Almacenamiento a largo plazo PDF/A

2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.
Almacenamiento a
largo plazo de
documentos
electrónicos: PDF/A
Roberto Boya
Director Técnico
Adobe Systems Ibérica

2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.
Agenda
 Adobe PDF
 Preservación de documentos electrónicos
 PDF/A
 Adopción del formato y evolución

 Tecnología probada y segura─ 15 años
 Estándar ISO 32000
 Adoptada por todas las empresas del Fortune Global 1000
 Formato abierto y especificaciones disponibles públicamente
 Adoptado por la mayoría de Gobiernos mundiales, empresas
internacionales y organismos de certificación
 Más allá de un Standard“de facto”: PDF/X, PDF/A, PDF/is
Adobe PDF: El formato estándard, fiable y seguro

 Consistencia presentación electrónica y papel
 Posibilidad de trabajo On y Off-line desde Adobe Reader
 Seguridad
 Protección de la autenticidad, integridad y confidencialidad de los
documentos
 Proceso electrónico
 Integración con bases datos y servicios Web. Estandares XML, SOAP,
J2EE. Firma electrónica desde Adobe Reader
 Accessibilidad para personas con discapacidades
 Indexado de documentos
 Para búsquedas y mejorar las capacidades de archivo
Beneficios del documento en PDF

La Mayor Difusión

Presencia de PDF en AA.PP España
Organismo Web .pdf .doc .rtf
Ayto. Madrid www.munimadrid.es 76.900 248 10
Ayto. Barcelona www.bcn.es 79.700 856 20
Xunta Galicia www.xunta.es 92.100 679 17
Gobierno Vasco www.euskadi.net 325.000 624 20
Principado de Asturias www.princast.es 49.000 224 43
Castilla- La Mancha www.jccm.es 124.000 19.200 12
Castilla - León www.jcyl.es 51.600 138 21
Comunidad Madrid www.madrid.org 115.000 969 16
Generalitat www.gencat.net 208.000 21.000 38
Junta Andalucía www.juntadeandalucia.es 164.000 10.200 540
Canarias www.gobcan.es 466.000 9.570 22
Aragón www.aragob.es 35.400 164 7
Total 1.786.700 63.872 766

CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Conservación de documentos

Normativas diseñadas para documentos en papel
 Ley de Procedimiento Administrativo
 Ley de Patrimonio Histórico Español
 Conservación de documentos
 Consulta de documentos
 Legislación autonómica
 Archivo a perpetuidad

El problema de la preservación
 Costes asociados a la preservación
 El archivo electrónico es realidad en los entornos actuales
 Cual es la mejor opción para preservar los documentos
electrónicos a lo largo del tiempo?
 TIFF?
 Formatos Nativos?
 PDF?
 XML?

Características clave para la preservación a largo plazo
Independencia del dispositivo
 Debe ser representado de manera fiable en cualquier plataforma software o hardware
Autocontenido
 Debe contener todos los recursos necesarios para su representación
Autodocumentado
 Debe contener su propia descripción
Sin restricciones
 No debe haber mecanismos de protección del fichero
Disponible
 Especificación accesible públicamente
Adoptado
 Un uso amplio puede ser la mejor disuasión contra los riesgos de la preservación
» TIFF?
» Formatos Nativos?
» PDF?
» XML?

¿Porqué no utilizar “cualquier” PDF?
 PDF por si mismo no es adecuado como formato de archivo
 Puede incluir características incompatibles con los requisitos actuales de archivo
 Cifrado
 Ficheros anexos
 Los documentos PDF no necesariamente son autocontenidos
 Pueden depender de las fuentes del sistema y otro contenido que resida fuera del fichero
 Hay múltiples herramientas de creación de PDFs en el mercado
 Inconsistencia en el formato del archivo (No todos los PDFs se han creado de la misma manera)

