digicomp
Diskussion Was ist eine Lizenz?
Allgemein ist eine Lizenz (v. lat. licet, „es ist erlaubt“; dazu: licentia, „Fre...
7Digicomp
Diskussion: Was ist eine Software-Lizenz?
8Digicomp
Lizenz Management – worum geht’s?
Installiert vs. gekauft?
Lizenz-Modell?
???
9Digicomp
Würden Sie einen Software-Audit bestehen?
• Können Sie einen Bestandsreport Ihrer Lizenzen erstellen? Wie einfac...
10Digicomp
Lizenzierungsproblematik heute – Aspekte des Verkaufs
• Softwarelizenzierungsmodelle sind so komplex, dass die ...
11Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audit...
12Digicomp
Herausforderungen im Lizenz Management
Compliance
Kosten-
senkung
Recht-
mässigkeit
Transparenz
Einsparungen
13Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefa...
14Digicomp
Wie gelangt unlizenzierte SW in Unternehmen?
/ Nicht autorisierte Downloads
/ Nichtautorisierte Kopien von Mast...
15Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefa...
17Digicomp
Software Audits
• Hintergrund: Rent-a-center hat Business Objects vor der Übernahme von BO durch SAP gekauft
• ...
18Digicomp
Software Audits
 Auf der Hersteller Seite: Account Manager vs. Audit Department
 Position vor dem Audit (von ...
19Digicomp
Software Audits
• Aufgrund der Komplexität der heutigen Lizenzkonditionen kann man nie 100% Lizenzkonformität b...
20Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audit...
Lizenzformen
Proprietäre Software
• Lizenz Bestimmungen abhängig von Produzenten, Rechtsumfeld,
Kundenanforderungen
• Von ...
22Digicomp
Lizenzmodelle
Lizenztyp
Lizenz-
klasse
Lizenzart
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Lizenz Klassifizierung
Lizenzart Lizenzklasse Lizenztyp
Einzelplatz Vollversion Pro Gerät
Mehrplatz Upgrade Pro...
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Lizenz Metrik
 Per Device
 Per Node
 Per User
 Named user
 Floating Licence
 Per page
 Per CI
 Per Sess...
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Lizenzierungsprobleme
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Installiert
Lizenziert
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Ist
Soll
Fa...
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Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audit...
27Digicomp
Herausforderungen durch Virtualisierung und Cloud
• Lizensierungskonditionen sind gegenüber technischer Machbar...
28Digicomp
Agenda
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audit...
Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin
Organisations-Sicht
Service Desk
Einkauf Revision
Rechtsabteilu
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Finance
IT ...
Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin
Anwendungs-Sicht
Service Desk
Einkauf Revision
Rechtsabteilung
Finance
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Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin
Daten-Sicht
Service Desk
Einkauf Revision
Rechtsabteilu
ng
Finance
IT Installa...
32Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefa...
33Digicomp
Business Case
Investition
/ SW-Lösung
/ Aufbau
/ Prozess
Anpassung
/ Daten
Bereinigung
/ Schnittstellen
/ Gover...
34Digicomp
 Einführung
 Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements
 Risiken
 Compliance, Recht
 Audits: Gefa...
35Digicomp
Implementierung nach Aspera: «A-Modell»
36Digicomp
Lösungslandschaft
 Lizenz-Management Tool
 Lizenz-Modelle, Lizenz-Metriken, Lizenz-Identifikation
 Vertragsm...
37Digicomp
Risiken im Lizenz Management 2
38Digicomp
Herzlichen Dank
Markus Schweizer
mschweizer@csc.com
Lizenzmanagement in der Praxis
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Lizenzmanagement in der Praxis

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Es wird viel geschrieben über Lizenzmanagement, aber wer hat es schon vollständig eingeführt und lebt es konsequent?

Unser erfahrener Kursleiter Markus Schweizer berichtete in seinem Referat vom 8. März 2016 von einem Projekt, welches er im Versicherungsbereich geleitet hat. Dabei wurde eine komplette Lizenzmanagement-Lösung eingeführt, die dem Unternehmen ermöglicht, stressfrei mit dem Thema umzugehen.

Markus Schweizer blickte zurück auf die Aufwände der Implementierung und die Erfahrungen im Betrieb. Ebenfalls zeigt er auf, welche Vorteile ein aktives Lizenzmanagement haben.

