Almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos

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Almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos

  1. 1. 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos: PDF/A Roberto Boya Director Técnico Adobe Systems Ibérica
  2. 2. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Agenda  Adobe PDF  Preservación de documentos electrónicos  PDF/A  Adopción del formato y evolución
  3. 3. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.  Tecnología probada y segura─ 15 años  Estándar ISO 32000  Adoptada por todas las empresas del Fortune Global 1000  Formato abierto y especificaciones disponibles públicamente  Adoptado por la mayoría de Gobiernos mundiales, empresas internacionales y organismos de certificación  Más allá de un Standard“de facto”: PDF/X, PDF/A, PDF/is Adobe PDF: El formato estándard, fiable y seguro
  4. 4. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.  Consistencia presentación electrónica y papel  Posibilidad de trabajo On y Off-line desde Adobe Reader  Seguridad  Protección de la autenticidad, integridad y confidencialidad de los documentos  Proceso electrónico  Integración con bases datos y servicios Web. Estandares XML, SOAP, J2EE. Firma electrónica desde Adobe Reader  Accessibilidad para personas con discapacidades  Indexado de documentos  Para búsquedas y mejorar las capacidades de archivo Beneficios del documento en PDF
  5. 5. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. La Mayor Difusión
  6. 6. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Presencia de PDF en AA.PP España Organismo Web .pdf .doc .rtf Ayto. Madrid www.munimadrid.es 76.900 248 10 Ayto. Barcelona www.bcn.es 79.700 856 20 Xunta Galicia www.xunta.es 92.100 679 17 Gobierno Vasco www.euskadi.net 325.000 624 20 Principado de Asturias www.princast.es 49.000 224 43 Castilla- La Mancha www.jccm.es 124.000 19.200 12 Castilla - León www.jcyl.es 51.600 138 21 Comunidad Madrid www.madrid.org 115.000 969 16 Generalitat www.gencat.net 208.000 21.000 38 Junta Andalucía www.juntadeandalucia.es 164.000 10.200 540 Canarias www.gobcan.es 466.000 9.570 22 Aragón www.aragob.es 35.400 164 7 Total 1.786.700 63.872 766
  7. 7. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  8. 8. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Conservación de documentos
  9. 9. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Conservación de documentos
  10. 10. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Normativas diseñadas para documentos en papel  Ley de Procedimiento Administrativo  Ley de Patrimonio Histórico Español  Conservación de documentos  Consulta de documentos  Legislación autonómica  Archivo a perpetuidad
  11. 11. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. El problema de la preservación  Costes asociados a la preservación  El archivo electrónico es realidad en los entornos actuales  Cual es la mejor opción para preservar los documentos electrónicos a lo largo del tiempo?  TIFF?  Formatos Nativos?  PDF?  XML?
  12. 12. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Características clave para la preservación a largo plazo Independencia del dispositivo  Debe ser representado de manera fiable en cualquier plataforma software o hardware Autocontenido  Debe contener todos los recursos necesarios para su representación Autodocumentado  Debe contener su propia descripción Sin restricciones  No debe haber mecanismos de protección del fichero Disponible  Especificación accesible públicamente Adoptado  Un uso amplio puede ser la mejor disuasión contra los riesgos de la preservación » TIFF? » Formatos Nativos? » PDF? » XML?
  13. 13. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. ¿Porqué no utilizar “cualquier” PDF?  PDF por si mismo no es adecuado como formato de archivo  Puede incluir características incompatibles con los requisitos actuales de archivo  Cifrado  Ficheros anexos  Los documentos PDF no necesariamente son autocontenidos  Pueden depender de las fuentes del sistema y otro contenido que resida fuera del fichero  Hay múltiples herramientas de creación de PDFs en el mercado  Inconsistencia en el formato del archivo (No todos los PDFs se han creado de la misma manera)