1
¿Qué es PDF/A?
 Formato para el archivo final – no para documentos “vivos”
 Estándar internacional que especifica el uso del Formato Portable de
Documento (PDF) adecuado para la preservación de documentos
electrónicos a largo plazo.
 Preservación a largo término de documentos en blanco y negro o en color, como
datos electrónicos
 Basado en las necesidades técnicas de gobiernos, industrias reguladas, compañías,
instituciones educativas y bibliotecas
 PDF/A no cubre
 Métodos físicos específicos de almacenamiento de estos documentos, como los
medios o las condiciones de almacenamiento
 Equipo informático necesario (hardware)
 Sistemas operativos

1
Especificación PDF/A
 Subconjunto de la referencia PDF Versión 1.4
PDF/A
PDF 1.4 Reference
Especifica características
obligatorias
Especifica características recomendadas
Especifica características prohibidas

¿Qué diferencias hay entre PDF/A y PDF?
Recomendaciones:
• Formato persistente e independiente del dispositivo
• Desarrollo basado en un comité
• Existen soluciones de otros fabricantes
• Empleo de metadatos
• Compresión sin pérdidas
Obligaciones:
• Estructura etiquetada(PDF/A-1a)
• Preservación del aspecto visual (PDF/A-1b)
• Fuentes incrustadas
• Anotaciones claramente identificables
Prohibiciones:
• Cifrado y protección mediante contraseñas
• Objetos dinámicos incrustados
• Fuentes propietarias o no incrustadas
• Enlaces externos

Participantes actuales (Lista parcial)
 Administrative Office of the US Courts
 AFNOR
 AIIM
 ANSI
 Appligent
 BSI
 EMC/Documentum
 Glaxo Smith Kline
 Global Graphics
 Harvard University
 Hewlett Packard
 Honeywell
 IBM
 Image Solutions
 IRS
 Library of Congress
 Merck
 National Archives – US, UK, Sweden
 NPES
 PDF Sages
 Pfizer
 Victoria Archives, Australia
 Xerox

Gobiernos que usan PDF/A
Suecia
 Archivos Nacionales
Francia
 Ministerio de Equipamiento/Sonactra
 Ministerio de Finanzas/ADAE, Ministerio de Finanzas/DGI
 Ministerio de Sanidad
 EDG GDF/GDMI (Instalaciones nucleares)
 AFNOR
USA
 Administración Nacional de Archivos y Registros

Situación actual y planes de futuro
 Trabajo organizado por organismos acreditados de estandarización
 AIIM International (Asociación para la gestión de imágenes e información)
 NPES (Asociación de proveedores de tecnología de impresión, publicación y conversión)
 Status de la International Standards Organization (ISO)
 Ratificado en Mayo de 2005; estándard final publicado por ISO en Septiembre de 2005
 El grupo de trabajo ha comenzado la definición de la siguiente versión (estará basada en PDF 1.6)
 Apoyado por múltiples fabricantes y productos:
 Adobe Acrobat 8, Acrobat 3D, LiveCycle PDF Generator – www.adobe.com/
 Visioneer - www.visioneer.com/
 LuraTech - www.luratech.com/
 Compart Systemhaus GmbH - www.compart.net
 PDF Tools AG - www.pdf-tools.com
 Más información: www.aiim.org/standards
 PDF/A-1a
 PDF/A-1b

Siguiente versión de PDF/A
 Basado en PDF 1.6
 Las siguientes características están en consideración para su
inclusión en la Parte 2 y Parte 3.
 Compresión de imágen en JPEG 2000
 Soporte para firma digital más sofisticado
 Fuentes OpenType
 Gráficos 3D
 Contenido de Audio/video
 Consistencia con PDF/X, PDF/E, PDF/UA

En resumen
 Desarrollado y mantenido por una
organización de estandarización
reconocida (ISO)
 El estándar define:
 Características prohibidas
 Características obligatorias
 Características recomendadas
 Niveles de cumplimiento
 PDF/A-1a
 PDF/A-1b
 Más información:
 www.aiim.org/bookstore or
www.npes.org

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