Published in: Software
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Lizenzmanagement in der Praxis

  1. 1. Digicomp 1 Lizenzmanagement in der Praxis Markus Schweizer, Digicomp Trainer Associate Partner, CSC Schweiz
  2. 2. 2Digicomp Markus Schweizer - Steckbrief  Lic. phil. I, EMBA HSG  IT Beratung und Engineering seit 1989  IBM, PwC, CA, Protiviti, USU Consulting, AWK, CSC  Highlights:  Grosskunden: Allianz, AXA Winterthur, CS, SwissRe, Novartis, T-Systems, Helsana, BAFU, armasuisse, RUAG  USA 1999-2008: AON, MetLife, Dept. of the Treasury, State of California, General Electric, Aegon, Delphi Automotive, VISA, CGI, SunTrust, Convergys  Beratungsschwerpunkte: Service Management, IT Asset Management, Lizenz Management, IT Financial Management, IT Strategie, Programm Management, strategische Verbesserungsprogramme, Governance etc.  Digicomp Trainer für ITIL , Cobit und Sourcing Governance  ITIL Service Manager seit 2000, Expert seit 2008
  3. 3. 3Digicomp Ziele  Verstehen der Risiken und Chancen im Lizenzmanagement  Verstehen von spezifischen Herausforderungen:  Software-Audit durch einen SW-Hersteller  Lizenz-Management Klassifizierungen  Lizenz-Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Der Lizenz-Management Prozess  Implementierung am Beispiel der Helsana
  4. 4. 4Digicomp Agenda  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana
  5. 5. 5Digicomp License Management Risiken im Lizenz Management
  6. 6. 6Digicomp Diskussion Was ist eine Lizenz? Allgemein ist eine Lizenz (v. lat. licet, „es ist erlaubt“; dazu: licentia, „Freiheit“, „Erlaubnis“) eine Erlaubnis, Dinge zu tun, die ohne diese verboten sind.
  7. 7. 7Digicomp Diskussion: Was ist eine Software-Lizenz?
  8. 8. 8Digicomp Lizenz Management – worum geht’s? Installiert vs. gekauft? Lizenz-Modell? ???
  9. 9. 9Digicomp Würden Sie einen Software-Audit bestehen? • Können Sie einen Bestandsreport Ihrer Lizenzen erstellen? Wie einfach? • Bestand per Knopfdruck? • Inventar und Nutzung Ihrer Software? • Wissen Sie wieviele unterschiedliche SW Sie haben und wie und ob diese genutzt werden? • Wie wird Ihre SW eingekauft? • Wie steht es um Ihr Vertragsmanagement? Wo sind Ihre Software-Lizenz-Verträge? • Was geschieht mit den Lizenzen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? • Kann der Mitarbeiter Software selber installieren? • Gibt es eine Policy, Standard Bewilligungsverfahren? Ist sie kommuniziert? • Wer darf und wer tut Software beschaffen? • Haben sie einen kontrollierten Prozess für die Server-Dekommissionierung?