  14. 14. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 1 ¿Qué es PDF/A?  Formato para el archivo final – no para documentos “vivos”  Estándar internacional que especifica el uso del Formato Portable de Documento (PDF) adecuado para la preservación de documentos electrónicos a largo plazo.  Preservación a largo término de documentos en blanco y negro o en color, como datos electrónicos  Basado en las necesidades técnicas de gobiernos, industrias reguladas, compañías, instituciones educativas y bibliotecas  PDF/A no cubre  Métodos físicos específicos de almacenamiento de estos documentos, como los medios o las condiciones de almacenamiento  Equipo informático necesario (hardware)  Sistemas operativos
  15. 15. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 1 Especificación PDF/A  Subconjunto de la referencia PDF Versión 1.4 PDF/A PDF 1.4 Reference Especifica características obligatorias Especifica características recomendadas Especifica características prohibidas
  16. 16. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. ¿Qué diferencias hay entre PDF/A y PDF? Recomendaciones: • Formato persistente e independiente del dispositivo • Desarrollo basado en un comité • Existen soluciones de otros fabricantes • Empleo de metadatos • Compresión sin pérdidas Obligaciones: • Estructura etiquetada(PDF/A-1a) • Preservación del aspecto visual (PDF/A-1b) • Fuentes incrustadas • Anotaciones claramente identificables Prohibiciones: • Cifrado y protección mediante contraseñas • Objetos dinámicos incrustados • Fuentes propietarias o no incrustadas • Enlaces externos
  17. 17. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Participantes actuales (Lista parcial)  Administrative Office of the US Courts  AFNOR  AIIM  ANSI  Appligent  BSI  EMC/Documentum  Glaxo Smith Kline  Global Graphics  Harvard University  Hewlett Packard  Honeywell  IBM  Image Solutions  IRS  Library of Congress  Merck  National Archives – US, UK, Sweden  NPES  PDF Sages  Pfizer  Victoria Archives, Australia  Xerox
  18. 18. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Gobiernos que usan PDF/A Suecia  Archivos Nacionales Francia  Ministerio de Equipamiento/Sonactra  Ministerio de Finanzas/ADAE, Ministerio de Finanzas/DGI  Ministerio de Sanidad  EDG GDF/GDMI (Instalaciones nucleares)  AFNOR USA  Administración Nacional de Archivos y Registros
  19. 19. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Situación actual y planes de futuro  Trabajo organizado por organismos acreditados de estandarización  AIIM International (Asociación para la gestión de imágenes e información)  NPES (Asociación de proveedores de tecnología de impresión, publicación y conversión)  Status de la International Standards Organization (ISO)  Ratificado en Mayo de 2005; estándard final publicado por ISO en Septiembre de 2005  El grupo de trabajo ha comenzado la definición de la siguiente versión (estará basada en PDF 1.6)  Apoyado por múltiples fabricantes y productos:  Adobe Acrobat 8, Acrobat 3D, LiveCycle PDF Generator – www.adobe.com/  Visioneer - www.visioneer.com/  LuraTech - www.luratech.com/  Compart Systemhaus GmbH - www.compart.net  PDF Tools AG - www.pdf-tools.com  Más información: www.aiim.org/standards  PDF/A-1a  PDF/A-1b
  20. 20. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Siguiente versión de PDF/A  Basado en PDF 1.6  Las siguientes características están en consideración para su inclusión en la Parte 2 y Parte 3.  Compresión de imágen en JPEG 2000  Soporte para firma digital más sofisticado  Fuentes OpenType  Gráficos 3D  Contenido de Audio/video  Consistencia con PDF/X, PDF/E, PDF/UA
  21. 21. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. En resumen  Desarrollado y mantenido por una organización de estandarización reconocida (ISO)  El estándar define:  Características prohibidas  Características obligatorias  Características recomendadas  Niveles de cumplimiento  PDF/A-1a  PDF/A-1b  Más información:  www.aiim.org/bookstore or www.npes.org
  22. 22. 2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.

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