  10. 10. 10Digicomp Lizenzierungsproblematik heute – Aspekte des Verkaufs • Softwarelizenzierungsmodelle sind so komplex, dass die SW Hersteller selber sie nicht verstehen • Preisnachlässe bis zu 90% sind weit verbreitet • Lizenzierungs- und Preismodelle sind so flexibel, dass die SW Hersteller selber oft nicht alles korrekt in ihre Systeme einpflegen. Es kann zu Diskrepanzen zwischen Vertrag, Nutzung und Rechnung führen. «Software pricing can and should be much simpler. Instead, the software industry is chasing the cellular carriers for the MLPMOTP award: Most ludicrous pricing model on the planet» Informationweek online , 2011
  11. 11. 11Digicomp Agenda  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana
  12. 12. 12Digicomp Herausforderungen im Lizenz Management Compliance Kosten- senkung Recht- mässigkeit Transparenz Einsparungen
  13. 13. 13Digicomp  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana Agenda
  14. 14. 14Digicomp Wie gelangt unlizenzierte SW in Unternehmen? / Nicht autorisierte Downloads / Nichtautorisierte Kopien von Masterkopien / Cloning von PCs und Servern / Testinstallationen, Evaluationskopien, Entwicklungskopien, Beta-Versionen / Softwareverteilungstools
  15. 15. 15Digicomp  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana Agenda
  16. 16. 17Digicomp Software Audits • Hintergrund: Rent-a-center hat Business Objects vor der Übernahme von BO durch SAP gekauft • Intensive M&A Vorgänge erschweren Geschäftsbeziehungen und können zu Änderungen den Lizenzbedingungen führen  Lizenz Audits werden von den Hersteller als Weg für zusätzliche Umsätze gesehen.  Neben Nachlizenzierungen erhoffen sie sich auch Insiderinformation für Zusatzgeschäfte «Rent-a-Center, the rent-to-own chain (USA) sued SAP recently after receiving an unexpected $9 million bill from SAP for excess use of its Business Objects analytics software» CIO Magazin, July 20, 2011
  17. 17. 18Digicomp Software Audits  Auf der Hersteller Seite: Account Manager vs. Audit Department  Position vor dem Audit (von der SW-Firma schriftlich angekündigt):  Sind wir unterlizenziert? Sollen wir einen Vergleich aushandeln?  Haben wir eigene Verfahren und Zahlen oder müssen wir eine externe Firma anstellen?  Wie gut verstehen wir die Vertrags- und Lizenzbestimmungen?  Wieviel Aufwand benötigt ein interner Audit?  Wer macht den Abgleich?  Was sind die Kosten?  Während dem Audit  Daten beschaffen?  Abschluss  Verifizierung des Auditberichts  Strategische Positionierung für weitere Zusammenarbeit
  18. 18. 19Digicomp Software Audits • Aufgrund der Komplexität der heutigen Lizenzkonditionen kann man nie 100% Lizenzkonformität beweisen • Je sorgfältiger der Umgang mit Verträgen, Lizenzen, Installationen und Daten und je besser die Lifecycle Prozesse und Governance aufgestellt sind, umso wahrscheinlicher ist es, negative Auswirkungen eine Audit zu vermeiden. • Kritische Erfolgsfaktoren • Verstehen der Risiken und der Komplexität • Lifecycle Prozesse • Automation durch Toolunterstützung • Schnittstellen und Identifikation von Datenquellen • Integration mit anderen Prozessen und Funktionen • Interne Audits • Controls, KPIs, KVP
  19. 19. 20Digicomp Agenda  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana
  20. 20. Lizenzformen Proprietäre Software • Lizenz Bestimmungen abhängig von Produzenten, Rechtsumfeld, Kundenanforderungen • Von hochstandardisiert (EULA) bis zu individuellen Vereinbarungen Freeware • Rechtlich nicht eindeutig definiert • Proprietäre Software, kostenlose Nutzung und Weiterverbreitung • Keine offener Quellcode Shareware • Zweckgebunden • Zeitgebunden • Limitierte Funktionalität • Freemium (Gebührenpflichtigkeit abhängig vom Nutzungszweck) Open Source • Darf eigenen Bedürfnissen angepasst werden • Quellcode darf analysiert werden • Kostenloses Kopieren und Weiterverteilen • Nicht zweckgebunden
  21. 21. 22Digicomp Lizenzmodelle Lizenztyp Lizenz- klasse Lizenzart
  22. 22. 23Digicomp Lizenz Klassifizierung Lizenzart Lizenzklasse Lizenztyp Einzelplatz Vollversion Pro Gerät Mehrplatz Upgrade Pro Nutzer Cross-Upgrade Pro CPU Update Pro Core AddOn Pro Cluster AddOn Upgrade CAL CAL Upgrade
  23. 23. 24Digicomp Lizenz Metrik  Per Device  Per Node  Per User  Named user  Floating Licence  Per page  Per CI  Per Session  Per CPU  Per MIPS  Per MSU (million service units)  Per PVU  Per transaction  Volume-based  Per location  Time-based Wie behält man hier den Überblick?
  24. 24. 25Digicomp Lizenzierungsprobleme 0 100 200 300 400 Installiert Lizenziert 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 Ist Soll Falschlizenziert
  25. 25. 26Digicomp Agenda  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana
  26. 26. 27Digicomp Herausforderungen durch Virtualisierung und Cloud • Lizensierungskonditionen sind gegenüber technischer Machbarkeit im Rückstand • Client/Server Lizenzen (CALs etc.) sind in virtuellen und Cloud Umgebungen schwierig zu messen (gemischte Besitzverhältnisse) • Dynamik von virtuellen und Cloud Umgebungen machen akkurate Lizenzbilanzen schwierig • Techies interessieren sich nicht für Lizenzbedingungen (Cloning, Testumgebungen, ‘Spielwiesen’ etc.) • Hosting/Outsourcing: Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung • Probleme: Sicherheit, Datenhoheit, Verfügbarkeit, SLA, Interoperabilität etc.
  27. 27. 28Digicomp Agenda  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana
  28. 28. Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin Organisations-Sicht Service Desk Einkauf Revision Rechtsabteilu ng Finance IT Installation IT DiscoveryGebäude Management Personal IT Architektur Lizenz Management
  29. 29. Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin Anwendungs-Sicht Service Desk Einkauf Revision Rechtsabteilung Finance IT Installation IT DiscoveryGebäude Management Personal IT Architektur Lizenz Management Service Desk • ValueMation • Remedy SCM • SAP • Ariba Office Vertragsmanagement • Valuemation • CU Contract Kreditoren & Anlage • SAP Deployment und Configuration • SW-Verteilung • VM Management Inventory Scanner • SCCM • BDNA Personalmanagement • SAP • Lawson Architecture Management • Aris • Topease • Tipco
  30. 30. Lizenz Management: Schnittstellen-Disziplin Daten-Sicht Service Desk Einkauf Revision Rechtsabteilu ng Finance IT Installation IT DiscoveryGebäude Management Personal IT Architektur Lizenz Management SW-Version Bestellung Bestellung Purchase Order Lizenz-Bilanz Anlagewert Verträge Auditreport Verträge Lizenzen Rechnung Wareneingang Anlagevermögen Betriebsbuchhaltung Deployment History Change History SW-Installationen Umzüge Personal-Mutationen SW-Portfolio Standards
  31. 31. 32Digicomp  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana Agenda
  32. 32. 33Digicomp Business Case Investition / SW-Lösung / Aufbau / Prozess Anpassung / Daten Bereinigung / Schnittstellen / Governance- System Laufende Kosten / Unterhalt Lösung / Reporting / KVP-System / Lizenz Manager Quantitative Vorteile  Lizenzkorrektur  Lizenz-Nutzungs- optimierung  Standardisierung  Vertrags- konsolidierung  Rechnungs- genauigkeit  Business Decision Support  Planungs- genauigkeit  Anlagevermögen  Spend Management  Prozesseffizienz  Aufwand für Audits Qualitative Vorteile  Risiko Minderung  Unterlizenzierung  Audits  Rufschädigung  Rechtsverstösse  Benutzer- und Kundenzufriedenh eit  M&A Situationen  Flexibilität  Compliance  SOX  IKS  Basel II
  33. 33. 34Digicomp  Einführung  Herausforderungen und Nutzen des Lizenz Managements  Risiken  Compliance, Recht  Audits: Gefahr, Vorgehen,  Lizenzmodelle, Typen etc.  Ausblick: Lizenz Management in virtuellen und Cloud-Umgebungen  Lizenzierung in virtuellen Umgebungen  Subskriptionsmodelle in der Cloud  Integration des Lizenz Management in betriebliche Prozesse  Vorgehen für eine Standortbestimmung und Business Case  Assessment und Planung  Business Case  Beispiel Implementierung Helsana Agenda
  34. 34. 35Digicomp Implementierung nach Aspera: «A-Modell»
  35. 35. 36Digicomp Lösungslandschaft  Lizenz-Management Tool  Lizenz-Modelle, Lizenz-Metriken, Lizenz-Identifikation  Vertragsmanagement  Schnittstellen  Discovery / Scanning Tool  Entdecken von Software Installationen  Software Metering Tool  Messen des Gebrauchs  Software-Packetierung und Verteilung  Installation von Software  CMDB  Verbindung HW und SW Installationen
  36. 36. 37Digicomp Risiken im Lizenz Management 2
  37. 37. 38Digicomp Herzlichen Dank Markus Schweizer mschweizer@csc.com

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